Was ist ein Geschäftsessen? Die Definition von Bewirtung im Steuerrecht

Im steuerrechtlichen Sinne ist ein Geschäftsessen (oder korrekt: eine „Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“) mehr als nur ein gemeinsames Essen. Es ist eine Ausgabe, die ein Unternehmen oder Freelancer tätigt, um direkt ein geschäftliches Ziel zu verfolgen. Anders ausgedrückt handelt es sich um angemessene Kosten von Speisen und Getränken für externe Geschäftspartner oder Mitarbeiter aufgrund eines konkreten geschäftlichen Anlasses.

„Bewirtungen von Personen aus geschäftlichem Anlass“ sind im Einkommensteuergesetz definiert (§ 4 Abs. 5 Nr.2 EStG). Einen geschäftlichen Anlass der Einladung und damit ein Geschäftsessen sehen die Einkommensteuer-Richtlinien „bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen“ (R 4.10 EStH 2024). Auch die Bewirtung von Betriebsbesuchern im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst und lässt sich als Geschäftsessen steuerlich absetzen.

Unter externe Geschäftspartner fallen beispielsweise:

• Kunden
• Lieferanten
• Geschäftspartner
• Potenzielle Neukunden
• Berater

Was können Sie vom Bewirtungsbeleg absetzen?

Zu den Kosten der Bewirtung, die steuerlich geltend gemacht werden können, zählen die „Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln“. Untergeordnete Nebenausgaben der Einladung wie Trinkgelder und Garderobengebühren gehören mit zu den Bewirtungskosten.

Alkoholische Getränke werden als Teil der Kosten von Geschäftsessen anerkannt. Unproblematisch ist es auch, wenn Sie ein Geschäftsessen am Wochenende absetzen. Schließlich gibt es für Selbstständige keine Arbeitszeitvorschrift.

Wie viel ist vom Geschäftsessen steuerlich absetzbar?

Einkommensteuer

Nur 70 Prozent der Kosten des Geschäftsessens zählen als Betriebsausgabe, die den Gewinn und damit die Einkommensteuer senkt. Die restlichen 30 Prozent der Bewirtungskosten lassen sich nicht von der Einkommensteuer absetzen.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuerlich gibt es keine solche Aufteilung. Wer selbstständig und umsatzsteuerpflichtig ist, kann den gesamten Umsatzsteueranteil auf der Rechnung des Geschäftsessens als Vorsteuer geltend machen. Für die Umsatzsteuer sind Trinkgelder ohne Bedeutung, weil darauf keine Mehrwertsteuer anfällt.

Können auch Freiberufler und Kleinunternehmer Geschäftsessen absetzen?

Auch Einzelselbstständige, freiberuflich Selbstständige, Nebenerwerbsselbstständige und Kleinunternehmer dürfen Geschäftsessen absetzen. Das Steuerrecht sieht nicht vor, dass man erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße Bewirtungskosten absetzen darf.

Allerdings verlangt das Finanzamt, dass die Kosten dem Anlass der Bewirtung beim Geschäftsessen angemessen sind. Was als angemessen gilt, hängt unter anderem von den Branchengewohnheiten ab. Daneben spielt auch die Unternehmensgröße eine Rolle: Bei einer Konzernchefin sind Rechnungen für ein Geschäftsessen im Luxusrestaurant eher angemessen als bei einer Einzelselbstständigen und umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerin.

Wann können Selbstständige ein Geschäftsessen nicht absetzen?

