Spesenabrechnungen sind mitunter lukrativ – sie machen aber fast immer Arbeit. Zum Glück entscheiden Selbstständige und ihre Auftraggeber über die Abrechnung von Nebenleistungen selbst: Sie sind also keineswegs an die rigiden steuerlichen Reisekostenvorschriften gebunden. Trotzdem mischt das Finanzamt mit: Falls Sie Ihren Kunden Spesen und Auslagen ausdrücklich in Rechnung stellen, müssen Sie auch den passenden Umsatzsteuersatz anwenden.

Dreh- und Angelpunkt von Spesenabrechnungen ist letztlich immer, in wessen Ablage die Originalbelege letztlich landen. Es gibt drei unterschiedlich aufwendige Abrechnungsmodelle. Beginnen wir mit der einfachsten Variante:

Das All-inclusive-Paket

Solange die Reise- und sonstigen Nebenkosten bestimmter Auftragsarten überschaubar sind, können Sie auf den separaten Ausweis von Spesen und Auslagen komplett verzichten. Sie kalkulieren die zu erwartenden Ausgaben einfach von vornherein in den Angebotspreis mit hinein.

Unterm Strich werden Sie damit auf den ersten Blick zwar etwas teurer – viele Auftraggeber wissen es aber zu schätzen, wenn ihre Geschäftspartner den bürokratischen Abrechnungsaufwand minimieren.

Insbesondere bei längeren IT-Projekten ist der Anteil von Nebenleistungen jedoch kaum kalkulierbar: Wie oft zum Beispiel Meetings und andere Vor-Ort-Termine erforderlich sind, stellt sich vielfach erst im Laufe eines Vorhabens heraus. Beeinflussen lässt sich das vom Dienstleister nur bedingt. In solchen Fällen sind die beiden anderen Abrechnungsvarianten sinnvoller:

Der umsatzsteuerfreie Auslagenersatz

Das Verfahren beim Auslagenersatz entspricht im Prinzip der üblichen Reisekostenabrechnung eines Angestellten mit seinem Arbeitgeber: Der Freiberufler bezahlt unterwegs die anfallenden Fahrt-, Übernachtungs- und sonstigen Reisekosten und bekommt sie hinterher von seinem Auftraggeber gegen Vorlage der Quittungen erstattet.

Diese Form der Kostenerstattung ist auch bei Selbstständigen möglich. Je nach betrieblichen Gepflogenheiten verlangt der Auftraggeber in dem Fall eine separate Abrechnung. Der Auslagenersatz kann aber zusammen mit der Hauptleistung abgerechnet werden.

Wichtig dabei:

• Führen Sie Ihre Reisekosten, Spesen und sonstigen Aufwendungen ausdrücklich auf Ihren Rechnungen auf. Auf die betreffenden Rechnungspositionen berechnen Sie jedoch keine Umsatzsteuer: Es handelt sich somit umsatzsteuerlich um einen „durchlaufenden Posten“.
• In den Reise- und Spesenquittungen ist ja bereits Umsatzsteuer enthalten: Um den Vorsteuerabzug des Auftraggebers nicht zu gefährden, müssen die Zahlungsnachweise beim Auslagenersatz auf den Namen des Auftraggebers lauten!
• Schicken Sie Ihre Auslagennachweise im Original zusammen mit Ihrer Rechnung an den Kunden.
• Falls Sie Ihre Aufwendungen zuvor bereits als Betriebsausgabe gebucht haben, ordnen Sie den Auslagenersatz beim Zahlungseingang dem betreffenden Ausgaben-Sachkonto wieder als Einnahme zu. Unterm Strich ergibt sich auf diese Weise sowohl bei der Gewinnermittlung für die Einkommensteuer als auch bei der Umsatzsteuer ein Nullsummenspiel.

Falls Ihnen das zu umständlich oder kompliziert ist, dürfen Sie Ihre Auslagen auch als eigene Nebenleistung abrechnen. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben das mit dem Kunden zuvor vertraglich vereinbart oder sein Einverständnis auf anderem Weg eingeholt.

Die umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung

Sie dürfen die Fahrt-, Übernachtungs- und andere Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Kundenaufträgen entstehen, auch als eigene Leistungen in Rechnung zu stellen. Nachweise brauchen Sie dann von Rechts wegen nicht mitzuschicken – es sei denn der Kunde wünscht das aus Gründen der Transparenz. In dem Fall genügen Kopien.

Die Originale bleiben also in Ihrem Betrieb: Schließlich wollen Sie selbst ja den Umsatzsteueranteil der Ausgaben als Vorsteuer geltend machen. Im Gegenzug unterliegen solche Nebenleistungen der Umsatzsteuer.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihren Auftraggebern zuvor selbst eingekaufte Nebenleistungen in Rechnung stellen und darauf Umsatzsteuer ausweisen, haben Sie die Wahl:
Sie können …

• die Vorsteuer aus den tatsächlich entstandenen Reisekosten und Spesen herausrechnen, nur den ursprünglichen Nettobetrag in Rechnung stellen und darauf die eigene Umsatzsteuer anwenden.  Sie kommen Ihrem Kunden damit preislich entgegen: Die Nebenleistungen werden für Ihren Geschäftspartner unterm Strich etwas günstiger.
• den Bruttobetrag in Rechnung stellen und darauf zusätzlich die eigene Umsatzsteuer aufschlagen. Auf diese Weise erwirtschaften Sie ein kleines Umsatzplus. Der Fiskus hat nichts dagegen – der eine oder andere Auftraggeber unter Umständen schon.