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Update: Homeoffice, Arbeitszimmer & Co.: Das können Sie von der Steuer absetzen

Arbeiten Sie auch von zuhause aus? So holen Sie steuerlich das Optimum heraus

17.06.2021
Simon Hengel – Freiberuflicher Autor
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Sehr geehrter Leser,
dieser Titel kommt Ihnen bekannt vor? Stimmt. Wir haben jedoch den alten Artikel für Sie auf den neuesten Stand gesetzt. Damit entspricht er vollumfänglich der aktuellen Rechtslage. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Ihre GULP Redaktion

Selten wurde so viel von zuhause aus gearbeitet wie seit Beginn der Corona-Krise. Arbeitnehmer:innen und Selbstständige können die Kosten, die ihnen dadurch entstehen, in vielen Fällen in der Steuererklärung geltend machen.

In welcher Form und in welcher Höhe das möglich ist, hängt von den Gegebenheiten ab.

  • Aufwendungen für eine häusliche Betriebsstätte zählen als Betriebskosten und können von Selbstständigen und Unternehmer:innen in vollem Umfang steuerlich geltend gemacht werden.
  • Von den Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können steuerlich entweder bis zu 1.250 Euro pro Jahr oder sämtliche Aufwendungen abgesetzt werden. Beides gilt aber nur unter bestimmten Bedingungen, die auch die beruflichen Gegebenheiten betreffen. Außerdem muss das Arbeitszimmer ein entsprechend eingerichteter, abgeschlossener Raum sein, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird.
  • Eine Arbeitsecke, z. B. im Wohnzimmer kann nun auch die Steuern verringern. Das ist eine der Sonderregelungen zur Corona-Pandemie und gilt nur für die Jahre 2020 und 2021. Allerdings gilt das nur für Arbeitstage, die komplett im Homeoffice verbracht wurden. Und auch dann wird nur eine Pauschale von 5 Euro pro Arbeitstag akzeptiert, maximal 600 Euro jährlich.

Die Abzugsmöglichkeit für ein häusliches Arbeitszimmer steht Selbstständigen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen offen, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Das Gleiche gilt für die Homeoffice-Pauschale.

Dieser Beitrag erläutert die Unterschiede und nennt die Voraussetzungen, um die Arbeit von zuhause aus in der Steuererklärung geltend zu machen.

Häusliche Betriebsstätte: Kompletter Betriebskostenabzug

Die Aufwendungen für Betriebsstätten werden voll als Betriebskosten anerkannt. Das gilt auch dann, wenn die Betriebsstätte räumlich im Wohnumfeld von Selbstständigen oder Unternehmer:innen liegt oder von den Wohnräumen nicht abgeschlossen ist.

Als Betriebsstätten nennt § 12 der Abgabenordnung unter anderem:

  • die Stätte der Geschäftsleitung
  • Zweigniederlassungen und Geschäftsstellen
  • Fabrikations- oder Werkstätten
  • Warenlager
  • Ein- und Verkaufsstellen

Unstrittig um eine Betriebsstätte handelt es sich, wenn ein separater Eingang vorhanden ist, wenn dort auch Angestellte arbeiten oder regelmäßiger Publikumsverkehr herrscht.

Typische Beispiele für häusliche Betriebsstätten sind Räume für Arztpraxen, Steuerberatungskanzleien, Architekturbüros oder Kunstateliers, die im Eigenheim oder der Wohnung der Inhaber:innen liegen, sowie Ladenräume mit direktem Übergang zur Wohnung. Auch hauptberuflichen Freiberuflern wie Consultants, Coaches, Medienschaffenden oder IT-Fachleuten gesteht das Finanzamt in der Regel anstandslos eine Betriebsstätte zu. Und zwar auch dann, wenn sich der Publikumsverkehr dort in Grenzen hält und sie oft geschäftlich unterwegs sind.

Häusliches Arbeitszimmer: Abgeschlossener, beruflich genutzter Raum

Ein häusliches Arbeitszimmer ist weniger als eine Betriebsstätte. Für das Finanzamt handelt es sich dabei um einen Raum, der ...

  • "in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist" (z. B. Wohnung oder Eigenheim – inklusive Dachböden und Kellerräume),
  • vorwiegend der "Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient" und
  • "zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken" genutzt wird.

Es muss sich um einen eigenen, von der übrigen Wohnung abgeschlossenen Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Schlafzimmer oder der Schreibtisch im Gästezimmer reichen nicht aus – dafür kommt höchstens die Homeoffice-Pauschale in Frage (dazu unten mehr).

Üblicherweise ist ein häusliches Arbeitszimmer "büromäßig" ausgestattet (z. B. mit Schreibtisch, Stuhl, Regalen und Schränken). Bei künstlerischen, schriftstellerischen und ähnlichen geistigen Betätigungen ist aber auch eine andere Einrichtung zulässig, solange sie zum Beruf passt.

