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Was ist eine Gutschrift? Worauf muss ich beim Gutschriftsverfahren achten?
Gutschriften können unterschiedliche Funktionen haben: Lesen Sie, worauf es ankommt, wenn das Ausstellen der Rechnung durch das Gutschriftsverfahren ersetzt wird, worin sich Gutschrift und Rechnung unterscheiden, was der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift ist und welche Vorteile und Nachteile Gutschriften haben.
Schluss mit der Gutschrift-Verwirrung
Im Geschäftsverkehr zählt die Gutschrift zu jenen Begriffen, die regelmäßig für Verwirrung sorgen. Was ist gemeint, wenn die Rede von einer „Gutschrift“ ist? Geht es um die gesetzlich vorgesehene Abrechnungsgutschrift – eine Rechnung mit vertauschten Rollen – oder um die oft verwendete, kaufmännische Korrekturgutschrift zur Stornierung?
Dieser Beitrag schafft Klarheit und liefert Ihnen eine verlässliche Orientierung.
Was ist eine Gutschrift?
Leider gibt es keine einfache, allgemeingültige Antwort. Die Antwort auf die Frage „Was heißt Gutschrift?“ hängt vom Kontext ab. Das sorgt besonders dann für Missverständnisse, wenn Wendungen wie „Gutschrift zur Rechnung“ auftauchen.
Abrechnungsgutschrift
Mit der Abrechnungsgutschrift ist eine umgekehrte Rechnung gemeint. Der Empfänger der Lieferung oder der Dienstleistung, der den Rechnungsbetrag bezahlen muss, stellt darüber eine Gutschrift an den Lieferanten oder Dienstleister aus, der die Zahlung erhält. Die Gutschrift hat für die Buchhaltung und gegenüber dem Finanzamt dieselbe Belegfunktion wie eine Rechnung.
Der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnung liegt gewissermaßen in der Ausstellungsrichtung: Anstatt dass der Auftragnehmer oder Lieferant eine Rechnung als Beleg für seine Forderung ausstellt, erhält er vom Empfänger der Waren beziehungsweise dem Auftraggeber einen Gutschriftsbeleg.
Kaufmännische Gutschrift
Im Geschäftsalltag wird der Begriff der kaufmännischen Gutschrift als Synonym für Korrekturgutschriften oder Stornorechnungen verwendet. Durch eine „Gutschrift“ in diesem Sinn wird eine Forderung oder Rechnung verringert oder auf null reduziert. Die Gutschrift wird also vom Lieferanten oder Dienstleister zum Beispiel zur Korrektur einer irrtümlich überhöhten Rechnung ausgestellt. Ein weiterer Grund ist die Minderung des Verkaufspreises nach einer Reklamation. Sie drückt aus, dass der Betrag der Gutschrift nachträglich von der Rechnung abgezogen werden soll.
Die Verwendung des Begriffs Gutschrift als Synonym für Stornorechnungen ist verbreitet, aber nicht ganz korrekt. Er führt dazu, dass der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift im Sinne einer Abrechnungsgutschrift unklar wird.
Bankgutschrift
Um weitere Unklarheiten auszuschließen: Manchmal wird von einer Bankgutschrift gesprochen. Damit ist ein Betrag gemeint, den die Bank zum Guthaben auf einem Konto hinzurechnet, zum Beispiel nach Eingang einer Überweisung.
Abrechnungsgutschrift: Selten, aber sehr praktisch!
Die in § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG vorgesehene Gutschrift als Rechnungsersatz, die auch als Abrechnungsgutschrift oder „Rechnung mit vertauschten Rollen“ bezeichnet wird, charakterisiert sich wie folgt:
- Nachdem die Leistung erbracht ist, stellt der Leistungsempfänger (= Kunde!) eine Gutschrift aus.
- Der Kunde schickt sie an den Leistungserbringer (= Auftragnehmer)
- und bezahlt parallel dazu den in der Gutschrift eigenhändig ermittelten Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteueranteil.
Umsatzsteuerlich ändert sich durch die umgekehrte Rechnungsausstellung nichts. Der Gutschrift-Aussteller darf die enthaltene Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend machen. Der Gutschrifts-Empfänger muss die Umsatzsteuereinnahme ans Finanzamt melden und abführen. Ausnahmen bestehen bei Kleinunternehmern und umsatzsteuerfreien Leistungen.
Gutschriftsverfahren: Vorteile und Nachteile im Überblick
Das Gutschriftsverfahren hat Vorteile, etwa für größere Unternehmen, die mit vielen freien Mitarbeitern zu tun haben und dabei nach festen Einheiten abrechnen wie Stunden, Seiten oder Stücke. Sie stellen mit einer Gutschrift zum Beispiel sicher, dass ihre Rechnungsdokumente den Umsatzsteuervorschriften entsprechen. Der Aufwand für die Rechnungsprüfung und das Einscannen von Papierrechnungen entfällt. Stattdessen können die Gutschriften intern direkt verarbeitet werden und sind genau an die eigene Buchhaltungssoftware angepasst.
Dagegen kann das Gutschriftsverfahren Nachteile aus Sicht des Gutschriftempfängers haben. Er kann die Rechnungsangaben und die Höhe der Beträge nicht steuern. Er muss deshalb den Gutschriftsbeleg genau kontrollieren und bei Fehlern widersprechen. Gleichzeitig muss sich der Aussteller der Gutschrift auf die Angaben des Auftragnehmers etwa zur Umsatzsteuerpflicht oder zum Kleinunternehmerstatus verlassen. Deshalb erfordert das Gutschriftsverfahren ein angemessenes Vertrauensverhältnis zwischen beiden Seiten.
Voraussetzungen und Pflichtangaben bei Gutschriften
Damit das Finanzamt Rechnungen mit vertauschten Rollen akzeptiert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Gutschrift muss sämtliche Rechnungspflichtangaben der § 14 Abs. 4 UStG sowie § 14a UStG enthalten.
- Alle Beteiligten müssen mit dem Verfahren einverstanden sein.
Gutschrift und Umsatzsteuer
Das Umsatzsteuergesetz erlaubt ausdrücklich das Ersetzen der Rechnung durch die Gutschrift (§ 14 Abs. 2 UStG). Damit der Lieferant oder Dienstleister seine Umsatzsteuerpflicht erfüllt und der Auftraggeber sich die Vorsteuer erstatten lassen kann, müssen jedoch alle für eine Rechnung erforderlichen Pflichtangaben in der Gutschrift enthalten sein:
- Bezeichnung als „Gutschrift“
- Gutschriftsdatum
- Fortlaufende Gutschriftsnummer (entspricht der Rechnungsnummer)
- Vollständiger Name und Anschrift von Auftragnehmer und Auftraggeber
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Auftragnehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Anfallende Umsatzsteuersätze sowie Netto- und Bruttobeträge samt Umsatzsteuerbetrag, alternativ ein Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuld des Auftraggebers.
Fallstricke bei der Umsatzsteuer
Der Leistungserbringer (= Gutschrift-Empfänger) meldet den Umsatzsteuerbetrag der Gutschrift per Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt. Bei Umsatzsteuerpflicht muss man bei einer Gutschrift die Umsatzsteuer abführen, und zwar unaufgefordert, genauso wie bei selbst ausgestellten Rechnungen.
Falls der Leistungserbringer der in der Gutschrift enthaltenen Umsatzsteuer oder einem anderen Gutschriftsbestandteil widerspricht, wird die Gutschrift ungültig. Versäumt es der Dienstleister beziehungsweise Auftragnehmer, einem fehlerhaften Umsatzsteueranteil zu widersprechen, muss er ihn trotz Umsatzsteuerfreiheit ans Finanzamt abführen. Das gilt selbst dann, wenn er etwa als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer ausweisen darf.
Lesetipp
Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuern, mit denen sich Selbstständige auseinandersetzen müssen. Erhalten Sie wichtiges Praxiswissen.
Kaufmännische Korrektur-Gutschrift
Auch wenn Abrechnungsgutschriften die eigentliche Bedeutung des Begriffs darstellen: Nach wie vor wird unter Gutschrift im Geschäftsleben oft die kaufmännische Korrektur-Gutschrift verstanden, die dazu dient, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren.
Zwar hat das Bundesfinanzministerium bereits 2013 in einem BMF-Schreiben klargestellt, dass die rechtlich unzutreffende Bezeichnung „Gutschrift“ für Korrekturgutschriften beziehungsweise Stornorechnungen noch kein Anhaltspunkt für einen unzutreffenden Steuerausweis im Sinne des § 14c UStG darstellt. Trotzdem: Wählen Sie bei Rechnungskorrekturen lieber die Überschrift „Korrekturgutschrift“ oder „Storno-Rechnung“, um Missverständnisse bei Kunden und Finanzamtsprüfern von vornherein zu vermeiden.
In § 31 Abs. 5 UStDV finden sich die wichtigsten Vorschriften über Rechnungskorrekturen: Eine Rechnung kann bzw. muss demnach berichtigt werden, wenn
- die Ursprungsrechnung nicht alle Pflichtangaben enthält oder
- die Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.
Besondere Formvorschriften gibt es nicht: Grundsätzlich genügt es, fehlende Informationen zu ergänzen oder unzutreffende Angaben zu korrigieren. Allerdings darf nur der Rechnungsaussteller nachträgliche Änderungen an Rechnungen vornehmen. Das gilt selbst dann, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung übernommen hat. Die Korrektur einer Abrechnungsgutschrift muss also der Empfänger dieser Gutschrift vornehmen.
Erst Korrekturgutschrift, dann neue Rechnung!
Sofern die Angaben „leicht und eindeutig nachprüfbar“ sind, darf eine Rechnung durchaus aus mehreren verschiedenen Dokumenten bestehen – darunter auch Korrekturbelege. Da Einzelkorrekturen jedoch zu teuren Fehlern führen können, empfiehlt es sich, Korrekturen in zwei „saubere“ Einzelschritte aufzuteilen:
- Zunächst erzeugen Sie eine „Korrekturgutschrift“ oder „Storno-Rechnung“, in der sämtliche Positionen der Originalrechnung enthalten sind – aber mit negativem Vorzeichen.
- Danach erstellen Sie eine völlig neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und den vollständigen und richtigen Angaben.
Anschließend schicken Sie beide Dokumente an Ihren Kunden. Besondere Formvorschriften für Rechnungskorrekturen gibt es nicht.
Fragen und Antworten
Hier erhalten Sie Antworten auf Fragen zum Thema Gutschrift.
Was ist eine Gutschrift, einfach erklärt?
Eine Abrechnungsgutschrift ist eine umgekehrte Rechnung: Nicht derjenige, der das Geld bekommt, stellt eine Rechnung aus, sondern derjenige, der bezahlen muss, schreibt dem Empfänger des Geldes eine Gutschrift als Beleg zur Zahlung.
Welche Arten von Gutschriften gibt es?
Neben der Abrechnungsgutschrift, d. h. der umgekehrten Rechnung, werden oft auch Rechnungskorrekturen oder Storno-Rechnungen als Gutschrift bezeichnet. Das ist genau genommen keine eigene Art von Gutschrift. Die Verwendung des Begriffs für Storno-Rechnungen hat sich jedoch eingebürgert.
Was ist ein Gutschrift-Beispiel?
Die Webagentur „ExemplarySEO“ hat für ein umfangreiches Suchmaschinen-Optimierungsprojekt zahlreiche Freelancer beauftragt. Diese optimieren Texte und werden nach Output bezahlt. Eigentlich würden die Freelancer der ExemplarySEO Rechnungen stellen, doch diese bevorzugt das umgekehrte Verfahren: Jeden Monat erhält jeder Freelancer eine Gutschrift. Sie listet die erledigten Arbeiten und das dafür fällige Honorar samt allen Pflichtangaben auf und wird von den Freelancern als Teil ihrer Buchführung abgespeichert. Parallel dazu überweist die Agentur die fälligen Honorare an die Freelancer.
Was ist besser, Rechnung oder Gutschrift?
Das hängt von den Umständen ab. Wenn ein größerer Auftraggeber mit vielen Freelancern abrechnet, kann das Gutschriftsverfahren auf beiden Seiten für Vereinfachungen sorgen. Voraussetzung ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis. Der Freelancer muss darauf vertrauen, dass sein Kunde korrekt abrechnet. Der Auftraggeber muss darauf vertrauen, dass der Freelancer seine umsatzsteuerliche Situation zutreffend angegeben hat.
Gutschrift mit oder ohne Mehrwertsteuer ausstellen?
Eine Gutschrift wird mit Umsatzsteuer ausgestellt, wenn ihr Empfänger umsatzsteuerpflichtig ist. Ist er umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer oder handelt es sich um eine umsatzsteuerfreie Lieferung oder Leistung darf die Gutschrift keine Mehrwertsteuer ausweisen. In diesem Fall ist ein Hinweis auf den Grund der Befreiung vorgeschrieben.