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Selbstständige: Steuerliche Absetzbarkeit der Fahrten zum Kunden

Reisekosten oder Entfernungspauschale?

25.03.2010
GULP Redaktion
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Auswärtstätigkeit oder nicht, das ist hier die Frage: Wie setzt ein Freiberufler seine Fahrtkosten richtig von der Steuer ab? Wann gilt die Entfernungspauschale? Wann können Reisekosten abgesetzt werden? Und was ist mit der Dreimonatsregel? Ein Urteil des Bundesfinanzhofs hat Mitte 2009 frischen Wind in die Regelungen gebracht. Der ist aber noch nicht bei allen Finanzämtern und Freiberuflern angekommen, wie eine Diskussion im GULP Forum offenbarte. Deswegen hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Möglichkeiten für Selbstständige. Einzelfälle sollten mit einem Steuerberater diskutiert werden.

Entfernungspauschale oder Reisekosten

Für Freiberufler sind betrieblich veranlasste Fahrtkosten grundsätzlich Betriebsausgaben. Dabei ist die Frage, ob die Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen oder (nur) mit der Entfernungspauschale angesetzt werden können. Eine kurze Abgrenzung:

Entfernungspauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte:

  • Deckelt die Fahrt- und Verpflegungskosten
  • Berücksichtigt nur die einfache Entfernung
  • Pro Entfernungskilometer können aktuell 0,30 Euro abgesetzt werden
  • Die Pauschale kann auch geltend machen, wer zu Fuß geht oder mit dem Rad fährt
  • Fahrten mit dem öffentlichen Verkehrsmittel: Auch hier gilt die Entfernungspauschale, es sei denn, die tatsächlichen Kosten sind höher, dann ist der Ticketpreis absetzbar


Reisekosten bei auswärtiger Tätigkeit:

  • Auswärtskosten werden steuerlich erheblich besser honoriert als die gewöhnlichen Fahrten zur Arbeit
  • Fahrtkosten, die nach Reisekostengundsätzen geltend gemacht werden können, werden in voller Höhe anerkannt
  • Berücksichtigt werden die tatsächlichen Kilometer, also Hin- und Rückfahrt, bei Fahrten mit einem nicht zum Betriebsvermögen gehörenden PKW aktuell 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer
  • Bei einer Fahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn, Bus, Taxi) werden die tatsächlichen Kosten in voller Höhe berücksichtigt
  • Die Einstufung als Reisekosten führt zudem zu einer umfassenderen Berücksichtigung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten oder Reisenebenkosten

Die Betriebsstätte eines Selbstständigen

Die Frage danach, wo die regelmäßige Arbeitsstätte ist, ist bei der steuerlichen Absetzbarkeit von Fahrtkosten also von ausschlaggebender Bedeutung, vor allem für IT-Freiberufler, die auf Projektbasis beim Kunden tätig sind. 2008 hat sich der BFH mit dem "längerfristigen Einsatz beim Kunden des Arbeitgebers" beschäftigt.

Auch wenn das Urteil für Arbeitnehmer getroffen wurde, können sich Freiberufler ebenso darauf berufen und dementsprechend argumentieren. Wichtig: Einen Steuerberater hinzuziehen, ihn die Chancen einschätzen lassen und mit ihm zusammen mögliche Argumentationen durchgehen.

Zunächst für Angestellte:
Regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG ist jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, welcher der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er nicht nur gelegentlich, sondern fortdauernd und immer wieder aufsucht. Das ist im Normalfall der Betrieb des Arbeitgebers oder eine Filiale.

Der BFH hat Mitte 2009 entgegen der (bisherigen) Auffassung der Finanzverwaltung entschieden, dass die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte darstellt, und zwar auch dann nicht, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist ( BFH, Urteil von 09.07.2009 - VI R 21/08, BStBl 2009 II, Seiten 818 und 822). Das heißt, arbeitet ein Arbeitnehmer nicht direkt im Unternehmen seines Arbeitgebers, sondern bei dessen Kunden an einem anderen Ort, so hat der Arbeitnehmer dort keine regelmäßige Arbeitsstätte. Fahrten dorthin kann er somit nach der Reisekostenregelung geltend machen.

