Spesen als Freiberufler: Reisekosten und andere Auslagen in Rechnung stellen

Spesen und Auslagenersatz klingen nach trockener Buchhaltung. Doch dahinter versteckt sich in Wahrheit mehr als lästiger Papierkram. Sie sind bares Geld. Wer als Freiberufler arbeitet, möchte die Früchte seiner Arbeit ernten. Doch oft ist ein Teil des Betrags, den Kunden als Bezahlung überweisen, schon vorher in Form von Auslagen auf der Strecke geblieben. Ein Beispiel für solche Kosten sind Ausgaben für Bahntickets, Bewirtungsbelege oder Parkgebühren, die durch die Erledigung des Auftrags angefallen sind. 

Für Freiberufler und andere Selbstständige gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Aufwand, Reisekosten oder Spesen mit Kunden abzurechnen. Sie können Auslagen in Rechnung stellen, Spesen als Nebenleistung berechnen oder diese Ausgaben von vornherein pauschal ins Angebot einkalkulieren. Auf dieser Seite erfahren Sie, warum eine Spesenabrechnung für Selbstständige in der Regel sinnvoller ist als das Ansetzen von Betriebsausgaben in der Steuererklärung.

Ganz allgemein haben Freiberufler und andere Selbstständige zwei Möglichkeiten, mit Ausgaben umzugehen, die bei der Ausübung ihrer Tätigkeit anfallen.

• Sie können ihren Aufwand – etwa für den Geschäftswagen, die Büroausstattung, IT-Geräte oder Marketing – als Betriebsausgaben buchen. Diese Kosten werden vom Gewinn abgezogen und vermindern so die Steuerlast.
• Ausgaben, die direkt und voll für einen bestimmten Auftraggeber anfallen, können sie diesem in Rechnung stellen.

Die direkte Abrechnung mit dem Kunden ist in der Regel vorteilhafter als der Betriebskostenabzug in der Steuererklärung. Der Grund liegt in der wirtschaftlichen Effizienz: Die Kostenerstattung durch den Kunden gilt für die gesamte Ausgabe. Eine Betriebsausgabe mindert lediglich Ihren zu versteuernden Gewinn. Darüber erhalten Sie am Ende nur einen Teil der Kosten durch eine geringere Steuerlast zurück. Wie hoch dieser Anteil ausfällt, steht zunächst noch gar nicht fest. Er hängt ja von Ihrem persönlichen Steuersatz ab.

Das lässt sich an einem Rechenbeispiel klar zeigen:

Alle Vorteile auf einen Blick

• Rechnen Sie die Kosten direkt mit dem Kunden ab, erhalten Sie im Idealfall 100 Prozent Ihrer Auslagen erstattet.
• Sie sichern sich sofortige Liquidität, anstatt monatelang auf den Steuerbescheid zu warten.
• Sie verhindern, dass projektbezogene Nebenkosten Ihre tatsächliche Gewinnmarge schmälern.

Spesen und Auslagen

Der Begriff „Spesen“ wird bei Selbstständigen nicht immer einheitlich verwendet. Grundsätzlich bezieht er sich auf Ausgaben, die bei einer geschäftlichen Tätigkeit im Rahmen eines Auftrags für einen Kunden getätigt werden. Manchmal wird er auch nur auf Dienstreisen im Auftrag eines Kunden bezogen und umfasst lediglich die Reisekosten. Manche Leute meinen mit Spesen sogar ausschließlich die Verpflegungskosten bei einer Auswärtstätigkeit.

„Auslagen“ bezieht sich auf Ausgaben, die man für jemand anderen und im Namen dieser Person tätigt. Auslagenersatz ist die Erstattung dieser Kosten, für die man in Vorleistung gegangen ist. Dazu muss man dem Betreffenden die Auslagen in Rechnung stellen oder – korrekter gesagt – die Ausgabe als durchlaufenden Posten an ihn weiterreichen. Wenn es keine anderslautende Vereinbarung gibt, hat man als Auftragnehmer Anspruch auf Auslagenersatz durch den Auftraggeber. Das folgt aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 670 BGB) und gilt für „Aufwendungen“, die der Auftragnehmer „den Umständen nach für erforderlich halten darf“.

