Ausfallhonorar als Freiberufler

Was ist ein Ausfallhonorar?

Ein Ausfallhonorar für Selbstständige und Freiberufler ist ein Geldbetrag, den diese bei Absage oder vorzeitiger Beendigung eines Auftrags oder Projekts erhalten. Typische Beispiele für Ausfallhonorare von Freiberuflern sind:

• Eine Datenbankprogrammiererin arbeitet als Freelancerin für wechselnde Projekte. Sie wird für ein auf drei Jahre angelegtes Projekt angeworben und sagt deshalb andere Aufträge ab. Nach einem Quartal fällt das Datenbankprojekt Einsparmaßnahmen zum Opfer. Die Programmiererin hat sich vom Auftraggeber für solche Fälle vertraglich ein Ausfallhonorar zusichern lassen.
• Ein Unternehmensberater hat einen Manager als Klienten. Dieser hat einen vollen Terminkalender. Deshalb haben sie einen besonders frühen Termin vereinbart. Zehn Minuten vor Beginn des Gesprächs erreicht den Berater eine Absage. Er stellt dem Klienten ein Ausfallhonorar in Rechnung.
• Ein IT-Trainer führt für verschiedene Abteilungen eines Unternehmens Personalschulungen zu Cyberrisiken durch. Die Durchführung für die Mitarbeiter im Vertrieb wird vom Abteilungsleiter kurzfristig verschoben und dann ganz abgesagt, weil dafür keine Zeit sei. Der IT-Trainer berechnet dem Unternehmen vertragsgemäß die Hälfte des Honorars.
• Ein Ausfallhonorar bei Freiberuflern in Heilberufen ist nicht selten: Eine Ärztin oder ein Therapeut kann von Patienten, die unentschuldigt den Behandlungstermin versäumen, unter Umständen einen bestimmten Betrag verlangen.

Ausfallhonorar: per Vertrag regeln

Selbstständige stellen sich oft die Frage, ob ein Ausfallhonorar eine Rechtsgrundlage hat. Zwar lassen sich gesetzliche Ansprüche für Dienst- und Werkverträge ableiten. In der Praxis sind sie jedoch oft schwer durchsetzbar oder unzureichend. Entscheidend sind in jedem Fall die Art des Vertrags und die getroffenen Vereinbarungen.

Ausfallhonorare im Gesundheitswesen

Das Problem zeigt sich auch im Gesundheitswesen. Für Behandlungsverträge gelten gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch eigene Regeln (§§ 630a - 630h BGB). Entgegen der häufigen Annahme kommt im Regelfall bereits mit der Terminvereinbarung ein Behandlungsvertrag zustande. Dennoch muss ein Patient, der nicht erscheint, oft kein Ausfallentgelt bezahlen. Das gilt zumindest dann, wenn die Praxis den Ausfall durch die Behandlung anderer Personen (z. B. aus dem Wartezimmer) kompensieren kann. In diesem Fall entsteht der Praxis kein wirtschaftlicher Schaden.

Bei besonders angesetzten Terminen mit hohem Vorbereitungsaufwand wie einem ambulanten operativen Eingriff haben Gerichte ein Ausfallhonorar jedoch bestätigt. Voraussetzung ist meist, dass es sich um eine reine „Bestellpraxis“ handelt und der Patient vorher ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, dass bei schuldhaftem Fernbleiben ein Honorar fällig wird.

Projektstopp und Absagen vorbeugen 

Die Vereinbarung von Ausfallhonoraren ist für Freiberufler eine Form der Absicherung. Für Projekte und Termine, die dann doch nicht stattfinden oder vorzeitig beendet werden, haben Freelancer oft andere Aufträge ausgeschlagen. Möglicherweise haben sie auch Zeit und Vorleistungen in den Auftrag investiert. Kurzfristig einen ähnlich bezahlten neuen Auftrag zu finden ist selten realistisch.

