Steuerprüfung bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen

26. Mai 2026

Eine Betriebsprüfung beim Finanzamt steht an? Ruhe bewahren! Für Freiberufler und Selbstständige ist eine gute Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Hier finden Sie alle wichtigen Schritte und Informationen – vom Prüfungsablauf bis zur rechtssicheren, digitalen Dokumentation (GoBD).

Trotz Ankündigung entspannt bleiben

„Was ist eine Betriebsprüfung?“ lautet oft die Frage, wenn das Finanzamt eine Steuerprüfung Freiberuflern und anderen Selbstständigen ankündigt. Die Ankündigung löst selten Begeisterung aus. Doch selbst wenn die Betriebsprüfung von Selbstständigen Zeit kostet und Aufwand verursacht: In vielen Fällen ist sie weitaus harmloser als befürchtet. Inzwischen findet sogar meist eine digitale Steuerprüfung statt. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie die Steuer- und Betriebsprüfung meistern.

Was führt zur Steuerprüfung bei Freiberuflern oder Selbstständigen?

Eine Betriebsprüfung? Freiberufler und andere Selbstständige reagieren auf diese Ankündigung vom Finanzamt oft mit Besorgnis. Deshalb ist es wichtig, ein verbreitetes Missverständnis zur Betriebsprüfung bei Selbstständigen aus dem Weg zu räumen: Eine vorangekündigte Steuerprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist keine Maßnahme der Steuerfahndung. Sie bedeutet nicht, dass das Finanzamt von Steuerhinterziehung oder anderen Steuerstraftaten ausgeht.

Betriebsprüfungen, eine Unterform der Steuerprüfung, sollen bei Selbstständigen, bei Mittelständlern und bei Großunternehmen die Steuergerechtigkeit durchsetzen und dafür sorgen, dass überall die gleichen Regeln angewandt werden. Die Betriebsprüfung hat nicht das Ziel der Strafverfolgung. Die Betriebsprüfer sind vielmehr verpflichtet, „zugunsten wie zuungunsten“ der Selbstständigen zu prüfen. Das Ergebnis kann grundsätzlich auch darin bestehen, dass zu viel Steuern bezahlt wurden, auch wenn das nicht unbedingt der häufigere Fall ist.

Im Rahmen der Finanzamt-Prüfung werden die Geschäftsvorgänge, die Gewinnermittlung und die Buchhaltung unter die Lupe genommen. Die Betriebsprüfer arbeiten nicht auf der Grundlage eines konkreten Verdachts, so wie Polizeibeamte es bei einer Hausdurchsuchung tun. Vielmehr sieht das Steuerrecht vor, dass bei Selbstständigen mit einem Gewerbebetrieb, bei Kaufleuten sowie bei Freiberuflern eine Betriebsprüfung des Finanzamts durchgeführt werden kann. Sie ist in der Abgabenordnung (§§ 193 - 203a AO) und in der Betriebsprüfungsordnung (BpO) geregelt.

Welche Steuerarten werden geprüft?

Eine Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung kann verschiedene Steuerarten betreffen. So kann eine Betriebsprüfung bei Freiberuflern beispielsweise die Einkommensteuer prüfen. Bei Gewerbetreibenden und Kaufleuten erstreckt sich die Betriebsprüfung von Selbstständigen auch auf die Gewerbesteuer und bei einer GmbH auf die Körperschaftsteuer. Dabei wird ein bestimmter Veranlagungszeitraum geprüft, manchmal auch bestimmte Steuersachverhalte, etwa die Besteuerung der Gewinne aus einer besonderen Tätigkeit.

Digitale Steuerprüfung

Auch Steuerprüfungen des Finanzamts laufen heute unabhängig von der geprüften Steuerart in erster Linie digital ab. Die Finanzverwaltung nennt das „digitale Steuerprüfung“. Demgegenüber steht der Begriff „digitale Betriebsprüfung“ bei Finanzämtern speziell für die Prüfung der digitalen Buchführung und Archivierung in Unternehmen.

Allgemeine Außenprüfung und Sonderprüfungen

In den meisten Fällen versteht man unter einer Betriebsprüfung des Finanzamts die allgemeine Außenprüfung. Daneben gibt es angekündigte Sonderprüfungen wie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Lohnsteuer-Außenprüfung. Dazu kommen unangemeldete Prüfungen wie die Umsatzsteuer-Nachschau, die Lohnsteuer-Nachschau und die Kassen-Nachschau. Die Aufklärung von Steuerstraftaten fällt nicht in die Zuständigkeit der Betriebsprüfungsstellen.

