Um Gutschriften ranken sich eine Menge Missverständnisse. Daran ist der Gesetzgeber nicht ganz schuldlos. Denn vor ein paar Jahren wurde die Verwendung der Bezeichnung „Gutschrift“ ohne Not für die vergleichsweise selten genutzte Abrechnungsgutschrift festgelegt. Die im Geschäftsalltag nach wie vor übliche Verwendung des Begriffs Gutschrift als Synonym für Korrekturgutschriften ist seitdem rechtlich bedenklich.

Grund genug, die beiden verschiedenen Gutschrift-Typen kurz vorzustellen:

Die Abrechnungsgutschrift: Selten, aber sehr praktisch!

Beginnen wir mit der in § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG vorgesehenen Gutschrift als Rechnungsersatz, die auch als Abrechnungsgutschrift oder „Rechnung mit vertauschten Rollen“ bezeichnet wird:

• Nachdem die Leistung erbracht ist, stellt der Leistungsempfänger (= Kunde!) eine Gutschrift aus,
• schickt sie an den Leistungserbringer (= Auftragnehmer) und
• bezahlt den in der Gutschrift eigenhändig ermittelten Rechnungsbetrag – inklusive Umsatzsteueranteil. 

Der Rechnungsaussteller darf die enthaltene Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend machen. Der Rechnungsempfänger muss die Umsatzsteuereinnahme ans Finanzamt melden und abführen.

Insbesondere größere Unternehmen, die mit vielen und häufiger wechselnden freien Mitarbeitern zu tun haben, stellen auf diese Weise sicher, dass ihre Rechnungsdokumente den Umsatzsteuervorschriften entsprechen. In der IT-Branche hat das Verfahren in den vergangenen Jahren ebenfalls an Bedeutung gewonnen: Anstelle des IT-Freelancers übernimmt der Auftraggeber die Abrechnung des Auftrags. 

Voraussetzungen für Abrechnungsgutschriften

Damit das Finanzamt Rechnungen mit vertauschten Rollen akzeptiert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Gutschrift enthält sämtliche Rechnungspflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG sowie § 14a UStG.
• Alle Beteiligten sind mit dem Verfahren einverstanden.
• Der Leistungsempfänger (= Gutschrift-Aussteller) weist in der Gutschrift nur dann Umsatzsteuer aus, wenn der Leistungserbringer (= Gutschrift-Empfänger) berechtigt ist, Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.
• Der Leistungserbringer (= Gutschrift-Empfänger) meldet die erhaltene Umsatzsteuer mit der nächsten Umsatzvoranmeldung ans Finanzamt und führt sie unaufgefordert ans Finanzamt ab – genauso wie bei selbst ausgestellten Rechnungen.

Falls der Leistungserbringer dem Umsatzsteuerausweis oder einem anderen Gutschriftbestandteil widerspricht, wird die  Abrechnungsgutschrift ungültig. Versäumt es der Leistungserbringer, einem unrichtigen Umsatzsteueranteil zu widersprechen, muss er ihn trotzdem ans Finanzamt abführen. Das gilt auch dann, wenn es sich zum Beispiel um einen umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer handelt, der gar keine Umsatzsteuer ausweisen darf.

Die kaufmännische Korrektur-Gutschrift: der Klassiker

So praktisch Abrechnungsgutschriften im Einzelfall sein mögen: Üblicherweise werden Gutschriften im Geschäftsleben genutzt, um fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. 

Bitte beachten Sie:  Zwar hat das Bundesfinanzministerium bereits 2013 in einem BMF-Schreiben klargestellt, dass die rechtlich unzutreffende Bezeichnung „Gutschrift“ für Korrekturgutschriften an sich noch kein Anhaltspunkt für einen unzutreffenden Steuerausweis im Sinne des § 14c UStG darstellt. Um Missverständnisse bei Kunden und Finanzamtsprüfern von vornherein zu vermeiden, wählen Sie jedoch bei Rechnungskorrekturen am besten die Überschrift „Korrekturgutschrift“. 

In § 31 Abs. 5 UStDV finden sich die wichtigsten Vorschriften über Rechnungskorrekturen: Eine Rechnung kann beziehungsweise muss demnach berichtigt werden, wenn 

• in der Ursprungsrechnung nicht alle Pflichtangaben enthalten oder
• die Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Besondere Formvorschriften gibt es nicht: Grundsätzlich genügt es, fehlende Informationen zu ergänzen oder unzutreffende Angaben zu korrigieren. Allerdings darf nur der Rechnungsaussteller nachträgliche Änderungen an Rechnungen vornehmen. Das gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung übernommen hat!

Erst Gutschrift, dann neue Rechnung!

Sofern die Angaben „leicht und eindeutig nachprüfbar“ sind, darf eine Rechnung durchaus aus mehreren verschiedenen Dokumenten bestehen – darunter auch Korrekturbelege. Da Einzelkorrekturen jedoch zu teuren Fehlern führen können, empfehlen Experten dringend, Korrekturen in zwei „saubere“ Einzelschritte aufzuteilen:

• Zunächst erzeugen Sie eine „Korrekturgutschrift“ (oder auch „Storno-Rechnung“), in der sämtliche Positionen der Originalrechnung enthalten sind – bloß mit negativem Vorzeichen.
• Danach erstellen Sie eine völlig neue Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer mit vollständigen und richtigen Angaben.

Anschließend schicken Sie beide Dokumente an Ihren Kunden. Besondere Formvorschriften für Rechnungskorrekturen gibt es nicht. Auch beim Übermittlungsweg haben Sie grundsätzlich freie Wahl: Sie können Ihre Gutschriften und Rechnungen per Post verschicken oder auch als PDF-Datei bereitstellen – unabhängig davon, auf welchem Weg Sie zuvor die Originalrechnung übermittelt haben.