Typische Beispiele für Spesen und Auslagen

• Reisekosten von Freiberuflern, wenn die Geschäftsreise im Zusammenhang mit einem bestimmten Auftrag notwendig wird
  Ein Ingenieur reist zu einer Werkhalle des Kunden, für die er ein Belüftungssystem entwickelt und die er zur Planung und Überwachung der Installation regelmäßig besucht.
• Kosten für Ausrüstung, Werkzeug, Material oder Software
  Ein selbstständiger Dienstleister tätigt einen Kauf für etwas, das in das Eigentum des Auftraggebers übergeht. Das kann zum Beispiel die Software-Lizenz für ein kostenpflichtiges Framework sein, das ein Software-Entwickler für ein bestimmtes Kundenprojekt einsetzt. Oder ein spezielles Rissprüfungsgerät, das für den Auftrag zur Kontrolle eines Rohrleitungssystems notwendig wird und das der Kunde nach Auftragsende weiter nutzt.
• Gebühren für Lizenzen, Anmeldungen, behördliche Genehmigungen, Teilnahme- und Standgebühren
  Wenn eine selbstständige Marketing-Beraterin für ein Unternehmen einen Messeauftritt plant und durchführt, wird sie die Standgebühr, für die sie in Vorleistung geht, anschließend an den Auftraggeber weiterreichen. Das ist ein typisches Beispiel für Auslagenersatz.

Nicht alle geschäftlichen oder beruflichen Ausgaben lassen sich als Spesen oder Auslagenersatz auf der Rechnung ausweisen. Den normalen Lunch können Freiberufler nicht als Essen absetzen oder auf eine Spesenabrechnung schreiben, selbst wenn sie an dem Tag die ganze Zeit für einen bestimmten Kunden tätig waren. Für Werkzeug oder eine Software, die sie für einen bestimmten Auftrag gekauft haben und anschließend selbst behalten und für andere Kunden weiter nutzen, können sie keine Auslagen in Rechnung stellen. Das stellt eine klassische Betriebsausgabe dar.

Auslagen- und Spesenabrechnung für Selbstständige: drei Optionen

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, wie Freiberufler Betriebskosten, Spesen und Auslagen abrechnen können. Wir orientieren uns an folgendem Beispiel: 

Eine Freiberuflerin wird von einem Unternehmen mit der Durchführung eines Seminars beauftragt. Dafür kauft sie Seminarunterlagen zum Verteilen an die Teilnehmer und mietet Seminarräume an.

1. Durchlaufender Posten

Die Freiberuflerin bestellt oder kauft und bezahlt die Leistung, aber im Namen des Kunden. Sie legt ihrem Kunden das Geld aus, das dieser bezahlen muss. 

Auslagenersatz setzt voraus, dass in den Rechnungen der eigentliche Auftraggeber als Adressat erscheint. In unserem Beispiel sollten der Lieferant für das Material und der Vermieter der Veranstaltungsstätte ihre Rechnungen nicht auf den Namen der Freiberuflerin ausstellen, sondern auf die Firma ihres Kunden. Sie bezahlt die Rechnungen. Anschließend reicht sie die Belege im Original an ihren Kunden weiter. Dieser erstattet ihr die verauslagten Beträge. Für die Freiberuflerin sind die Auslagen ein durchlaufender Posten, keine Betriebsausgabe.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuer

Die Freiberuflerin stellt dem Auftraggeber Auslagen in Rechnung. Die Rechnung lautet auf ihren Auftraggeber als Leistungsempfänger, auch wenn sie die Zahlung abwickelt. In diesem Fall kann sie die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht selbst als Vorsteuer geltend machen. Ihr Kunde ersetzt ihr den Bruttobetrag und erhält den Umsatzsteueranteil vom Finanzamt erstattet.

Es empfiehlt sich, solche Posten in eine eigene Abrechnung auszulagern und explizit als Auslagenerstattung zu kennzeichnen. Der Kunde hat Anspruch auf die Originalrechnung. Er benötigt sie ja für seinen Vorsteuerabzug.

2. Abrechnung von Nebenleistungen

In unserem Beispiel besteht die in Auftrag gegebene Hauptleistung in der Durchführung eines Seminars. Die Anmietung und der Einkauf von Material für die Teilnehmer können als Nebenleistung abgerechnet werden. Die explizite Bezeichnung als „Nebenleistung“ ist nicht erforderlich.