Nicht jede Betriebsprüfung ist eine Steuerprüfung. Auch die Deutsche Rentenversicherung hat einen Betriebsprüfungsdienst. Dieser hat jedoch eine andere Aufgabe. Er prüft in erster Linie, ob Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge und die Künstlersozialabgabe korrekt abgeführt und alle Meldungen erstattet haben. Daneben prüft auch die Zollverwaltung Betriebe, zum Beispiel auf die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften und mögliche Schwarzarbeit. Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung betreffen immer Steuersachverhalte.

Betriebsprüfung Freiberufler: Häufigkeit

Dass eine Betriebsprüfung des Finanzamts bei Einzelselbstständigen stattfindet, kann an auffälligen, unplausiblen oder verspäteten Steuererklärungen liegen. Hellhörig sollten Selbstständige werden, wenn ein Steuerbescheid unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“ oder mit Vorläufigkeit ergeht. Das kann eine spätere Betriebsprüfung ankündigen, auch wenn das keineswegs ausgemacht ist.

Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, ist ansonsten eine Frage von Umsatz und Gewinn und hängt von der Betriebsgröße ab. Je größer ein Unternehmen ist, desto eher wird es vom Finanzamt geprüft. Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung für Freiberufler ist im Normalfall zu vernachlässigen: Ohne Auffälligkeiten ist bei Betriebsprüfungen von Freiberuflern die Häufigkeit gering. Bei Klein- und erst recht bei Kleinstbetrieben findet nur selten eine Betriebsprüfung des Finanzamts statt.

Die Steuerverwaltung teilt Unternehmen nach Umsatz und steuerlichem Gewinn in Betriebsgrößenklassen ein. Es gibt Großbetriebe (G), Mittelbetriebe (M), Kleinbetriebe (K) und Kleinstbetriebe (Kst). Auch die Betriebsart spielt eine Rolle: Für Handelsbetriebe, Fertigungsbetriebe, freie Berufe und weitere Betriebsarten gelten dabei je eigene Grenzbeträge. Die Gewinn- und Umsatzschwellen, die als Abgrenzungsmerkmale der Größenklassen dienen, werden regelmäßig neu festgelegt und vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Die letzte Aktualisierung erfolgte zum Jahresbeginn 2024. Dabei wurden die Beträge der Grenzen deutlich angehoben, was Betriebsprüfungen für kleinere Unternehmen weniger wahrscheinlich macht.

Ablauf Steuerprüfung

Der Ablauf einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist festgelegt.

Prüfungsankündigung

Zu Beginn steht die formelle Ankündigung, die sogenannte „Anordnung einer Betriebsprüfung“. Sie kann an den Selbstständigen selbst adressiert sein oder dem Steuerberater zugehen.

Die Betriebsprüfungsanordnung nennt Termin und Ort der Betriebsprüfung, die Veranlagungszeiträume, die geprüft werden, und möglicherweise bestimmte zu prüfende Steuersachverhalte. Außerdem weist sie auf Dokumente beziehungsweise Datenträger und Schnittstellen hin, die bereitzuhalten sind. Oft werden Kontaktmöglichkeiten zum Prüfer genannt. Manchmal kündigt sich der Prüfer auch schon vor der Prüfungsanordnung telefonisch an. Dann bleibt noch eine kurze Zeit für eine Selbstanzeige im Fall von Unregelmäßigkeiten. Mit dem Zugang der Prüfungsanordnung schließt sich dieses Fenster. Eine Selbstanzeige sollte man nie ohne vorherige Beratung durch den Steuerberater erstatten. Sie kann schnell zum Bumerang werden.

Aufforderung zur digitalen Bereitstellung von Daten

Die Finanzverwaltung gibt bei Außenprüfungen in der Regel vor Beginn der Prüfung an, welche Buchführungsdaten ihr zur Verfügung zu stellen sind und für welche Jahre. Im Lauf der Prüfung können weitere Datenanforderungen dazukommen. Unterlagen, Zahlen und Belege müssen in der Regel digital und in der vom Finanzamt geforderten Form bereitgestellt werden. Die Daten werden mit der Finanzamtssoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ausgewertet. Dem Prüfer kann Lesezugriff auf die Buchführungssoftware gegeben werden, die benötigten Daten können über eine Schnittstelle exportiert oder auf einem Datenträger übergeben werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Daten strukturiert und in der für IDEA benötigten Form zugänglich gemacht werden. Das erfordert eine gängige, aktuelle Buchführungssoftware und eine GoBD-konforme Buchführungspraxis.