Als typische Arbeitszimmer-Fälle betrachten die Finanzbehörden zum Beispiel die ...

  • häuslichen Büros von Handelsvertreter:innen, Übersetzer:innen, Journalist:innen und Telearbeitskräften, 
  • heimischen Übungsräume von Musiker:innen oder die
  • Unterrichtsräume von Lehrkräften.

Wichtig: Eine private Mitnutzung ist nur in sehr begrenztem Umfang zulässig, maximal bis zu zehn Prozent. Bei einer umfangreicheren privaten Nutzung handelt es sich nicht mehr um ein häusliches Arbeitszimmer. Die dazugehörigen Aufwendungen mindern dann die steuerpflichtigen Einnahmen nicht.

Häusliches Arbeitszimmer: Nur unter engen Voraussetzungen absetzbar

Die Raum- und Ausstattungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen „den Gewinn nicht mindern“ – außer unter ganz bestimmten Voraussetzungen, die § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG aufzählt.

Nur in zwei Fällen werden diese Aufwendungen als Betriebsausgaben von Selbstständigen und Unternehmer:innen oder als Werbungskosten von Arbeitnehmer:innen, Vermieter:innen und Kapitalanleger:innen akzeptiert:

  • Mittelpunkt der Betätigung: unbeschränkte Abzugsfähigkeit
    Das häusliches Arbeitszimmer bildet "den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung"? Dann muss das Finanzamt die Aufwendungen in voller Höhe steuerlich anerkennen. Das gilt auch dann, wenn woanders ein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, z. B. in der Firma.
  • Kein anderer Arbeitsplatz verfügbar: Beschränkte Abzugsfähigkeit
    Das häusliche Arbeitszimmer bildet zwar nicht den Mittelpunkt der gesamten Betätigung. Für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht jedoch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? In dem Fall sind die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzbar.

 

Gut zu wissen: Ist keine der beiden Bedingungen erfüllt, dann können Sie zwar weder Raum- noch Ausstattungskosten steuerlich absetzen. Die Aufwendungen für daheim genutzte Arbeitsmittel vom zusätzlichen Monitor bis zum Bürostuhl dürfen Sie aber auch dann geltend machen. Das gilt für Arbeitnehmer:innen wie für Selbstständige.

Das Heimbüro als Mittelpunkt: Kosten unbeschränkt abzugsfähig

Damit das Arbeitszimmer den „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ bildet und die Kosten voll absetzbar sind, müssen „dort diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind.“ Dabei ist das „Gesamtbild der Verhältnisse und Tätigkeitsmerkmale“ zu berücksichtigen (BMF-Schreiben vom 6. 10. 2017, Randziffer 9).

Entscheidend für die Mittelpunkt-Prüfung sind qualitative Merkmale: Ist die dort erbrachten Arbeit für die konkrete betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend? Die Nutzungsdauer ist dagegen nicht unbedingt ausschlaggebend. Wenn Ingenieur:innen, Consultants, Programmierer:innen oder Analysten ihre Pläne, Analysen oder Software im heimischen Arbeitszimmer erarbeiten, dann liegt ihr Tätigkeitsmittelpunkt grundsätzlich dort. Das gilt selbst dann, wenn sie ansonsten einen großen Teil ihrer Arbeitszeit bei Kunden verbringen.

Dem zeitlichen Aspekt kommt allerdings dann Bedeutung zu, wenn Steuerpflichtige wesentliche Anteile ihrer Tätigkeit sowohl im häuslichen Arbeitszimmer als auch an einem anderen Arbeitsort erbringen, beispielsweise im Firmenbüro. In diesem Fall ist das häusliche Arbeitszimmer nur dann Mittelpunkt der gesamten Betätigung, wenn dort mehr als die Hälfte der Arbeitszeit verbracht wird.

Übt eine steuerpflichtige Person mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten nebeneinander aus, dann müssen im häuslichen Arbeitszimmer alle wesentlichen und prägenden Tätigkeitsanteile ausgeübt werden, damit es den Mittelpunkt der gesamten Betätigung bildet.

 

Zum Weiterlesen: Genaue Vorgaben und typische Szenarien zum Steuerabzug für ein häusliches Arbeitszimmer liefert das BMF-Schreiben vom 6. Oktober 2017. Einige Gegenbeispiele sind dort ebenfalls aufgelistet.

