Buchführungspflicht für Freiberufler und andere Selbstständige

Buchführungspflicht für Selbstständige – was bedeutet das?

Während die gesetzlichen Anforderungen auf den ersten Blick komplex erscheinen, lässt sich die Buchführungspflicht in Deutschland im Wesentlichen an zwei Faktoren festmachen: der Rechtsform und dem wirtschaftlichen Erfolg.

Buchführungspflicht bedeutet: Es gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung, auf deren Grundlage dann Bilanzen erstellt werden. Wer nicht der Buchführungspflicht unterliegt, muss trotzdem eine Buchführung haben. Aber dann genügt eine einfache Buchführung, um daraus eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erstellen.

Dabei genießen Freiberufler (wie Ärzte, Anwälte oder Journalisten) ein besonderes Privileg. Sie sind unabhängig von Umsatz oder Gewinn grundsätzlich nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Ihren Gewinn dürfen sie über die einfache Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Im Gegensatz dazu hängen die Pflichten für Gewerbetreibende von spezifischen Schwellenwerten ab: Übersteigen Umsatz oder Gewinn bestimmte Grenzen, fordert das Finanzamt den Wechsel von der einfachen Aufzeichnung zur kaufmännischen Buchführung inklusive Bilanzierung. Die Kenntnis dieser Grenzen ist entscheidend, um die eigene Buchhaltung von Beginn an optimal zu gestalten.

Buchführungspflicht für Selbstständige – was bedeutet das?

Wenn von der Buchführungspflicht bei Selbstständigen oder der Buchführungspflicht von Einzelunternehmen gesprochen wird, bezieht sich das auf zwei Fragen:

• Muss eine doppelte Buchführung praktiziert werden?
• Ist für jedes Geschäftsjahr eine Bilanz zu erstellen?

Um Missverständnisse auszuschließen: Alle Selbstständigen sind ohne Ausnahme gesetzlich dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Wenn von der Buchführungspflicht für die selbstständige Tätigkeit die Rede ist, geht es in der Regel um die doppelte Buchführung. Das ist eine bestimmte Form, Bücher zu führen beziehungsweise die Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen.

Manche Selbstständige und Unternehmen sind dazu verpflichtet, jedes Jahr eine Bilanz vorzulegen. Um diese Bilanz erstellen zu können, müssen sie ihre Geschäftsbücher nach den Vorgaben der doppelten Buchführung führen. Bilanz und doppelte Buchführung liefern sehr aussagekräftige Zahlen zu den Geschäftsvorgängen und zur Geschäftsentwicklung. Sie verursachen jedoch viel Aufwand.

Deshalb ist es eine klare Erleichterung, wenn keine Buchführungspflicht für die selbstständige Tätigkeit besteht. In diesem Fall genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung. Das gilt zum Beispiel für die Buchführung als Freiberufler.

Buchführungspflicht bei Einzelunternehmen

Wer muss doppelte Buchführung betreiben und eine Bilanz erstellen? Einzelselbstständige sind steuerrechtlich (AO) von der Buchführungspflicht betroffen, wenn die folgenden Punkte auf sie zutreffen:

Die Grenzwerte wurden durch das Wachstumschancengesetz für Wirtschaftsjahre seit 2024 erhöht. Davor war ein Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder ein Gewinn von mehr als 60.000 Euro ausschlaggebend.

Daneben besteht in jedem Fall Buchführungspflicht für Selbstständige, wenn sie als eingetragene Kaufleute (e. K.) im Handelsregister verzeichnet sind. Das gilt unabhängig von Umsatz und Gewinn.

Besteht eine Buchführungspflicht für Freiberufler?

Klare Antwort: nein! Selbstständige, die in einem freien Beruf tätig sind, müssen keine doppelte Buchführung betreiben. Das verringert den Aufwand beträchtlich. Die vereinfachte Buchführung für Freiberufler ist einer der steuerrechtlichen Vorteile, die dieser Status mit sich bringt – genau wie die Befreiung von der Gewerbesteuer. Allerdings verzichtet man mit der doppelten Buchführung und der Bilanz auch auf eine Reihe von steuerlichen Wahlmöglichkeiten. Diese können nur bilanzierende Unternehmen zur Optimierung ihrer Steuerlast nutzen.

In jedem Fall müssen Sie sich keine Sorgen um eine mögliche Buchführungspflicht als Freiberufler machen, selbst wenn die Geschäfte sehr gut laufen und sich Umsatz sowie Gewinn prächtig entwickeln.

Buchführungspflicht bei anderen Rechtsformen

Für viele Gesellschaftsformen besteht Bilanzpflicht sowie Pflicht zur doppelten Buchführung. Das betrifft:

• Kapitalgesellschaften:
  jede GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG
• Im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften
  jede OHG, KG und GmbH & Co. KG

Kapitalgesellschaften wie eine GmbH werden deshalb als „Formkaufleute“ bezeichnet. Für sie gilt die Buchführungspflicht selbst dann, wenn sie Tätigkeiten freiberuflicher Art ausführen wie zum Beispiel eine Anwalts-GmbH.

