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Homeoffice, Arbeitszimmer & Co.: Das können Sie von der Steuer absetzen

Auch ohne Corona-Sonderregelungen das Optimum herausholen

21.10.2020
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Heimarbeit hat Hochkonjunktur: Seit Beginn der Corona-Krise kommt die Arbeit im Homeoffice in immer mehr Betrieben vor. Viele Arbeitnehmende und Selbstständige werden bei der Steuererklärung für 2020 erstmals vor der Frage stehen, ob und welche Kosten sie für ihren heimischen Arbeitsplatz steuermindernd ansetzen dürfen. Wenn ja, lohnt es sich, im laufenden Jahr fleißig Ausgaben-Belege zu sammeln.

Bitte beachten Sie: Trotz der unbestrittenen Corona-Ausnahmesituation und der vielfach erzwungenen Heimarbeit gibt es für das laufende Jahr noch keine steuerlichen Sondervorschriften für den vereinfachten oder erhöhten Abzug von Homeoffice-Aufwendungen! Das muss Sie aber nicht davon abhalten, Ihre Ansprüche geltend zu machen. Im Abschnitt „Pandemie-Notlösung Homeoffice“ finden Sie die passenden Empfehlungen.

Homeoffice = häusliches Arbeitszimmer

Ein Homeoffice ist im deutschen Steuerrecht nicht ausdrücklich vorgesehen. Wohl aber ein „häusliches Arbeitszimmer“. Die dazugehörigen Raum- und Ausstattungskosten dürfen allerdings grundsätzlich „den Gewinn nicht mindern“! Das geht aus § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG hervor. Mit anderen Worten: 

  • Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer werden bei Selbstständigen und Unternehmern grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt. 
  • Das prinzipielle Abzugsverbot betrifft gemäß § 9 Abs. 5 EStG auch die Werbungskosten von Arbeitnehmenden, vermietenden Personen und Kapitalanlegenden. 

Die gute Nachricht: Immer, wenn in Zusammenhang mit Gesetzestexten das Adjektiv „grundsätzlich“ auftaucht, sind Ausnahmen und Schlupflöcher nicht weit. So auch beim häuslichen Arbeitszimmer. 

Die folgenden Informationen gelten sinngemäß für alle Steuerpflichtigen, die in ihrer Wohnung oder ihrem Eigenheim arbeiten, um Einkünfte zu erzielen.

Arbeitszimmer: Im Prinzip nein, aber ...

Trotz des grundsätzlichen Abzugsverbots dürfen Raum- und Ausstattungskosten eines Arbeitszimmers unter zwei Bedingungen doch geltend gemacht werden:

1. Unbeschränkte Abzugsfähigkeit: Ihr häusliches Arbeitszimmer bildet „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“? Dann muss das Finanzamt die Aufwendungen in voller Höhe steuerlich anerkennen! Das gilt auch dann, wenn Ihnen zusätzlich ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. 

2. Beschränkte Abzugsfähigkeit: Ihr häusliches Arbeitszimmer bildet nicht den Mittelpunkt Ihrer gesamten Betätigung? Für Ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht Ihnen jedoch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? In dem Fall sind die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzbar.

Wichtig: Falls keine der beiden Bedingungen erfüllt ist, greift das generelle Abzugsverbot. Das betrifft aber nur die eigentlichen Raum- und Ausstattungskosten. Aufwendungen für daheim genutzte Arbeitsmittel dürfen Sie dann trotzdem als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen! 

Häusliche Betriebsstätte oder Arbeitszimmer?

Vorweg: Für Betriebsstätten gelten die Arbeitszimmer-Prüfkriterien nicht. Aufwendungen für die Betriebsstätte werden auch dann anerkannt, wenn deren Räume im Wohnumfeld von Selbstständigen oder Unternehmern liegen. Denken Sie nur an die Räume für Arztpraxen, Steuerberatungskanzleien, Architekturbüros oder Kunstateliers. Als Betriebsstätten nennt § 12 der Abgabenordnung unter anderem ...

  • die Stätte der Geschäftsleitung,
  • Zweigniederlassungen und Geschäftsstellen,
  • Fabrikations- oder Werkstätten,
  • Warenlager oder auch 
  • Ein- und Verkaufsstellen.