Das Finanzamt hat bereits digitale Schnittstellen für Lohnsteuerdaten und Kassendaten vorgegeben. Zudem ist eine allgemeine Buchführungsschnittstelle geplant, die entsprechende Buchführungsdatenschnittstellenverordnung wird vorbereitet. Wenn Daten nicht in der schnittstellenkompatiblen Form bereitgestellt werden, kann das Finanzamt allein schon deshalb die Beweiskraft der Buchführung in Frage stellen und die Steuerlast schätzen.

Ort der Steuerprüfung

In vielen Fällen findet die Prüfung heute rein digital und remote statt. Der Betriebsprüfer kommt nicht mehr ins Büro, um dort Aktenordner zu wälzen. Wenn doch, kann der Ort der Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen von Freiberuflern und Selbstständigen liegen. Alternativ kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater stattfinden. Er ist auf Besuche von Betriebsprüfern eingestellt. In manchen Fällen findet die Prüfung in den Räumen des Finanzamts statt.

Dauer der Betriebsprüfung

Die Dauer einer Betriebsprüfung variiert. Sie kann an einem Tag abgeschlossen werden, in manchen Fällen zieht sie sich über mehr als eine Woche oder länger hin. Für die Dauer der Betriebsprüfung hat der Prüfer Anspruch auf die Mitwirkung des Selbstständigen bzw. Freiberuflers oder eines Vertreters. Er kann beispielsweise nach Unterlagen fragen, sich den Kontext eines Geschäftsvorgangs erläutern lassen oder bestimmte Daten anfordern. Selbstständige und Freiberufler tun gut daran, mit Auskünften sparsam zu sein und die Beantwortung möglicher diffiziler Fragen dem Steuerberater zu überlassen.

Wichtig: Betriebsprüfer sollten durchweg höflich behandelt werden. Der Versuch, sie durch Charme einzuwickeln, wird allerdings in aller Regel fehlschlagen.

Prüfungsabschluss

Am Ende der Betriebsprüfung steht die Schlussbesprechung. Sie entfällt nur, wenn beide Seiten darauf verzichten, was selten vorteilhaft ist – oder wenn der Betriebsprüfer keinerlei Beanstandungen hat, was kaum vorkommt. Die Themen der Schlussbesprechung teilt der Prüfer vorher mit. Selbstständige können dies nutzen, um sich argumentativ und mit passenden Unterlagen auf die Diskussion mit dem Prüfer vorzubereiten. Es ist sinnvoll, die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung gemeinsam mit dem Steuerberater durchzuführen. Nicht selten lassen sich dabei Dinge noch klären oder abmildern, zumindest aber kann man die Stichhaltigkeit von Beanstandungen ausloten. Auch Vorgesetzte des Prüfers können daran teilnehmen.

Abgeschlossen wird die Betriebsprüfung mit dem Prüfungsbericht.

Vorbereitung Betriebsprüfung

Zwischen dem Zugang der Ankündigung und dem Prüfungstermin liegen in der Regel etwa zwei Wochen. Diese können und sollten zur Vorbereitung genutzt werden. Selbstständige sollten sich als Teil der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung mit dem Ablauf vertraut machen. In der Prüfungsankündigung steht, welche Besteuerungszeiträume und welche Steuerarten der Prüfer unter die Lupe nehmen will. Das liefert die Vorbereitungsgrundlage. Bis zum Prüfungsbeginn sollte man sicherstellen, dass alle Unterlagen und Daten vorliegen und bereitgestellt beziehungsweise exportiert werden können.

Alle Unterlagen bereitlegen

Wichtig ist, dass alle Unterlagen, Belege, Quittungen, Verträge und weiteren Dokumente vorhanden sind, die zum Prüfungszeitraum und dem angekündigten Prüfungsschwerpunkt gehören. Es ist gut möglich, dass der Prüfer beispielsweise Lieferverträge, den Gewerbemietvertrag, bestimmte Angebote, das Kassenbuch, das Fahrtenbuch des Geschäftswagens oder Überweisungsbelege in digitaler Form anfordert. Die Buchhaltung sollte entsprechend geordnet sein. Wo sich Probleme oder Lücken abzeichnen, sollte man sie schon vor Prüfungsbeginn mit dem Steuerberater besprechen. Wenn wichtige Nachweise oder Belege fehlen, droht eine Hinzuschätzung.

