Steuernachzahlung bei Selbstständigen

Steuerrücklagen bilden und Steuernachzahlungen vermeiden

Der Start ins Unternehmertum ist oft euphorisch, doch nach der ersten Steuererklärung kommt das Erwachen: Eine hohe Steuernachzahlung trifft die hart erarbeitete Liquidität. Wir zeigen Ihnen, wie diese „Nachzahlungsfalle“ entsteht und wie Sie sich aktiv davor schützen.

Was ist eine Steuernachzahlung eigentlich?

Eine Steuernachzahlung wird bei Selbstständigen und Unternehmern fällig, wenn sie für einen bestimmten Veranlagungszeitraum, zum Beispiel das vorletzte Jahr, noch keine Steuern oder zu wenig Steuern entrichtet haben.

Die Gründe für eine Steuernachzahlung liegen in einer Steuerforderung, die – zumindest aus Sicht der Finanzbehörden – nicht beglichen wurde. Nachzahlungsforderungen können nicht nur bei der Einkommensteuer vorkommen, sondern auch bei anderen Steuerarten wie der Umsatzsteuer, der Körperschaftsteuer, der Grundsteuer oder der Gewerbesteuer.

Warum müssen Selbstständige und Freiberufler Steuern nachzahlen?

Folgende Fälle können Ursache für eine hohe Steuernachzahlung Selbstständiger sein:

  • Zu geringe Steuervorauszahlungen
    Die Vorauszahlungen, die das Finanzamt im betreffenden Jahr erhalten hat, waren zu gering. Der Steuerbescheid des Finanzamts ergibt für dieses Jahr eine höhere Steuerschuld. Die Differenz muss als Steuernachzahlung nach Zugang des Bescheids selbstständig entrichtet werden, also ohne eine gesonderte Rechnung oder weitere Form der Geltendmachung.
  • Keine Vorauszahlungen
    Für länger zurückliegende Zeiträume wurde keine Steuererklärung abgegeben und es erfolgten keine Vorauszahlungen. Nun müssen die gesamten Steuern nachentrichtet werden.
  • Neuer Steuerbescheid nach Betriebsprüfung
    Bei einer Betriebsprüfung bemängelt das Finanzamt die Angaben in den Steuererklärungen und erlässt geänderte Steuerbescheide mit einer höheren Steuerlast. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass das Finanzamt bestimmte Steuersachverhalte anders beurteilt als der Selbstständige. Vielleicht wurden aus Sicht der Betriebsprüfer bestimmte Umsätze nicht korrekt erfasst oder Steuerbegünstigungen zu Unrecht beansprucht. Die geänderten Steuerbescheide bringen neue Steuerforderungen. In solchen Fällen ist eine hohe Steuernachzahlung möglich.

Veränderungen in der Steuergesetzgebung führen dagegen nur in Ausnahmefällen zu Nachforderungen für zurückliegende Zeiträume. Grundsätzlich gilt im Steuerrecht ein Rückwirkungsverbot. Gesetze dürfen in der Regel nicht nachträglich zu Lasten der Steuerpflichtigen für bereits abgeschlossene Kalenderjahre geändert werden. Allerdings darf der Gesetzgeber Regelungen innerhalb eines laufenden Jahres mit Wirkung für das gesamte Kalenderjahr anpassen. Dennoch: In der Praxis bleibt die eigene Gewinnentwicklung die weitaus häufigere Ursache für hohe Nachzahlungen.

Schwankende Gewinne

In der Regel setzt das Finanzamt in seinem Einkommensteuerbescheid für Selbstständige vier Steuervorauszahlungen zur Einkommensteuer im Jahr fest. Diese werden am 10. März, am 10. Juni, am 10. September und am 10. Dezember des Kalenderjahrs fällig. Die Höhe der Vorauszahlung hängt von der Höhe der Einkommensteuer im letzten Einkommensteuerbescheid ab. 

Bei vielen Selbstständigen schwankt der Gewinn stark. Wurde im Veranlagungszeitraum nur wenig Gewinn erwirtschaftet, fallen die festgesetzten Vorauszahlungen entsprechend niedrig aus. Wenn die Geschäfte im folgenden Jahr sehr gut laufen, fällt viel mehr an Einkommensteuer, als die Vorauszahlungen abdecken. Das Ergebnis ist eine Steuernachzahlung.

