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Nie mehr Rechnungen stellen?

Das Gutschriftverfahren als Alternative zur Rechnungsstellung

09.04.2010
GULP Redaktion
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Ein IT-Spezialist erbringt eine Dienstleistung, stellt eine Rechnung und wird vom Projektanbieter bezahlt – das ist der gängige Weg, wie der Selbstständige ordnungsgemäß und steuerlich einwandfrei an sein Geld kommt. Aber es ist nicht der einzige. Das sogenannte "Gutschriftverfahren" ist eine Alternative zur Rechnungsstellung. Es ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) und in der Umsatzsteuerichtlinie (UStR, eine allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Ausführung des UStG) geregelt. Weil beide Seiten damit Zeit und Kosten sparen und weil die dafür verwendeten IT-Systeme immer sicherer und benutzerfreundlicher werden, ist die Abrechnung mit Gutschrift auch im IT-Projektmarkt anzutreffen. Für Selbstständige, die es noch nicht angewendet haben, und die, die mehr wissen möchten, hier eine Einführung in diese Art der Abrechnung.

Was ist das Gutschriftverfahren?

Gutschriften sind grundsätzlich überall denkbar, wo Rechnungen gestellt werden. Häufig genutzt wird das Verfahren zum Beispiel in der Automobilindustrie zwischen Herstellern und Lieferanten. Schon Anfang der Neunziger Jahre hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) das Thema "Gutschriften" in seine De-facto-Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in der Automobilindustrie aufgenommen. Wir möchten zur Veranschaulichung des Gutschriftverfahrens das Beispiel Projektanbieter – IT-Selbstständiger herausgreifen.

Dabei ist der Projektanbieter der Leistungsempfänger und Gutschriftersteller. Der IT-Freelancer ist Leistungserbringer bzw. leistender Unternehmer und damit Gutschriftempfänger.

Genauso wie mit einer Rechnung wird mit einer Gutschrift die Leistung des IT-Experten abgerechnet. Der Unterschied: Eine Rechnung stellt der Leistungserbringer aus, eine Gutschrift der Leistungsempfänger, also der Projektanbieter. Eine Gutschrift in diesem Sinne hat also nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonus-Systemen zu tun.

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG ist die Gutschrift eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des selbstständigen Unternehmers (Gutschriftempfängers) ausgestellt wird, sofern dies vorher vereinbart wurde.

Vor der Abrechnung müssen Projektanbieter und Selbstständiger vereinbaren, das Gutschriftverfahren zu nutzen. Die beiden Parteien legen damit fest, dass die Abrechnungslast nicht vom Selbstständigen, sondern vom Projektanbieter getragen wird. Mit der Vereinbarung verpflichtet sich der Projektanbieter meist, in den ausgemachten Zeitzyklen abzurechnen und die Gutschriften zeitnah an den Freelancer zu senden. Der Selbstständige dagegen verpflichtet sich in der Regel dazu, ab Gültigkeit des Gutschriftverfahrens keine Rechnungen mehr an den Projektanbieter zu senden.

Diese Vereinbarung zur Abrechnung über Gutschriften ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann sich aus Verträgen oder anderen Geschäftsunterlagen ergeben, aber auch mündlich getroffen werden (siehe Abschn. 14.3, Abs. 2 UStAE). Erst nach dieser Vereinbarung kann der Leistungsempfänger abrechnen. Aber: Auch eine ohne vorherige Vereinbarung übermittelte Gutschrift wirkt, wenn der Gutschriftempfänger nicht widerspricht. Also:

Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Gutschrift ist, dass die Gutschrift dem Leistungserbringer (Gutschriftempfänger) übermittelt worden ist und dieser dem Dokument nicht widerspricht ( § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Wenn der Selbstständige der Gutschrift widerspricht, verliert die Gutschrift die Wirkung als Rechnung.

Woher weiß der Projektanbieter, was er abrechnen soll?