Kein anderer Arbeitsplatz? Beschränkte Abzugsfähigkeit

Bildet das Homeoffice nicht den Mittelpunkt der gesamten Betätigung, greift das zweite Prüfkriterium: Steht Steuerpflichtigen "für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung [...] wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen auf 1 250 Euro begrenzt" (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Typische Anwendungsfälle sind Lehrer:innen, denen in der Schule kein Schreibtisch zur Verfügung steht, oder Musiker:innen, die an ihren Auftrittsorten nicht üben können.

Ein "anderer Arbeitsplatz" ist für Finanzbehörden grundsätzlich "jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist": auch ein Büro im Großraumbüro oder in einer Schalterhalle zählt. Besondere Ansprüche dürfen Steuerpflichtige nicht stellen. Der andere Arbeitsplatz verhindert den Steuerabzug auch dann, wenn nur das häusliche Arbeitszimmer zu allen Zeiten verfügbar ist, ein ruhiges Arbeitsumfeld bietet und bestimmte Ausstattungsstandards aufweist. Die Beweislast dafür, dass für die betreffende Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, tragen die Steuerpflichtigen.

 

Gut zu wissen: Die Obergrenze von 1.250 Euro ist personenbezogen und kann pro Person nur einmal pro Jahr geltend gemacht werden. Liegen mehrere Einkunftsarten vor, wie bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen mit nebenberuflicher Selbstständigkeit, dann müssen die Aufwendungen angemessen aufgeteilt werden z. B. im Verhältnis der Einkünfte.

Welche Raum- und Ausstattungskosten werden anerkannt?

Wenn die Arbeitszimmer-Kriterien erfüllt sind, muss das Finanzamt die folgenden Raum- und Ausstattungskosten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten berücksichtigen:

  • die anteiligen allgemeinen Raumkosten (z. B. Miete und Nebenkosten),
  • die gesamten speziellen Raumkosten (z. B. für die Renovierung des Raums) sowie
  • die gesamten Ausstattungskosten des Arbeitszimmers (z. B. Teppichboden).

Als Verteilungsschlüssel für die Aufteilung der allgemeinen Raumkosten dient üblicherweise der Flächenanteil.

Beispiel: Bei einem 12 m² großen Arbeitszimmer in einer 96 m²-Wohnung können 12/96x100=12,5% der allgemeinen Raumkosten steuerlich geltend gemacht werden.

 

Allgemeine Raumkosten bei Mietobjekten sind insbesondere:

  • Miete und Nebenkosten (z. B. Heizung),
  • separate Strom- und sonstige Versorgungskosten,
  • nicht in der Miete enthalte Renovierungs- und Reinigungskosten,
  • Versicherungskosten (z. B. Hausrat-, Glasbruch und ähnliche Versicherungen).

Allgemeine Raumkosten bei Eigenheimen und Eigentumswohnungen setzen sich etwas anders zusammen:

  • Gebäude-Abschreibungen (AfA),
  • Grundsteuer,
  • Kosten der Wasser- und Energieversorgung,
  • Renovierungskosten,
  • Kreditzinsen für den Erwerb, Erhalt und Reparatur des Wohneigentums (aber nicht die Tilgungsraten),
  • Gebäudeversicherungen
  • Nebenkosten wie Gebühren für Müllabfuhr oder die Schornsteinfeger:in.

Spezielle Raum- und Ausstattungskosten umfassen sämtliche Ausgaben, die direkt auf das häusliche Arbeitszimmer entfallen. In voller Höhe anerkannt werden zum Beispiel ...

  • Reparaturarbeiten direkt im Arbeitszimmer,
  • Renovierung des Arbeitszimmers (z. B. Tapezieren und Anstreichen) oder auch die
  • Ausstattung des Raumes (z. B. mit Teppichen, Gardinen, Vorhängen und Lampen).

Temporäres häusliches Arbeitszimmer

Haben Sie sich aufgrund der Pandemie vorübergehend ein häusliches Arbeitszimmer eingerichtet? Angenommen, Sie haben Ihr Gästezimmer von April bis Juni 2021 als Homeoffice genutzt und dafür Bett, Sofa, Fernseher und andere private Einrichtungsgegenstände vorübergehend auf den Dachboden gestellt. Dann spricht nichts dagegen, die anteiligen Raumkosten für diesen Zeitraum als Aufwendungen für ein Arbeitszimmer geltend zu machen.

Den Nachweis des "büromäßigen Zustands" dokumentieren Sie am besten mit Fotos. Aufzeichnungen über die Anlässe und Zeiten der Heimbüro-Nutzung sind ebenfalls hilfreich. Je genauer Ihre Dokumentationen ausfällt, desto plausibler sind Ihre Angaben und umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anerkannt werden.