Aber auch bei einem kontinuierlich ansteigenden Gewinn kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen auf einer zu niedrigen Grundlage festgesetzt wurden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich der letzte Steuerbescheid auf das vorletzte Jahr bezieht und die Vorauszahlungen noch darauf basieren. Damit bringt der nächste Einkommensteuerbescheid eine entsprechend hohe Steuernachzahlung hervor.

Irrtümer beim Anfertigen der Steuererklärung

Wer angesichts einer Steuernachzahlung „warum?“ fragt, sollte auch die Möglichkeit von Fehlern bei der Steuererklärung in Betracht ziehen. Haben Sie Ihre Steuerlast zu niedrig veranschlagt, riskieren Sie automatisch eine Steuernachzahlung, selbst wenn der Irrtum nicht auf böser Absicht beruht. Weil Steuerfälle Interpretationsspielraum bieten, führt eine Prüfung durch das Finanzamt schnell dazu, dass die Prüfer eine höhere Steuerschuld feststellen und einen geänderten Bescheid ausstellen.

Besonders gefährlich: das zweite Jahr nach der Gründung

Da für das erste Geschäftsjahr nach der Gründung noch keine Einkommensteuererklärung mit einer Gewinnermittlung vorliegen kann, beruhen die Steuervorauszahlungen auf einer Schätzung des Gründers oder der Gründerin. Die fällt oftmals besonders niedrig aus, man will die Liquidität des neuen Unternehmens ja nicht durch hohe Steuervorauszahlungen belasten. Folgende Spirale wird dadurch in Gang gesetzt:

  • Die Steuerschätzung im ersten Jahr fällt viel zu gering aus.
  • Im zweiten Jahr ergibt sich dadurch eine hohe Steuernachzahlung an Einkommensteuer für das Vorjahr.
  • Gleichzeitig werden deutlich höhere Steuervorauszahlungen für das laufende Jahr fällig.
  • Oft kommt im gleichen Moment noch eine Umsatzsteuernachzahlung für das Vorjahr hinzu.

Diese Misere im zweiten Jahr hat schon viele Selbstständige in große Liquiditätsprobleme gestürzt. Manchmal bedeutet sie das frühe Aus der selbstständigen Existenz.

Steuernachzahlungen vermeiden

Wenn das Finanzamt verlangt, dass Steuern nachzuzahlen sind, ist das ärgerlich – und oft sogar mehr als das. Die Nachzahlungsforderung erfolgt in aller Regel unerwartet. Je nach Höhe des Nachzahlungsbetrags kann die Liquidität ernsthaft bedroht sein. Zumindest trägt die Steuernachzahlung zur Aufzehrung finanzieller Reserven bei.

Grundregeln zur Vermeidung von Steuernachzahlungen

1. Gewinn- und Umsatzentwicklung beobachten

Wachsen Ihre Gewinne, müssen Sie prüfen, ob Ihre Einkommensteuervorauszahlungen noch passen. Auch die Umsatzsteuer erfordert volle Aufmerksamkeit: Behalten Sie mögliche Umsatzüberschüsse im Blick, um die fällige Zahllast rechtzeitig bedienen zu können. Der Schlüssel zu dieser Finanzkontrolle ist eine lückenlose, fortlaufende Buchführung.

2. Gewissenhafte Buchführung und Dokumentation

Eine saubere Buchführung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Sie ist Ihr wichtigster Schutz davor, dass ruinöse Steuernachzahlungen Ihre Selbstständigkeit gefährden. Das zeigt sich besonders bei der Umsatzsteuer. Wenn Sie monatlich oder quartalsweise Voranmeldungen abgeben, müssen Sie die gezahlte Vorsteuer und die eingenommene Umsatzsteuer genau erfassen. Dies gelingt nur, wenn alle Geschäftsvorgänge korrekt und zeitnah verbucht werden. Sind die Voranmeldungen korrekt, kommt es bei der Jahresumsatzsteuererklärung nicht zu teuren Überraschungen, da die Steuerlast bereits unterjährig beglichen wurde.

3. Steuerberatung in Anspruch nehmen

Das deutsche Steuerrecht gilt als ausgesprochen kompliziert. Es ist ein Labyrinth aus Ausnahmen, Sonderregelungen und komplexen Vorschriften. Anstatt das Risiko einer teuren Steuernachzahlung einzugehen, ist es sinnvoller, in Steuerberatung zu investieren. Das vermeidet nicht nur steuerliche Fehler und damit Nachzahlungen, sondern ist primär darauf ausgerichtet, die Steuerlast insgesamt zu senken. Zudem können Sie die Rechnung für die Beratung als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und gewinnen mehr Freiraum für Ihre eigentlichen Aufgaben.

