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Step by step: 10 Schritte zum erfolgreichen Einsatz von Freelancern

Tipps für Auftraggeber: So managen Sie Projekte mit externen IT-Fachkräften

26.08.2016
GULP Redaktion – Maria Poursaiadi
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Alleine bei GULP gibt es aktuell über 1.000 offene Positionen in IT- und Engineering-Projekten. Was meist mit Worten wie „Adobe Spezialist (m/w) für ein Firefox 45.2.0 ESR Release“ oder „Java-Entwickler/in im Bereich Logistik (w/m)“ beginnt, endet nicht einfach mit der erfolgreichen Rekrutierung des fachlich richtigen Spezialisten.

Das wahre Happy End gibt es für alle Projektbeteiligten nur, wenn eine gute Zusammenarbeit auf die Beine gestellt wird, die dann zu einem erfolgreichen Projektabschluss führt. Für Auftraggeber gibt es einige wichtige Punkte, die es beim Einsatz von Freelancern zu beachten gibt, um genau dies zu fördern und sicherzustellen. Wir haben uns dazu auf die Suche begeben und fanden 10 Schritte für den Weg zum erfolgreichen Projekteinsatz von Freiberuflern.

Eindeutige Projektausschreibung formulieren

Genaugenommen fängt die Zusammenarbeit schon hier an: Der Auftraggeber adressiert seine Erwartung an Skills, Know-how und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Nur wenn das Aufgabenfeld und die Erwartungen klar umrissen sind, besteht die Chance, den richtigen Spezialisten zu finden. Daher sollten sich Auftraggeber schon im Vorfeld genau bewusst sein, wen genau sie brauchen. So sparen sie sich und den Freiberuflern viel Arbeit. Beispiele für Projektausschreibungen finden diese auf Freiberufler-Portalen und auf den Webseiten führender Agenturen.

Selbst suchen: Angebot ausschreiben

Bleiben wir beim Thema „die Richtige oder den Richtigen finden“. Im Zeitalter der Medien- und Kanalvielfalt stehen den Auftraggebern jede Menge Optionen für die Mission „perfekter Experte“ zur Verfügung: eigenes Netzwerk, Projektportal, Social Media Plattformen oder teilweise sogar das gute alte Zeitungsinserat. In jedem Fall ist auch die Reichweite ein Erfolgsfaktor: Wenn man nicht gerade das Glück hat, den perfekten Experten zu kennen oder jemanden zu kennen, der jemanden kennt, spricht vieles für den Weg über ein Freelancer-Portal. Die Handhabe ist meist selbsterklärend, praktikabel und schnell. Haben sie sich einmal hierfür entschieden, sollten Auftraggeber bei den eingehenden Bewerbungen auf ihr Angebot genau prüfen, ob Skills, Erfahrung und auch die Persönlichkeit des Kandidaten passen und sich gegebenenfalls Referenzen zusenden lassen. Wichtig ist auch eine schnelle und verbindliche Reaktion: Gute Spezialisten werden nicht nur von einem Unternehmen nachgefragt!

Suchen lassen: Agentur-Dienstleistung nutzen

Manchmal fehlen sowohl Zeit als auch das richtige Konzept für die Suche. Wie beschreibe ich die Anforderungen für mein Projekt so, dass der Empfänger sie richtig versteht? Welche zusätzlichen Skills muss mein Experte mitbringen, damit das Projekt erfolgreich laufen kann? Diese Arbeit können Projektanbieter auch an Spezialisten delegieren: Personalagenturen kennen den Markt und arbeiten mit erfahrenen Recruitern. Diese erfassen die Projektanforderungen schnell und schlagen in kürzester Zeit passende Freelancer vor. Darüber hinaus haben Auftraggeber einen Ansprechpartner, der ihnen bei allen Themen rund um den Projekteinsatz zur Seite steht.

Rahmenbedingungen klar und fair kommunizieren

Ohne Kommunikation geht gar nichts. Sie ist für das menschliche Zusammenleben elementar. Besonders beim Einsatz externer Spezialisten ist sie ein wichtiger Garant für das Funktionieren des Teams, für die richtige Leistungserbringung und auch für den Abgleich der Erwartungshaltungen beider Parteien. Auftraggeber sollten daher nicht nur die Anforderungen an den Freelancer klar kommunizieren, sondern auch alle Rahmenbedingungen und sogenannte Hygienefaktoren des Projekts. Hierzu zählen Kostenübernahmen, aber auch insbesondere ihre Preisvorstellung. Letztere ist die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Am besten informieren sich Projektanbieter vorab über marktübliche Stundensätze und formulieren ihre Vorstellung auf dieser Basis. Bei GULP können die Stundensätze im Stundensatzkalkulator abgefragt werden.

