Aufträge Ablehnen ohne Kunden zu verlieren

Beim Auftrag ablehnen kommt es vor allem darauf an, dass Sie zuverlässig und authentisch sind sowie wertschätzend kommunizieren. Sie können Einkäufern oder Projektanbietern während einer Verhandlung offen mitteilen, dass Sie noch andere Angebote haben und sich für das beste entscheiden werden. Das schadet dem Verhältnis in der Regel nicht.

Vorsicht ist geboten, wenn Sie zugesagte Projekte kurz vor Beginn absagen, weil ein besseres Angebot kam. Solche Handlungen führen meist dazu, dass Auftraggeber Sie nicht mehr als freien Mitarbeiter in Betracht ziehen.

Wenn Sie möchten, dass der Kunde Ihr „Nein“ akzeptiert, ohne es persönlich zu nehmen, nutzen Sie für die Absage eines Auftrags am besten sachliche Gründe. Sagen Sie zum Beispiel, dass Sie keine Kapazitäten oder nicht die für das Projekt erforderlichen Kompetenzen haben – sofern dies für Sie vertretbar ist.

Fehlende Kompetenzen sind ein überzeugender Absagegrund

Viele Freiberufler erkennen schneller als ein interessierter Kunde, welche Skills sie für das Projekt brauchen. Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht über diese Kompetenzen verfügen, sollten Sie die Anfrage höflich ablehnen. Sonst liefern Sie Ihrem Auftraggeber ein nicht zufriedenstellendes Ergebnis. Das schadet Ihrem Ruf als Freelancer. Dadurch sinken auch die Chancen, künftig die Projekte zu akquirieren, an denen Sie wirklich arbeiten wollen und für die Sie die richtigen Qualifikationen haben. 

Wer offen sagt, dass er etwas nicht kann, schadet sich nicht. Im Gegenteil! Wenn Sie interessierten Kunden kompetent und glaubwürdig vermitteln, dass Sie für ihr Projekt nicht die richtigen Fähigkeiten besitzen, wird dies positiv aufgenommen. Sie zeigen damit, dass Ihnen die Projektergebnisse wichtiger sind als der Auftrag.

Auftrag ablehnen aus Kapazitätsgründen

Bevor Sie einen Auftrag absagen, brauchen Sie Transparenz über Ihre Kapazitäten. Dies gilt ebenfalls, wenn Sie plausibel erklären können, dass Ihre verfügbare Zeit nicht ausreicht, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen.

Dazu müssen Sie Ihre Kapazitäten und Ihre Leistungsfähigkeit kennen. Erfolgreiche Freiberufler haben daher für sich geklärt, wie viele Stunden pro Tag sie arbeiten wollen, ohne dass ihre Familie, ihre Gesundheit oder die Aktivitäten leiden, die sie zum Ausgleich für den Stress in Projekten brauchen. Sie führen zudem einen Projektkalender, aus dem sie auf einen Blick entnehmen können, wann aktuelle Aufträge erledigt sein werden und sie wieder neue Projekte annehmen können.

Wer Transparenz darüber hat, wie er im Jahresverlauf ausgelastet ist, halst sich nicht mehr auf, als er leisten kann. Dann gibt es keinen Grund, sich zu sorgen, nach dem gerade laufenden Projekt plötzlich keine Arbeit mehr zu haben. Künftige Aufträge stehen entweder schon im Kalender oder lassen sich frühzeitig akquirieren.

Nehmen Sie nur die Projekte an, in denen Sie wirklich arbeiten wollen

Das eigene Ego fühlt sich oft umso besser, je mehr Kunden anfragen und je mehr es helfen kann. Soloselbstständige sind in der Regel extrem leistungsorientiert, stolz auf ihre Arbeit, haben Spaß und empfinden beruflichen Stress oft als angenehm. Sie laufen allerdings auch Gefahr, krank zu werden, wenn sie dauerhaft über ihre Leistungsgrenze hinausgehen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn sie Aufträge annehmen, mit denen sie sich nicht wohlfühlen. Wer als Freelancer Burnout vermeiden will, muss nicht nur seine zeitlichen Kapazitäten kennen. Er muss auch wissen, welche Kriterien Projekte erfüllen müssen, damit er sich in ihnen wohlfühlt. Nur wer sich darüber Gedanken macht, weiß auch, welche Kundenanfragen er besser ablehnt.

Verkaufen Sie sich nicht unter Wert

Zu den vorgenannten Wohlfühl-Kriterien gehört auch der Preis, den ein Kunde zahlen möchte. Ein Honorar, das der von Ihnen erbrachten Leistung nicht gerecht wird, führt meist zu Frust. Der Stundensatz eines Freelancers ist wohl der sachlichste Grund, mit dem sich eine Anfrage ablehnen lässt. Wer nicht bereit ist, über den Preis für seine Arbeit zu verhandeln, nennt Auftraggebern seinen Stundensatz und gibt höflich zu verstehen, dass dieser nicht verhandelbar ist. 

Ein Nein ist ein Nein – erklären, aber nicht rechtfertigen

Wenn Sie eine Anfrage aus anderen Gründen als Kapazität, Skills oder Honorar ablehnen, müssen Sie mit sich selbst im Reinen sein. Legen Sie die Gründe nachvollziehbar dar und reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Sie müssen sich nicht rechtfertigen und auf Kompromisse eingehen, sondern können bei Ihrem „Nein“ bleiben.

Verschaffen Sie sich unbedingt Klarheit über Ihre Ziele, bevor Sie entscheiden, einen Auftrag abzulehnen oder anzunehmen. Wenn Sie Kunden professionell mitteilen wollen, dass Sie deren Projektangebot leider nicht annehmen können, sollten Sie, wo immer möglich, das persönliche Gespräch suchen. Den direkten Austausch brauchen Sie nicht zu scheuen, wenn Sie wertschätzend kommunizieren. 

Um Ihrem Kunden zu signalisieren, dass Sie ihn ernst nehmen und seine Anfrage wertschätzen, sollten Sie den Anruf nach Ihrer Entscheidung nicht auf die lange Bank schieben. Außerdem hilft es, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Danach sollten Sie es außerdem in einer kurzen Mail zusammenfassen.

Auftrag-Absage formulieren

Nehmen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst und gehen Sie darauf ein. Das signalisieren Sie, indem Sie sich für das Interesse des Kunden und sein Vertrauen bedanken, dass er Ihnen die zu vergebende Aufgabe zutraut. Zeigen Sie außerdem, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen. Äußern Sie Verständnis für seine Situation und schlagen Sie Lösungen vor, auch wenn Sie selbst diese nicht bieten können. 

• Erklären Sie beispielsweise, dass Sie den Auftrag jetzt zwar ablehnen müssen, aber zu einem anderen Zeitpunkt oder bei einer Verschiebung der Deadline annehmen könnten.
• Sagen Sie wegen fehlender Kapazität oder Skills ab, können Sie vielleicht andere Freelancer empfehlen. Sie sollten aber in diesem Fall von deren Kompetenz und Zuverlässigkeit überzeugt sein. Idealerweise fragen Sie vorher an, ob diese Kollegen die Möglichkeit und das Interesse haben, den Auftrag zu übernehmen.

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