Zwar bietet das Gesetz mit dem Dienst- und Werkvertragsrecht eine Basis, doch sind diese Ansprüche in der Praxis oft nicht durchsetzbar, mühsam zu berechnen oder (beim Dienstvertrag) durch kurze Kündigungsfristen kaum wirksam. Daher bleibt nur ein Weg, um eine rechtssichere und angemessene Kompensation zu gewährleisten:

Mögliche Regelungen für das Ausfallhonorar von Selbstständigen

Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein? Für sinnvolle Vereinbarungen gibt es kein allgemeingültiges Muster, und abgesehen von Sittenwidrigkeit auch keine generelle Begrenzung. Ausfallhonorare sind Verhandlungssache. Entscheidend sind der Umfang des Auftrags, seine wirtschaftliche Bedeutung für den Freiberufler und die Verhandlungsposition gegenüber dem Auftraggeber.

• Prozentuale Regelung
  In vielen Fällen wird eine prozentuale Festlegung getroffen – etwa 30 Prozent oder 60 Prozent des Gesamthonorars. Dabei ist auch eine Staffelung denkbar. Wird das Projekt sehr kurzfristig abgesagt, werden 60 oder 75 Prozent des vereinbarten Honorars fällig, bleiben einige Wochen, ist das Ausfallhonorar des Freiberuflers geringer.
• Pauschalbetrag
  Eine andere Möglichkeit ist eine pauschale Festlegung. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn die Projektdauer und damit das Honorar beim Vertragsabschluss noch nicht feststehen.
• Individuelle Regelung
  Schließlich sind auch individuelle oder flexible Vereinbarungen möglich. Das könnte etwa so aussehen: Der Freelancer erhält bei Absage des Projekts das bereits in Weiterbildung, Geräte oder Fahrtkosten investierte Geld gegen Nachweis komplett erstattet, während das eigentliche Ausfallhonorar vom Zeitpunkt der Absage abhängt und davon, ob er Ersatzaufträge findet.

Sicherheit für beide Seiten

Ein Ausfallhonorar bewahrt Freelancer vor wirtschaftlichem Schaden, wenn der Auftraggeber den geplanten Projektverlauf nicht einhalten kann oder das Projekt vor Beginn stoppen muss. Deshalb hat ein fest vereinbartes Ausfallhonorar für Freiberufler denselben Stellenwert wie ein angemessenes Honorar generell: Es steht für ein Geschäftsverhältnis auf Augenhöhe und gewährleistet dem Auftraggeber, dass seine Offerte für gute, erfahrene Dienstleister interessant ist.

Natürlich erhöht ein Ausfallhonorar aus Sicht des Auftraggebers das Risiko. Andererseits kontrolliert er dieses Risiko grundsätzlich selbst. Die Entscheidung über einen möglichen Projektausfall liegt ja bei ihm. Zudem haben Freelancer in aller Regel wenig Interesse daran, Ausfallhonorare zu beziehen. Diese sind fast immer mit einem Verdienstausfall verbunden, führen nicht zu Anschlussaufträgen und lassen sich nicht im Profil angeben.

Für den Auftraggeber sind Ausfallhonorare unkompliziert, wenn ihre Höhe in der Regel feststeht und kalkulierbar ist. Sie machen einen Projektabbruch zwar zunächst einmal teurer. Ein möglicher Rechtsstreit kostet jedoch meist mehr und hat einen ungewissen Ausgang. Und noch ein wichtiger Gesichtspunkt: Ein seriöses Ausfallhonorar vermeidet unschöne Gerüchte über Zahlungsschwierigkeiten.

Knackpunkt beim Ausfallhonorar: die Umsatzsteuer

Wenn ein Ausfallhonorar an Freiberufler gezahlt wird, kann die Frage nach der Umsatzsteuerpflicht kompliziert sein. Entscheidend ist die Frage, ob bereits eine Leistung für den Auftraggeber erbracht wurde, zum Beispiel bei vorzeitigem Projektabbruch, oder ob der Auftragnehmer im Gegenzug auf bestimmte Ansprüche verzichtet Dann stellt das verminderte Honorar grundsätzlich eine umsatzsteuerpflichtige Leistung dar. Ist das Ausfallhonorar dagegen (echter) Schadensersatz für nicht erzielten Umsatz, bleibt es umsatzsteuerfrei.