Eines gleich vorweg: „Jugend forscht“ ist in Steuerangelegenheiten riskant, zeitaufwendig und lohnt sich einfach nicht. Suchen Sie sich lieber einen guten Steuerberater. Der wird Sie auch bei der Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt unterstützen: Auf dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ verlangt das Finanzamt auf insgesamt acht Seiten umfassende Angaben zu ...

• Ihrer Person,
• der geplanten Tätigkeit,
• Ihren Einkommensverhältnissen sowie
• eventuellen Beteiligungen an Personengesellschaften.

Der Fragebogen ist zugleich Grundlage Ihrer Einkommensteuervorauszahlungen. Außerdem wird Ihnen unter Umständen eine betriebliche Steuernummer zugeteilt. Solange Sie die nicht haben, dürfen Sie als Freiberufler auf Ihren Rechnungen aber auch die persönliche Steuernummer angeben.

Wichtig: Freiberufler brauchen keinen Gewerbeschein. Sie können sich die Anmeldung beim Gewerbeamt sparen. Das Finanzamt wird also nicht von Behördenseite über die Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit informiert und verschickt von sich aus auch keinen Finanzamts-Fragebogen. So kommt es, dass manche Freiberufler ganz ohne Anmeldung loslegen. Das ist zwar nicht erlaubt, wird von den Finanzbehörden aber meist stillschweigend toleriert und nicht mit Bußgeldern belegt.

Vorausgesetzt natürlich, der Steuerpflichtige macht die erforderlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und gibt seine Einkünfte aus freiberuflichen Tätigkeiten bei der nächsten Steuererklärung an. Spätestens dann wird das Finanzamt auf den Beginn der Freiberuflichkeit aufmerksam und schickt den Fragenbogen hinterher.

Steuerarten: Wo bin ich?

Mit den Grundzügen des Steuerrechts sollten Sie sich auch dann auskennen, wenn Sie Ihren „Steuerkram“ von einem Experten erledigen lassen. Sie brauchen steuerliche Grundkenntnisse, um die Vorschläge Ihres Beraters zu verstehen und wichtige Fragen mit Sachkenntnis entscheiden zu können. Nur so bleiben Sie Chef in Ihrem eigenen Unternehmen.

Die für IT-Freiberufler wichtigste und finanziell spürbarste Steuerart ist die Einkommensteuer. Und ausgerechnet die ist – anderes als die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer – gar keine Unternehmenssteuer: Besteuert wird das gesamte „zu versteuernde Einkommen“ einer natürlichen Person. Ob dieses Einkommen aus Arbeitnehmertätigkeit, Kapitaleinkünften, Vermietung, freiberuflichen Tätigkeiten, Gewerbe- oder auch landwirtschaftlichen Betrieben stammt, spielt keine Rolle.

Bei vielen Steuerpflichtigen kommen sogar mehrere Einkunftsarten zusammen: Es ist ja nicht verboten, gleichzeitig zum Beispiel als Arbeitnehmer, Selbstständiger, Vermieter und Kapitalanleger zu arbeiten. Wie hoch die Steuern auf den freiberuflichen Teil der Einkünfte sind, lässt sich daher nicht genau sagen: Die Steuerlast hängt immer vom Gesamteinkommen, den Familienverhältnissen und sonstigen persönlichen Lebensumständen ab.

Same procedure als last year!?

Falls Sie vor Ihrer freiberuflichen Tätigkeit als Angestellter gearbeitet haben (oder weiterhin arbeiten), müssen Sie sich bei der Einkommensteuer gar nicht groß umstellen. Bei den allgemeinen persönlichen Angaben auf dem Mantelbogen, den Kinder- und sonstigen Freibeträgen, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen oder auch Steuerermäßigungen gibt es im Prinzip keine Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen!

Bei den Steuervorauszahlungen und der Gewinnermittlung finden sich ebenfalls viele Ähnlichkeiten:

• Arbeitnehmer führen (über ihren Arbeitgeber) monatliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen in Form der „Lohnsteuer“ ans Finanzamt ab. Bei der späteren Steuererklärung mindern „Werbungskosten“ den Jahresbruttolohn. Ergebnis sind die „Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit“.
• Freiberufler zahlen ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen vierteljährlich selbst (jeweils bis zum 10. März, Juni, September und Dezember). Im Gründungsjahr orientieren sich die Vorauszahlungen an den im Fragebogen prognostizierten Einkünften. In den Folgejahren beruhen die Vorauszahlungen auf der im Vorjahr gezahlten Einkommensteuer. Bei der Steuererklärung ziehen Freiberufler von ihren „Betriebseinnahmen“ die „Betriebsausgaben“ ab, um ihren einkommensteuerpflichtigen Gewinn auszurechnen.