Dieses Vorgehen sollte mit dem Kunden abgesprochen sein beziehungsweise die Nebenleistungen bereits im Angebot erscheinen. Bei dieser Variante laufen die Rechnungen des Material-Lieferanten und des Vermieters auf den Namen der Freiberuflerin, sie bucht die Bezahlung als ihre Betriebsausgabe. Die Nebenleistung, die sie dann dem Kunden berechnet, führt bei ihr zu einer Betriebseinnahme.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuer

Nebenleistungen sind umsatzsteuerpflichtig. Dabei gilt eine Besonderheit: Nebenleistungen teilen grundsätzlich das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung. Ist die Seminarleitung beispielsweise nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei, gilt dies auch für das unentbehrliche Seminarmaterial (z. B. begleitende Skripte). Handelt es sich jedoch um etwas, das über den unmittelbaren Zweck der Wissensvermittlung hinausgeht (z. B. Fachbücher oder Hardware, oder auch Wasser und Kaffee, die während des Seminars zur Verfügung stehen), muss dies als eigenständige, umsatzsteuerpflichtige Lieferung gewertet werden. Lediglich bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entfällt der Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung.

3. Vereinbarung einer Spesen- bzw. Aufwandspauschale

Wird von vornherein eine Spesen- beziehungsweise Aufwandspauschale vereinbart, macht das eine detaillierte Spesenabrechnung überflüssig. So kann beispielsweise ein bestimmter, pauschal festgelegter Betrag zusätzlich für Seminar-Material in der Auftragsvereinbarung stehen. Natürlich kann die Freiberuflerin diesen Betrag auch von vornherein stillschweigend im Angebot einkalkulieren. Dann geht sie zwar mit einem entsprechend höheren Honorar ins Rennen, erspart sich aber mögliche Diskussionen mit dem Kunden.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuer

Bei pauschal einkalkulierten Spesen der Freiberuflerin gibt es keine Besonderheiten. Sie berechnet ihr Honorar mit dem für die angegebene Leistung angemessenen Umsatzsteuersatz, sofern sie nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht. Den Umsatzsteueranteil der tatsächlich angefallenen Spesen der Freiberuflerin kann sie als Vorsteuer geltend machen.

Reisekosten von Selbstständigen

Unter den Reisekosten werden eine Reihe verschiedener Kostenarten zusammengefasst. Dazu gehören:

• Fahrtkosten wie Flug- oder Zugtickets oder die Kosten, die durch die Anreise mit dem eigenen Fahrzeug entstehen
• Übernachtungskosten von Selbstständigen auf Geschäftsreise, in der Regel sind das Hotelkosten
• Verpflegungskosten beziehungsweise der Verpflegungsmehraufwand, weil der Freiberufler oder Selbstständige für Mahlzeiten auf Restaurants oder das Hotel angewiesen ist
• Reisenebenkosten etwa für Taxis, Schließfächer, eine Reiseversicherung, die Gepäckaufbewahrung oder ein Parkhaus

Für das Spesen abrechnen von Freiberuflern zählt, was zwischen ihnen und dem Kunden vereinbart wurde. Man kann die entsprechenden Beträge als Nebenleistungen ansetzen, eine Spesenabrechnung in Höhe einer vorab vereinbarten Pauschalsumme stellen oder auch Auslagenersatz geltend machen.

Essen und Verpflegung für Freiberufler als Spesen abrechnen

Steuerlich, d. h. gegenüber dem Finanzamt, können Selbstständige den Verpflegungsmehraufwand auf einer Geschäftsreise nur als pauschalen Betrag geltend machen. Er liegt bei 28 Euro pro vollem Tag einer Geschäftsreise und bei 14 Euro für den Anreise- und Abreisetag. Im Ausland gelten höhere Pauschalen, die per Verordnung festgelegt und immer wieder einmal angepasst werden. Der Steuerabzug gilt nur für Auswärtstätigkeiten abseits der ersten Betriebsstätte. Wenn Sie über längere Zeit direkt beim Kunden eingesetzt sind, kann es sein, dass dort Ihre Betriebsstätte liegt und Sie deshalb keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen können. Ansonsten können Selbstständige für die Steuer noch Geschäftsessen absetzen, bei denen Geschäftspartner oder Angestellte aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden. Auch dafür gelten strikte Regeln.

Wenn Sie dem Kunden Spesen in Rechnung stellen, ist die Situation anders. Hier können Sie die tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten weiterberechnen. Da Sie für Ihre eigene Verpflegung jedoch keinen Vorsteuerabzug geltend machen dürfen (§ 15 Abs. 1a UStG), stellen die Restaurantkosten für Sie Bruttokosten dar. Sie berechnen dem Kunden daher üblicherweise den Bruttobetrag der Restaurantrechnung als Netto-Grundlage und schlagen darauf die für Ihre Dienstleistung geltende Umsatzsteuer auf (sofern Sie kein Kleinunternehmer sind).

Kurz gesagt: Der Kunde zahlt Ihnen das Essen, das Finanzamt nur eine Pauschale.