Obwohl der Gedanke verlockend ist, jedes gute Essen mit dem Geschäft zu verknüpfen, zieht das Steuerrecht eine klare Linie. Folgende Fälle sind keine Gründe für Geschäftsessen im steuerrechtlichen Sinne: 

• Einladungen interner Mitarbeiter
  Wenn Sie nur Ihre eigenen Beschäftigten einladen, ist das eine Bewirtung aus „betrieblichem“ und nicht aus „geschäftlichem“ Anlass (R 4.10 Abs. 7 EStH 2024). Damit gelten für den Steuerabzug andere Regeln. Diese Kosten dürfen Sie nicht nur zu 70 Prozent, sondern sogar zu 100 Prozent als Betriebskosten geltend machen. Das gilt auch dann, wenn Sie Geschäftspartner und Angestellte als gemischte Gruppe bewirten. Allerdings kann es sein, dass die Einladung der Mitarbeiter im Gegenzug als geldwerte Leistung lohnsteuerpflichtig ist: Bei einer Betriebsveranstaltung gilt Lohnsteuerpflicht, soweit die Kosten 110 Euro pro Kopf überschreiten (§ 19 Abs. 1a EStG); bei Arbeitsessen außerhalb des Unternehmens fallen die pauschalen Sachbezugswerte für Mahlzeiten als geldwerter Vorteil an.
• Aufmerksamkeiten
  Werden zu einer geschäftlichen Sitzung Gebäck und Saft oder Kaffee gereicht, ist das steuerrechtlich eine „Aufmerksamkeit“, also keine Bewirtung und kein Geschäftsessen. Allerdings kann man auch die Aufmerksamkeit von der Steuer absetzen. Bei Aufmerksamkeiten beziehungsweise Mahlzeiten an der Tätigkeitsstätte für Mitarbeiter fällt ab einem Wert von 60 Euro Lohnsteuer an. (R 19.6 LStR 2024)
• Private Teilnehmer
  Wer zu einem Geschäftsessen zusätzlich private Gäste einlädt, muss deren Kostenanteil aus den Bewirtungskosten herausrechnen.
• Selbst kochen
  Kein Geschäftsessen liegt für das Finanzamt vor, wenn man Geschäftsfreunde zu Hause selbst bekocht. Das gilt auch dann, wenn man beim Essen den nächsten Auftrag bespricht.
• Bewirtung ist nur Nebenleistung
  Wenn die „Hauptleistung“ nicht aus den servierten Speisen oder Getränken besteht, handelt es sich steuerlich nicht um ein Geschäftsessen beziehungsweise nicht um eine Bewirtung. Das gilt zum Beispiel für die Einladung des Kunden in ein Varieté, in dem es zwar Sekt gibt, aber die Darbietung im Mittelpunkt steht. Solche Ausgaben sind keine absetzbaren Bewirtungskosten.
• Unangemessene Aufwendungen
  Keine Bewirtungskosten absetzen kann man im Fall eines unangemessenen, viel zu teuren Geschäftsessens. Dann ist es auch nicht möglich, nur einen Teil vom Beleg des Geschäftsessens geltend machen.

Dagegen ist es kein Problem, wenn die geschäftliche Einladung zu keiner Zusammenarbeit führt und aus den Gästen keine Geschäftspartner oder Kunden werden. Steuerlich absetzen lässt sich das Geschäftsessen auch dann.

Den Bewirtungsbeleg ausfüllen – darauf sollten Sie achten

Der Beleg für Geschäftsessen besteht grundsätzlich aus zwei Teilen: aus der Rechnung des Restaurants, der Bar oder des sonstigen „Bewirtungsbetriebs“ sowie aus einem Eigenbeleg mit weiteren Angaben. Dabei muss es sich nicht um Papierdokumente handeln. Elektronische Bewirtungsbelege mit digitalem Eigenbeleg sind ausdrücklich gestattet. Oft bilden beide zusammen ein Dokument, weil viele Restaurants Bewirtungsbelege für Geschäftsessen ausgeben, die auf der Rückseite den Vordruck für die weiteren Angaben enthalten. Andernfalls müssen beide Dokumente aufeinander verweisen oder – in Papierform – zusammengeheftet werden.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Bruttobeträge bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit folgenden Angaben:

