Alles geht mittlerweile mit ein paar Klicks online: Der Termin für die nächste Zahnreinigung, Essen vom Lieblingsitaliener oder die Zahnpasta im Abomodell nach Hause. Bei der Beauftragung von Freiberufler:innen dominiert jedoch noch das gute alte Agenturmodell: Unternehmen, gerade die größeren, lagern den Suchaufwand nach freiberuflichen Expert:innen an dafür spezialisierte Personalagenturen aus. Ein kleinerer Anteil von Unternehmen, gerade die kleineren ohne große HR- oder Einkaufsabteilungen und entsprechend umfangreichen Prozessen, suchen seit einigen Jahren gerne selbst auf Freelancer-Portalen nach passenden Spezialist:innen.

Was sind die Pros und Kontras für diese zwei Suchmöglichkeiten? Was haben digitale Transformation und Corona mit der Entwicklung der letzten Jahre zu tun? Und wie geht bei einer Online-Plattform der für dieses "People Business" so wichtige persönliche Faktor nicht verloren? Susanne Schmidbauer gibt in diesem Gespräch darüber Einblick.

Warum sind Self Service Plattformen auf dem Vormarsch?

Es ist der Puls der Zeit. So gut wie alles geht mittlerweile online, Technik wird mehr und mehr der Löser von Problemen. Und es macht das Leben angenehmer und flexibler: Ich kann über Self Service Plattformen auch abends um 10 einen Menschen anschreiben und erhalte mit etwas Glück noch vor Arbeitsbeginn am nächsten Tag eine Antwort. Über eine Agentur dauert das meist länger. Auch der Kostenfaktor war bei der Beauftragung von Personaldienstleistern, je nach Unternehmensgröße, schon immer ein Faktor. Jetzt, zu Corona-Zeiten, mit all der Planungsunsicherheit und dem damit oftmals verbundenen Sparzwang, nehmen immer mehr Unternehmen gerne Recherche, Auswahl und Kommunikation in eigene Hände. Kleinere und mittelgroße Unternehmen unter anderem, weil sie in der Pandemie besonders große Einbußen hinnehmen mussten.

Und wegen der allgegenwärtigen digitalen Transformation…

Richtig. Allgemein hängt Deutschland bei der Digitalisierung ja weiterhin im internationalen Vergleich hinterher, aber Corona treibt merklich an. Problematisch ist dabei: Interne Mitarbeitende sind für hoch spezielle Zukunftsprojekte schon immer zu sehr Generalisten und auch allein wegen laufenden Aufgaben oft nicht abkömmlich. Corona hat diesen Digitalisierungsdruck u.a. mit seiner Notwendigkeit zur Remote-Arbeit im großen Stil weiter angeschoben und bindet vorhandene Mitarbeiter wegen der wirtschaftlichen Lage zusätzlich in Krisenprojekten. All das feuert den Bedarf an Spezialist:innen an, gerade freiberuflichen: Sie haben oftmals die frischeren Skills, eigenen sich für den temporären Bedarf von Projekten, sind schnell leistungsfähig und haben häufig bereits Erfahrungen aus ähnlich kritischen und potenziell teuren Projekten rund um die Themen Datenschutz, IT-Sicherheit & Co.

Kleinere Unternehmen leiden dabei oft noch mehr. Sie haben kaum Skalenvorteile, einen geringen Digitalisierungsgrad, wenig finanzielle Mittel und zusätzlich besonders selten internes Know-how für solche Projekte. Deswegen, und wegen ihrer oft weniger stark reglementierten Besetzungsprozesse, finden wir kleinere und mittelgroße Unternehmen auf unserer Self Service Plattform GULP Direkt mit am häufigsten. Aber auch große Unternehmen greifen immer häufiger zum direkteren Weg einer Online Plattform. Denn gerade, wenn es im Projekt brennt, sind die eigentlich vorgesehen Besetzungsprozesse mittlerweile zu komplex und behäbig geworden.

Die meisten der Plattformen gab es aber schon vor Corona. Allgemein gesprochen, wo genau ist der Marktbedarf für Self Service Plattformen?

Wir bedienen ja primär zweierlei Marktteilnehmer: Firmen und Freelancer:innen. Bei Unternehmen ist der Bedarf an die individuelle Mentalität und den internen Prozess bei der Besetzung von Aufgabenfeldern gekoppelt. Bei Fachbereichen mit ihren oftmals präzisen Vorstellungen und ihrer Eigenexpertise, sehen wir bei Verstärkungsbedarf vermehrt eine Do-It-Yourself-Attitüde – sie suchen und sprechen gerne in Eigenregie mit den Expert:innen. Wenn der Einkauf oder die HR-Abteilung sucht, dann wird gerne eine Agentur als Mittelsmann genommen und der längere Abstimmungsprozess für das Mehr an Beratungsqualität bzw. den vollen Serviceumfang gerne in Kauf genommen.

Bei Freiberufler:innen ist der Grund ebenso, dass manche gerne den unmittelbaren Kontakt zum Endkunden suchen. Sich direkt und ohne Vermittlungskette über die Plattform beim Kunden zu bewerben, ist ein attraktiver Weg für sie. Denn gerade beim Mittelstand oder etwa bei Startups muss der menschliche Faktor – ich nenne ihn gern “Nasenfaktor”– stimmen. Und das Matching in dem Bereich überprüfen viele Spezialist:innen gerne selbst über die Plattform. Zusätzlich stellen sie sich bezüglich ihrer Vermarktung breiter auf, weil sie nicht von einer Agentur allein abhängig sind, sondern selbst von Unternehmen angesprochen werden können. Oder andersrum, sich auch proaktiv auf ausgeschriebene Projekte bewerben können.

Gerade das Gespür für den "Nasenfaktor" war doch immer das Steckenpferd von Agenturen. Wie wird die persönliche Passung über eine technische Lösung sichergestellt?

Grundsätzlich gibt es beide Wege: Die Agentur mit ihrer Erfahrung im “People Business” und dem bekannten Besetzungsprozess mithilfe von Vertrieb und Recruiting. Und die an sich erstmal technische Lösung einer Besetzungsplattform, die aber mehr Raum für persönlichen Austausch bietet, als man von außen vielleicht annimmt. Das fängt schon bei der Projektausschreibung an: Die macht der Unternehmensvertreter selbst und kann so eigene Schwerpunkte legen, z.B. bei den Soft Skills.

Dann gibt es die Möglichkeiten zu Direktnachrichten – zunächst mit einem anonymisierten Profil und bei Interesse des Freiberuflers auch mit Klarnamen und Bild. Danach kommt es oft kurzfristig zu Telefongesprächen, in denen schnell alles klar werden kann. Die Feedbackschleife über die Agentur wird hier komplett ausgelassen. Gerade, wenn für kleinere Teams die persönliche Ebene im Vordergrund steht, möchten manche unserer Kund:innen gerne das Matching für diesen sensiblen Bereich selbst in die Hand nehmen.

Und, was den persönlichen Kontakt zwischen unseren Kund:innen und uns angeht: Self Service bedeutet – zumindest bei GULP – nicht, dass man komplett alleingelassen wird. Bei uns heißt das “Tech and Touch”. Das heißt, wir haben für Kundenunternehmen immer schnell eine Ansprechperson aus dem Kundenservice oder dem Vertrieb am Telefon.

GULP ist in der Riege der Freelancer-Plattformen der einzige Anbieter aus der Agenturwelt. Warum haben andere Personaldienstleister nicht eine eigene Plattform?

Das frage ich mich auch (lacht). Im Ernst, es gibt schon Gründe: Wir haben eine technologienahe Vergangenheit. Unsere Profildatenbank war schon Ende der 90-er Jahre online zugänglich, wir sind bezüglich der Usability entsprechend geübt. Und unsere im wettbewerbsvergleich sehr große Anzahl an eingetragenen Freelancer:innen sind das Online-Geschäft gewöhnt. Sie haben einen entsprechend guten Arbeitsethos, wenn es darum geht, weitgehend eigenverantwortlich das eigene Freiberufler-Profil zu pflegen und sich auch proaktiv auf ausgeschriebene Projekte zu bewerben.

Auch ein gewisser Mut war nötig. Zum einen zu Transparenz, schließlich geben wir auf GULP Direkt den Stundensatz, also gewissermaßen den Einkaufspreis, der Freiberufler:innen preis. Und dazu, zu unserem etablierten Agenturmodell ein Stück weit in Konkurrenz zu gehen. Wir haben den Schritt gewagt, “Outside-In” zu gehen. Das heißt, wir bieten nicht einfach nur auf dem Markt an, was uns gemäß unseren internen, gewachsenen Strukturen am leichtesten fällt. Sondern wir stellen das Kundenwohl an erster Stelle: Er hat die freie Wahl zwischen Agentur- und Self Service Modell. Letztendlich lassen wir also den Markt entscheiden.

LinkedIn, Xing & Co. sind auch Plattformen, auf denen Freelancer:innen gefunden werden können, und das zunächst umsonst. Warum sollte ich mich bei GULP Direkt anmelden?

Sicher, zunächst wirken die 5 €, die pro abgerechneter Freiberuflerstunde an GULP gehen, nur gegenüber dem klassischen Agenturmodell als Vorteil an Transparenz und Kostenkontrolle. Aber es geht ja auch um die Effizienz: Bei anderen Online-Plattformen sind Suche und Ergebnisse unschärfer. Oft sind etwa Freelancer:innen nicht von vornherein von Festangestellten unterscheidbar, das kostet Zeit und Nerven. Auch die Profilstruktur, die woanders gar nicht auf Projekte und fachspezifische Skills ausgelegt ist, verursacht viel manuellen Sortieraufwand. Der Mangel an präzisen Informationen zur rechten Zeit kann den Besetzungsprozess spürbar verlängern. Oder sogar die falsche Entscheidung provozieren. Beides kann für ein Projekt teuer werden.

Bei uns gibt es einen klaren Schwerpunkt auf die Branchen IT, Engineering und Life Science – in Kombination mit Freelancertum. Wir fahren gemeinsam mit den freiberuflichen Expert:innen einen hohen Aufwand, um die Profile präzise und aktuell zu halten. Und ich denke, das merken unsere Kund:innen auch bei der Nutzung.