In den meisten Jobs verbringen wir heute den Großteil unserer Arbeit am Computer. Dabei ist es egal, in welcher Branche, denn es wird digital geplant, konstruiert und recherchiert. In vielen Unternehmen hat es sich mittlerweile etabliert, dass auch die Kommunikation unter den Kollegen über den Computer läuft. Genutzt werden dazu Messenger-Dienste wie Hangout und Slack oder auch die normale E-Mail. Aber: Was gehört zum guten Ton und was sollte eher vermieden werden? Wann ist Chatten hilfreich und wann eher weniger zielführend? Wir klären auf über die Dos und Don‘ts, die es bei der Kommunikation mit Kollegen zu beachten gilt.

Kommunizieren im Firmenchat

Chat-Tools sind ein immer beliebterer Kommunikationsweg unter Kollegen. Sich schnell zum Mittagessen verabreden, sich gemeinsam über die schlechte Laune des Chefs auslassen oder den neuesten Tratsch über Kollegen aus der anderen Abteilung einholen – theoretisch ist das alles möglich. Und auch, wenn sich die Chats nur als angemeldeter und an der jeweiligen Kommunikation beteiligter Nutzer lesen lassen, so gilt es dennoch, Vorsicht walten zu lassen. Denn manchmal schaut ein Kollege, für dessen Augen das Gespräch vielleicht nicht bestimmt war, doch zufällig auf den Bildschirm oder fühlt sich ausgeschlossen, wenn alle bereits für die Mittagspause verabredet sind und er selbst gar nichts davon wusste. Solche oder ähnliche Situationen können für beide Seiten schnell unangenehm werden und tragen auch nicht zum Büroklima bei. Hinzukommt, dass sich viele Mitarbeiter vom digitalen Chatten schnell ablenken lassen. Wer Instant-Messaging am Arbeitsplatz nutzt, sollte sich immer wieder bewusst machen, dass es sich immer noch um ein Gespräch mit einem Kollegen am Arbeitsplatz handelt. Private Themen haben hier deshalb wenig zu suchen, beziehungsweise sollten auch in geschriebener Form nicht länger dauern als ein zufälliges Treffen in der Kaffeeküche.

Informationen per E-Mail austauschen

Während die Chat-Tools besonders praktisch dafür sind, kurzfristige Änderungen und knappe Infos durchzugeben, eignen sich herkömmliche E-Mails vor allem für etwas ausführlichere Texte und Erklärungen. Das können zum Beispiel Informationen zu längerfristigen Projekten oder Terminplanungen sein. Auch für die Kommunikation, die über das eigene Unternehmen hinausgeht, eignen sich Mails natürlich nach wie vor bestens. Allerdings sollten sich Mitarbeiter darüber im Klaren sein, dass es Arbeitgebern technisch gesehen möglich ist, das Postfach ihrer Mitarbeiter einzusehen und mitzulesen – auch, wenn es in einigen Unternehmen verboten ist. Deshalb: Lieber keine Lästereien und privaten Unterhaltungen. Zudem sollte es unbedingt vermieden werden, vertrauliche Inhalte über Mails zu kommunizieren. Denn auch wenn IT-Sicherheit im Unternehmen großgeschrieben wird, können Mitarbeiter nie wissen, wer sich vielleicht doch in das Netzwerk hacken und geheime Unternehmensinformationen abgreifen kann.

Persönlich miteinander sprechen

Trotz aller digitalen Einflüsse und Möglichkeiten: Das persönliche Gespräch ist in den meisten Fällen die beste Option. Face-to-face können Missverständnisse am besten vermieden werden, vertrauliche Infos bleiben am ehesten vertraulich und Probleme lassen sich in der Regel im „echten“ Gespräch am schnellsten und effizientesten aus der Welt schaffen. Natürlich ist es nicht immer die praktischste Art, miteinander zu kommunizieren, aber sicherlich die wichtigste, um den Kontakt zu den Kollegen zu pflegen und langfristig eine gute Zusammenarbeit sicherzustellen. In vielen Berufen hilft der persönliche Austausch außerdem, um gemeinsam kreative Ideen zu entwickeln und neue Lösungsansätze zu diskutieren.

Fazit: Chatten ist gut, aber nicht immer die beste Lösung

Falls das Unternehmen das Chatten über Instant-Messaging-Dienste erlaubt oder sogar vorsieht, können Mitarbeiter diese auch getrost während ihrer Arbeitszeit nutzen. Aber: Es gilt dabei immer im Hinterkopf zu behalten, dass der digitale Chat lediglich das normale Gespräch ersetzt und ausschließlich dazu dient, sich mit Kollegen über die Arbeit auszutauschen. Geschichten aus dem Privatleben, Verabredungen für die Zeit nach Feierabend oder Lästereien über den Chef haben hier nichts zu suchen. Gleiches gilt auch für die Kommunikation über E-Mails – Inhalte rund um die Arbeit ja, Privates und Vertrauliches nein. Wer das berücksichtigt, lässt sich nichts zu Schulden kommen.