• Rechnungsbetrag
• Name und Adresse des Restaurants oder der Bar
• Ausstellungsdatum
• Leistungsdatum
  Es ist meistens mit dem Ausstellungsdatum identisch, da in der Regel direkt nach dem Essen bezahlt wird. Dies muss dann aber aus der Rechnung hervorgehen, z. B. durch die Angabe „Leistungsdatum gleich Rechnungsdatum“.
• Menge und Art der berechneten Speisen und Getränke
  Zum Beispiel „2 x Pizza Hawaii, 4 x Apfelschorle“, nicht einfach „Speisen und Getränke“. Eine Angabe wie „Mittags-Menü Classic“ oder „Mittagsbüffet“ ist zulässig.

Bewirtungsrechnungen über 250 Euro

Wenn der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer über 250 Euro liegt, sind weitere Rechnungsangaben erforderlich:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebs
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Name des Rechnungsempfängers
  Dieser darf bei einer Bewirtung von mehr als 250 Euro nicht nur als Teilnehmer im Eigenbeleg erwähnt werden. Das Restaurant kann den Namen jedoch handschriftlich auf dem Rechnungsbeleg hinzufügen, das ist ausdrücklich gestattet. (Quelle: BMF-Schreiben vom 30.06.2021)

Fast alle Restaurants arbeiten inzwischen mit einem elektronischen Kassensystem. Ihre Rechnungsbelege müssen zusätzlich eine Transaktionsnummer und die Seriennummer des TSE-Moduls enthalten. Andernfalls akzeptiert das Finanzamt den Beleg des Geschäftsessens nicht, auch nicht für den Betriebskostenabzug.

Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg oder der Restaurantrechnung können nicht nachgereicht oder auf andere Art belegt werden, etwa durch die Kreditkartenrechnung.

Trinkgeld beim Geschäftsessen

Trinkgelder lassen sich als Teil der Bewirtungskosten absetzen. In manchen Fällen erscheinen sie direkt auf der Rechnung, zum Beispiel wenn das Trinkgeld per Kreditkarte bezahlt wird.

Ein bar überreichtes Trinkgeld zählt ebenfalls als Teil der Bewirtungskosten, wenn es nachweisbar ist. Die Servicekraft kann es handschriftlich auf dem Rechnungsbeleg des Restaurants quittieren.

Bewirtungskosten als Freiberufler in der Steuererklärung eintragen

Bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz und weniger als 80.000 Euro Jahresgewinn genügt eine Einnahme-Überschuss-Rechnung für den Jahresabschluss. Sie tragen absetzbare Bewirtungskosten als Betriebsausgabe in der Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung ein. Dafür ist die Zeile „Bewirtungsaufwendungen“ im Abschnitt zu „beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben“ vorgesehen.

Wer als Gast an einem Geschäftsessen teilnimmt, ohne Mitarbeiter des bewirtenden Unternehmens zu sein, muss nichts versteuern. Der geldwerte Vorteil der Einladung durch Geschäftspartner ist nicht als Betriebseinnahme steuerpflichtig. Das besagen die Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.7 Abs. 3 EStR 2022).

Steuerliche Absetzbarkeit von Geschäftsessen: Beschränkung auf „Angemessenheit“

Wie viele Geschäftsessen kann man absetzen? Wie teuer darf ein Geschäftsessen sein? Diese Fragen stellen sich viele Selbstständige. Klare Grenzen setzt das Steuerrecht nicht. Es verlangt nur, dass die Bewirtungskosten „als angemessen anzusehen“ sind. Oft wird als Richtwert ein Betrag von 100 Euro pro Teilnehmer angegeben. Doch darauf verlassen kann man sich nicht. Entscheidend ist damit der Einzelfall – zum Beispiel, was in der Branche üblich ist, aber auch die Größe des Unternehmens und der Anlass des Geschäftsessens, also das Verhältnis von Anlass und Kosten.