Einen Firmenwagen fahren und damit sparen – das gilt landläufig als besonderes Privileg der Selbstständigkeit: Weil der Umsatzsteueranteil aller Kosten als Vorsteuer anerkannt wird, kommen umsatzsteuerpflichtige Freiberufler und andere Selbstständige in den Genuss von Nettopreisen. Außerdem dürfen die Anschaffungs- und Unterhaltskosten als Betriebsausgaben „von der Steuer abgesetzt werden“.
Die Kehrseite der Medaille: Im Gegenzug müssen die privat gefahrenen Kilometer versteuert werden. Der private Nutzungsanteil stellt eine Betriebseinnahme dar, die sowohl der Einkommen- als auch der Umsatzsteuer unterliegt. Die Steuerbelastung kann bei ungünstigen Voraussetzungen sogar unverhältnismäßig hoch ausfallen. Sie hängt von folgenden Faktoren ab:

• Anschaffungskosten bzw. dem Listenpreis des Fahrzeugs
• Alter
• Antrieb – E-Auto, Hybrid-Fahrzeug oder Verbrenner (Benzin oder Diesel)
• Anteil der privaten Fahrten

Das Auto ins Privatvermögen oder ins Betriebsvermögen aufnehmen?

Ob ein Fahrzeug steuerlich als Geschäftswagen behandelt wird oder ob das Finanzamt ihn als Ihr Privatauto einstuft, hängt davon ab, wie hoch der betriebliche und der private Anteil an der jährlichen Kilometerleistung insgesamt sind:

• Um ein Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufnehmen zu können, muss der betriebliche Anteil an der jährlichen Kilometerleistung mindestens 10 Prozent betragen. Liegt der betriebliche Kilometer-Anteil darunter, bleibt das Fahrzeug zwingend im Privatvermögen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie auf den Kosten betrieblich gefahrener Kilometer sitzen bleiben: Sie dürfen den betrieblichen Anteil der Fahrten dann als Betriebsausgabe geltend machen. Mehr dazu steht in “Geschäftswagen für Freiberufler: Das private Fahrzeug geschäftlich nutzen”.
• Bei einem betrieblichen Kilometer-Anteil zwischen 10 und 50 Prozent haben Sie die Wahl, ob Sie das Fahrzeug ins Betriebsvermögen übernehmen (= „gewillkürtes Betriebsvermögen“) oder es im Privatvermögen lassen. Die betriebliche Nutzung müssen Sie in diesem Fall durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch nachweisen.
• Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für Unternehmenszwecke genutzt, gehört es zwingend ins Betriebsvermögen (= „notwendiges Betriebsvermögen“). In diesem Fall haben Sie die Wahl, ob Sie ein Fahrtenbuch führen oder den privaten Nutzungsanteil mithilfe der bequemen, aber oft teuren 1-Prozent-Methode ermitteln.

Nachweis für die erstmalige Zuordnung des Firmenwagens

Sie benötigen zunächst noch kein lückenloses Fahrtenbuch als Nachweis, um Ihr Fahrzeug ins Privatvermögen, ins gewillkürte oder ins notwendige Betriebsvermögen einzuordnen. Die Zuordnung können sie zu Beginn einmalig in „geeigneter Form“ glaubhaft machen. Dafür genügen zum Beispiel:

• Eintragungen in Terminkalendern
• die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern
• Reisekostenaufstellungen

Wenn Ihnen solche Unterlagen fehlen, können Sie die überwiegend betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen „repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum“ glaubhaft machen. Dazu genügt eine Aufstellung der betrieblich veranlassten Fahrten in den ersten drei Monaten mit Angaben zu Anlässen und Strecken. Angeben müssen Sie zudem die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums.

