Umsatzsteuer-ID für Freiberufler

Steuernummer vs. Steuer-ID

Grundsätzlich wird an jeden Menschen in Deutschland einmalig eine Steuer-ID vergeben, die dann das ganze Leben lang gültig ist. Sie dient der Finanzverwaltung zur Zuordnung Ihrer Einkommensteuer. Eine betriebliche Steuernummer erhalten Sie hingegen, sobald Sie eine selbstständige, gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anmelden.

Anders als die Steuer-ID kann sich die Steuernummer ändern, zum Beispiel bei einem Umzug in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts. Außerdem sind auch mehrere Steuernummern gleichzeitig denkbar. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie unterschiedliche selbstständige Tätigkeiten ausüben.

Steuernummer auf der Rechnung

• Weisen Sie Ihre Steuernummer auf Ihrer Rechnung aus. Es handelt sich um eine gesetzliche Pflichtangabe, falls keine USt-IdNr. vorhanden ist.
• Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist dauerhaft an Sie als Person gebunden. Aus Datenschutzgründen sollten Sie diese Nummer niemals auf Rechnungen schreiben.

Ab welchem Umsatz Sie als Freiberufler Umsatzsteuer abführen

Ob Sie als Freiberufler Umsatzsteuer abführen müssen, hängt verschiedenen Faktoren ab.

Wer als Freiberufler im Vorjahr 25.000 Euro an steuerpflichtigem Umsatz generiert hat und im laufenden Geschäftsjahr über 100.000 Euro verdient, gilt als umsatzsteuerpflichtig (Werte gültig ab 2025). Er muss eine Umsatzsteuer von 19 Prozent (oder 7 Prozent in wenigen Ausnahmen) an die Finanzverwaltung abführen. Bleiben Sie unterhalb dieser Summe, greift die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die Sie von der Umsatzsteuer befreit. Wenn Sie von dieser Regelung Gebrauch machen möchten, müssen Sie das im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Andernfalls werden Sie auch bei Unterschreiten der oben genannten Werte umsatzsteuerpflichtig.

Allerdings ist eine Umsatzsteuerpflicht kein Grund zur Beunruhigung. In der Regel können Sie den fälligen Umsatzsteuersatz Ihren Kunden in Rechnung stellen. Somit stellt die Umsatzsteuer für Sie als Freiberufler in den meisten Fällen lediglich einen durchlaufenden Posten dar. Finanziell beeinträchtigt er Sie nicht. Sie nehmen die Umsatzsteuer von Ihrem Kunden ein und führen sie an das Finanzamt ab.

In welchen Fällen benötigen Freiberufler eine Umsatzsteuer-ID?

Wenn Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind, bedeutet dies jedoch nicht, dass Sie automatisch auch eine Umsatzsteuer-ID (USt.-ID) beantragen müssen. Diese benötigen Sie erst, wenn Sie Rechnungen an ausländische Kunden innerhalb der EU stellen.

Die 2007 von der Europäischen Union eingeführte USt.-ID dient dazu, den innereuropäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Sie ist daher nur bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU verpflichtend. Wenn sich Ihre Kunden ausschließlich in Deutschland oder beispielsweise der Schweiz (Drittland) befinden, benötigen Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Freiberufler.

Umsatzsteuer-ID beantragen

Sie möchten sich auf dem EU-Binnenmarkt etablieren und als Freiberufler eine Umsatzsteuer-Ident-Nummer beantragen? Die gute Nachricht vorweg: Grundsätzlich haben alle in Deutschland tätigen Unternehmen und Selbstständige ein Recht dazu – auch dann, wenn sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind.

Vergeben wird die USt.-ID an deutsche Unternehmen und Selbstständige vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis. Folgende Wege sind möglich:

• Online-Formular
  Das Einreichen eines Online-Antrags beim BZSt ist der schnellste Weg für alle, die bereits eine Steuernummer haben.
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
  Der Standardweg für Neugründer ist, im Fragebogen einfach ein Kreuz bei „Ich benötige eine USt-IdNr.“ zu setzen. Dann wird dies automatisch mit bearbeitet.
• Schriftlich per Post
  Der klassische postalische Weg ist auch möglich, wir empfehlen jedoch die Online-Varianten.