Dagegen muss eine gewerbliche GbR als reine Personengesellschaft erst dann zur doppelten Buchführung wechseln, wenn ihr Gewinn oder ihr Umsatz die oben genannten Grenzen überschreitet. Das ist bei Personengesellschaften nur dann anders, wenn sie die Option zur Körperschaftsteuer nutzen und sich freiwillig wie eine Kapitalgesellschaft besteuern lassen. In diesem Fall verpflichten sie sich auch zur doppelten Buchführung und Bilanzierung.

Eine Partnerschaftsgesellschaft (PartG) ist von der steuerlichen Buchführungspflicht ganz befreit, da ihr nur Freiberufler angehören dürfen. Dasselbe gilt für eine GbR, die nur Freiberufler als Gesellschafter hat und die ausschließlich freiberufliche Aktivitäten entfaltet. Eine rein freiberufliche GbR und eine PartG müssen unabhängig von der Höhe des Gewinns und des Umsatzes keine Bilanz erstellen und keine doppelte Buchführung betreiben.

Gesetzliche Grundlagen der Buchführungspflicht

Eine Bilanzpflicht und damit die Pflicht zur doppelten Buchführung kann sich sowohl aus dem Handelsrecht als auch aus dem Steuerrecht ergeben. Die handelsrechtlichen und die steuerrechtlichen Bilanzierungsvorschriften können in manchen Teilen voneinander abweichen. 

• Handelsrecht
  Grundlage der handelsrechtlichen Buchführungspflicht ist das Handelsgesetzbuch. Es verpflichtet alle Kaufleute zum Führen von Büchern (§ 238 HGB) und zur Erstellung einer Bilanz (§ 242 HGB). Davon ausgenommen sind nur Einzelkaufleute, die die zwei in § 241a HGB genannten Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten: Sie dürfen in jedem von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren maximal 800.000 Euro Umsatzerlös und maximal 80.000 Euro Jahresüberschuss erreicht haben.
• Steuerrecht
  Die steuerlichen Buchführungsvorschriften stehen in der Abgabenordnung. Wenn Unternehmen und Selbstständige nach dem Handelsgesetzbuch oder einer entsprechenden ausländischen Vorschrift zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, gilt das auch für das Steuerrecht (§ 140 AO). Daneben gibt es noch eine eigene steuerrechtliche Buchführungspflicht (§ 141 AO). Sie setzt die Grenze ebenfalls bei einem Umsatz von 800.000 Euro oder einem Gewinn von 80.000 Euro, nimmt aber Freiberufler von der Buchführungspflicht aus.

Selbstständige, deren Gewinn oder Umsatz die entsprechenden Beträge übersteigen, müssen nicht von sich aus und sofort zur doppelten Buchführung wechseln. Sie erhalten vielmehr einen Bescheid vom Finanzamt, der den Wechsel zur Bilanz vorschreibt.

Stolperfalle Kaufmannseigenschaft

Gewerbliche Einzelselbstständige können sich nicht darauf verlassen, dass sie erst ab einem Gewinn von 80.000 Euro oder einem Jahresumsatz von 800.000 Euro als Kaufleute zählen, so dass für sie das Handelsgesetzbuch gilt und sie bilanzierungspflichtig werden. Die handelsrechtliche Kaufmannseigenschaft kann sich schon deutlich früher ergeben, denn sie gilt für jeden Gewerbebetrieb, der „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb” erfordert (§ 1 HGB). Die Entscheidung lässt sich nur im Einzelfall treffen. In vielen Fällen liegt die Schwelle weit niedriger als die genannten Grenzen. Das kann beispielsweise im produzierenden Gewerbe, in der Gastronomie oder Dienstleistungsgewerbe der Fall sein. Auch die Beschäftigung von mehr als fünf Personen oder das Vorhandensein mehrerer Filialen kann Indiz für einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb sein.

Freiwilliger Wechsel möglich

Selbstständige können die EÜR jederzeit freiwillig aufgeben und stattdessen zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung wechseln. Das bedeutet mehr Aufwand, eröffnet aber zusätzliche steuerliche Gestaltungen und damit Möglichkeiten zur Steuerersparnis.

Unterschied zwischen doppelter Buchführung und EÜR

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die Einnahmenüberschussrechnung als einfache Form der Freiberufler-Buchführung dient dazu, den Gewinn oder Verlust aus der Selbstständigkeit zu ermitteln. Das Prinzip ist simpel und unterscheidet sich nicht wirklich vom Führen eines Haushaltsbuchs. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden mit einem Beleg und den zugehörigen Informationen aufgezeichnet (Zeitpunkt der Zahlung, von wem bzw. an wen, Anlass, Brutto-Betrag, Umsatzsteuer etc.). Die Form ist nicht vorgeschrieben. Ein interner Kontenrahmen kann verwendet werden, muss aber nicht sein. Am Ende des Jahres lassen sich die Angaben der EÜR direkt in die gleichnamige Anlage zur Einkommensteuererklärung übertragen. 