Verfahrensdokumentation

In vielen Fällen fordert der Prüfer eine steuerliche Verfahrensdokumentation. Die Dokumentation der Verfahren in der Buchführung ist laut den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) Pflicht. Wenn sie nicht vorliegt, sollte sie nach Möglichkeit bis zum Prüfungstermin erstellt werden.

Ankündigung prüfen und mit dem Steuerberater abstimmen

Wenn der Ort der Betriebsprüfung beim Steuerberater liegen soll, muss dies vorab geklärt werden. Der Steuerberater kann zudem die „Anordnung einer Betriebsprüfung“ genau analysieren und auf mögliche Fehler wie die Zuweisung der falschen Größenklasse oder verjährte Prüfzeiträume hin kontrollieren.

Sehen Sie sich Ihre Steuerbescheide für die zu prüfenden Veranlagungszeiträume genau an. Sind diese Bescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen? Die Steuerprüfung ist auch ohne diesen Vorbehalt möglich, in der Praxis aber weniger wahrscheinlich.

Viele Selbstständige fragen sich nach den möglichen Zeiträumen einer Steuerprüfung: Wie lange rückwirkend kann die Prüfung durchgeführt werden? Ohne konkreten Verdacht auf ein steuerliches Vergehen sind verjährte Veranlagungszeiträume nicht mehr zu prüfen. Die Festsetzungsverjährung beträgt grundsätzlich vier Jahre, außer bei Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung.

GoBD-konforme Buchhaltung mit digitaler Zugriffsmöglichkeit

Steuerprüfungen finden heute in der Regel als digitale Prüfung statt. Selbstständige und Freiberufler haben eine Mitwirkungspflicht. Ihre Buchhaltung muss die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllen.

Teil der Mitwirkungspflicht ist es, den digitalen Zugriff auf die zur Prüfung benötigten Dokumente und Daten zu ermöglichen. Bei der Betriebsprüfung können Prüfer verlangen:

den unmittelbaren Datenzugriff im reinen Lesemodus auf die Buchhaltungs-EDV der Selbstständigen oder des Freiberuflers
den mittelbaren Zugriff auf gefilterte Daten in digitaler Form mit Schreibzugriff oder auf Papier
die Bereitstellung der exportierten Daten auf einem Datenträger, etwa einem USB-Stick

Die dritte Variante kommt bei kleineren Unternehmen und Einzelselbstständigen am häufigsten zum Einsatz. Der Export der gewünschten Daten verursacht einigen Arbeitsaufwand.

Die eigenen Systeme sollten diese Zugriffsmöglichkeiten oder den Datenexport ermöglichen, dabei aber möglichst die steuerrelevanten Unterlagen und Daten von anderen Informationen und Dokumenten trennen. Gängige, geprüfte Buchhaltungssoftware bietet die Schnittstellen für den Datenexport zur Software des Betriebsprüfers. Prüfer können nur Zugriff auf steuerrelevante Informationen beanspruchen. Ob dazu zum Beispiel Schichtpläne, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder E-Mails rund um einen Geschäftsabschluss gehören, muss im Einzelfall geklärt werden.

Rechte und Pflichten bei der Betriebsprüfung

Mitwirkungspflicht an der Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung sind Selbstständige und Freiberufler zur Mitwirkung verpflichtet. Sie müssen dem Prüfer einen Arbeitsplatz mit allen benötigten Arbeitsmitteln bereitstellen, falls der Ort der Betriebsprüfung in ihren Geschäftsräumen liegt. Sie sind außerdem verpflichtet, alle benötigten Dokumente, Daten und Unterlagen zu beschaffen. Sie müssen Fragen beantworten und Erläuterungen geben. Dieser Teil kann an den Steuerberater delegiert werden, was oft sinnvoll ist.

Sieht der Betriebsprüfer bei der Prüfung Verdachtsmomente für eine Steuerstraftat oder eine steuerliche Ordnungswidrigkeit, wird er die Straf- und Bußgeldsachenstelle des Finanzamts einschalten. Parallel dazu muss er den Steuerpflichtigen informieren. In diesem Fall endet die Mitwirkungspflicht. Steuerpflichtige müssen sich nicht an Maßnahmen des Finanzamts beteiligen, die auf Strafen gegen sie ausgerichtet sind.

