Ausfallhonorar als Freiberufler

Was ist ein Ausfallhonorar?

Ein Ausfallhonorar für Selbstständige und Freiberufler ist ein Geldbetrag, den diese bei Absage oder vorzeitiger Beendigung eines Auftrags oder Projekts erhalten. Typische Beispiele für Ausfallhonorare von Freiberuflern sind:

  • Eine Datenbankprogrammiererin arbeitet als Freelancerin für wechselnde Projekte. Sie wird für ein auf drei Jahre angelegtes Projekt angeworben und sagt deshalb andere Aufträge ab. Nach einem Quartal fällt das Datenbankprojekt Einsparmaßnahmen zum Opfer. Die Programmiererin hat sich vom Auftraggeber für solche Fälle vertraglich ein Ausfallhonorar zusichern lassen.
  • Ein Unternehmensberater hat einen Manager als Klienten. Dieser hat einen vollen Terminkalender. Deshalb haben sie einen besonders frühen Termin vereinbart. Zehn Minuten vor Beginn des Gesprächs erreicht den Berater eine Absage. Er stellt dem Klienten ein Ausfallhonorar in Rechnung.
  • Ein IT-Trainer führt für verschiedene Abteilungen eines Unternehmens Personalschulungen zu Cyberrisiken durch. Die Durchführung für die Mitarbeiter im Vertrieb wird vom Abteilungsleiter kurzfristig verschoben und dann ganz abgesagt, weil dafür keine Zeit sei. Der IT-Trainer berechnet dem Unternehmen für diese Durchführung die Hälfte des Honorars.
  • Ein Ausfallhonorar bei Freiberuflern in Heilberufen ist nicht selten: Eine Ärztin oder ein Therapeut kann von Patienten, die unentschuldigt den Behandlungstermin versäumen, unter Umständen einen bestimmten Betrag verlangen.

Ausfallhonorar: Eine gesetzliche Regelung fehlt, deshalb per Vertrag regeln

Selbstständige stellen sich oft die Frage, ob ein Ausfallhonorar auf gesetzlichen Regelungen beruht. Eine für alle Vertragsverhältnisse gültige gesetzliche Vorgabe zu Ausfallhonoraren gibt es jedoch nicht. Entscheidend sind in jedem Fall die Art des Vertrags und die getroffenen Vereinbarungen.

Dienstverträge

Für Dienstverträge kann der § 615 BGB den Anspruch auf ein Ausfallhonorar für Selbstständige untermauern. Dieser Paragraf regelt den Vergütungsanspruch bei „Annahmeverzug“: Wenn Freelancer ihre Arbeitsleistung wie zuvor vereinbart dem Auftraggeber bereitstellen, dieser sie aber nicht mehr nutzt, dann muss er, bis der Vertrag gekündigt ist, weiterhin das vereinbarte Honorar bezahlen. Einnahmen, die der Freelancer in der Zwischenzeit durch andere Aufträge erzielt, kann er davon abziehen.
Das klingt sehr positiv. Allerdings lassen sich Dienstverträge oft sehr kurzfristig kündigen. Wenn keine abweichenden Regelungen im Vertrag stehen, gibt § 621 BGB die Kündigungsfristen bei Dienstverträgen vor. Diese hängen davon ab, ob nach Stunden- oder Tagessätzen, nach längeren Zeiteinheiten oder auf anderer Grundlage gezahlt wird. Sind Tagessätze vereinbart, kann zum Ablauf des Folgetags gekündigt werden – das „Ausfallhonorar“ beträgt dann also nur einen Tagessatz.

Werkverträge

Bei Werkverträgen ist die Art der Kündigung entscheidend. Auch hier gilt: Wenn der Auftraggeber die vereinbarte Werkleistung – etwa eine bestimmte Software – nach Vertragsabschluss nicht mehr haben möchte, ist das grundsätzlich sein Problem. Bezahlen muss er trotzdem, es sei denn, er hat den Vertrag aus wichtigem Grund gekündigt. Das können zum Beispiel schwere Pflichtverletzungen des Auftragnehmers sein, die das Vertragsverhältnis unzumutbar werden lassen. In diesem Fall hat dieser grundsätzlich nur einen Honoraranspruch für die bereits geleistete, mängelfreie Arbeit.
In vielen Fällen versuchen Auftraggeber, durch vorgeschobene Mängel die Abnahme hinauszuzögern oder vom Vertrag zurückzutreten. Dann kann es teuer und langwierig werden, das Honorar trotzdem durchzusetzen. 

Ein Problem ergibt sich unabhängig von der Art des Vertrags, wenn dieser beim Rückzug des Auftraggebers noch nicht wirksam abgeschlossen wurde. Damit ein Ausfallhonorar gefordert werden kann, muss der entsprechende Vertrag wirksam und nachweisbar sein. Wird ein Projekt vor Projektstart abgesagt, ohne dass die Mitarbeit des Freelancers vereinbart wurde, dann hat dieser auch keine Ansprüche. Es kann auch passieren, dass es über diesen Punkt Streit gibt, weil nur mündliche Vereinbarungen getroffen wurden. Oft sind Ausfallhonorare oder Regelungen zur Projektabsage auch Teil von AGB. In diesem Fall müssen diese wirksam geworden sein. Das ist bei unklaren oder überraschenden Regelungen nicht der Fall.