Vertragsvorgaben beachten

Die zu beachtenden gesetzlichen Vorgaben können sich von Vertrag zu Vertrag unterscheiden – zu unterschiedlich sind Projektinhalte und individuelle Rahmenbedingungen. Daher sollten Auftraggeber gut hinsichtlich der aktuellen Gesetzeslage und Rechtsprechung informiert sein oder jemanden kennen, der es ist. Personalagenturen haben eigene Rechtsabteilungen, die mit Rat und Tat unterstützen können.

Guten Start ermöglichen

Ein guter Start ist – wie auch beim Sport – ein Kriterium, mit dem alles steht und fällt. Wollen Projektleiter mit ihrem Vorhaben das Rennen machen, sollten sie den Teammitgliedern helfen, optimal aus den Startblöcken zu kommen. Das gilt für die externen Teamkollegen natürlich ganz besonders, da sie sich zunächst in der Gruppe zurechtfinden müssen. Aber auch die internen Mitarbeiter sollten gut vorbereitet sein. Es ist daher wichtig, die internen Teammitglieder frühzeitig über den Einsatz des Freelancers zu informieren und dessen Rolle genau zu beschreiben. Freelancer sind es gewohnt, sich schnell einzuarbeiten. Dies sollte von vornherein unterstützt werden, indem ihnen Ansprechpartner und Informationspakete zur Verfügung gestellt werden. So wird eine reibungslose Projektaufnahme und der effektive Ablauf der Aufgaben ermöglicht.

„Mixed Teams“ zusammenstellen

Für jede Herausforderung gibt es einen geeigneten Kopf. Für jede Hürde den richtigen Experten. Große und komplexe Projekte erfordern geballtes Know-how, das selten mit einigen wenigen abgedeckt werden kann. Gemischte Teams aus internen Mitarbeitern und externen Spezialisten verfügen über einen breiten Wissens- und Erfahrungsschatz. Hier können Unternehmenskenner und -insider mit fachlichen Spezialisten zu einem echten A-Team kombiniert werden. Auftraggeber sollten daher ihr Team entsprechend der jeweiligen Stärken aufstellen und gleichzeitig Aufgaben und Kompetenzen klar abstecken. 

Wissenstransfer fördern

Hochqualifizierte IT-Freelancer sind eine wertvolle Wissensquelle für Unternehmen. Auftraggeber sollten daher unbedingt dafür Sorge tragen, dass interne Kollegen genügend Zeit haben, sich mit dem Freelancer auszutauschen und einen breiten Wissenstransfer ermöglichen.

Von Ideen profitieren

Den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen? Manchmal braucht man einfach eine Eingebung. Eine andere Perspektive haben auf jeden Fall Außenstehende und Unternehmensfremde. Hat man diese für ein Projekt engagiert und in greifbarer Nähe, sollte man von der Gunst der Stunde unbedingt profitieren, denn: Freelancer bringen frischen Wind. Sie sprechen Missstände eher an und präsentieren neue Ideen, denn sie kennen ähnliche Problemstellungen – und deren Lösungen – aus anderen Unternehmen.

Selbstständigkeit beachten

Zu guter Letzt einer der wichtigsten Faktoren, auf die es für eine gute Zusammenarbeit ankommt: Freelancer sind selbstständige Unternehmer! Sie sind darauf bedacht, den erhaltenen Projektauftrag bestmöglich und im Sinne des Auftraggebers umzusetzen. Umgekehrt sollte der Auftraggeber darauf achten, dass Freiberufler nicht in die Arbeitsorganisation eingegliedert werden wollen und dürfen. Aus diesem Grunde verbietet es sich z.B., Arbeitszeiten strikt vorzugeben oder die obligatorische Anwesenheit bei Besprechungen einzufordern.

Fazit

Wie man sieht, gibt es beim Einsatz von Freelancern die eine oder andere Anforderung, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Werden diese zehn Schritte beachtet, sollte einem erfolgreichen Projekt nichts entgegenstehen.

Brauchen Sie einen Merkzettel für die 10 Schritte?

Hier geht's zum Download der praktischen Infografik

Weitere nützliche Informationen und Artikel:

  • In unserer Themenwelt finden Sie alle Artikel zum Thema Honorar und Markt
  • Wie hoch ist der Stundensatz für bestimmte Skills? Der Stundensatzkalkulator zeigt Ihnen die geforderten Honorare

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