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E-Rechnung als Freiberufler: Tipps zur E-Rechnungspflicht
Seit Beginn des Jahres 2025 greift die erste Stufe der E-Rechnungspflicht für Freiberufler sowie andere Selbstständige und Unternehmen. In Deutschland wird die elektronische Rechnung in mehreren Phasen eingeführt. Zunächst betrifft die Pflicht nur den Rechnungseingang. Bisher besagt die Vorschrift, dass eine elektronische Rechnung von Freiberuflern akzeptiert werden muss. Der verpflichtende Versand eigener E-Rechnungen folgt später. Für manche Selbstständigen bleibt der Versand von E-Rechnungen sogar dauerhaft freiwillig.
Wichtig: Nicht jedes elektronische Rechnungsdokument ist eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Die klassische PDF-Rechnung ist damit nicht gemeint.
Einführung der E-Rechnung: Freiberufler und andere Selbstständige sind ebenfalls betroffen
Seit Jahresbeginn 2025 werden auch in Deutschland die von der EU beschlossenen Vorgaben zur elektronischen Rechnung umgesetzt. Die Einführung der E-Rechnung soll es einfacher machen, die Umsatzsteuerpflicht zu kontrollieren und die Umsatzsteuer einzuziehen.
Die E-Rechnung wird in mehreren Stufen eingeführt. Seit Jahresbeginn 2025 müssen alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts strukturierte elektronische Rechnungen empfangen, auslesen und archivieren können. Das gilt ohne Ausnahme. Deshalb ist die Voraussetzung zum Empfang einer E-Rechnung für Freelancer genauso unerlässlich wie für große Unternehmen.
Später kommt für viele Selbstständige und Unternehmen auch die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen dazu. Das gilt allerdings nicht in allen Fällen. Außerdem gibt es beim E-Rechnungsversand verschiedene Übergangsfristen mit unterschiedlicher Länge.
So ist der Versand einer elektronischen Rechnung für Freiberufler auch in Zukunft freiwillig, wenn sie:
- ausnahmslos umsatzsteuerfreie Lieferungen oder Leistungen erbringen: die Pflicht zur elektronischen Rechnung beschränkt sich auf umsatzsteuerpflichtige Umsätze
- nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto erstellen: diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
- ausschließlich Verbraucher als Kunden haben: die E-Rechnungspflicht besteht nur zwischen Unternehmen (B2B)
- umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind: für diese Gruppe gilt eine Ausnahmeregelung
Selbst dann müssen Selbstständige jedoch die E-Rechnungen anderer Unternehmen akzeptieren. Das gilt selbst für Kleinunternehmer oder Teilzeit-Selbstständige.
Hintergrundwissen: Rechnung schreiben
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Eine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung: Freiberufler sollten den Unterschied kennen
Ein wichtiger Punkt bei der neu eingeführten E-Rechnung, den Freelancer verstehen sollten, betrifft die zulässigen Formate. Längst nicht jede digitale Rechnungsdatei ist eine E-Rechnung im Sinne der neuen Gesetzesvorschriften. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zählen nur XML-Dateien, und auch das nur, wenn sie der Norm EN 16931 entsprechen.
Rechnungen in Form einer reinen PDF-, Word- oder Excel-Datei oder einer E-Mail sind keine E-Rechnung, trotz des digitalen Formats. Das gilt auch für Rechnungen im elektronischen Datenaustausch-Standard EDI, zumindest bislang. Alle diese Formate fasst das Gesetz mit Rechnungsdokumenten auf Papier unter der Bezeichnung „sonstige Rechnung“ zusammen. Es gibt also aus rechtlicher Sicht nur noch zwei Kategorien:
- elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) mit Daten im XML-Format gemäß EN 16931
- sonstige Rechnungen – darunter werden alle anderen Möglichkeiten zusammengefasst, eine Rechnung auszustellen, etwa auf Papier oder als reine PDF-Datei
Gängige E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD
Die technischen Anforderungen an eine E-Rechnung sind offen formuliert. Es gibt keine feste Liste erlaubter Formate. In der Praxis sind in Deutschland jedoch vor allem zwei E-Rechnungstypen üblich:
- XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. Um eine E-Rechnung in diesem Format lesen zu können, benötigt man eine entsprechende Software. Öffentlich-rechtliche Auftraggeber wie Behörden erwarten XRechnungen.
- ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: es kombiniert in einer Datei den XML-Code der E-Rechnung mit einer PDF-Rechnung. Das hat den Vorteil, dass Menschen problemlos die Rechnung betrachten können. Sie benötigen nur einen PDF-Reader oder Browser. Gleichzeitig können Rechnungsverwaltungen direkt die strukturierten XML-Daten verarbeiten.
- Dazu kommen E-Rechnungsformate aus anderen EU-Ländern, die ebenfalls der EU-Norm entsprechen, in Deutschland aber weniger verbreitet sind. Factur-X ist ein in Frankreich verbreitetes E-Rechnungsformat. FatturaPA stammt aus Italien und FacturaE aus Spanien.
Bei hybriden E-Rechnungen sollten Freelancer und alle anderen Selbstständigen und Unternehmen bedenken: Steuerlich ausschlaggebend sind stets die Rechnungsinformationen im maschinenlesbaren XML-Teil. Ergeben sich Abweichungen zu den Angaben im PDF-Teil, trägt der Anwender das Risiko.
E-Rechnungspflicht: Welche Freiberufler und Selbständigen sind betroffen, welche nicht?
Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Unternehmen und Selbstständige keine E-Rechnungen ausstellen. Sie können dann zum Beispiel auch in Zukunft auf Dauer Rechnungen im PDF-Format oder auf Papier verschicken.
- Die E-Rechnungspflicht gilt nur im Inland. Bei Rechnungsadressaten im Ausland ist sie ohne Bedeutung.
- Außerdem betrifft sie nur Rechnungen im B2B-Bereich, das heißt zwischen Unternehmen beziehungsweise Selbstständigen. An Privatleute müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden.
- Für umsatzsteuerfreie Leistungen ist keine E-Rechnung erforderlich. Dazu gehören zum Beispiel Heilbehandlungen oder bestimmte Unterrichtsangebote.
- Wer nur Rechnungen oder Belege über Kleinbeträge mit einem Brutto-Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro ausstellt, muss das nicht in einem strukturierten elektronischen Format tun. Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das Gleiche gilt für Fahrscheine.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen.
Übergangsfristen: Wann kommt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler auch beim Versand?
- Mit dem Empfang einer E-Rechnung sollten Freiberufler und Selbstständige seit dem 01. Januar 2025 zurechtkommen.
- Für Ausgangsrechnungen gilt eine generelle Übergangsfrist bis Ende 2026. In dieser Zeit ist die Abrechnung per elektronischer Rechnung für Freiberufler und Unternehmen freiwillig.
- Wenn der Vorjahresumsatz maximal 800.000 Euro beträgt, verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Nur Unternehmen und Selbstständige mit höherem Umsatz müssen ab Jahresbeginn 2027 E-Rechnungen versenden.
- Ebenfalls bis Ende 2027 gilt eine Ausnahme, wenn statt einer E-Rechnung eine EDI-Rechnung verschickt wird. EDI ist ein Business-Datenformat und steht für „Electronic Data Interchange“
Diese Übergangsfristen gelten nur, wenn der Rechnungsadressat mit einer sonstigen Rechnung einverstanden ist. Außerdem muss der Umsatz, um den es in der Rechnung geht, aus der Zeit der jeweiligen Übergangsfrist stammen. Das Ende der Übergangsregelungen darf nicht dadurch umgangen werden, indem man Umsätze aus der Zeit danach schon vorab in Rechnung stellt.
Wie kann man E-Rechnungen auslesen, erstellen und archivieren?
- Die gängigen kostenpflichtigen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können mittlerweile alle E-Rechnungen sowohl einlesen als auch erstellen. Das gilt zumindest für die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Angesichts der Pflicht zur elektronischen Rechnung sind Freiberufler gut beraten, über die Anschaffung einer Rechnungs- und Auftragsverwaltung nachzudenken. Die Programme sorgen für eine revisionssichere Speicherung gemäß GoBD und erfüllen damit auch diesen Teil der Buchhaltungspflicht für Freiberufler.
Daneben gibt es eine ganze Reihe kostenloser Tools rund um die E-Rechnung, die Freiberufler nutzen können. Einen Generator und einen Viewer für das Format XRechnung findet man beispielsweise unter XRechnung-erstellen.com. Bei PDF24.org gibt es ein Tool zum Generieren von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Die dauerhafte, manipulationssichere Archivierung der Dateien muss allerdings selbst übernommen werden. Viele weitere Tools findet man über eine Websuche.
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