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Fahrten zum Kunden: Entfernungspauschale oder Reisekosten?

Erste Betriebsstätte & Co – Besonderheiten bei Freiberuflern

02.05.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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„Aufwendungen für die Wege des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte“ dürfen den Gewinn nicht mindern. Das in § 4 Abs. 5 EStG festgelegte Fahrtkosten-Abzugsverbot kann dazu führen, dass für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsort keine Reisekosten abgerechnet werden dürfen. Anstelle der vergleichsweise lukrativen Reisekostenabrechnung lässt der Fiskus für Fahrten zwischen Wohnung und Werkstor lediglich die magere Entfernungspauschale (= „Pendlerpauschale“) von 30 Cent pro Entfernungskilometer zu. "Mager", weil in dem Fall werden lediglich die vollen Kilometer der einfachen Entfernung berücksichtigt werden. Rückfahrt, Verpflegungsmehraufwendungen und andere Reisekosten werden gar nicht anerkannt.

„Erste Betriebsstätte“ entscheidet

Die Frage, welches Fahrtziel als Betriebsstätte im Sinne des Abzugsverbots gilt, war lange Zeit höchst umstritten. Das galt auch und gerade für Freiberufler und Unternehmer mit wechselnden Einsatzorten. Zum Glück hat die jüngste Reisekostennovelle etwas mehr Rechtssicherheit für Selbstständige mit und ohne „Home Office“ gebracht. Denn seitdem gilt die in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelte ungünstige Entfernungspauschale nur noch für die erste Tätigkeitsstätte. Bei Selbstständigen ist das die „erste Betriebsstätte“.

Anders als bei der bisherigen „regelmäßigen Betriebsstätte“ kann es immer nur eine erste Betriebstätte geben: Bei Selbstständigen ist das in aller Regel der eigene Betrieb. Falls Sie also von Ihrer Wohnung aus direkt zu Kunden, Geschäftspartnern und anderen betrieblichen Einsatzorten fahren, handelt es sich normalerweise um Auswärtstätigkeiten. Als Fahrtkosten dürfen Sie dann die volle Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenem Kilometer ansetzen. Darüber hinaus können Sie weitere Reisekosten geltend machen.

Für IT-Freelancer, die abwechselnd bei Kunden, daheim und unterwegs arbeiten, bedeutet das:

  • Wenn Sie ein Büro oder Geschäftsräume haben, die komplett von Ihrer Privatwohnung abgetrennt und separat zugänglich sind, verfügen Sie über eine eigene Betriebsstätte. Die ist in aller Regel zugleich die erste Betriebsstätte. Und zwar selbst dann, wenn ein Kunde für die Dauer einzelner Projekte vorübergehend einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
  • Ein Arbeitszimmer innerhalb der Privatwohnung gilt laut BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 hingegen nicht als Betriebsstätte – und damit auch nicht als erste Betriebsstätte. Selbstständige, die keine eigene Betriebsstätte haben und ihre Tätigkeit bei wechselnden Auftraggebern an unterschiedlichen Einsatzorten ausüben, haben daher vielfach gar keine erste Betriebsstätte.

Im Ergebnis ändert das zum Glück wenig: Fahrten von der Wohnung zu Einsatzorten sowie zwischen verschiedenen Einsatzorten gelten üblicherweise als Auswärtstätigkeiten, für die Reisekosten geltend gemacht werden dürfen.


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Erste Betriebsstätte bei Kunden?

Anders verhält es sich nur, wenn ein IT-Freelancer auf Dauer regelmäßig bei einem oder mehreren Kunden arbeitet. Als Kriterium für die Dauerhaftigkeit einer Betriebsstätte nennt das BMF-Schreiben dabei …

  • Zeiträume „von voraussichtlich mehr als 48 Monaten“
    oder
  • die „gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit“.

Unter diesen Voraussetzungen hängt die Feststellung der ersten Betriebsstätte von der Häufigkeit ab, mit der ein Selbstständiger die jeweilige Betriebsstätte aufsucht und von der Arbeitszeit, die er dort verbringt. Eine dauerhafte Betriebsstätte wird zur ersten Betriebsstätte, wenn sie …

  • arbeitstäglich oder
  • wöchentlich an zwei vollen Arbeitstagen aufgesucht wird oder
  • der Selbstständige dort während mehr als ein Drittel seiner regelmäßigen Gesamtarbeitszeit tätig ist.

Trifft eine der Voraussetzungen auf mehrere Betriebsstätten zu, gilt der näher zur Wohnung gelegene Standort als erste Betriebsstätte. Fahrten zu den anderen Betriebsstätten werden als Auswärtstätigkeiten behandelt.

Bitte beachten Sie: Erfahrungsgemäß ist das Kriterium der Dauerhaftigkeit - also die Tatsache, dass Sie auf Dauer und im Wesentlichen für nur einen Auftraggeber tätig sind - nur in Ausnahmefällen erfüllt. Hinzu kommt, dass Gerichte in der Vergangenheit wiederholt entschieden haben, dass Arbeitsplätze beim Kunden keinen umfassenden Betriebsstätten-Charakter haben. Schließlich dürfen hier nur kundenbezogene Tätigkeiten ausgeübt werden. 

Deshalb kommt es nur selten vor, dass sich die erste Betriebsstätte eines IT-Freelancers an einem Kunden-Standort befindet. Falls Sie aus alter Gewohnheit oder vorauseilendem Gehorsam für bestimmte Fahrten noch die Entfernungspauschale ansetzen, sollten Sie unbedingt Ihre Fahrtkostenabrechnungen überprüfen: Welcher Ort in Ihrem Einzelfall als „erste Betriebsstätte“ gilt, besprechen Sie im Zweifel am besten mit einem Steuerberater.

Reisekosten-Abrechnung: Nichts vergessen?

Zur Erinnerung: Für Fahrten zu Kunden, Lieferanten und anderen geschäftlichen Zielen dürfen Sie nicht nur die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer in voller Höhe abrechnen. Geltend machen können Sie für Auswärtstätigkeiten darüber hinaus:

  • Verpflegungsmehraufwendungen: ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Ihrer ersten Betriebsstätte bzw. Ihrer Wohnung (bei Fehlen einer ersten Betriebsstätte),
  • Übernachtungskosten sowie
  • Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren und Trinkgelder)

Eingetragen werden Fahrt- und Reisekosten auf Seite 2 der Anlage EÜR in den Zeilen 40, 54 sowie 58 bis 61. Weitere Informationen bietet der GULP-Beitrag zur jüngsten Reform des steuerlichen Reisekostenrechts.

Entfernungspauschale: Ungünstig und kompliziert!

Apropos Anlage EÜR: Falls statt des vollen Reisekostenabzugs im Einzelfall doch einmal die Entfernungspauschale angesetzt werden muss, ist das nicht nur finanziell nachteilig. Bei Nutzung eines Firmenwagens verlangt der Fiskus, die anteiligen Kosten von Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte vergleichsweise aufwendig zu ermitteln:

  • Auf Seite 2 der Anlage EÜR müssen in Zeile 62 zunächst die tatsächlichen Kfz-Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte eingetragen werden. Dieser Kostenanteil mindert die Gesamt-Fahrtkosten.
  • Anschließend dürfen Sie in Zeile 63 für jeden Arbeitstag, an dem Sie die erste Betriebsstätte aufsuchen, pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (= einfache Fahrt) 0,30 Euro ansetzen. Ob Sie mit dem Auto, Motorrad, Fahrrad oder öffentlichen Nahverkehrsmitteln gefahren oder auch zu Fuß gegangen sind, spielt dabei keine Rolle mehr.

 


Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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