4. Steuervorauszahlungen leisten, Steuerrücklagen bilden

Um auf eine Steuernachzahlung vorbereitet zu sein, können Selbstständige entweder vorab ihre ungefähre Steuerlast berechnen und entsprechende Rücklagen bilden oder alternativ beim Finanzamt einen Antrag zur Anpassung ihrer Steuervorauszahlungen stellen. Dadurch ziehen sie die Nachzahlung gewissermaßen vor und teilen sie in Raten auf. Entscheidend für beide Strategien ist die kontinuierliche Beobachtung der Geschäftskennzahlen durch eine sorgfältige Buchführung. Nur wer Gewinnausschläge direkt sieht, kann sich auf die steuerlichen Folgen vorbereiten. Dabei sind Steuerrücklagen grundsätzlich vorteilhafter als höhere Vorauszahlungen. Die potenziellen Zinserträge der Rücklagen kommen Ihnen bis zur tatsächlichen Fälligkeit der Steuer zugute – sofern der Steuerbescheid innerhalb der zinsfreien Karenzzeit des Finanzamts ergeht.

5. Finanzplan entwickeln, Budgets planen

Steuernachzahlungen vermeiden ist nur ein Teil der Finanzplanung. Ein realistischer Finanz- und Liquiditätsplan liefert belastbare Zahlen zu Gewinn und Umsatz sowie Cashflow. Er ermöglicht es so, Budgets zu bestimmen und liquide zu bleiben. Diese Budgets müssen zwingend die absehbaren Steuerausgaben von Anfang an enthalten. Wer vorausschauend plant, steuert aktiv und erlebt keine bösen Überraschungen.

Und wenn es doch zu einer hohen Steuernachzahlung kommt?

Wenn der Steuerbescheid eintrifft, ist es zu spät, die Gründe für die Steuernachzahlung zu beseitigen. Aber Sie können das Problem offensiv angehen und dadurch die Folgen abmildern. Ein wichtiger Teil davon ist die Kommunikation mit dem Finanzamt. 

Nach einem erlassenen Steuerbescheid

Beim Erhalt eines Steuerbescheids mit Nachzahlungen kann es sich lohnen, Kontakt mit dem Finanzamt aufzunehmen. Das Finanzamt ist ein unangenehmer Gläubiger. Das gilt umso mehr, weil Steuerbescheide vollstreckbare Titel sind und das Finanzamt ohne gerichtliches Mahnverfahren direkt die Zwangsvollstreckung betreiben kann. Verzweifeln Sie nicht, wenn die Nachzahlung den finanziellen Rahmen sprengt. Sprechen Sie mit den zuständigen Beamten. Wer von Anfang an auf das Finanzamt zugeht, kann in vielen Fällen eine Stundung oder Ratenzahlung aushandeln.

Gerade in solchen Situationen empfiehlt es sich, einen Steuerberater an der Seite zu haben. Er kennt die rechtlichen Möglichkeiten und begegnet den Finanzbeamten auf Augenhöhe. 

Nach einer Steuerprüfung

Bei Steuerprüfungen gibt es stets eine Schlussbesprechung. Dabei trägt der Prüfer vor, welche Unregelmäßigkeiten oder Probleme die Prüfung aus seiner Sicht ergeben hat. Der geprüfte Selbstständige kann seine eigene Sichtweise vortragen, Dinge erläutern und Fragen zu möglichen steuerlichen Auswirkungen stellen. Eine gute Argumentation bei diesem Termin kann Steuernachzahlungen vermeiden oder verringern. In jedem Fall hören Sie die Gründe für die Steuernachzahlung sowie die Sichtweise des Finanzamts, und erfahren, welche Nachzahlungsbeträge auf Sie zukommen.

Lessons Learned

Ziehen Sie als Selbstständiger aus der Steuernachzahlung die richtigen Lehren – von der Bildung von Rücklagen bis zur rechtzeitigen Abgabe von Steuererklärungen. So schützen Sie Ihre Liquidität dauerhaft und legen den Grundstein für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens. Sie gewinnen die notwendige Kontrolle und können dem nächsten Steuerbescheid gelassen entgegensehen.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.