Mit etwas Grundkenntnissen ausgestattet, können Selbstständige die EÜR problemlos selbst erstellen. Keine große Hürde ist deshalb das Thema Buchführung für Freiberufler, bei denen in jedem Fall die EÜR genügt.

Doppelte Buchführung bei Buchführungspflicht

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorgang auf zwei internen Konten erfasst, einmal als Soll und einmal als Haben. Grundlage ist ein komplexes Kontensystem. Dieses umfasst zum einen Bestandskonten in Form von Aktiv- und Passivkonten (für Betriebsvermögen beziehungsweise Verbindlichkeiten) und zum anderen Erfolgskonten (für Ertrag und Aufwand). 

Die Erfolgskonten liefern die Grundlage für eine Gewinn- und Verlustrechnung. Diese „GuV“ ergibt einen Saldo, ein Ergebnis „unterm Strich“. Die Bestandskonten werden einander in Form einer Bilanz gegenübergestellt. Durch GuV und Bilanz ermöglicht diese Form der Buchführung ein sehr präzises Nachvollziehen aller Transaktionen sowie der Entwicklung des betrieblichen Vermögens und des Eigenkapitals. Gleichzeitig ist die doppelte Buchführung, auch kaufmännische Buchführung genannt, wesentlich aufwendiger als ein einfaches Buchführungssystem gemäß EÜR, bei dem Geschäftsvorgänge nur einmal als Einnahme oder Ausgabe verbucht werden.

Besteht Buchführungspflicht bei einer selbstständigen Tätigkeit, muss sich der Selbstständige entweder eigene Buchführungskenntnisse aneignen, fachkundiges Personal für die Buchhaltung einstellen oder einen Steuerberater, bzw. einen Anbieter für vorbereitende Buchführung mit dem Buchen beauftragen.

Vor- und Nachteile für Freelancer

Das Fehlen einer Bilanz- und Buchführungspflicht für Freiberufler ist so gesehen ein Vorteil, denn dies spart Zeit und Aufwand. Ein Nachteil ist, dass bestimmte steuerliche Wahlrechte an Bilanz und doppelte Buchführung gebunden sind. Diese Möglichkeiten gehen verloren, wenn als Buchführung für Freiberufler nur EÜR genutzt wird.

Buchführung für Selbstständige in der Praxis / GoBD

Unabhängig von der Frage, ob EÜR ausreicht oder eine doppelte Buchführungspflicht für das Einzelunternehmen besteht, müssen die Geschäftsbücher in korrekter Weise geführt werden. Dazu gehört die Einhaltung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“). Bei Verstößen kann das Finanzamt die mangelhaft geführten geschäftlichen Aufzeichnungen verwerfen und stattdessen Gewinn und Umsatz schätzen. Die Folge ist fast immer eine höhere Steuerlast. Auch Bußgelder sind möglich.

Die fehlende Beachtung dieser Grundsätze ist ein häufiges Problem bei der Buchführung von Selbstständigen. Viele Gründer zeichnen ihre Einnahmen und Ausgaben nach einem spontan ausgedachten System mit Programmen wie Microsoft Word oder Excel auf. Quittungen werden im sprichwörtlichen Schuhkarton, Rechnungen in einem beliebigen Ordner abgelegt. Nach wenigen Monaten ist die Übersicht über die Umstände der einzelnen Buchungen komplett verloren gegangen.

Es lohnt sich, von Beginn an auf eine korrekte Buchführung zu setzen und die Buchungen vom ersten Tag an mit einem der gängigen Buchführungs- und Rechnungsverwaltungsprogramme zu erledigen. Ob es sinnvoll ist, die Buchführung ganz oder teilweise an ein Steuerbüro zu delegieren oder einen Büroservice mit der vorbereitenden Buchhaltung zu beauftragen, hängt von den eigenen Vorkenntnissen und der Komplexität der Buchungsvorgänge im individuellen Fall ab. 

Entscheidend ist, dass die Buchführung allen Anforderungen genügt – ob es sich um die einfache Buchführungspflicht bei Freiberuflern und Selbstständigen bis zur Gewinn- und Umsatzgrenze handelt oder um die doppelte Buchführungspflicht bei Selbstständigen, die eine Bilanz erstellen müssen.

Fragen und Antworten

Nachfolgend erhalten Sie Antworten auf Fragen zum Thema Buchführungspflicht Freiberufler und Selbstständige, insbesondere ab wann Buchführungspflicht besteht.