Auto auf Geldmünzen
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Geschäftswagen für Freelancer: Auto im Privatvermögen oder im Betriebsvermögen?

10.10.2022
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Einen Firmenwagen fahren und damit sparen – das gilt landläufig als besonderes Privileg der Selbstständigkeit: Weil der Umsatzsteueranteil aller Kosten als Vorsteuer anerkannt wird, kommen umsatzsteuerpflichtige Freiberufler und andere Selbstständige in den Genuss von Nettopreisen. Außerdem dürfen die Anschaffungs- und Unterhaltskosten als Betriebsausgaben „von der Steuer abgesetzt werden“.
Die Kehrseite der Medaille: Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Der private Nutzungsanteil stellt eine Betriebseinnahme dar, die sowohl der Einkommen- als auch der Umsatzsteuer unterliegt. Die Steuerbelastung kann bei ungünstigen Voraussetzungen sogar unverhältnismäßig hoch ausfallen. Sie hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Anschaffungskosten bzw. dem Listenpreis des Fahrzeugs
  • Alter
  • Antrieb – E-Auto, Hybrid-Fahrzeug oder Verbrenner (Benzin oder Diesel)
  • Anteil der privaten Fahrten

Das Finanzamt unterstellt die Privatnutzung des Geschäftswagens

Selbst wenn Sie noch ein weiteres Fahrzeug haben, wird das Finanzamt Ihnen unterstellen, dass Sie Ihren Geschäftswagen auch für Privatfahrten nutzen. Ausschließen können Sie das nur, wenn Sie ein lückenloses Fahrtenbuch führen.

Mehr dazu, und zur genauen Berechnung der Belastung für Private Nutzung des Autos, finden Sie im Artikel "Geschäftswagen als Selbstständiger privat nutzen: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?".

Das Auto ins Privatvermögen oder ins Betriebsvermögen aufnehmen?

Ob ein Fahrzeug steuerlich als Geschäftswagen behandelt wird oder ob das Finanzamt ihn als Ihr Privatauto einstuft, hängt davon ab, wie hoch der betriebliche und der private Anteil an der jährlichen Kilometerleistung insgesamt sind:

  • Um ein Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufnehmen zu können, muss der betriebliche Anteil an der jährlichen Kilometerleistung mindestens 10 Prozent betragen. Liegt der betriebliche Kilometer-Anteil darunter, bleibt das Fahrzeug zwingend im Privatvermögen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie auf den Kosten betrieblich gefahrener Kilometer sitzen bleiben: Sie dürfen den betrieblichen Anteil der Fahrten dann als Betriebsausgabe geltend machen. Mehr dazu steht in “Geschäftswagen für Freiberufler: Das private Fahrzeug geschäftlich nutzen”.
  • Bei einem betrieblichen Kilometer-Anteil zwischen 10 und 50 Prozent haben Sie die Wahl, ob Sie das Fahrzeug ins Betriebsvermögen übernehmen (= „gewillkürtes Betriebsvermögen“) oder es im Privatvermögen lassen. Die betriebliche Nutzung müssen Sie in diesem Fall durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch nachweisen.
  • Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für Unternehmenszwecke genutzt, gehört es zwingend ins Betriebsvermögen (= „notwendiges Betriebsvermögen“). In diesem Fall haben Sie die Wahl, ob Sie ein Fahrtenbuch führen oder den privaten Nutzungsanteil mithilfe der bequemen, aber oft teuren 1-Prozent-Methode ermitteln.
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Nachweis für die erstmalige Zuordnung des Firmenwagens

Sie benötigen zunächst noch kein lückenloses Fahrtenbuch als Nachweis, um Ihr Fahrzeug ins Privatvermögen, ins gewillkürte oder ins notwendige Betriebsvermögen einzuordnen. Die Zuordnung können sie zu Beginn einmalig in „geeigneter Form“ glaubhaft machen. Dafür genügen zum Beispiel:

  • Eintragungen in Terminkalendern
  • die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern
  • Reisekostenaufstellungen

Wenn Ihnen solche Unterlagen fehlen, können Sie die überwiegend betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen „repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum“ glaubhaft machen. Dazu genügt eine Aufstellung der betrieblich veranlassten Fahrten in den ersten drei Monaten mit Angaben zu Anlässen und Strecken. Angeben müssen Sie zudem die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums.