Der Stundensatz ergibt sich aus den geschlossenen Verträgen. Die Anzahl der Stunden sowie die Reise- und Nebenkosten nimmt der Projektanbieter aus den vom Endkunden unterzeichneten Nachweisen, die der IT-Spezialist dem Projektanbieter schickt. Also alles wie gehabt.

Braucht der selbstständige Unternehmer seine Rechnungen nicht für die Steuer?

Anstelle der Rechnungen reicht der Selbstständige einfach die erhaltenen Gutschriften beim Finanzamt ein. Der Projektanbieter erstellt eine Gutschriftsanzeige als Abrechnungsbeleg und sendet sie an den Selbstständigen. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten ( § 14 Abs. 3 S. 3 UStG).

Gutschrift ersetzt die Rechnung

Da eine Gutschrift eine Rechnung ersetzt, muss sie alle Angaben enthalten, die in § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen geforderten werden (Abschn. 185 Abs. 1 UStR). Neben der Art der Dienstleistung, den Stunden und dem Ausweis des entsprechenden Mehrwertsteuerbetrags muss die Gutschrift unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Selbstständigen enthalten. Dafür teilt der Freelancer dem Projektanbieter seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit (Abschn. 185 Abs. 12 UStR; siehe dazu auch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (PDF) an die Obersten Finanzbehörden der Länder vom Januar 2004).

Wer vergibt die fortlaufenden Rechnungsnummern?

Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt der Gutschriftaussteller (Abschn. 185 Abs. 12 UStR), also der Projektanbieter. Sie dient der Identifizierung der Gutschrift und soll sicherstellen, dass diese nur einmal existiert. Eine Gutschrift wird nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Rechnung aufbewahrt (zehn Jahre, § 257 HGB). Der Selbstständige muss sich um die fortlaufenden Nummern der Gutschriften, die er von Projektanbietern erhält, keine Gedanken machen. Seine anderen Rechnungen muss er natürlich weiterhin fortlaufend nummerieren.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Auch für die Umsatzsteuer gelten die gleichen Regelungen wie bei Rechnungen. Zum Beispiel muss natürlich weiterhin der leistende Unternehmer Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen, außer der Umsatz iststeuerfrei oder die Steuer wird beim IT-Spezialisten nicht erhoben, weil er Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG ist.

Es empfiehlt sich, dass Freelancer und Projektanbieter in der Vereinbarung zur Abrechnung über das Gutschriftverfahren festlegen, ob die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden soll oder nicht. Oft weiß der Projektanbieter zum Beispiel nicht, ob der Selbstständige unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Wird die Umsatzsteuer in so einem Fall fälschlicherweise ausgewiesen, muss der Kleinunternehmer der Gutschrift (bzw. dem darin enthaltenen Steuerausweis) widersprechen, sonst schuldet er die ausgewiesene Steuer ( § 14c Abs. 2 UStG). Dasselbe passiert, wenn die Steuer zu hoch ausgewiesen wurde.

Warum Gutschriftverfahren?

Alle Beteiligten ersparen sich durch eine Abrechnung nach dem Gutschriftverfahren Zeit. Fehler in der Rechnungsstellung können reduziert werden. Der Gesamtablauf der Abrechnung kann beschleunigt werden, was schlussendlich heißt, dass der Selbstständige bestenfalls sein Geld schneller bekommt. Das gilt natürlich umso mehr, wenn so viele Abläufe wie möglich elektronisch abgewickelt werden. Ein Beispiel – zwei Arten der Abrechnung:

Abrechnung über Rechnungen:

IT-Freiberufler F hat im Monat März beim Kunden K, bei dem er über den Projektanbieter P im Einsatz war, eine Dienstleistung erbracht. Er lässt sich von K seinen Leistungsnachweis unterzeichnen und erstellt auf dieser Basis seine Rechnung. Leistungsnachweis und Rechnung schickt er von Zuhause aus per Post oder Fax an P. Der Projektanbieter prüft die Rechnung von Hand und überweist, wenn sie fehlerfrei ist, F den Betrag. Wenn nicht, muss der Freiberufler die nötigen Korrekturen vornehmen und die Rechnung erneut per Post senden. Das Zahlungsziel läuft in der Regel, sobald Rechnung und Zeitnachweis korrekt beim Projektanbieter eingegangen sind.

