Wann und weshalb sind Einkommensnachweise notwendig?

Der Einkommensnachweis oder „Gehaltsnachweis“ für Selbstständige belegt, dass Sie jetzt und in Zukunft genügend Einkommen generieren, um eine Leistung in Anspruch nehmen und bezahlen zu können. Besonders relevant ist dies bei Leistungen, die auf einen längeren Zeitraum ausgelegt sind und bei denen der Leistungsgeber ein gewisses Risiko eingeht. Das gilt beispielsweise bei der Vermietung einer Wohnung oder der Bewilligung eines Privatkredits.

Ist der Mietvertrag einmal geschlossen, profitiert der Mieter in Deutschland zunächst einmal vom Kündigungsschutz – auch dann, wenn er seine Miete nicht sofort oder nicht vollständig zahlen kann. Solche Ausfälle und die damit einhergehenden Streitigkeiten wollen Vermieter vermeiden. Aus diesem Grund lassen sie sich bereits vor Abschluss des Vertrags belegen, dass der Interessent ausreichend Geld verdient, um die monatlich anfallenden Mietkosten bestreiten zu können.

Einen Rechtsanspruch auf Einblick in Ihre Finanzen haben Vermieter nicht. Schließlich sind Einkommensnachweise sensible Dokumente und stehen unter Datenschutz. Allerdings kann der Vermieter Sie bitten, ihm freiwillig einen Einkommensnachweis zur Verfügung zu stellen. Falls Sie dem nicht Folge leisten, wird er Sie bei der Auswahl eines geeigneten Mieters in der Regel nicht berücksichtigen. Es ist also sinnvoll, einen geeigneten Nachweis bei der Bewerbung mit einzureichen.

Hinweis: Auch wenn Vermieter oft von einem „Gehaltsnachweis“ sprechen, ist das genau genommen für Freiberufler und andere Selbstständige nicht zutreffend. Ein Gehalt beziehen nur Arbeitnehmer. Freiberufler erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit.

6 mögliche Einkommensnachweise für Freiberufler

Je nach Situation und Anlass können Sie mit folgenden Dokumenten Ihr Einkommen nachweisen.

Für Berufseinsteiger

Auftrags- und Projektverträge

Sie haben sich erst vor Kurzem selbstständig gemacht und können daher noch keine regelmäßigen Einkünfte oder Gewinnermittlungen bzw. Einkommensteuerbescheide vorweisen? Legen Sie gegenüber dem potenziellen Vermieter oder Kreditgeber Ihre Situation offen und reichen Sie als Einkommensnachweis Ihre aktuellen Auftrags-, Projekt- oder Rahmenverträge ein.

Wurden Ihnen die Aufträge ohne entsprechenden Vertrag erteilt, bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen eine schriftliche Bestätigung über Ihre Dienstleistungsbeziehung auszustellen. Eigentlich sollte das ohnehin nicht vorkommen. Ein Vertrag in Schriftform oder Textform ist die beste Grundlage für eine rechtssichere Zusammenarbeit.

Kontoauszüge und Zahlungsbelege 

Die wohl schnellste Methode, als Freiberufler sein Einkommen und seine Liquidität nachzuweisen, ist die Offenlegung der eigenen Finanzen in Form von Kontoauszügen oder anderen Zahlungsbelegen. So können Sie nicht nur nachweisen, dass in regelmäßigen Abständen Überweisungen in ausreichender Höhe auf Ihr Konto eingehen, sondern auch, dass Sie Ihren Zahlungspflichten – beispielsweise in Form von aktuellen Miet- oder Ratenzahlungen – pünktlich und zuverlässig nachkommen. Allerdings geben Sie damit auch sehr viel über Ihre Finanzen preis – mehr, als unter Umständen ratsam erscheint. Gegenüber einer Bank kann eine solche Transparenz sinnvoll sein. Ob man auch einem möglichen Vermieter diesen Einblick geben möchte, ist eine andere Frage.

Für Selbstständige und Freelancer mit Berufserfahrung

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung aller betrieblichen Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Jahres. Mit einer GuV können Sie also nachweisen, wie Ihr letztes Geschäftsjahr als Selbstständiger verlaufen ist und wie hoch Ihr Gewinn nach Jahresabschluss war.

Die GuV ist aussagekräftiger als der Kontoauszug, da sie das wirtschaftliche Ergebnis des Geschäftsbetriebs darstellt. Während der Kontoauszug lediglich den Cashflow (alle Geldflüsse, inklusive privater Transaktionen und Kredite) abbildet, liefert die GuV eine strukturierte, bereinigte Darstellung der Ertragslage, die als zuverlässiger Beleg für die finanzielle Leistungsfähigkeit dient.

Eine GuV im kaufmännischen Sinne (als Teil der Bilanzierung) müssen Freiberufler in der Regel gar nicht erstellen. Ihre Gewinnermittlung ist die einfachere EÜR.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Für die meisten Freiberufler ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) die gängige Form der Gewinnermittlung. Sie stellt die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber und weist den Jahresgewinn aus. Da die EÜR das gesamte Kalenderjahr zusammenfasst, dient sie als solider Beleg für die jährliche wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, bietet jedoch – ebenso wie ein Jahresabschluss – keinen detaillierten Einblick in die monatliche Umsatzverteilung.

Auch hier stellt sich allerdings die Frage, ob man einem möglichen privaten Vertragspartner (z. B. Vermieter) einen so umfassenden Einblick in die wirtschaftliche Situation der eigenen Selbstständigkeit geben möchte. 

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Ein besonders gängiger und vor allem bei Mietangelegenheiten beliebter Nachweis ist die BWA für Freiberufler. Sie basiert auf den laufenden Daten der Buchhaltung und wird in der Regel monatlich erstellt. Im Gegensatz zur jährlichen EÜR macht die BWA die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung im laufenden Jahr sichtbar. Sie gibt Auskunft über Umsatzerlöse sowie Ausgaben und ermöglicht kurzfristige Erfolgsrechnungen. Viele Vermieter und Banken bevorzugen eine vom Steuerberater erstellte oder testierte BWA, um die Validität der Daten sicherzustellen.

Steuerbescheide und Einkommensteuererklärungen

Ähnlich wie die EÜR geben Steuerbescheide Auskunft über Ihren tatsächlichen Gewinn. Der Einkommensteuerbescheid ist der amtliche Nachweis Ihres Einkommens. Banken, Behörden und Krankenkassen fordern ihn in verschiedenen Situationen an, zum Beispiel als Einkommensnachweis bei Inanspruchnahme staatlicher Leistungen. Auch bei der Wohnungsbewerbung ist er oft das aussagekräftigste Dokument. Auch der Steuerbescheid ist ein sensibles Dokument. Sie können allerdings alle Informationen, die für den Empfänger nicht relevant sind – wie Ihre Religionszugehörigkeit oder Details zu Sonderausgaben – in der Kopie schwärzen oder verpixeln.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung bzw. Finanzberatung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Stelle.