Gut zu wissen

Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (Stichwort: Entfernungspauschale) gelten in diesem Zusammenhang als betrieblich veranlasst.

Wenn die Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und Ihrer ersten Betriebsstätte (= Büro) so groß ist, dass diese Fahrstrecken bereits mehr als die Hälfte der Fahrleistung ausmacht, oder wenn Ihre Tätigkeit typischerweise mit Reisetätigkeiten verbunden ist, etwa als freiberuflicher IT-Trainer, kann es sein, dass gar kein gesonderter Nachweis für die betriebliche Nutzung erforderlich ist.

Betriebsausgaben absetzen und Vorsteuer-Abzug

Die gute Nachricht vorweg: Befindet sich Ihr Fahrzeug im Betriebsvermögen, gelten alle Aufwendungen als Betriebsausgaben, unabhängig davon, ob sie im Rahmen von Privat- oder Geschäftsfahrten anfallen! Außerdem dürfen Sie sämtliche Umsatzsteueranteile als Vorsteuer geltend machen: Bei Anschaffung eines Fahrzeugs können Sie sich also über eine hohe Vorsteuererstattung freuen!

Zu den steuerlich anerkannten „Kraftfahrzeugkosten“ gehören insbesondere:

  • Anschaffungskosten
    Wichtig: Der Netto-Kaufpreis wird in der Regel über sechs Jahre linear abgeschrieben (= 16,7 Prozent pro Jahr). Für Geschäftswagen, die in den Jahren 2020, 2021 und 2122 angeschafft werden, ist alternativ die degressive Abschreibung möglich (§ 7 Abs. 2 EStG). Dabei wird stets ein bestimmter Prozentwert des Restwerts abgeschrieben, so dass der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr sinkt. Dieser Prozentwert darf maximal das Zweieinhalbfache des Prozentsatzes bei linearer Abschreibung betragen, und nicht mehr als 25 Prozent. Ein späterer Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist möglich. Durch Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen gemäß § 7g EStG lassen sich die Anschaffungskosten neuer und gebrauchter Fahrzeuge aber schon im ersten Jahr mit bis zu 70 Prozent abschreiben!
  • Finanzierungszinsen
  • Leasingkosten
  • Steuern, Versicherungen und Maut
  • „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten“: Dazu zählen Wartungen, Reparaturen und Ersatzteile, Treib- und Schmierstoffe, der Ladestrom für E-Fahrzeuge sowie Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag.

Strafzettel sind dagegen steuerlich nicht absetzbar: Buß- und Verwarnungsgelder wegen Ordnungswidrigkeiten oder gar Geldstrafen im Straßenverkehr mindern weder den Gewinn noch die Steuerlast.

Ladekosten von E-Autos als Betriebsausgaben

Wird ein betriebliches Elektrofahrzeug über das Stromnetz der Privatwohnung aufgeladen, kann dieser Anteil an den Stromkosten ebenfalls als Betriebskosten angesetzt werden und zwar neben den entsprechenden Kilowattstunden auch der entsprechende Anteil am Grundpreis. Dazu genügt es, den Ladestrom-Verbrauch für drei Monate mittels eines mobilen oder stationären gesonderten Stromzählers repräsentativ nachzuweisen, zum Beispiel über eine Wallbox mit integriertem Zähler.
Alternativ kann für den Ladestrom aus dem privaten Stromanschluss eine Pauschale angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 29. September 2020). Seit 2021 beträgt sie …

  • 30 Euro für Elektrofahrzeuge und 15 Euro für Hybridfahrzeuge, wenn auch in der Betriebsstätte eine Lademöglichkeit besteht
  • 70 Euro für Elektrofahrzeuge und 35 Euro für Hybridfahrzeuge, wenn das Fahrzeug an der Betriebsstätte nicht aufgeladen werden kann.

Ausblick: Sie haben die Wahl – aber nur zum Teil

Die Wahlmöglichkeiten beim Geschäftswagen noch einmal auf den Punkt gebracht:

Zunächst einmal haben Sie die Wahl zwischen der Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebs- und Privatvermögen – allerdings nur, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 und 50 Prozent ausmacht. Liegt er darunter oder darüber, ist die Zuordnung vorgeschrieben.

