Umsatzsteuer-ID für Freiberufler

Spätestens, wenn das Unternehmen wächst, kommen Selbstständige an einem Thema nicht vorbei – der Umsatzsteuer. Doch keine Sorge, diese zusätzliche Steuerart ist beherrschbar. In diesem Beitrag lesen Sie, ab welcher Umsatzgrenze Sie umsatzsteuerpflichtig sind, selbst als Kleinunternehmer. Sie erfahren, warum das für Ihr Konto meistens sogar eine gute Nachricht ist und wie Sie eine Umsatzsteuer-ID beantragen als Freiberufler.

Steuer-ID, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID – wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, kennen Sie diese Begriffe bereits. Aber was genau bedeuten sie eigentlich? Wo liegen die Unterschiede? Und welche dieser Nummern benötigen Sie tatsächlich für Ihre selbstständige Arbeit?

Steuernummer vs. Steuer-ID vs. Wirtschafts-Identifikationsnummer

Grundsätzlich wird an jeden Menschen in Deutschland einmalig eine Steuer-ID vergeben, die dann das ganze Leben lang gültig ist. Sie dient der Finanzverwaltung zur Zuordnung Ihrer Einkommensteuer. Zusätzlich erhalten Sie eine betriebliche Steuernummer, sobald Sie eine gewerbliche oder freiberufliche Selbstständigkeit über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beziehungsweise beim Gewerbeamt anmelden.

Anders als die personenbezogene Steuer-ID kann sich die Steuernummer ändern, zum Beispiel bei einem Umzug in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts. Außerdem sind auch mehrere Steuernummern gleichzeitig denkbar. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie unterschiedliche selbstständige Tätigkeiten ausüben.

Seit Herbst 2024 weist das Bundeszentralamt für Steuern außerdem nach und nach allen „wirtschaftlich Tätigen“ eine weitere Steuer-Kennung zu: die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie hat die gleiche Form wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wird aber unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht zugeteilt.

Steuernummer auf der Rechnung

• Weisen Sie Ihre Steuernummer oder Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer auf Ihren Ausgangsrechnungen aus. Es handelt sich um eine Pflichtangabe für die Umsatzsteuer. Das gilt auch dann, wenn Sie als Kleinunternehmer oder aufgrund Ihrer Tätigkeit keine Umsatzsteuer berechnen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und eine USt-IdNr. haben, können Sie diese angeben.
• Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) sollten Sie aus Datenschutzgründen besser nicht auf Rechnungen angeben. Sie ist dauerhaft an Sie als Person gebunden.

Ab welchem Umsatz Sie als Freiberufler Umsatzsteuer abführen

Ob Sie als Freiberufler Umsatzsteuer abführen müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wer als Freiberufler im Vorjahr einen steuerpflichtigen Umsatz von höchstens 25.000 Euro hatte und im laufenden Geschäftsjahr die Umsatzgrenze von 100.000 Euro nicht überschreitet, kann als Kleinunternehmer umsatzsteuerfreie Rechnungen ausstellen. Das erfordert einen entsprechenden Antrag beim Finanzamt. Spätestens ab dem Überschreiten dieser Grenzen gilt jedoch Umsatzsteuerpflicht, und zwar auch unterjährig. Die genannten Umsatzgrenzen gelten als Nettobeträge und sind seit 2025 in Kraft.

Umsatzsteuerpflicht bedeutet, dass Sie als Selbstständiger, abgesehen von bestimmten Ausnahmen, auf jeden Umsatz mit Kunden bzw. Auftraggebern Umsatzsteuer aufschlagen müssen. Die Höhe beträgt 19 Prozent oder 7 Prozent als ermäßigter Satz für bestimmte Waren und Dienstleistungen. Diese Umsatzsteueranteile am Brutto-Rechnungsbetrag haben Sie anschließend an die Finanzverwaltung abzuführen. Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer ausgenommen. Das gilt zum Beispiel für Heilbehandlungen, Unterrichtsleistungen oder Kulturangebote, jeweils unter bestimmten Voraussetzungen.

