Checkliste für Freelancer zum Projektanfang: gut reinstarten

Das sollten Freelancer vor dem Projektstart beachten

1. Wissen auffrischen

Der Kunde braucht Ihre Fertigkeiten in einer Programmiersprache, die Sie zuletzt nicht mehr angewendet haben? Es gibt eine neuere Version des Projektmanagement-Tools? Ihr Fachenglisch ist etwas eingerostet? Oft haben Sie von einem zum nächsten Einsatz etwas Zeit. Falls das der Fall ist, nutzen Sie diese, um die wichtigsten Skills und Ihr Wissen aufzufrischen.

2. Prozess klären

Ist Ihnen durch die Projektbeschreibung oder das initiale Gespräch mit dem Kundenansprechpartner klar, wie das Projekt abläuft? Welcher Prozess soll angewendet werden – und haben Sie dafür schon eine Blaupause in der Tasche? Gerade, wenn Sie für eine Schlüsselposition angeheuert werden, sollten Sie sich vorher Gedanken zu einem groben Konzept machen. Und, ganz wichtig, dieses mit dem Kunden auch durchsprechen.

3. Umgebungsfaktoren checken

In welcher Umgebung wird Ihr Projekt abgewickelt? Betrachten Sie dies erst einmal technisch gesehen. Aber werfen Sie auch einen Blick auf die Firmenstruktur, die Hierarchien in den betreffenden Abteilungen und die Teamstruktur des Projekt-Kernteams. Sie verraten oft viel darüber, welchen Herausforderungen Sie entgegentreten, gerade bezüglich kommunikativen Notwendigkeiten. Erstellen Sie bei komplexeren Projekten und/oder wenn Sie die Projektleitung oder eine ähnliche Rolle einnehmen werden, eine Stakeholder-Map. Sie zeigt alle für das Projekt wichtigen Interessengruppen inner- und außerhalb der Organisation auf.

4. Rebriefing einfordern

Ein gutes Briefing zu schreiben, ist gerade für Alteingesessene schwierig. Oder die Anforderungen wurden hastig heruntergeschrieben, damit die Suche nach Verstärkung endlich startet. Bei Unklarheiten nachzufragen, ist kein Zeichen für Schwäche, sondern eine Eigenschaft von Profis. Und: Ein schlechtes Briefing ist oft ein Grund für das Scheitern von Projekten. Auch unrealistische Erwartungen und Deadlines können Projektabläufe behindern. Besonders Deadlines, Projektumfang, Budget und technische Spezifikationen sollten beim Rebriefing auf Ihrer To-do-Liste stehen. Aber auch Rahmenbedingungen und Hygienefaktoren wie Kostenübernahmen und Ausfallhonorare können vorab interessant sein.

5. Eigene Notwendigkeiten kommunizieren

Der Kommunikationsfluss vor dem Projektstart bezüglich der Anforderungen ist keine Einbahnstraße vom Kunden zu Ihnen. Das „Free“ in „Freelancer” steht auch für Freiheiten, die Sie gegenüber Festangestellten genießen, weil Sie nicht so fix in die Struktur des Unternehmens eingebettet sind. Klären Sie trotz dieser Freiheiten vorab die Wünsche Ihres Kunden: Wann es von Vorteil ist, dass Sie vor Ort sind, die regulären Arbeitszeiten im Betrieb, wann und für was Sie erreichbar sind.

Das sollten Freelancer nach dem Projektstart beachten

1. Der erste Eindruck zählt

Die Projektvorlaufphase ist vorbei: Jetzt können Sie endlich Ihr geballtes Fachwissen zeigen – das, wofür Sie angeheuert wurden. Die Verlockung ist groß, sich gleich auf reine Fachinhalte zu fokussieren, um das Projekt erfolgreich zu meistern. Bevor Sie in Ihrer Disziplin glänzen können, werden Sie jedoch von Ihren Projektkollegen nach zwischenmenschlichen Faktoren bewertet: Erscheinen Sie pünktlich zu Meetings? Ist Ihr optisches Erscheinungsbild sauber und gepflegt? Sind Sie im Blickkontakt aufmerksam, mit Ihren Worten freundlich und ist Ihre Begrüßung höflich? Beachten Sie auch die internen Umgangsformen: Ansprechen mit Vor- oder Nachnamen, mit Du oder Sie? Gehen Sie anfangs im Zweifel auf Nummer sicher: Auch wenn die Kollegen sich gegenseitig duzen, sollten Sie als Externer erstmal das Sie wählen.

