Umsatzsteuer für Freiberufler

Die eigene Verantwortung in der Umsatzsteuer

Mit den Grundzügen des Umsatzsteuerrechts sollten sich Selbstständige selbst dann auskennen, wenn sich ein Steuerberater um ihre Steuerpflichten kümmert. Andernfalls kann es bei Kalkulationen und Liquiditätsplanungen zu falschen Entscheidungen kommen. Abgesehen davon kann der Steuerberater einem zwar die Arbeit abnehmen – verantwortlich bleiben die Steuerpflichtigen aber weiterhin selbst.

Erfahren Sie auf dieser Seite, wann Freiberufler Umsatzsteuer zahlen müssen, unter welchen Umständen Freiberufler von der Umsatzsteuer befreit sind, welche Meldungen und Fristen einzuhalten sind und vieles mehr.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist als indirekte Steuer konzipiert, die wirtschaftlich ausschließlich den Endverbraucher belastet. Unternehmen wirken dabei lediglich als steuerliche Mittler: unfreiwillig verpflichtete Helfer des Finanzamts, die Umsatzsteuer einbehalten und an den Fiskus abführen. Selbstständige und Unternehmen schlagen die fällige Umsatzsteuer auf den Betrag auf, den sie von ihren Kunden zu bekommen haben, und leiten diesen „Mehrwertsteueranteil“ ans Finanzamt weiter.

Die Umsatzsteuer, die Unternehmen selbst an ihre eigenen Lieferanten und Dienstleister bezahlen, nennt man Vorsteuer. Weil umsatzsteuerpflichtige Unternehmen die Umsatzsteuerlast nicht tragen müssen, erhalten sie die Vorsteuer vom Finanzamt ersetzt. In der Praxis verrechnen sie die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die sie von ihren Kunden eingenommen haben und ans Finanzamt überweisen müssen. Für den Vorsteuerabzug müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dank der Verrechnung der Vorsteuer ist die Umsatzsteuer für Selbstständige und Unternehmer zum Glück nur in Ausnahmefällen eine echte finanzielle Belastung. Grundsätzlich ist sie ein durchlaufender Posten.

Zunächst ordnen wir ein paar Begriffe ein:

Wie funktioniert die Umsatzsteuer?

Das Prinzip der Umsatzsteuer ist einfach:

1. Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und einnehmen
   In Ihren Ausgangsrechnungen schlagen Sie auf die Dienstleistungs-Honorare und Waren-Verkaufspreise den passenden Umsatzsteuersatz auf. Von Ihren Kunden kassieren Sie die Brutto-Rechnungsbeträge (inklusive Umsatzsteuer).
2. Ermittlung der Zahllast
   Am Ende des Monats bzw. Quartals addieren Sie sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen. Sie ziehen für den gleichen Zeitrahmen die für betriebliche Ausgaben selbst gezahlte Umsatzsteueranteile ab (= Vorsteuern).
3. Unterjährige Umsatzsteuervoranmeldungen und Vorauszahlungen
   Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung informieren Sie das Finanzamt über Ihre Umsatzsteuer-Einnahmen und die entrichtete Vorsteuer und überweisen den Differenzbetrag (= „Umsatzsteuer-Vorauszahlung“) unaufgefordert an die Staatskasse. Sollten Sie mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen haben, erhalten Sie eine Erstattung des Differenzbetrags.
4. Jährliche Umsatzsteuererklärung
   Einmal pro Jahr ist eine Umsatzsteuererklärung fällig. Von der ermittelten Jahres-Zahllast ziehen Sie die Summe Ihrer Vorauszahlungen ab und überweisen eine eventuelle Abschlusszahlung wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.

Unter dem Strich ergibt das im Regelfall ein Nullsummenspiel.

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist einer der zentralen Vorteile der Unternehmereigenschaft im deutschen Umsatzsteuerrecht. Er stellt sicher, dass die Umsatzsteuer für Betriebe kein Kostenfaktor, sondern ein durchlaufender Posten bleibt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Steuerlast wirtschaftlich erst beim privaten Endverbraucher hängen bleibt.

Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Unternehmereigenschaft
  Sie müssen umsatzsteuerpflichtig sein oder – wenn Sie die Voraussetzungen als Kleinunternehmer erfüllen – zur Umsatzsteuer optiert haben (kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
• Steuerpflichtige Tätigkeit
  Sie selbst üben keine umsatzsteuerfreie Tätigkeit aus, etwa einen Heilberuf.
• Korrekte Eingangsrechnung
  Die Rechnung Ihres Lieferanten muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten

So funktioniert die Verrechnung

In der Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder quartalsweise) findet eine einfache Gegenrechnung statt:

1. Umsatzsteuer
   Summe der Umsatzsteuer-Beträge, die Sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt und von ihnen erhalten haben.
2. Vorsteuer
   Summe der Umsatzsteuer-Beträge, die Sie an Ihre eigenen Lieferanten gezahlt haben.
3. Zahllast
   Sie ziehen die Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab. Nur die Differenz überweisen Sie an das Finanzamt.

Was wird bei der Umsatzsteuer besteuert?

Umsatzsteuer fällt gemäß § 1 Abs. 1 UStG grundsätzlich auf alle Lieferungen und Leistungen an, die ein Unternehmer (in seiner Unternehmereigenschaft) im Inland verkauft. Freiberufler und andere Selbstständige gelten in Ausübung ihres Berufes ebenfalls als Unternehmer. Verkauft ein IT-Dienstleister hingegen als Privatperson ein geerbtes Schmuckstück oder seinen privaten Pkw, muss er auf diese Verkaufserlöse keine Umsatzsteuer aufschlagen.

Nur wenige Waren und Dienstleistungen sind generell von der Umsatzsteuer befreit: Dazu zählen vor allem die Heilbehandlungen von Ärzten, Krankengymnasten und Heilpraktikern. Auch Banken, Versicherungen, manche Bildungseinrichtungen und bestimmte Postdienste sind umsatzsteuerfrei.

Umsatzsteuersatz

Es gibt einen regulären und einen ermäßigten Umsatzsteuersatz. Der reguläre Steuersatz liegt bei 19 Prozent, der ermäßigte bei 7 Prozent. In seltenen Fällen gibt es noch den „Nullsteuersatz“, er gilt beispielsweise für kleine Photovoltaik-Anlagen.

Grundsätzlich gilt für eine Lieferung oder Dienstleistung der reguläre Steuersatz von 19 Prozent. Der ermäßigte Steuersatz darf nur verwendet werden, wenn das im Gesetz ausdrücklich vorgesehen ist. Das ist beispielsweise beim Verkauf bestimmter Grundnahrungsmittel und medizinischer Produkte der Fall. Der ermäßigte Satz gilt außerdem unter anderem für die Arbeit von Zahntechnikern, den Verkauf von Büchern und Zeitschriften sowie die Einräumung von Urheberrechten, beispielsweise an Texten, Fotografien oder Software. 

Umsatzsteuerpflicht

Wer ist umsatzsteuerpflichtig? Steuerpflichtig sind genau genommen die Endverbraucher. Die an der Wertschöpfungskette beteiligten Unternehmer dürfen die selbst bezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) verrechnen oder bekommen sie erstattet. Steuerschuldner (und damit verantwortlich für das Steuer-Inkasso) sind gemäß § 13a UStG jedoch die Unternehmer. Sie berechnen die Umsatzsteuer auf die von ihnen erzielten Umsätze und stellen sie ihren Kunden in Rechnung. Ob diese Umsätze haupt- oder nebenberuflich, freiberuflich oder gewerblich erzielt werden, spielt keine Rolle.

Umsatzsteuerbefreiung für Freiberufler: Kleinunternehmerregelung

Wer bestimmte Umsatzgrenzen unterschreitet, kann die Kleinunternehmerregelung im Sinne des § 19 UStG in Anspruch nehmen. Diese Umsatzgrenzen gelten als Nettobeträge und liegen bei 25.000 Euro als Vorjahresumsatz und bei 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr. Sobald die 100.000-Euro-Grenze im Jahresverlauf überschritten wird, endet der Kleinunternehmerstatus und der Selbstständige oder das Unternehmen wird umsatzsteuerpflichtig.

Gründer, bei denen es noch keinen Vorjahresumsatz gibt, dürfen den voraussichtlichen Umsatz ihres ersten Geschäftsjahres ebenso schätzen wie den des Folgejahres. 