Unstrittig um eine Betriebsstätte handelt es sich demnach, wenn ...

  • ein separater Eingang vorhanden ist,
  • dort Mitarbeitende arbeiten und
  • es regelmäßigen Publikumsverkehr gibt.

Auch hauptberuflichen Freiberuflern wie Consultants, Coaches, Medienschaffenden oder auch IT-Fachleuten gesteht das Finanzamt normalerweise anstandslos eine Betriebsstätte zu. Und zwar auch dann, wenn sich der Publikumsverkehr in Grenzen hält und sie oft geschäftlich unterwegs sind.

Homeoffice als Mittelpunkt? Unbeschränkte Abzugsfähigkeit!

Ein häusliches Arbeitszimmer bildet nur dann den „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“, wenn „dort diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind.“  Dabei ist das „Gesamtbild der Verhältnisse und Tätigkeitsmerkmale“ zu berücksichtigen.

Entscheidend für die Mittelpunkt-Prüfung sind qualitative Merkmale, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind. Die Nutzungsdauer ist dagegen nicht unbedingt ausschlaggebend. Wenn zum Beispiel Ingenieure, Consultants, Programmierer:innen oder Analyst:innen im Homeoffice komplexe Problemlösungen entwickeln, kann ihr Tätigkeitsmittelpunkt sehr wohl im häuslichen Arbeitszimmer liegen. Dass sie einen großen Teil des Tages im Außendienst verbringen, ändert daran nichts!

Dem zeitlichen Aspekt kommt vor allem dann Bedeutung zu, wenn ein Steuerpflichtiger wesentliche Anteile seiner Tätigkeit sowohl im häuslichen Arbeitszimmer als auch an einem oder mehreren anderen Arbeitsorten erbringt. In dem Fall ist das häusliche Arbeitszimmer nur dann Mittelpunkt der gesamten Betätigung, wenn die betroffene Person mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit dort verbringt. 

Übt eine steuerpflichtige Person mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten nebeneinander aus, bildet das Homeoffice nur dann den Mittelpunkt der gesamten Betätigung, wenn dort alle wesentlichen und prägenden Tätigkeitsanteile ausgeübt werden.

Lektüretipp: Typische Szenarien, in denen das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Betätigung bildet, finden Sie auf Seite 7 des BMF-Schreibens vom 6. Oktober 2017. Einige Gegenbeispiele sind dort ebenfalls aufgelistet.

Kein anderer Arbeitsplatz? Beschränkte Abzugsfähigkeit

Bildet das Homeoffice nicht den Mittelpunkt der gesamten Betätigung, greift das zweite Prüfkriterium: Steht dem Steuerpflichtigen „für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung [...] wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen auf 1 250 Euro begrenzt“. Das geht aus § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG hervor. Typische Anwendungsfälle sind Lehrkräfte, denen in der Schule kein Schreibtisch zur Verfügung steht. Oder auch Musiker, die an ihren Auftrittsorten nicht üben können.

Als „anderer Arbeitsplatz“ gilt dabei nach Auffassung der Finanzbehörden grundsätzlich „jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist“. Das kann auch ein Großraumbüro oder eine Schalterhalle sein. Besondere Ansprüche kann der Steuerpflichtige nicht geltend machen. Keine Rolle spielen subjektive Ansprüche, wie zum Beispiel:

  • räumliche Abgeschlossenheit, 
  • zeitlich unbeschränkte Verfügbarkeit,
  • Ruhe, um ungestört arbeiten zu können,
  • bestimmte Ausstattung und andere Annehmlichkeiten.

Im Zweifel muss die steuerpflichtige Person plausibel machen können, dass ihr für die betreffende Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Wichtig: Die Obergrenze von 1.250 Euro ist personenbezogen. Eine steuerpflichtige Person darf sie nur einmal pro Jahr steuerlich geltend machen. Bei mehreren Einkunftsarten müssen die Aufwendungen angemessen aufgeteilt werden (z. B. im Verhältnis der Einkunftshöhe).

Was ist überhaupt ein „häusliches Arbeitszimmer“?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der ...

  • „in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist“ (z. B. Wohnung oder Eigenheim – inklusive Dachböden und Kellerräume),
  • vorwiegend der „Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient“ und
  • „zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken“ genutzt wird.