Betriebsausgaben absetzen und Vorsteuer-Abzug

Die gute Nachricht vorweg: Befindet sich Ihr Fahrzeug im Betriebsvermögen, gelten alle Aufwendungen als Betriebsausgaben, unabhängig davon, ob sie im Rahmen von Privat- oder Geschäftsfahrten anfallen! Außerdem dürfen Sie sämtliche Umsatzsteueranteile als Vorsteuer geltend machen: Bei Anschaffung eines Fahrzeugs können Sie sich also über eine hohe Vorsteuererstattung freuen!

Zu den steuerlich anerkannten „Kraftfahrzeugkosten“ gehören insbesondere:

• Anschaffungskosten
  Wichtig: Der Netto-Kaufpreis wird in der Regel über sechs Jahre linear abgeschrieben (= 16,7 Prozent pro Jahr). Für Geschäftswagen, die in den Jahren 2020, 2021 und 2122 angeschafft werden, ist alternativ die degressive Abschreibung möglich (§ 7 Abs. 2 EStG). Dabei wird stets ein bestimmter Prozentwert des Restwerts abgeschrieben, so dass der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr sinkt. Dieser Prozentwert darf maximal das Zweieinhalbfache des Prozentsatzes bei linearer Abschreibung betragen, und nicht mehr als 25 Prozent. Ein späterer Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist möglich. Durch Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen gemäß § 7g EStG lassen sich die Anschaffungskosten neuer und gebrauchter Fahrzeuge aber schon im ersten Jahr mit bis zu 70 Prozent abschreiben!
• Finanzierungszinsen
• Leasingkosten
• Steuern, Versicherungen und Maut
• „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten“: Dazu zählen Wartungen, Reparaturen und Ersatzteile, Treib- und Schmierstoffe, der Ladestrom für E-Fahrzeuge sowie Reinigung und andere Aufwendungen, wie zum Beispiel der Rundfunkbeitrag.

Strafzettel sind dagegen steuerlich nicht absetzbar: Buß- und Verwarnungsgelder wegen Ordnungswidrigkeiten oder gar Geldstrafen im Straßenverkehr mindern weder den Gewinn noch die Steuerlast.

Ladekosten von E-Autos als Betriebsausgaben

Wird ein betriebliches Elektrofahrzeug über das Stromnetz der Privatwohnung aufgeladen, kann dieser Anteil an den Stromkosten ebenfalls als Betriebskosten angesetzt werden und zwar neben den entsprechenden Kilowattstunden auch der entsprechende Anteil am Grundpreis. Dazu genügt es, den Ladestrom-Verbrauch für drei Monate mittels eines mobilen oder stationären gesonderten Stromzählers repräsentativ nachzuweisen, zum Beispiel über eine Wallbox mit integriertem Zähler.
Alternativ kann für den Ladestrom aus dem privaten Stromanschluss eine Pauschale angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 29. September 2020). Seit 2021 beträgt sie …

• 30 Euro für Elektrofahrzeuge und 15 Euro für Hybridfahrzeuge, wenn auch in der Betriebsstätte eine Lademöglichkeit besteht
• 70 Euro für Elektrofahrzeuge und 35 Euro für Hybridfahrzeuge, wenn das Fahrzeug an der Betriebsstätte nicht aufgeladen werden kann.

Ausblick: Sie haben die Wahl – aber nur zum Teil

Die Wahlmöglichkeiten beim Geschäftswagen noch einmal auf den Punkt gebracht:

Zunächst einmal haben Sie die Wahl zwischen der Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebs- und Privatvermögen – allerdings nur, wenn der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 und 50 Prozent ausmacht. Liegt er darunter oder darüber, ist die Zuordnung vorgeschrieben.

Befindet sich Ihr Fahrzeug im Betriebsvermögen, müssen Sie die privat gefahrenen Kilometer versteuern. Liegt der geschäftliche Nutzungsanteil über 50 Prozent, haben Sie dabei die Wahl zwischen Fahrtenbuch- und Einprozent-Methode. Mehr dazu im Artikel "Geschäftswagen als Selbstständiger privat nutzen: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?“

Welche Wahl Sie jeweils treffen sollten, hängt vom Einzelfall ab. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro.