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Bewirtungen: So beteiligen Sie den Fiskus an Geschäftsessen

23.08.2017
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Ob bei Vertragsverhandlungen, Projektbesprechungen oder sonstigen geschäftlichen Anlässen: Wenn Sie Kunden, Interessenten oder andere Geschäftspartner bewirten, erkennt das Finanzamt die Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgabe an. Die Kosten müssen allerdings angemessen sein und dem Anlass entsprechen: Aufwand und erhoffter Ertrag (z.B. neuer Auftrag, verbesserte Vertragskonditionen, Informationsbeschaffung) sollten verhältnismäßig sein.

Üblicherweise ist das kein Problem: Bewirtungsrechnungen von bis zu 100 Euro pro Person und Anlass sind für Finanzamtsprüfer in der Regel noch kein Anlass, die Verhältnismäßigkeit einer Bewirtung infrage zu stellen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass ein beträchtlicher Anteil der Bewirtungskosten vom Gastgeber selbst zu tragen ist.

Übrigens: Erfolgreich muss der Bewirtungsanlass nicht sein: Selbst wenn der gewünschte Auftrag nicht zustande kommt, ist der Steuerabzug zulässig!

Anforderungen an Bewirtungsbelege

Aus Bewirtungsbelegen müssen laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen“ hervorgehen. Hat das Treffen in einer Gaststätte stattgefunden, stellt deren Rechnung üblicherweise den Buchungsbeleg dar. Der muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Name, Anschrift und Steuernummer der Gaststätte,
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer,
  • Name des bewirtenden Unternehmers als Rechnungsempfänger,
  • Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag sowie
  • detaillierte Angaben über den Verzehr: Sammelangaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht!

Mittlerweile erfüllen die meisten modernen Gastronomie-Kassen die Beleganforderungen der Finanzämter. Auf der Rückseite der Rechnung notieren Sie zusätzlich den Anlass der Bewirtung und den Namen der Teilnehmer. Falls Sie Trinkgeld gegeben haben, tragen Sie auch das ein. Außerdem unterschreiben Sie Ihre handschriftlichen Eintragungen auf dem Beleg.

Bei der anschließenden Buchung des Vorgangs gelten für die einzelnen Rechnungsbestandteile unterschiedliche steuerliche Vorschriften:

Pauschale 30-prozentige Kürzung

Den Gewinn nicht mindern dürfen laut Gesetz „Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen“. Hintergrund: Kosten der privaten Lebensführung werden vom Finanzamt prinzipiell nicht anerkannt. Da Gäste und Gastgeber auch dann essen und trinken müssen, wenn sie sich nicht aus geschäftlichem Anlass treffen, werden die Aufwendungen pauschal um 30 Prozent gekürzt! Welcher Teilnehmer wie viel gegessen und getrunken hat, spielt dabei keine Rolle.

Bitte beachten Sie: Unter „Bewirtung“ versteht das Steuerrecht grundsätzlich den „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln“. Wenn im Rahmen von Besprechungen Getränke, belegte Brötchen, Gebäck oder ähnliche Erfrischungen serviert werden, handelt es sich nicht um Bewirtungen. Erfrischungen gelten steuerlich als „Aufmerksamkeiten in geringem Umfang“, die zu 100 Prozent als Betriebsausgaben und Vorsteuer anerkannt werden.

Zurück zur Bewirtung: Da die Vorschrift aus dem Einkommensteuergesetz stammt, bezieht sich die pauschale 30-prozentige Kürzung nur auf den Betriebsausgaben-Abzug (= Nettoanteil der Rechnung). Den Umsatzsteueranteil dürfen Sie in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen! Vom Vorsteuerabzug ausgenommen ist wiederum das Trinkgeld, weil darin keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Rechenbeispiel

Angenommen, Sie haben Ihren Auftraggeber zum Arbeitsessen in den „Goldenen Anker“ eingeladen und insgesamt 115 Euro bezahlt. Dann sieht die Abrechnung zum Beispiel so aus:

Den Vorsteueranteil in Höhe von 16,63 Euro können Sie (oder Ihr Steuerberater) direkt in die nächste Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Um den Betriebsausgabenabzug zu ermitteln, addieren Sie den Nettobetrag des Verzehrs und das Trinkgeld und rechnen darauf 70 Prozent:

An den Kosten des Geschäftsessens von 115 Euro beteiligt sich das Finanzamt nach Abzug von Vorsteuer (16,63 Euro) und Betriebsausgabe (68,86 Euro) damit auf den ersten Blick mit gut 85 Euro. Nur knapp 30 Euro (von 115 Euro) gehen von vornherein zu Ihren eigenen Lasten.

Vorsicht: Milchmädchen-Rechnung

Bevor Sie daraufhin die nächste großzügige Essenseinladung aussprechen, sollten Sie sich jedoch über die begrenzte steuerliche Wirkung des Betriebsausgabenabzugs im Klaren sein: Da der Abzug nur Ihren zu versteuernden Einnahmenüberschuss / Gewinn mindert, hängt die eigentliche steuerliche Entlastungswirkung von Bewirtungskosten (und Betriebsausgaben aller Art) vom persönlichen Einkommensteuersatz ab.

Je niedriger der persönliche Steuersatz des Gastgebers, desto höher unterm Strich seine tatsächliche Belastung. Bei

  • einem Zahlbetrag von 115 Euro,
  • einem Vorab-Eigenanteil von 30 Euro und
  • einem Betriebsausgabenabzug von 68,86 Euro

ergeben sich rechnerisch die folgenden Gesamtbelastungen:

Mit anderen Worten: Von der 115-Euro-Bewirtung in unserem Beispiel bezahlt ein Gastgeber mit einem 20-prozentigen Einkommensteuersatz letztlich 85 Euro aus der eigenen Tasche! Die Ausgabe mag trotzdem sinnvoll und gut angelegt sein – nur: Dass Sie in solchen Fällen „auf Kosten des Finanzamts speisen“, lässt sich kaum behaupten!

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.