Es muss sich um einen von der übrigen Wohnung abgeschlossenen Raum handeln. Die Kosten sogenannter „Arbeitsecken“ sind steuerlich nicht abzugsfähig. Das gilt auch für die vielzitierte Nutzung von Küchen- oder Wohnzimmertischen.

Üblicherweise ist ein häusliches Arbeitszimmer „büromäßig“ ausgestattet (z. B. mit Schreibtisch, Stuhl, Regalen und Schränken). Bei künstlerischen, schriftstellerischen und ähnlichen geistigen Betätigungen ist aber auch eine andere passende Einrichtung und Ausstattung zulässig.

Als typische Arbeitszimmer-Fälle betrachten die Finanzbehörden zum Beispiel die ...

  • häuslichen Büros von Handelsvertretern, Übersetzern, Journalisten und Telearbeitskräften, 
  • heimischen Übungsräume von Musikern oder auch die
  • Unterrichtsräume von Lehrkräften.

Wichtig: Eine private Mitnutzung in begrenztem Umfang (bis zu 10 %) ist zulässig. Bei einer darüber hinausgehenden privaten Nutzung handelt es sich nicht mehr um ein häusliches Arbeitszimmer. Die dazugehörigen Aufwendungen mindern dann die steuerpflichtigen Einnahmen nicht. 

Welche Raum- und Ausstattungskosten werden anerkannt?

Sind die Arbeitszimmer-Kriterien erfüllt, muss das Finanzamt die folgenden Raum- und Ausstattungskosten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten berücksichtigen:

  • die anteiligen allgemeinen Raumkosten (z. B. Miete und Nebenkosten),
  • die gesamten speziellen Raumkosten (z. B. Renovierung des Arbeitszimmers) sowie 
  • die gesamten Ausstattungskosten des Arbeitszimmers (z. B. Teppichboden).

Als Verteilungsschlüssel für die Aufteilung der allgemeinen Raumkosten dient üblicherweise der Flächenanteil. Beispiel: Bei einem 12 m² großen Arbeitszimmer in einer 96 m²-Wohnung können 12/96x100=12,5% der allgemeinen Raumkosten steuerlich geltend gemacht werden.

Allgemeine Raumkosten

Bei Mietobjekten sind das insbesondere:

  • Miete und Nebenkosten (z. B. Heizung),
  • separate Strom- und sonstige Versorgungskosten,
  • nicht in der Miete enthalte Renovierungs- und Reinigungskosten,
  • Versicherungskosten (z. B. Hausrat-, Glasbruch und ähnliche Versicherungen).

Bei Eigenheimen und Eigentumswohnungen setzen sich die allgemeinen Raumkosten etwas anders zusammen:

  • Gebäude-Abschreibungen (AfA),
  • Grundsteuer,
  • Kosten der Wasser- und Energieversorgung,
  • Renovierungskosten,
  • Kreditzinsen (nicht: Tilgungsanteile!) für den Erwerb, Erhalt und Reparatur des Wohneigentums,
  • Gebäudeversicherungen oder auch
  • Nebenkosten wie Gebühren für Müllabfuhr oder Schornsteinfeger.

Hinzu kommen sämtliche Ausgaben, die direkt auf das häusliche Arbeitszimmer entfallen: 

Spezielle Raum- und Ausstattungskosten

In voller Höhe anerkannt werden zum Beispiel ...

  • Reparaturarbeiten direkt im Arbeitszimmer,
  • Renovierung des Arbeitszimmers (z. B. Tapezieren und Anstreichen) oder auch die
  • Ausstattung des Raumes (z. B. mit Teppichen, Gardinen, Vorhängen und Lampen).

Kein Arbeitszimmer? Arbeitsmittel bleiben abzugsfähig!

Wichtig: Aufwendungen für Arbeitsmittel, die Sie daheim beruflich oder geschäftlich verwenden, sind auf jeden Fall als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich absetzbar. Also auch dann, wenn kein häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist. Zu den Arbeitsmitteln zählen zum Beispiel 

  • (Schreib-)Tische, 
  • (Büro-)Stühle, 
  • Regale und Schränke, 
  • PC, Telefon und andere technische Geräte. 