Häusliche Arbeitsecke oder Arbeit am Küchentisch: fünf Euro pro Homeoffice-Tag

Wenn weder eine häusliche Betriebsstätte noch ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt, dann bleibt gewissermaßen ein Trostpreis, um die Arbeit in den eigenen vier Wänden steuerlich geltend zu machen: die Homeoffice-Pauschale.

Arbeitnehmer:innen und Selbstständige, die aufgrund der Pandemie oder aus anderen Gründen im Homeoffice arbeiten, können aufgrund einer befristeten Regelung pauschal fünf Euro für jeden Homeoffice-Tag als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen. (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 4 EStG i.V. m § 52 Abs. 6 Satz 13 EStG). Allerdings gilt das nur für maximal 120 Arbeitstage beziehungsweise 600 Euro pro Person und Jahr, und nur für die Jahre 2020 und 2021.

  • Anforderungen an die Räumlichkeiten oder Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes macht das Finanzamt in diesem Fall nicht. Auch die Arbeit am Küchentisch oder auf der Wohnzimmer-Couch berechtigt zu diesem Steuerabzug.
  • Dafür ist die Pauschale auf Tage beschränkt, an denen der oder die Steuerpflichtige ihre Tätigkeit "ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Betätigungsstätte aufsucht". Tage, an denen man in die Firma oder zu Kund:innen fährt, zählen damit nicht.
  • Wer ein häusliches Arbeitszimmer hat, kann entweder die Fünf-Euro-Pauschale nutzen oder die Arbeitszimmerkosten ansetzen, nicht beides gleichzeitig.
  • Für Arbeitnehmer:innen, die die Werbekostenpauschale ("Arbeitnehmer-Pauschbetrag") von 1.000 Euro nicht ausschöpfen, bringt die Homeoffice-Pauschale nichts oder nur wenig. Sie wird auf diesen Abzug angerechnet, der quasi automatisch bei allen Arbeitnehmer:innen erfolgt.

Die Arbeitsmittel fürs Homeoffice sind in jedem Fall abzugsfähig

Unabhängig davon, ob die steuerlichen Voraussetzungen für Homeoffice-Tage, ein häusliches Arbeitszimmer oder gar eine häusliche Betriebsstätte erfüllt sind: Die Aufwendungen für Arbeitsmittel, die Sie beruflich oder geschäftlich in den eigenen vier Wänden verwenden, können Sie in jedem Fall als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Schreibtische
  • Bürostühle
  • Regale und Aktenschränke
  • PC, Telefon und andere technische Geräte

Auch laufende Kommunikationskosten (z. B. Porto, Telefon und Internet) oder Verbrauchsgegenstände (wie Büromaterial) werden unabhängig von den Raum- und Ausstattungskosten eines Arbeitszimmers anerkannt.

Dabei gelten allerdings die üblichen Abschreibungsfristen. Anschaffungen mit einem Wert von mehr als 800 Euro müssen in jedem Fall über die für das entsprechende Wirtschaftsgut geltende Dauer abgeschrieben werden. Das macht den Steuerabzug unterschiedlich interessant: Bei einem Schreibtisch müssen die Kosten auf 13 Jahre verteilt werden. Die Abschreibungsfristen für IT-Geräte und Software betragen dagegen seit 2021 nur noch ein Jahr (BMF-Schreiben vom 26.02.2021).

Einnahmen und Ersparnisse nicht vergessen

Wenn Sie Kosten für die Arbeit zuhause steuerlich geltend machen, müssen Sie im Gegenzug auch mögliche Kostenerstattungen und Zuschüsse durch Ihre Arbeit- oder Auftraggeber:innen als Einnahmen angeben.

Auch Ihre aus den Vorjahren gewohnten Aufwendungen für Fahrten zur ersten Arbeits- oder Betriebsstätte sollten Sie überprüfen: Die fallen in Corona-Zeiten aufgrund der vermehrten Arbeit im Homeoffice womöglich niedriger aus.

 

Bitte beachten Sie: Wenn Ihre Arbeitgeber:in Ihnen Miete für Ihr häusliches Arbeitszimmer bezahlt, dann schaut das Finanzamt genauer hin. Solche Zahlungen an den Arbeitnehmer können als ...

  • steuerpflichtiger Arbeitslohn (bei überwiegendem Interesse der Arbeitnehmer:in an der Vermietung) oder 
  • Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung (bei überwiegendem Interesse der Arbeitgeber:in an der Vermietung)

... gewertet werden.

Die Einzelheiten und Auswirkungen dieses feinen Unterschieds können Sie dem BMF-Schreiben vom 18. April 2019 zur "Vermietung eines Arbeitszimmers oder einer als Homeoffice genutzten Wohnung an den Arbeitgeber" entnehmen. In beiden Fällen dürfen Sie als Arbeitnehmer:in die Raum- und Ausstattungskosten als Werbungskosten gegenrechnen.

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