Der BFH begründet seine Entscheidung so: Bei Auswärtstätigkeiten liege keine auf Dauer und Nachhaltigkeit angelegte regelmäßige Arbeitsstätte vor. Ein auswärts Tätiger habe typischerweise nicht die Möglichkeit, seine Wegekosten z. B. durch Bildung von Fahrgemeinschaften gering zu halten. Insbesondere scheide ein Familienumzug an die Tätigkeitsstätte aus. Auch das Bundesministerium der Finanzen äußerte sich in einem Schreiben an die Obersten Finanzbehörden der Länder entsprechend.

Mögliche Argumente für Selbstständige:
"Die Betriebsstätte ist immer dort, wo Selbstständige den Mittelpunkt ihrer Arbeit haben. Das ist in aller Regel der eigene Betrieb, das eigene Büro (...) – egal ob es sich in der eigenen Wohnung oder anderswo befindet. Diese Regel gilt so lange, wie Selbstständige dort überwiegend arbeiten oder von dort zu wechselnden Kunden oder Arbeitsstätten fahren", schreibt Mediafon, die ver.di-Beratung für Selbstständige, im Online-Ratgeber.

Freiberufler können sich auf das oben genannte Urteil berufen und als Schlussfolgerung daraus argumentieren, dass der Betrieb des Kunden keine Betriebsstätte (regelmäßige Arbeitsstätte) darstellt, sondern es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt. Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, kann argumentiert werden, wenn der Freiberufler voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte (sein eigenes Büro) zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird.

Für einen Selbstständigen wären nach dieser Argumentation für Fahrten zum Kunden die tatsächlichen Kosten in voller Höhe steuerlich abzugsfähig (und nicht nur die Entfernungspauschale). Alle seine Aufwendungen sind nach Reisekostengrundsätzen zu behandeln. Sollte das Finanzamt bei Fahrten eines Freiberuflers von Zuhause zum Kunden von Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ausgehen, kann es sich lohnen, mit Verweis auf die oben zitierte BFH-Rechtsprechung gegen den Bescheid Einspruch einlegen.

Das gilt auch bei doppelter Haushaltsführung – auch die Fahrten von der Zweitwohnung zum Kunden und zurück sowie sämtliche Zwischenheimfahrten können als Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden – wenn der Selbstständige weder beim Kunden noch in der Zweitwohnung eine Betriebsstätte hat. Fahrten zwischen zwei Betriebsstätten sind immer nach der Entfernungspauschale abzurechnen. Fährt der Freiberufler vom häuslichen Arbeitszimmer als regelmäßiger Arbeitsstätte zu einer anderen regelmäßigen Arbeitsstätte beim Kunden, gilt die Pauschale.

Dreimonatsregel abgeschafft

Eine Auswärtstätigkeit muss zwar vorübergehend, also zeitlich befristet oder projektbezogen sein. Aber die früher geltende Dreimonatsfrist, nach deren Ablauf der auswärtige Einsatzort ab dem vierten Monat automatisch zur regelmäßige Arbeitsstätte wurde, ist ab 2008 entfallen ( BFH-Urteil vom 10.04.2008 - VI R 66/05, BStBl 2008 II, Seite 825). Vertreter der Finanzverwaltung fordern jedoch eine zeitliche Vorgabe, weil die Begründung des BFH nicht mehr nachvollziehbar ist, wenn der Angestellte mehrere Jahre im Betrieb eines Kunden seines Arbeitgebers eingesetzt ist. Für Freiberufler heißt das: Bei langen Projekteinsätzen bei demselben Kunden kommt es verstärkt auf die Argumentation an. Der Erfolg hängt von der Art des Projektes und von den individuellen Gegebenheiten beim Freiberufler ab.

Weitere Infos zum Thema bei GULP:

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