Rechte der Steuerpflichtigen

Zu den Rechten Steuerpflichtiger bei einer Steuerprüfung gehört es, deren Verschiebung zu beantragen, wenn dafür wichtige Gründe vorliegen. Das kann bei Selbstständigen beispielsweise die Teilnahme an einer geschäftsentscheidenden Messe oder ein nicht verschiebbarer Einsatz im Ausland sein. Ein weiteres Recht betrifft die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte der Außenprüfung: Der Prüfer muss diese explizit mitteilen.

Rechtsmittel und Reaktionsmöglichkeiten

Abhängig von den Ergebnissen der Betriebsprüfung und der Schlussbesprechung können neue Steuerbescheide erlassen werden. Auf den Steuerpflichtigen kommt als Folge der Betriebsprüfung dann eine Nachzahlung zu. Das ist in der Praxis leider alles andere als selten.

Gegen die direkten Ergebnisse der Betriebsprüfung gibt es keine Rechtsmittel. Die geprüften Selbstständigen oder Freiberufler können dagegen zwar Einwände erheben. Ob der Prüfer diese berücksichtigt und den Bericht ändert, ist jedoch seine Entscheidung.

Die Situation ändert sich, sobald der Prüfungsbericht zu neuen oder geänderten Steuerbescheiden führt. Gegen diese Bescheide ist ein Einspruch möglich. Führt der Einspruch nicht zum gewünschten Erfolg, bleibt der Weg über eine Klage vor dem Finanzgericht.

Prüfungsrisiko senken

Es gibt kein Geheimrezept, mit dem Freiberufler Betriebsprüfungen vermeiden können. Doch selbst wenn Selbstständige die Betriebsprüfung nicht ausschließen können, können sie einiges tun, um die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung als Freiberufler zu senken.

Dazu gehören in erster Linie eine geordnete Buchführung und regelkonforme Geschäftspraktiken. Für die Finanzämter wird man vor allem durch ungewöhnliche oder auffällige Zahlen und Beträge in den Steuererklärungen zum interessanten Prüfkandidaten. Es wertet auch die Informationen anderer Institutionen aus, etwa von Banken oder vom Zoll. Atypisch hohe Betriebsausgaben, erstaunlich viele Einzelgeschäfte, gehäufte Bareinzahlungen oder Vorsteuererstattungen weit über dem Branchenschnitt machen Selbstständige in den Augen der Finanzverwaltung schnell verdächtig.

Selbst wenn eine Betriebsprüfungsanordnung ins Büro flattert: Mit einer sorgfältigen Buchhaltung, angemessener Buchhaltungssoftware und gut nachvollziehbaren Geschäftsvorgängen sowie einem kompetenten Steuerberater an ihrer Seite können Selbstständige und Freiberufler der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

Lesetipp

Welche Steuerarten gibt es? Was kann alles von der Steuer abgesetzt werden? Und was muss man als Freelancer hinsichtlich des Finanzamts beachten? Wir haben zahlreiche Tipps für Sie zusammengefasst.

Fragen und Antworten

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Steuerprüfung bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen.

Was prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?

Grundsätzlich kann alles zum Prüfungsumfang gehören, das für die Besteuerung relevant ist. Geprüft werden in der Regel bestimmte Besteuerungszeiträume, etwa drei zurückliegende Jahre, und bestimmte Steuerarten, etwa die Einkommensteuer oder die Umsatzsteuer. Dazu nehmen die Betriebsprüfer beispielsweise die Buchführung unter die Lupe.

Wie oft werden Freiberufler geprüft?

Eine Steuerprüfung bei Freiberuflern und anderen Selbstständigen ist eher selten, soweit dem Finanzamt im Vorfeld keine Auffälligkeiten oder Unstimmigkeiten bekannt werden.

Welche Folgen kann eine Betriebsprüfung haben?

In vielen Fällen kommt es zu neuen Steuerbescheiden. Folge der Betriebsprüfung ist dann fast immer eine Nachzahlung. Deren Höhe kann stark variieren. Auch eine Betriebsprüfung ohne Beanstandungen ist möglich. Findet der Betriebsprüfer Hinweise auf steuerliche Vergehen, folgt ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.