Auch laufende Kommunikationskosten (z. B. Porto, Telefon und Internet) oder Verbrauchsgegenstände (wie Büromaterial) werden unabhängig von den Raum- und Ausstattungskosten eines Arbeitszimmers anerkannt.

Einnahmen und Ersparnisse nicht vergessen

Im Gegenzug dürfen Sie dann aber nicht versäumen, Kostenerstattungen und Zuschüsse Ihrer Arbeit- oder Auftraggeber als Einnahmen anzugeben. Auch Ihre sonst üblichen Aufwendungen für Fahrten zur ersten Arbeits- oder Betriebsstätte sollten Sie überprüfen: Die fallen in Corona-Zeiten aufgrund der vermehrten Arbeit im Homeoffice vielfach niedriger aus.

Bitte beachten Sie: Die Einnahmen aus der „Vermietung eines Arbeitszimmers oder einer als Homeoffice genutzten Wohnung an den Arbeitgeber“ können als ...

  • steuerpflichtiger Arbeitslohn (bei überwiegendem Interesse des Arbeitnehmendens an der Vermietung) oder 
  • Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung (bei überwiegendem Interesse des Arbeitgebers an der Vermietung)

... gewertet werden. Die Einzelheiten und Auswirkungen dieses feinen Unterschieds können Sie dem BMF-Schreiben vom 18. April 2019 entnehmen. In beiden Fällen darf der Arbeitnehmende die entstandenen Raum- und Ausstattungskosten als Werbungskosten gegenrechnen.

Pandemie-Notlösung Homeoffice: Gibt es Corona-Ausnahmen?

Offiziell nicht – jedenfalls noch nicht. Obwohl Selbstständige und Arbeitnehmende von Politikern und Wirtschaftsvertretern dringend aufgefordert – und von Gesundheitsämtern oft sogar gezwungen – wurden, zuhause zu arbeiten, gelten für häusliche Arbeitszimmer auch im Corona-Jahr 2020 die genannten restriktiven Steuervorschriften. 
 

Temporäres Arbeitszimmer

Zum Glück besteht die Möglichkeit, sich vorübergehend ein Arbeitszimmer einzurichten: Viele Steuerpflichtige haben das ja während des Lockdowns zwangsläufig gemacht. Angenommen, Sie haben Ihr Gästezimmer von April bis Juni 2020 als Homeoffice genutzt und dafür Bett, Sofa, Fernseher und andere private Einrichtungsgegenstände vorübergehend auf den Dachboden gestellt. Dann spricht nichts dagegen, die anteiligen Raumkosten für diesen Zeitraum als Aufwendungen für ein Arbeitszimmer geltend zu machen. 

Den Nachweis des „büromäßigen Zustands“ dokumentieren Sie am besten mit Fotos. Aufzeichnungen über die Anlässe und Zeiten der Homeoffice-Nutzung sind ebenfalls hilfreich. Je differenzierter die Dokumentationen, desto plausibler und glaubhafter sind Ihre Angaben. Und umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anerkannt werden.

Homeoffice-Offensive: Versuch macht klug!

Sie haben weder Fotos noch Aufzeichnungen? Das sollte Sie bei der Steuererklärung für das Jahr 2020 nicht davon abhalten, alle Homeoffice-Aufwendungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben anzusetzen. Denn:

  • Erstens besteht die Möglichkeit, dass die Finanzbehörden doch noch ein Einsehen haben – oder von Gerichten zu Pandemie-Steuererleichterungen gezwungen werden.
  • Zweitens: Selbst, wenn es bei der aktuellen Rechtslage bleibt, moniert das Finanzamt längst nicht jeden strittigen Arbeitszimmer-Sachverhalt. Viele Steuererklärungen werden ganz ohne Einzelfallprüfung durchgewunken. Im ungünstigsten Fall streicht der Fiskus die betreffenden Ausgabenpositionen. Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht. Ob Sie später Widerspruch einlegen, können Sie dann immer noch entscheiden.
  • Drittens haben Sie so auf jeden Fall Ihre Ansprüche geltend gemacht: Sollten Gerichte später in Sachen Corona-Homeoffice doch noch zugunsten der Steuerzahler entscheiden, können Sie mit einer Steuererstattung rechnen.

Weiterführende Lektüretipps:

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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