a Randstad company
Login
© Fotolia/aytuncoylum

Geschäftswagen: So rechnen IT-Freiberufler richtig! (Teil 3)

Privates Fahrzeug betrieblich nutzen – die Alternative zum Geschäftswagen

21.06.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
Artikel teilen:

Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, werden sämtliche Anschaffungs- und laufenden Kosten als Betriebsausgaben anerkannt. Informationen über die Vermögenszuordnung sowie den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug finden Sie in Teil 1 dieser Beitragsreihe „Geschäftswagen: So rechnen Freiberufler richtig. Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Wie die Privatnutzung eines Geschäftswagens ermittelt wird, können Sie in Teil 2 unserer Reihe nachlesen.

Solange der geschäftliche Nutzungsanteil nicht mehr als 50 Prozent beträgt, geht es auch ganz ohne Firmenwagen: Wenn Sie mit dem Privat-Pkw geschäftlich unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der bequemen gesetzlichen Kilometerpauschale und der oft einträglicheren individuellen Kilometerpauschale auf Basis einer Vollkostenkalkulation.

Gut zu wissen: Welche Art der Kostenermittlung Sie wählen, können Sie von Jahr zu Jahr neu entscheiden. Innerhalb eines Jahres sind Sie aber an die gewählte Variante gebunden. Wichtig: Ein Vorsteuerabzug kommt nur bei der Vollkostenkalkulation infrage.

Variante 1: 30-Cent-Kilometerpauschale

Falls Sie auf die Anschaffung eines Geschäftswagens verzichten, dürfen Sie für die betriebliche Nutzung Ihres privaten Pkw eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung geltend machen. Vor allem für Wenigfahrer mit kleinen oder älteren Fahrzeugen ist die Fahrtkostenabrechnung des Privat-Pkw vorteilhaft.

Bitte beachten Sie

Zwar ist der Euro-Betrag identisch mit der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (= „Pendlerpauschale“). Während dort jedoch nur Entfernungskilometer zugrunde gelegt werden, gelten bei der Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privat-Pkw die tatsächlich gefahrenen Kilometer!

Den Nachweis erbringen Sie mit einem vereinfachten Fahrtenbuch. Aus dem müssen für jede einzelne Fahrt die folgenden Angaben hervorgehen:

  • Datum
  • Anlass der Reise mit Name des aufgesuchten Geschäftspartners
  • Ausgangspunkt und Ziel der Reise
  • Summe der gefahrenen Kilometer

Anders als beim Fahrtenbuch eines Geschäftswagens ist die Angabe der Kilometerstände beim Privat-Pkw entbehrlich. Lückenlos oder gegen nachträgliche Änderungen geschützt müssen Fahrtenbuch-Aufzeichnungen bei Privat-Pkw ebenfalls nicht sein.

Anstelle eines vereinfachten Fahrtenbuches können Sie die erforderlichen Angaben auch in Form einzelner Eigenbelege oder als Teil Ihrer Reisekosten-Abrechnungen dokumentieren. Bei wiederholten Fahrten zu bestimmten Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern genügt dann der Verweis auf zuvor erstellte Belege.

Die eigentliche steuerliche Berücksichtigung ist dann sehr einfach: Bei insgesamt 6.543 gefahrenen Kilometern ergeben sich in unserem Beispiel bei Anwendung der 0,30-Euro-Kilometerpauschale Fahrtkosten in Höhe von 1.962,90 Euro. Im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung wird diese Betriebsausgaben-Art in Zeile 61 auf Seite 2 des EÜR-Formulars eingetragen.

Wichtig

Selbstständige und Unternehmer, die Geschäftsfahrten mit dem Privat-Pkw mittels gesetzlicher Kilometerpauschale abrechnen, kommen nicht in den Genuss des Vorsteuerabzugs.

Variante 2: Vollkostenkalkulation

So bequem die Kilometerpauschale ist: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer decken oft noch nicht einmal die Selbstkosten. Die gute und viel zu wenig bekannte Nachricht: Anstelle der Pauschale dürfen Sie auch die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten steuerlich geltend machen. Das macht zwar mehr Mühe – kann sich finanziell aber lohnen.

Vorabklärung: Was kostet mein Fahrzeug?

Bevor Sie die differenzierte Ermittlung Ihrer tatsächlichen Fahrzeugkosten in Angriff nehmen, lohnt sich ein Blick auf den ADAC Autokosten-Rechner. Dort stellen Sie mit einigen wenigen Mausklicks fest, wie hoch die Fahrzeugkosten pro Kilometer bei Ihrem Fahrzeugmodell erfahrungsgemäß sind.

Die ADAC-Liste führt alle gängigen Fahrzeugmodelle auf. Unterschiedliche Nutzungsszenarien sind jedoch nicht vorgesehen: Die Kilometerkosten werden auf Basis einer Haltedauer von 48 Monaten, einer Fahrleistung von 15.000 km/Jahr und geschätzten Werkstattkosten ermittelt. Die Extremwerte liegen weit auseinander: Während Luxusmodelle mit weit über 2 Euro pro Kilometer zu Buche schlagen, kosten manche Kleinwagen weniger als 30 Cent pro Kilometer!