Bleiben Sie für das Vorjahr und das laufende Jahr unterhalb der oben genannten Kleinunternehmergrenzen, können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen, die Sie von der Umsatzsteuer befreit. Wenn Sie von dieser Regelung Gebrauch machen möchten, müssen Sie das als Gründer im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Andernfalls werden Sie unabhängig von der Höhe Ihres Umsatzes umsatzsteuerpflichtig.

Wenn eine Umsatzsteuerpflicht gilt, ist das kein Grund zur Beunruhigung. Den fälligen Umsatzsteuersatz stellen Sie Ihren Kunden in Rechnung. Sie nehmen die Umsatzsteuer von Ihrem Kunden ein und führen sie an das Finanzamt ab. Im Gegenzug können Sie sich die Umsatzsteuer, die Sie selbst an Ihre Lieferanten bezahlen, als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Somit stellt die Umsatzsteuer für Sie als Freiberufler im Regelfall lediglich einen durchlaufenden Posten dar. Finanziell beeinträchtigt er Sie nicht.

In welchen Fällen benötigen Freiberufler eine Umsatzsteuer-ID?

Wenn Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind, bedeutet dies nicht, dass Sie automatisch eine Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) erhalten oder beantragen müssen. Auf Ihren Rechnungen mit Adressaten im Inland können Sie Ihre reguläre Steuernummer angeben. Die USt.-ID benötigen Sie erst, wenn Sie Rechnungen an ausländische Kunden innerhalb der EU stellen.

Die 2007 von der Europäischen Union eingeführte USt-IdNr. dient dazu, den innereuropäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Sie ist nur bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU verpflichtend. Wenn Ihre Kunden ihren Sitz ausschließlich in Deutschland oder einem Drittland außerhalb der EU haben, benötigen Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Freiberufler. Wenn Sie Ihnen ausgestellt wurde, können Sie die USt-IdNr. aber auch auf Rechnungen innerhalb Deutschlands statt der Steuernummer angeben.

USt.-ID erfolgreich beantragt? Das sollten Sie beachten

Sobald Sie Ihre persönliche Umsatzsteuer-ID erhalten haben, müssen Sie diese bei allen Rechnungen und Geschäftsbriefen angeben, die Sie als Freiberufler an Kunden im EU-Ausland senden.

Ebenso sollte dort auch die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers vermerkt sein, wenn es sich um ein Unternehmen oder einen Selbstständigen handelt. Wenn für die Dienstleistung das Reverse-Charge-Verfahren gilt, sollten Sie auf der Rechnung darauf hinweisen. Dann können Sie als leistender Unternehmer Ihren Kunden lediglich den Nettobetrag in Rechnung stellen. Die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt liegt in diesem Fall beim Leistungsempfänger.

Umsatzsteuer-ID Ihrer Geschäftspartner prüfen

Die Prüfung ist Ihre Absicherung gegen Steuernachzahlungen. Wenn Sie Leistungen steuerfrei ins EU-Ausland erbringen (Reverse-Charge), müssen Sie im Zweifel nachweisen, dass Ihr Kunde tatsächlich ein Unternehmen und seine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist. Diese Gründe sprechen für eine Prüfung:

• Haftungsschutz
  Ist die Nummer ungültig, schulden Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer.
• Belegpflicht
  Nur mit einer qualifizierten Prüfung (über das BZSt) können Sie bei einer Betriebsprüfung belegen, dass Sie sorgfältig gehandelt haben.
• Betrugsschutz
  Sie stellen sicher, dass die Firmendaten Ihres Kunden korrekt bei den Behörden registriert sind.

Die USt.-ID eines Kunden lässt sich ganz einfach überprüfen – entweder im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (kurz: MIAS) oder über eine digitale Schnittstelle beim Bundeszentralamt für Steuern. Neben der Korrektheit der angegebenen Nummer lässt sich dort im Rahmen einer „qualifizierten Abfrage“ auch ermitteln, zu welchem Unternehmen eine USt.-ID gehört.