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Geschäftswagen: So rechnen Freiberufler richtig! (Teil 1)

09.06.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Ein repräsentativer Firmenwagen gilt landläufig als besonderes Privileg der Freiberuflichkeit: Weil der Umsatzsteueranteil aller Kosten als Vorsteuer anerkannt wird, kommen Selbstständige in den Genuss von Nettopreisen. Außerdem dürfen die Anschaffungs- und Unterhaltskosten als Betriebsausgaben „von der Steuer abgesetzt werden“.

In der Praxis gibt es dann aber oft ein böses Erwachen: Denn im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Der private Nutzungsanteil stellt eine Betriebseinnahme dar, die sowohl der Einkommen- als auch der Umsatzsteuer unterliegt. Je nachdem, …

  • wie hoch die Anschaffungskosten waren,
  • wie alt das Fahrzeug und
  • wie groß der private Nutzungsanteil ist,

… fallen unter Umständen unverhältnismäßig hohe Steuerbelastungen an.

Privat- oder Betriebsvermögen?

Ob ein Fahrzeug überhaupt als Geschäftswagen behandelt wird, hängt von den betrieblichen und privaten Anteilen an der jährlichen Gesamt-Kilometerleistung ab:

  • Um ein Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufnehmen zu können, muss der betriebliche Anteil an der jährlichen Kilometerleistung mindestens 10 Prozent betragen. Liegt der betriebliche Kilometer-Anteil unter 10 Prozent, bleibt das Fahrzeug auf jeden Fall im Privatvermögen. Die Kosten betrieblich gefahrener Kilometer dürfen Sie dann trotzdem als Betriebsausgabe geltend machen. Mehr dazu im dritten Teil dieses Beitrags.
  • Bei einem betrieblichen Kilometer-Anteil zwischen 10 und 50 Prozent haben Sie die Wahl, ob Sie das Fahrzeug ins Betriebsvermögen übernehmen (= „gewillkürtes Betriebsvermögen“) oder es im Privatvermögen lassen. Die betriebliche Nutzung müssen Sie in dem Fall dann durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch nachweisen.
  • Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für Unternehmenszwecke genutzt, gehört es auf jeden Fall ins Betriebsvermögen (= „notwendiges Betriebsvermögen“). Dann haben Sie die Wahl, ob Sie ein Fahrtenbuch führen oder den privaten Nutzungsanteil mithilfe der bequemen, aber oft teuren Einprozent-Methode ermitteln.

Nachweis der Vermögens-Zuordnung

Um zu dokumentieren, dass ein Fahrzeug ins Privatvermögen oder ins gewillkürte bzw. notwendige Betriebsvermögen gehört, ist zunächst noch kein (!) lückenloses Fahrtenbuch erforderlich. Sie können die Vermögenszuordnung einmalig in „geeigneter Form“ glaubhaft machen. Dafür genügen zum Beispiel:

  • Eintragungen in Terminkalendern
  • Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern
  • Reisekostenaufstellungen

Fehlen solche Unterlagen, dürfen Sie die überwiegend betriebliche Nutzung auch durch formlose Aufzeichnungen über einen „repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum“ glaubhaft machen. Dem Fiskus reichen die Angaben über die Anlässe und Strecken der betrieblich veranlassten Fahrten im Laufe der ersten drei Monate. Außerdem sind die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums anzugeben.

Gut zu wissen
Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (Stichwort: Entfernungspauschale) gelten dabei als betrieblich veranlasst.

Betriebsausgaben und Vorsteuer-Abzug

Die gute Nachricht vorweg: Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, gelten alle Aufwendungen als Betriebsausgaben – und zwar unabhängig davon, ob sie im Rahmen von Privat- oder Geschäftsfahrten anfallen! Außerdem dürfen Sie sämtliche Umsatzsteueranteile als Vorsteuer geltend machen: Bei Anschaffung eines Fahrzeugs können Sie sich also über eine hohe Vorsteuererstattung freuen!

Zu den steuerlich anerkannten „Kraftfahrzeugkosten“ gehören insbesondere:

  • Anschaffungskosten (Zeile 30 der „Anlage EÜR“ Ihrer Steuererklärung)
    Wichtig: Der Netto-Kaufpreis wird in der Regel über sechs Jahre linear abgeschrieben (= 16,7 Prozent pro Jahr). Durch Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen gemäß § 7g EStG lassen sich die Anschaffungskosten neuer und gebrauchter Fahrzeuge aber schon im ersten Jahr mit bis zu 70 Prozent abschreiben!
  • Finanzierungszinsen (Zeile 46)
  • Leasingkosten (Zeile 58)
  • Steuern, Versicherungen und Maut (Zeile 59)
  • „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten“: Dazu zählen Wartungen, Reparaturen und Ersatzteile, Treib- und Schmierstoffe sowie Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag (Zeile 60).

Steuerlich nicht absetzbar sind dagegen Buß- und Verwarnungsgelder wegen Ordnungswidrigkeiten oder gar Geldstrafen im Straßenverkehr.

Ausblick

Befindet sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Der „private Nutzungsanteil“ kann auf unterschiedlichen Wegen ermittelt werden. Ausführliche Informationen finden sich in Teil 2 unseres Beitrags: Privatnutzung des Geschäftswagens – Fahrtenbuch oder Einprozent-Methode?

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

Externe Linktipps

  • Die allgemeinen Gewinnermittlungsvorschriften für Einnahmenüberschussrechner und die Regelungen zur Entfernungspauschale und Familienheimfahrten finden sich in § 4 EStG.
  • Der Einsatz von Fahrtenbuch und Einprozent-Methode ist in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt.
  • Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gehen aus dem BFH-Urteil vom 1.3.2012 (AZ VI R 33/10) hervor.

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