Das Problem mit der fehlenden Vereinbarung zeigt sich auch im Gesundheitswesen, wo Ausfallhonorare relativ häufig sind. In vielen Fällen muss ein Patient, der trotz Terminvereinbarung zu einem normalen Arztbesuch nicht erscheint, in der Regel kein Ausfallentgelt bezahlen. Das gilt zumindest dann, wenn sich das Nichterscheinen durch die Behandlung der nächsten Person im Wartezimmer kompensieren lässt. Entscheidend ist, dass zum Zeitpunkt des Nichterscheinens in den meisten Fällen noch kein Behandlungsvertrag abgeschlossen wurde, auch nicht konkludent, das heißt ohne ausdrückliche Bekräftigung. Bei besonders angesetzten, mit Vorbereitung verbundenen Terminen wie etwa einer Zahn-OP haben Gerichte allerdings ein Ausfallhonorar bestätigt, wenn die Behandlung und der Termin ausdrücklich abgemacht waren. Selbst dann muss vorher ausdrücklich vereinbart worden sein, dass bei schuldhaftem Fernbleiben ein Geldbetrag anfällt.

Projektstopp und Absagen vorbeugen 

Das Ausfallhonorar ist für Freiberufler eine Form der Absicherung. Wenn Projekte oder Termine nicht stattfinden oder vorzeitig beendet werden, haben Freelancer dafür oft bereits andere Aufträge ausgeschlagen und Zeit und Vorleistungen in den Auftrag investiert. 

Da im Regelfall für ein Ausfallhonorar keine gesetzliche Regelung als Anspruchsgrundlage vorliegt, bleibt nur ein Weg, um eine angemessene Kompensation zu gewährleisten: Das Ausfallhonorar muss vertraglich vereinbart werden. Außerdem sollte der Vertrag früh genug gelten. Die Klausel zum Ausfallhonorar sollte greifen, wenn der Freiberufler ein Ausfallrisiko übernimmt: Wenn er beginnt, Zeit oder Aufwand in die Projektvorbereitung zu stecken, die entsprechende Arbeitszeit für diesen Auftrag blockt und anderen Auftraggebern absagt.

Mögliche Regelungen für das Ausfallhonorar von Selbstständigen

Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein? Für sinnvolle Vereinbarungen gibt es kein allgemeingültiges Muster, und abgesehen von Sittenwidrigkeit auch keine generelle Begrenzung. Ausfallhonorare sind Verhandlungssache. Entscheidend sind der Umfang des Auftrags, seine wirtschaftliche Bedeutung für den Freiberufler und die Verhandlungsposition gegenüber dem Auftraggeber.

  • In vielen Fällen wird eine prozentuale Festlegung getroffen – etwa 30 Prozent oder 60 Prozent des Gesamthonorars. Dabei ist auch eine Staffelung denkbar. Wird das Projekt sehr kurzfristig abgesagt, werden 60 oder 75 Prozent des vereinbarten Honorars fällig, bleiben einige Wochen, ist das Ausfallhonorar des Freiberuflers geringer.
  • Eine andere Möglichkeit ist eine pauschale Festlegung. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn die Projektdauer und damit das Honorar zunächst noch gar nicht feststehen.
  • Schließlich sind auch individuelle oder flexible Vereinbarungen möglich. Das könnte etwa so aussehen: Der Freelancer erhält bei Absage des Projekts das bereits in Weiterbildung, Geräte oder Fahrtkosten investierte Geld gegen Nachweis komplett erstattet, während das eigentliche Ausfallhonorar ansonsten vom Zeitpunkt der Absage abhängt und davon, ob er Ersatzaufträge findet.

Sicherheit für beide Seiten

Nur ein Ausfallhonorar bewahrt Freelancer vor wirtschaftlichem Schaden, wenn der Auftraggeber den angedachten Projektverlauf nicht einhalten kann oder das Projekt vor Beginn stoppen muss. Deshalb hat ein fest vereinbartes Ausfallhonorar für Freiberufler denselben Stellenwert wie ein angemessenes Honorar generell: Es steht für ein Geschäftsverhältnis auf Augenhöhe und gewährleistet dem Auftraggeber, dass seine Offerte für gute, erfahrene Dienstleister interessant ist.

Was ist ein Ausfallhonorar schon für ein Risiko, aus Sicht des Auftraggebers betrachtet? Schließlich liegt die Entscheidung über einen möglichen Projektausfall bei ihm selbst. Zudem haben Freelancer in aller Regel wenig Interesse daran, Ausfallhonorare zu beziehen. Diese sind fast immer mit einem Verdienstausfall verbunden, führen nicht zu Anschlussaufträgen und lassen sich nicht im Profil angeben.

Für den Auftraggeber sind Ausfallhonorare insofern unkompliziert, weil ihre Höhe in der Regel feststeht und kalkulierbar ist. Sie machen einen Projektabbruch zwar zunächst einmal teurer. Ein möglicher Rechtsstreit kostet jedoch meist mehr und hat einen ungewissen Ausgang. Und noch ein wichtiger Gesichtspunkt: Ein seriöses Ausfallhonorar vermeidet unschöne Gerüchte über Zahlungsschwierigkeiten.

Knackpunkt beim Ausfallhonorar: die Umsatzsteuer

Wenn ein Ausfallhonorar an Freiberufler gezahlt wird, kann die Frage nach der Umsatzsteuerpflicht kompliziert sein. Entscheidend ist die Frage, ob bereits eine Leistung für den Auftraggeber erbracht wurde, zum Beispiel bei vorzeitigem Projektabbruch. Dann stellt das verminderte Honorar grundsätzlich eine umsatzsteuerpflichtige Leistung dar. Ist das Ausfallhonorar dagegen nur Schadenersatz für nicht erzielten Umsatz, bleibt es umsatzsteuerfrei.