Ach du Schreck? Betriebsprüfungen bei Selbstständigen

Teil 2: Checkliste: Was wird häufig geprüft?

06.10.2011
Uwe Dörnbrack
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Teil 1 | Teil 2

Ach du Schreck – der Betriebsprüfer steht vor der Tür? Was auf Freiberufler in dem Fall zukommt, erklärt der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Uwe Dörnbrack in einer zweiteiligen GULP Serie. Im ersten Teil schilderte er bereits den Ablauf und den Umfang solcher Außen- oder Betriebsprüfungen. In Teil zwei beschreibt er nun, welche „klassischen Fehlerlisten“ der Betriebsprüfer dabei gerne durchgeht.

Inhaltlich werden in der steuerlichen Außenprüfung sämtliche Geschäftsvorgänge der zu prüfenden Veranlagungszeiträume und Steuerarten untersucht. Es gibt für die Betriebsprüfung klassische Fehlerlisten, die dem Betriebsprüfer gerne als Anknüpfungspunkt bei der Prüfung dienen – und die für Freiberufler als Checkliste nützlich sind.

Fahrzeuge im Betriebsvermögen

Bei Fahrzeugen, die sich im Betriebsvermögen befinden, wird gerne der Nachweis gefordert, dass diese tatsächlich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Auch der anzusetzende Privatanteil eines betrieblich genutzten Pkw wird regelmäßig überprüft. Wird hier nicht nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert, sondern werden die Kosten durch Führen eines Fahrtenbuches ermittelt, erfolgt regelmäßig eine genaue Überprüfung des Fahrtenbuches. Hierbei ist, neben den inhaltlichen Anforderungen, zu beachten, dass Excel-Aufzeichnungen nicht anerkannt werden, da die Aufzeichnungen zeitnah und manipulationssicher zu erfolgen haben.

Geschenke und Bewirtungsaufwendungen

Gerne beleuchtet werden bei kleineren Unternehmen auch Vorgänge, die eine Verquickung des betrieblichen mit dem privatem Bereich möglich erscheinen lassen. Hierzu zählen Geschenke und Bewirtungsaufwendungen (vollständig ausgefüllte Bewirtungsbelege).

Häusliches Arbeitszimmer

Die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Büro oder Arbeitszimmer dem Grunde und der Höhe nach ist regelmäßig Gegenstand von Auseinandersetzungen. Sofern eigene Immobilien genutzt werden, entstehen Fragen der steuerlichen Verstrickung dieser Immobilie und Besteuerungsfolgen bei Aufgabe der eigenbetrieblichen Nutzung.

Gewerbesteuer ja oder nein?

Grundsätzlich kann bei Selbstständigen die Frage nach der ertragsteuerlichen Zuordnung der Einkünfte zu solchen aus freiberuflicher Tätigkeit oder solchen aus Gewerbebetrieb entstehen. Die Einordnung als Gewerbebetrieb führte zum Entstehen der Gewerbesteuerpflicht. Die Erbringung von IT-Beratungsdienstleistungen ist regelmäßig freiberuflich, insbesondere, wenn eine entsprechende formale Berufsausbildung besteht. Der Handel mit Hardware und Standardsoftware ist jedenfalls gewerblich.

Werden Tätigkeiten ausgeübt, die sowohl freiberuflich als auch gewerblich sind, so können bei mangelnder Trennung die gewerblichen Einkünfte die freiberuflichen Einkünfte „infizieren“, mit der Folge, dass Gewerbesteuerpflicht für beide Bereiche entsteht. (Anders ist es, wenn die Tätigkeiten in der Rechtsform der Kapitalgesellschaft durchgeführt werden, dann ist stets Gewerbesteuerpflicht gegeben).

Verträge mit nahestehenden Personen

Gerne überprüft werden auch Vertragsverhältnisse zu „nahe stehenden Personen ". Diese Rechtsverhältnisse müssen ernsthaft vereinbart und auch so durchgeführt werden. Die Finanzverwaltung prüft insbesondere die tatsächliche Durchführung und Einhaltung der Verträge, sowie ihre inhaltliche Drittüblichkeit (drittüblich bedeutet dabei in etwa: entsprechend der Konditionen zwischen unabhängigen Dritten).

Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen

Umsatzsteuerliche Fragen nach dem zutreffenden Umsatzsteuerausweis treten insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten auf. Hierzu zählt etwa die Erbringung von Dienstleistungen eines deutschen Selbstständigen im Ausland (Einhaltung der Voraussetzungen des Reverse-Charge-Verfahrens). Gleiches gilt bei grenzüberschreitender Veräußerung von Software oder Hardware. Hier gilt es Nachweise für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung oder Ausfuhrlieferung zu führen. Fehler können zur umsatzsteuerlichen Nachversteuerung führen.

Bei Fragen der Vorsteuerabzugsberechtigung aus erhaltenen Leistungen ist darauf zu achten, dass die Rechnung des Leistenden bzw. Lieferanten ordnungsgemäß ist und ein Nachweis seiner umsatzsteuerlichen Unternehmereigenschaft gegeben ist. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, kann der Vorsteuerabzug aus diesen Leistungen verweigert werden.

Kapitalgesellschaften: Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers

Soweit Selbstständige ihr Unternehmen in der Rechtsform der Kapitalgesellschaft betreiben (UG, GmbH, AG, Limited), wird insbesondere die Höhe der Vergütung für den Gesellschafter-Geschäftsführer auf ihre Angemessenheit hin untersucht. Formal müssen hier bei jeder Vertragsänderung entsprechende Verträge und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung vorliegen. Generell wird die Angemessenheit aller Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter bzw. ihm nahe stehenden Personen untersucht. Verstöße führen zur Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung und der Versagung des steuerlichen Betriebsausgabenabzuges.

Auf Ebene des Gesellschafters unterliegen diese Beträge dann als Einkünfte aus Kapitalvermögen der Abgeltungssteuer, und nicht mehr der vollen Versteuerung, wie dies etwa bei Geschäftsführergehältern der Fall ist. Durch eine zwischenzeitliche Gesetzesänderung ist sichergestellt, dass Steuerbescheide des Gesellschafters bei einer Änderung bei der Kapitalgesellschaft durch die Betriebsprüfung angepasst werden.

Bei bilanzierenden Unternehmen ist zudem zu beachten, dass Darlehen, die das Unternehmen aufnimmt (etwa von Gesellschaftern) verzinst werden - wenn auch nur minimal. Darlehen, die mit einer Laufzeit von über einem Jahr zinslos gewährt werden, werden von der Finanzverwaltung in der Steuerbilanz abgezinst, § 6 Abs.1 Nr. 3 EStG. Dies führt zu einem entsprechenden steuerpflichtigen Ertrag in der Gesellschaft.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Uwe Dörnbrack, Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Steuerberatungsgesellschaft Alexia Huber & Partner, Birketweg 21, 80639 München.

Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2011 Uwe Dörnbrack

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