Befindet sich Ihr Fahrzeug im Betriebsvermögen, müssen Sie die privat gefahrenen Kilometer versteuern. Liegt der geschäftliche Nutzungsanteil über 50 Prozent, haben Sie dabei die Wahl zwischen Fahrtenbuch- und Einprozent-Methode. Mehr dazu im Artikel "Geschäftswagen als Selbstständiger privat nutzen: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Welche Wahl Sie jeweils treffen sollten, hängt vom Einzelfall ab. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro.

Externe Linktipps

  • Die allgemeinen Gewinnermittlungsvorschriften für Einnahmenüberschussrechner und die Regelungen zur Entfernungspauschale und Familienheimfahrten finden sich in § 4 EStG.
  • Fahrtenbuch und Einprozent-Methode sind in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt.
  • Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehen aus dem BFH-Urteil vom 1.3.2012 (AZ VI R 33/10) hervor.
  • Die Regelungen der Finanzverwaltung zu Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, zur Definition der ersten Betriebsstätte und zur Geltendmachung von Reisekosten fasst ein BMF-Schreiben vom 23.12.2014 zusammen.
  • Die Finanzverwaltung hat außerdem ein ausführliches Scheiben zur privaten Nutzung geschäftlichen Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen veröffentlicht: BMF-Schreiben vom 05. 11.2021.
  • Zum Betriebsstättenbegriff hat sich der Bundesfinanzhof im Jahr 2022 geäußert: BFH-Urteil vom 16. Februar 2022 (AZ X R 14/19).
Robert Chromow – freiberuflicher Journalist und Autor

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

Häufige Fragen zum Thema Geschäftswagen im Privat- oder Betriebsvermögen

Kann man als Freiberufler einen Firmenwagen haben?

Als Freiberufler können Sie Ihr Fahrzeug als Firmenwagen führen, wenn Sie mehr als 10 Prozent der Fahrten für berufliche Zwecke zurücklegen. Nutzen Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent beruflich, müssen Sie es sogar in Ihr Betriebsvermögen aufnehmen.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen als Selbstständiger?

Ob Sie Ihr Fahrzeug als Firmenwagen in Ihr Betriebsvermögen aufnehmen können oder müssen, hängt vom Anteil der betrieblichen und privaten Fahrten an der jährlichen Kilometerleistung ab.

Wenn Sie als Selbstständiger Ihr Fahrzeug in Ihr Betriebsvermögen aufgenommen haben, wird der Umsatzsteueranteil aller Kosten als Vorsteuer anerkannt. So kommen umsatzsteuerpflichtige Freiberufler und andere Selbstständige in den Genuss von Nettopreisen. Außerdem dürfen die Anschaffungs- und Unterhaltskosten als Betriebsausgaben „von der Steuer abgesetzt werden“.

Die Kehrseite der Medaille: Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Der private Nutzungsanteil stellt eine Betriebseinnahme dar, die sowohl der Einkommen- als auch der Umsatzsteuer unterliegt.

Ist ein Firmenwagen steuerlich absetzbar?

Befindet sich Ihr Fahrzeug im Betriebsvermögen, gelten alle Aufwendungen als Betriebsausgaben, unabhängig davon, ob sie im Rahmen von Privat- oder Geschäftsfahrten anfallen! Außerdem dürfen Sie sämtliche Umsatzsteueranteile als Vorsteuer geltend machen: Bei Anschaffung eines Fahrzeugs können Sie sich also über eine hohe Vorsteuererstattung freuen!
Zu den steuerlich anerkannten „Kraftfahrzeugkosten“ gehören insbesondere:

  • Anschaffungskosten
  • Finanzierungszinsen
  • Leasingkosten
  • Steuern, Versicherungen und Maut
  • „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten“: Dazu zählen Wartungen, Reparaturen und Ersatzteile, Treib- und Schmierstoffe, der Ladestrom für E-Fahrzeuge sowie Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag.

Strafzettel sind dagegen steuerlich nicht absetzbar: Buß- und Verwarnungsgelder wegen Ordnungswidrigkeiten oder gar Geldstrafen im Straßenverkehr mindern weder den Gewinn noch die Steuerlast.