Abrechnung über Gutschriftverfahren:

IT-Freiberufler F lässt sich vom Kunden K seinen Leistungsnachweis unterzeichnen und lädt ihn entweder direkt ins System des Projektanbieters P hoch oder schickt ihn per Fax oder Post. Mit erfolgreichem Hochladen des korrekten Leistungsnachweises und dessen Bestätigung hat der Projektanbieter alle Informationen und kann sofort eine Gutschrift ausstellen, das Zahlungsziel läuft bereits jetzt an. Anschließend schickt P dem Freiberufler die Gutschriftsanzeige (meist per Post). Versand und Datum der Gutschrift sind für das Zahlungsziel unerheblich. Wenn der Freiberufler der Gutschrift nicht widerspricht, gilt sie.

Der IT-Freelancer erspart sich so den Aufwand der Rechnungsstellung. Das Risiko, dass wegen Fehlern auf der Rechnung mehrere Korrekturen nötig sind, die den Zahlungseingang verzögern, sinkt, denn der Projektanbieter erstellt die Gutschrift nach den steuerlichen Richtlinien und Vorschriften, auch wenn die sich mal ändern. Meist bieten nur große Unternehmen das Gutschriftsystem an – und die haben aufgrund der vielen anfallenden Abrechnungsvorgänge ausreichend Erfahrung und beschäftigen Spezialisten dafür.

Außerdem ein Plus: Das Zahlungsziel beginnt schneller zu laufen, wenn nicht der Postweg für die Zusendung des Leistungsnachweises genutzt werden muss. Die Zeit für den Postweg fällt weg. Und natürlich auch die Zeit, die der Freelancer für die Rechnungsstellung braucht. Dann spart sich der Selbstständige auch Druck, Papier und Porto. Der Leistungsnachweis kann von überall und zu jeder Zeit ins System hochgeladen werden, auch von unterwegs, während eine Rechnung nur per Post oder Fax eingesandt werden kann.

Fazit

Im Grunde genommen ändert sich für den IT-Selbstständigen bei der Abrechnung über Gutschriften nicht viel - und nichts zum Negativen. Die steuerlichen und gesetzlichen Regelungen bleiben dieselben. Wenn der Projektanbieter das kostenlose Gutschriftverfahren anbietet, erspart sich der Selbstständige den Aufwand der Rechnungsstellung und profitiert von einer schnelleren Abwicklung der Rechnung. Sind die Gutschriften alle in einem elektronischen System mit Statusmeldungen ("eingegangen", "geprüft", "bezahlt" etc.) gespeichert, sind die Prozesse beim Projektanbieter rund um die Bezahlung für ihn transparenter und er hat mehr Kontrolle. Dafür sollte er Gutschriften, die er erhält, daraufhin prüfen, ob Umsatz- und Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen sind und gegebenenfalls widersprechen.

Rechnungen online verwalten?

Das Gutschriftenverfahren zu nutzen, heißt nicht automatisch, dass ab dann die gesamte Abrechnung online abgewickelt wird. Aber weil Zeitersparnis und Transparenz erreicht werden sollen, wird es oft mit einem Online-System verbunden, über das IT-Experten ihre Leistungsnachweise hochladen und ihre Gutschriften verwalten können. Die Kombination aus Gutschrift und Online macht Sinn, damit beide Seiten von wirklich beschleunigten Prozessen profitieren. Gutschriften online verwalten und nachverfolgen, Prozesse beim Projektanbieter transparenter machen – wie klingt das in Ihren Ohren? Welche Meinung haben Sie zum Gutschriftverfahren?