Liegen die Kosten Ihres Fahrzeugmodells deutlich über der 0,30-Euro-Marke, lohnt sich eine individuelle Vollkostenkalkulation. Ein Fahrtenbuch ist für die Ermittlung der persönlichen Kilometer-Kostenpauschale zum Glück nicht erforderlich:

  • Sie erfassen Ihre tatsächlichen jährlichen (Brutto-)Fahrzeugkosten in einer formlosen Nebenrechnung und
  • teilen sie durch die Gesamtzahl der im betreffenden Zeitraum gefahrenen Kilometer.

Beispiel Vollkostenkalkulation

Größte Kostenpositionen sind erfahrungsgemäß die anteiligen Anschaffungskosten. Für deren Ermittlung gelten die steuerlichen Abschreibungsvorschriften:

  • Bei Neuwagen verteilen Sie die Anschaffungskosten über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“: Bei Pkws sind das sechs Jahre.
  • Bei Gebrauchtwagen verteilen Sie den aktuellen Fahrzeugwert über die voraussichtliche „Restnutzungsdauer“.

Zu den übrigen Fahrzeugkosten gehören insbesondere:

  • Steuer und Versicherung,
  • Öl und Benzin,
  • Wartung und Reparaturen,
  • Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag.

Für den Nachweis müssen Sie noch nicht einmal dauerhaft sämtliche Belege sammeln: Um die Betriebsausgaben glaubhaft zu machen, genügt es grundsätzlich, die tatsächlichen Kosten (z. B. nach einem Fahrzeugwechsel) einmalig während eines ganzen Kalenderjahres zu erheben.

Angenommen, Sie kommen auf jährliche Gesamtausgaben von 9.876 Euro und sind insgesamt 23.456 Kilometer gefahren. Dann ergibt sich daraus bei Ihrem Privat-Pkw eine Kilometerpauschale von 9.876 / 23.456 = 0,42 Euro.

Die anschließende Betriebsausgaben-Ermittlung erfolgt wie bei der normalen Kilometerpauschale mithilfe eines vereinfachten Fahrtenbuches oder einzelner Reisekostenabrechnungen.

Bei insgesamt 6.543 gefahrenen Kilometern ergeben sich in unserem Beispiel bei Anwendung der 0,42-Euro-Kilometerpauschale Fahrtkosten in Höhe von 2.748 Euro. Im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung wird diese Betriebsausgaben-Art wieder in Zeile 61 auf Seite 2 des EÜR-Formulars eingetragen.

Sonderfall: Vorsteuerabzug

Die Einzelheiten der pauschalierten Vollkostenabrechnung besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Das gilt auch und gerade für den theoretisch möglichen Vorsteuerabzug: Grundsätzlich dürfen Sie den Vorsteueranteil privater Ausgaben umsatzsteuerlich nicht berücksichtigen. Unter bestimmten Umständen besteht jedoch die Möglichkeit, ein und denselben Vermögensgegenstand …

  • einkommensteuerlich dem Privatvermögen zuzuordnen und
  • umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen.

Sofern Sie Ihr privates Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent und höchstens 50 Prozent betrieblich nutzen, dürfen Sie es einkommensteuerlich im Privatvermögen belassen. Gleichzeitig besteht jedoch die Möglichkeit, das Fahrzeug umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Sogar eine teilweise Zuordnung zum Privat- und Betriebsvermögen entsprechend den jeweiligen Nutzungsanteilen ist zulässig.

In diesen Fällen ist es mit der einmaligen Ermittlung einer persönlichen Kilometerpauschale jedoch nicht getan: Um Vorsteueranteile steuerlich geltend zu machen, müssen Sie – wie beim „echten“ Geschäftswagen – jede einzelne Ausgabe mit einer ordentlichen Rechnung nachweisen. Angesichts des hohen Verwaltungsaufwandes lohnt sich die Vermögenssplittung daher nur in Ausnahmefällen und mit Unterstützung eines Experten.

Externe Linktipps

  • Die allgemeinen Gewinnermittlungsvorschriften für Einnahmenüberschussrechner und die Regelungen zur Entfernungspauschale und Familienheimfahrten finden sich in § 4 EStG.
  • Der Einsatz von Fahrtenbuch und Einprozent-Methode ist in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt.
  • Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehen aus dem BFH-Urteil vom 1.3.2012 (AZ VI R 33/10) hervor.

GULP-Lektüretipps

Exklusiv für GULP Profilinhaber

Lesermeinungen zum Artikel

5 von 5 Sternen

Ihre Meinung zum Artikel

Bitte verwenden Sie keine Links in Ihrem Kommentar.

Ihr Kommentar wird zunächst geprüft. Möchten Sie informiert werden, wenn er veröffentlicht wurde?
Bitte tragen Sie dazu Ihre E-Mail-Adresse ein:
Wir konnten Ihre Bewertung leider nicht speichern. Bitte geben Sie zuerst Ihr Feedback ab.
Lieber Leser, vielen Dank für Ihr Feedback.
Ihre Bewertung für den Artikel wurde gespeichert. Ihre GULP Redaktion.