Die Kleinunternehmerregelung erstreckt sich auf sämtliche Umsätze aus selbstständigen Tätigkeiten und Gewerbebetrieben eines Selbstständigen oder Unternehmers mit Ausnahme einiger weniger, in § 19 Abs. 2 UStG genannter steuerfreier Umsätze. Sie kann pro Person nur einmal in Anspruch genommen werden. Ein Einzelunternehmer, der im Vorjahr 15.000 Euro als Freiberufler und weitere 120.000 Euro als gewerblicher Ebay-Händler eingenommen hat, ist auch als Freiberufler kein Kleinunternehmer, da er die in § 19 UStG genannten Umsatzgrenzen überschritten hat.

Befreiung von der Umsatzsteuer für bestimmte Tätigkeiten

In Deutschland ist die Umsatzsteuerpflicht nicht an einen „Berufstitel“ geknüpft, sondern an die Art der Tätigkeit. Die wichtigsten Befreiungen finden sich in § 4 UStG. Das bedeutet: Ein Arzt führt Heilbehandlungen steuerfrei aus. Bietet er in seiner Praxis auch Kosmetikprodukte an, muss er auf diese Verkäufe auch als Arzt Umsatzsteuer zahlen.

Typische Bereiche, in denen keine Umsatzsteuer anfällt:

Die wichtigsten Befreiungen finden sich in § 4 UStG.

• Gesundheitswesen (Heilbehandlungen)
  Fast alle Berufe, die der Heilung oder Linderung von Krankheiten dienen, sind befreit. Voraussetzung ist oft eine staatliche Zulassung oder Approbation, z. B. Ärzte und Zahnärzte (außer für rein ästhetische Leistungen ohne medizinische Indikation), Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Logopäden, Ergotherapeuten.
  Hinweis: Tierärzte sind nicht befreit (sie behandeln rechtlich gesehen „Sachen“).
• Bildung & Erziehung
  Dienstleistungen, die der Vermittlung von Wissen oder der Ausbildung dienen, sind oft befreit – teils automatisch, teils auf Antrag. Darunter fallen selbstständige Lehrer und Dozenten, wenn sie an Schulen, Hochschulen oder staatlich anerkannten Bildungseinrichtungen unterrichten, Privatlehrer wie beispielsweise Nachhilfelehrer, Erzieher, die in der Kinder- und Jugendbetreuung tätig sind.
• Finanz- und Versicherungswesen
  Hier wird keine Umsatzsteuer erhoben, da diese Leistungen oft anderen Steuern (z. B. Versicherungsteuer) unterliegen. Hierunter fallen die Tätigkeiten von Versicherungsmaklern und -vertretern sowie Finanzberatern (bei der Vermittlung von Krediten oder Bausparverträgen).
• Kultur & Soziales
  Dazu gehören unter anderem Künstler und Musiker, wenn sie für Museen, Theater, Konzerthallen Zoos etc. in öffentlicher Trägerschaft oder mit einer Bescheinigung der Umsatzsteuerfreiheit tätig sind, außerdem amtlich bestellte Berufsbetreuer.
• Immobilien (Sonderfall)
  Vermieten Privatpersonen Wohnraum, ist der Mietzins grundsätzlich umsatzsteuerfrei.

Umsatzsteuererklärung-Fristen

Sie müssen regelmäßig elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln, die ermittelte Zahllast unaufgefordert ans Finanzamt abführen und einmal pro Jahr eine elektronische Umsatzsteuererklärung übermitteln. Für Meldungen, Zahlungen und die Jahreserklärung gibt es Fristen.

Umsatzsteuer: Rechnungsstellung korrekt durchführen

Rechnungen müssen eine Reihe gesetzlich vorgeschriebener Informationen enthalten. Nur dann berechtigen sie den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Das sind laut § 14 UStG:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder UStIdNr. des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Warenlieferung oder Dienstleistung
• Nettoverkaufspreis oder Nettohonorar, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Gründe für eventuelle Steuerbefreiungen oder nicht erhobene Umsatzsteuer (z. B. Anwendung der Kleinunternehmerregelung)

Für manche Unternehmen (z. B. aus der Baubranche) gelten zusätzliche Anforderungen.

Kleinbetragsrechnungen

Bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung bis zu einem Gesamtbetrag (= inklusive Umsatzsteuer) von 250 Euro genügen laut § 33 UStDV folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen
• Rechnungs-Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer = brutto)
• Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer

Gemäß § 14 UStG sind Sie verpflichtet, auf Ihren Ausgangsrechnungen die vom Finanzamt erteilte (persönliche) Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStIdNr.) anzugeben.

Die UStIdNr. ist eigentlich für grenzüberschreitende Geschäfte mit Unternehmern in anderen EU-Ländern gedacht. Sie kann auf Ausgangsrechnungen aber auch als Ersatz für die (bei IT-Freelancern meist persönliche) Steuernummer eingesetzt werden. Wer eine UStIdNr. hat, muss sie laut § 5 Telemediengesetz im Impressum seiner Website veröffentlichen.

Die UStIdNr. entspricht von der Form her der Wirtschafts-Identifikationsnummer, die seit einiger Zeit vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird.

Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften

Für Lieferungen und Leistungen ins Ausland und aus dem Ausland gelten zahlreiche Sondervorschriften. Kompliziert sind auch grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU. Zum Beispiel kommt es dabei oft zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft: In diesem Fall muss der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer entrichten. Um bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen die Unternehmereigenschaft zu beweisen, ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erforderlich.

Soll/Ist-Versteuerung

Zu einer finanziellen Belastung kann die Umsatzsteuer dann werden, wenn ein Selbstständiger bei der Anmeldung seiner Tätigkeit im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ im Abschnitt „Soll-/Ist-Versteuerung der Entgelte“ die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinbarten Entgelten“ (= Soll-Versteuerung) angekreuzt hat. Damit gilt für ihn die unvorteilhafte Soll-Versteuerung. Der Praxis-Tipp lautet daher: Ist-Versteuerung nutzen!

Was ist Soll-Versteuerung?

Soll-Versteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung (!) fällig wird. Mit anderen Worten: Der Umsatzsteueranteil von Ausgangsrechnungen muss auch dann ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, wenn die Kunden noch gar nicht bezahlt haben und selbst wenn die Rechnung noch gar nicht gestellt wurde. Für den Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung finanziert der Selbstständige die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt vor. Stellt sich irgendwann heraus, dass der Kunde die Rechnung gar nicht bezahlt, wird der Umsatzsteueranteil zwar wieder erstattet – bis dahin muss das Geld aber zwischenfinanziert werden.

Zum Glück lässt sich dieses Problem in vielen Fällen leicht vermeiden:

• Unternehmen, deren jährlicher Gesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, dürfen die Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“ (= Ist-Versteuerung) berechnen. In dem Fall wird die Umsatzsteuer erst mit dem Zeitpunkt der Bezahlung fällig.
• Freiberufler sowie andere Selbstständige, die von der Buchführungspflicht befreit sind, dürfen die Ist-Versteuerung sogar unabhängig von der Umsatzhöhe in Anspruch nehmen. Die Voraussetzungen stehen in § 20 UStG.

Umsatzsteuer vs. Einkommensteuer

Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind zwei getrennte Steuerwelten, die in speziellen Gesetzen geregelt sind. In der Praxis gibt es aber einige Überschneidungen. Deshalb ist es für Selbstständige nicht immer einfach, die beiden Steuerarten gedanklich auseinanderzuhalten. Schließlich werden die Besteuerungsgrundlagen in den meisten Steuer- und Buchführungsprogrammen gleichzeitig erfasst. Außerdem stellen die Umsatzsteuer-Zahlungsvorgänge zugleich betriebliche Einnahmen und Ausgaben dar. Daher finden sich Umsatzsteuereinnahmen und Vorsteuer-Erstattungen durch das Finanzamt bei den „Betriebseinnahmen“ der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wieder, die für die Einkommensteuererklärung erstellt wird. Eigene Vorsteuerausgaben sowie Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt sind im Abschnitt „Betriebsausgaben“ der Einnahmenüberschussrechnung aufgeführt. Einfluss auf den einkommensteuerpflichtigen Gewinn ergibt sich daraus normalerweise nicht, weil das Umsatzsteuerverfahren für Unternehmen wie oben beschrieben ein Nullsummenspiel ist (Ausnahme: Kleinunternehmer, die keinen Vorsteuerabzug vornehmen dürfen). 

Die Jahresabrechnung sämtlicher Umsatzsteuer-Einnahmen und -Ausgaben erfolgt über eine separate Umsatzsteuererklärung, die unabhängig von der Einnahmenüberschussrechnung und der (privaten) Einkommensteuererklärung abzugeben ist.

Fragen und Antworten

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