2. Kommunikation zum Projektstart

Bei hochspezialisierten Aufgaben fehlt es oft am inhaltlichen Verständnis der Teammitglieder. Dafür hat man Sie geholt. Umso wichtiger ist es, in Sachen Kommunikation mit Präsenz, Erreichbarkeit, Geschwindigkeit und Präzision herauszuragen. Geben Sie auch regelmäßig Infos zu Ihrem Arbeitsstand, auch wenn Sie nicht gefragt werden. Das schafft Vertrauen, dass man sich auf Sie als Externen und freien Mitarbeiter so verlassen kann wie auf etablierte intern Beschäftigte. Das Motto lautet: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren.

3. Sozial eingliedern

Neben der Kommunikation ist auch Ihre Präsenz im sozialen Gefüge des Teams wertvoll, und das nicht nur im reinen Arbeitskontext. Relevante Infos wie die innere Einstellung der Belegschaft zum Projekt oder Veränderungen am Projektrahmen erfährt man oftmals zuerst über inoffizielle Kanäle. Erwägen Sie also, sich öfter am Kaffeeautomaten, in der Kantine oder bei der Raucherpause dazuzugesellen. Dabei prägen Sie sich nicht nur die Namen der Kollegen schneller ein, Sie bekommen beim lockeren Plausch auch unkomplizierter einen Draht für fachliche Nachfragen und eigene Bedürfnisse.

4. Erwartungen managen

Sie wurden gegebenenfalls mit großen Vorschusslorbeeren angekündigt. Die könnten Ihnen später auf die Füße fallen, wenn die entsprechend riesigen Erwartungen nicht erfüllt werden. Daher lieber gleich den Druck rausnehmen. Stapeln Sie tief, tragen Sie nicht zu dick auf, was an Projekterfolg alles möglich ist. Die zu erwartenden Zeitpunkte für erreichte Milestones sollten Sie mit etwas Puffer angeben. Sind Sie beziehungsweise Ihr Team am Ende etwas schneller, sind Sie der Held. Sind Sie langsamer, können Sie dennoch den Milestone als „in time and budget” angeben.

5. Konzentration auf das Wesentliche

Sie haben dies schon bei einem früheren Projekt gesehen und würden das nicht empfehlen. Und jenes, sagt Ihre Marktkenntnis, ist von der Machart nicht mehr Stand der Dinge. Aber bedenken Sie: Die internen Kollegen finden es oft wenig erbaulich, wenn zu viel auf einmal infrage gestellt oder in ihre Kompetenzbereiche eingegriffen wird. Und auf deren Mitarbeit sind Sie oft angewiesen. Bleiben Sie in der Anfangsphase eines Projekts lieber bei Ihrer Aufgaben- bzw. Rollenbeschreibung. Den Rest können Sie anmerken, wenn man Ihnen wegen des guten Starts mehr vertraut. 

6. Klarheit und Mut

Als Externer, gerade in der Beratung oder im Projektmanagement, werden Sie auch für Ihr Fach- und Branchenwissen aus ähnlichen Projekten bezahlt. Und das ist nur wertvoll, wenn es im richtigen Moment klar artikuliert wird. Wenn es in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt und wichtige Entscheidungen Ihrer Erfahrung nach in die falsche Richtung gehen, gilt auch zu Projektstart: Lieber sofort unbequeme Wahrheiten aussprechen, als nachher bei gescheiterten Projekten auf der „Anklagebank” des Managements zu sitzen. Diese wird nämlich aus taktischen Gründen gerne mit Externen besetzt.

7. Empathisch antizipieren

Mit etwas Freelancing-Erfahrung wissen Sie, was Kunden zum Projektstart wirklich wichtig ist. Gehen Sie vergleichbare Projektsituationen im Geiste durch und versuchen Sie, Muster zu erkennen. Eventuell können Sie Ihren Auftraggeber mit Antworten auf Fragen überraschen, die ihnen selbst noch gar nicht bewusst waren. Nichts überzeugt so sehr wie Empathie.

8. Unterstützung einfordern

Von Ihnen als Freelancer wird erwartet, dass Sie sich weitgehend eigenständig in die Prozesse sowie ins Team einfinden. Oftmals gibt es jedoch bürokratische oder kulturelle Hürden, die Ihnen dabei das Leben schwer machen: Interne nehmen sich keine Zeit für das Briefing mit Ihnen oder es fehlen die nötigen Zugriffsrechte für interne Wikis oder Tools. Wenn Sie sich ausgesperrt fühlen, müssen Sie aktiv Unterstützung einfordern. Diese Unterstützung bedeutet im Projektverlauf auch, regelmäßig Feedback zur eigenen Arbeit zu erhalten. Fragen Sie proaktiv nach Feedback!