Folgende Angaben sind erforderlich: 

• Gültige Steuernummer (nicht Steuer-ID)
• Vollständiger Name
• Adresse/Bundesland
• Rechtsform (z. B. Einzelunternehmer, Freiberufler)
• Finanzamt, bei dem das Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke geführt wird

Die Vergabe der USt.-ID ist in allen Fällen kostenlos und dauert nach erfolgreicher Beantragung mehrere Wochen. Das BZSt verschickt die Ust.-ID ausschließlich per Post an die Adresse, die dem Finanzamt bekannt ist. Zum Schutz gegen Betrugsversuche gibt keine Übermittlung per E-Mail oder Telefon. Beantragen Sie Ihre Ust-IdNr. also frühzeitig.

Diese Vorteile bietet Ihnen die USt.-ID als Freiberufler

Mit einer Umsatzsteuer-ID profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Erhöhter Datenschutz

Gerade wenn Sie einen Firmen- bzw. eine Geschäftsbezeichnung führen und eine Geschäftsanschrift oder ein Postfach nutzen, stellt die Verwendung einer Umsatzsteuernummer als Freiberufler einen erheblichen Vorteil für Sie und Ihre Privatsphäre dar. Sie fungiert als „Schutzschild“, denn sie ist eine rein für den Geschäftsverkehr gedachte Nummer. Sie lässt keinerlei Rückschlüsse auf Ihr zuständiges Finanzamt oder Ihre privaten Steuerdaten zu. 

• Professioneller Auftritt

Mit einer USt.-ID signalisieren Sie, dass Sie kein Gelegenheits-Hobbyist, sondern ein professionell registrierter Marktteilnehmer sind. Sie erwecken damit Vertrauen bei potenziellen Kunden und Geschäftspartnern. 

• Bei Software und Online-Tools Geld und Zeit sparen

Viele Tools, die Freelancer täglich nutzen, stammen von Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland (oft Irland). Ohne Umsatzsteuer-ID werden Sie hier wie ein Privatkunde behandelt: Ihnen werden 19 % deutsche Umsatzsteuer berechnet. Sobald Sie Ihre Umsatzsteuer-ID in den Rechnungsdetails hinterlegen, greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Das führt dazu, dass Sie die Rechnung direkt netto bezahlen können. Sie müssen das Geld nicht mühsam über die Steuererklärung vom Finanzamt zurückholen, sondern zahlen von vornherein weniger. Bedenken Sie aber, dass Sie diese Rechnung als „innergemeinschaftlichen Erwerb“ verbuchen müssen.

USt.-ID erfolgreich beantragt? Das sollten Sie beachten

Sobald Sie Ihre persönliche Umsatzsteuer-ID erhalten haben, müssen Sie diese bei allen Rechnungen und Geschäftsbriefen angeben, die Sie als Freiberufler an Kunden im EU-Ausland senden.

Ebenso sollte auch die USt.-ID des Leistungsempfängers auf Ihren Rechnungen vermerkt sein. Dies geschieht gemeinsam mit einem Hinweis zum sogenannten Reverse-Charge-Verfahren. So können Sie als leistender Unternehmer Ihren Kunden nur Ihren Nettobetrag in Rechnung stellen. Dadurch liegt die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt beim Leistungsempfänger.

Unbedingt beachten: Sofern Ihnen eine Umsatzsteuer-ID zugewiesen wurde, müssen Sie diese auch in Ihr Impressum aufnehmen – falls nicht, riskieren Sie eine Abmahnung in Form einer Geldstrafe.

Umsatzsteuer-ID Ihrer Geschäftspartner prüfen

Die Prüfung ist Ihre Absicherung gegen Steuernachzahlungen. Wenn Sie Leistungen steuerfrei ins EU-Ausland erbringen (Reverse-Charge), müssen Sie nachweisen, dass Ihr Kunde tatsächlich ein Unternehmen ist. Diese Gründe sprechen für eine Prüfung:

• Haftungsschutz
  Ist die Nummer ungültig, schulden Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer.
• Belegpflicht
  Nur mit einer qualifizierten Prüfung (über das BZSt) können Sie bei einer Betriebsprüfung belegen, dass Sie sorgfältig gehandelt haben.
• Betrugsschutz
  Sie stellen sicher, dass die Firmendaten Ihres Kunden korrekt bei den Behörden registriert sind.

Die USt.-ID eines Kunden lässt sich ganz einfach überprüfen – entweder im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (kurz: MIAS) oder beim Bundeszentralamt für Steuern. Neben der Korrektheit der angegebenen Nummer lässt sich dort auch abfragen, zu welchem Unternehmen eine USt.-ID gehört.