Diese vergleichsweise einfache Form der Gewinnermittlung nennt sich „Einnahmenüberschussrechnung“ (EÜR): Das Aufstellen von Bilanzen und die doppelte kaufmännische Buchführung sind bei der EÜR nicht erforderlich!

Gewinnermittlung per EÜR

Für die Gewinnermittlung gibt es einen amtlichen Vordruck: Die „Anlage EÜR“ muss zusätzlich zur Einkommensteuererklärung auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermittelt werden. Der Vordruck wird fast jedes Jahr geändert und dadurch leider immer komplizierter. Ab dem Steuerjahr 2017 ist die „Anlage EÜR“ für alle Freiberufler und Kleingewerbetreibenden Pflicht.

Deadline 31. Juli: Nicht in Stein gemeißelt!

Für Freiberufler ist die Abgabe einer Steuererklärung und der dazugehörigen „Anlage EÜR“ Pflicht. Steuer-Deadline ist in der Regel der 31. Juli des Folgejahres. Eine Fristverlängerung ist möglich in besonderen Ausnahmefällen möglich. Dafür genügt ein formloser Antrag, oft auch ein Anruf, der meistens anstandslos bewilligt wird. Mit Unterstützung eines Steuerberaters können Sie sich sogar bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres Zeit lassen. Für die Steuerjahre 2020, 2021, 2022 und voraussichtlich 2023 gelten aufgrund des Corona-Steuerentlastungsgesetzes andere Fristen.

Wichtig: Sowohl die Umsatz- und Einkommensteuererklärungen als auch die „Anlage EÜR“ müssen Freiberufler elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Alle betrieblichen Belege bleiben bei Ihnen zuhause oder im Büro: Erläuterungen und Nachweise zu Ihren Steuererklärungen sind erst auf Nachfrage des Finanzamts oder bei einer Steuerprüfung fällig.

Praxistipp: Die elektronischen Steuerdaten-Übermittlungen erfolgen über die Elster-Schnittstelle, die von allen kommerziellen Steuer- und Buchführungsprogrammen unterstützt wird. Sie können aber auch das ElsterOnline-Portal nutzen. Die bei manchen Steuerarten erforderliche Authentifizierung erfolgt mittels elektronischer Signatur. In den meisten Fällen genügt das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat, das Sie ebenfalls im ElsterOnline-Portal beantragen – sofern das nicht Ihr Steuerberater für Sie erledigt.

Steuer-Rücklagen bilden!

IT-Freiberufler verdienen gut. Das hat die jüngste GULP Arbeitsleben Studie wieder eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Trotzdem kommt beim Eintreffen der ersten Steuerbescheide oft Hektik auf – manchmal sogar Panik. Denn in ihrer Freude über sprudelnde Einnahmen verlieren manche Gründer aus den Augen, dass ein erheblicher Teil ihrer Erlöse in Wirklichkeit bereits dem Finanzamt gehört. Fließen zwischenzeitliche Überschüsse voreilig in Investitionen oder privaten Konsum, fehlen am Steuer-Stichtag trotz guter Geschäftslage die flüssigen Mittel!

Die gefürchtete Steuerfalle können Sie zum Glück leicht umgehen: Entweder fragen Sie Ihren Steuerberater, wie viel Geld Sie dem Finanzamt bereits schulden. Oder Sie überschlagen die Höhe der erforderlichen Steuer-Rücklage regelmäßig selbst.

Einmal im Monat, spätestens einmal im Vierteljahr ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig. Am besten nutzen Sie diesen Pflichttermin auch für Ihre persönliche Steuerschätzung:

• Sofern noch Steuern aus Vorjahren offen sind, ist deren Höhe bekannt.
• Die Höhe der noch nicht abgeführten Umsatzsteuer-Einnahmen ergibt sich aus den laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen und den seit der letzten Voranmeldung erzielten Umsatzsteuer-Einnahmen (minus selbst gezahlte Vorsteuern).
• Der auf Ihre bisherigen Netto-Erlöse des laufenden Jahres anfallende Einkommensteuer-Anteil ist nicht so eindeutig zu ermitteln. Eine Cent-genaue Schätzung ist aber gar nicht nötig. Die persönlichen Besonderheiten können Sie bei Ihrer Steuerprognose vernachlässigen: Sie ermitteln Ihren voraussichtlichen durchschnittlichen Steuersatz, wenden ihn auf Ihre bereits erzielten Netto-Erlöse an und bilden eine Steuerrücklage in entsprechender Höhe.

Wenn Sie die erforderliche Steuerrücklage auf die hohe Kante legen, können Ihnen drohende Steuernachzahlungen nichts mehr anhaben.