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Steuer-Fauxpas: Beleg weg, Geld weg?

Eigenbeleg – Die einfache Do-it-yourself-Lösung zur Steuerersparnis

16.08.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Wer Betriebsausgaben von der Steuer absetzen will, braucht Zahlungsnachweise. Doch was tun, wenn Kaufbelege unterwegs oder in der Büro-Ablage verloren gehen? Bei Kleinbeträgen steht eine Suche nach dem Originalbeleg oft in keinem vernünftigen Verhältnis zur gewünschten Steuerersparnis. Ganz zu schweigen vom Versuch, nachträglich Ersatz für einen Originalbeleg zu bekommen. Viele Selbstständige winken in solchen Fällen ab und „schenken“ dem Fiskus die Ausgabe.

Dabei gibt es überhaupt keinen Grund, auf die betreffende Betriebsausgabe zu verzichten: Denn der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ bedeutet nicht, dass in der Buchführung nur Originalbelege zulässig sind! Zwar sind Sie gemäß § 97 Abgabenordnung verpflichtet, bei einer möglichen Betriebsprüfung „Urkunden“ vorzulegen. Fehlt ein Zahlungsnachweis, können Sie die Ausgabe auch mithilfe von Eigen- und Hilfsbelegen glaubhaft machen. Das gilt auch und gerade dann, wenn der Empfänger gar keine Quittung ausstellt – wie das zum Beispiel bei Trinkgeldern oder Automatenzahlungen oft der Fall ist.

Do-it-yourself-Notlösung

Eigenhändig erstellte Zahlungsnachweise sind zulässig und werden vom Finanzamt anstandslos akzeptiert. Bestimmte Inhalts- oder Formvorschriften gibt es nicht. Handschriftliche Aufzeichnungen genügen völlig. Mit den folgenden Angaben sind Sie normalerweise auf der sicheren Seite:

  • Datum der Lieferung oder Leistung,
  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
  • Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
  • Rechnungsbetrag sowie
  • eigenhändige Unterschrift.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Beispiel Eigenbeleg, ©Robert Chromow

Vergleichsweise leicht lässt sich die betriebliche Veranlassung bei unbaren Transaktionen glaubhaft machen: Hier können Sie Ihre eigenen Angaben über Betrag, Empfänger, Zahlungszeitpunkt und manchmal sogar den Zahlungszweck zusätzlich durch Verweis auf Kontoauszüge von Bank- oder Kreditkartenkonten untermauern.

Grenzen der Beleg-Selbsthilfe

Zwei Aspekte dürfen Sie bei der Beleg-Selbsthilfe jedoch nicht aus den Augen lassen:

  1. Eigenbelege eignen sich zum Nachweis von Betriebsausgaben im Rahmen der Gewinnermittlung. Als Vorsteuer-Nachweis werden solche Hilfsbelege grundsätzlich nicht anerkannt. Dafür ist laut § 15 Umsatzsteuergesetz eine Originalrechnung erforderlich, die alle in § 14 UStG genannten Pflichtbestandteile enthält. Fehlt die Originalrechnung des Zahlungsempfängers oder ein vergleichbares Dokument, dürfen Sie auf Ihrem Eigenbeleg immerhin den gesamten Bruttobetrag als Betriebsausgabe verbuchen.
  2. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben: Werden fehlende Rechnungen und Quittungen zur Regel, laufen Sie Gefahr, dass Ihre gesamte Buchführung vom Prüfer angezweifelt und „verworfen“ wird. Zweifel an der Richtigkeit der Besteuerungsgrundlagen führen im ungünstigsten Fall dazu, dass Gewinn und Umsatzsteuer-Zahllast gemäß § 162 Abgabenordnung geschätzt werden.

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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