Eigenbeleg erstellen:

Beleg fehlt, Ersatzbeleg schreiben

Als Freiberufler sind Sie zur lückenlosen Dokumentation Ihrer geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben verpflichtet. Doch im geschäftigen Alltag kommt es schnell vor: Die Quittung für die Bahnfahrt ist verloren gegangen, das Trinkgeld konnte nicht belegt werden oder es gab schlicht keine Quittung für die Gebühren an einem Münzautomaten.

Genau hier kommt der Eigenbeleg ins Spiel. Er dient als Notlösung und Ersatzbeleg, den Sie selbst erstellen, um eine Ausgabe steuerlich geltend zu machen. Das Finanzamt erkennt diese selbst erstellten Belege nur unter strengen Voraussetzungen an. In diesem Artikel erfahren Sie, wann und wie Sie Eigenbelege als Freiberufler korrekt nutzen.

Was sind Eigenbelege?

Eigenbelege sind vom Steuerpflichtigen selbst erstellte Nachweise über Betriebsausgaben beziehungsweise Zahlungen. Sie dienen als Ersatzbelege für vom Zahlungsempfänger, Auftragnehmer oder Lieferanten ausgestellte Quittungen oder Rechnungen. Ein Eigenbeleg kommt ins Spiel, wenn der Originalbeleg verloren gegangen oder aus anderen Gründen nicht verfügbar ist.

Einfach ausgedrückt: Mit einem Eigenbeleg quittiert man sich die Ausgabe selbst. Natürlich hat es weniger Beweiskraft, einen Eigenbeleg zu erstellen, als einen echten Quittungsbeleg oder ein Original-Rechnungsdokument vorzulegen. Trotzdem hat der Eigenbeleg in der Buchhaltung wichtige Funktionen:

  • Er ordnet Buchungen einem bestimmten Zahlungs- und Geschäftsvorgang zu.
  • Er hält die dazu erforderlichen Angaben fest.
  • Er ist eine Erklärung des Steuerpflichtigen, dass die gebuchte Betriebsausgabe tatsächlich erfolgt ist.

Wann ist ein Eigenbeleg erforderlich oder sinnvoll?

Ein Eigenbeleg ist dazu da, den Buchhaltungs-Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ selbst dann zu erfüllen, wenn der Kassenbon unterwegs verloren gegangen ist oder die Rechnung versehentlich geschreddert oder gelöscht wurde. Zwar kann man sich in solchen Fällen möglicherweise um Ersatz bemühen. Doch gerade bei kleineren Ausgaben steht das oft in keinem Verhältnis zum Aufwand. Soll man beispielsweise stundenlang zurück zur Verkaufsstelle fahren, um dort auf das Ausstellen einer Quittung anstelle des verlorenen Kassenbons zu drängen?

Auch bei Automaten oder bei Trinkgeldern ist eine Quittung oft schwierig oder unmöglich. Trotzdem muss man nicht auf die Buchung der Betriebsausgabe verzichten. Die Lösung besteht darin, einen Eigenbeleg zu erstellen.

Eigenbeleg, Steuererklärung und Umsatzsteuer: kein Vorsteuerabzug möglich

Als Beleg für betriebliche Kosten ist ein Eigenbeleg zur Steuer möglich. Während für das Ansetzen der gewinnmindernden Betriebsausgabe in der Einkommensteuererklärung der Eigenbeleg grundsätzlich ausreicht, wird er in Bezug auf die Umsatzsteuer nicht anerkannt. Die von Selbstständigen bezahlte Vorsteuer darf nicht mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden.

Für den Vorsteuerabzug verlangt das Finanzamt vielmehr ordnungsgemäße Rechnungen. Deshalb darf der Umsatzsteueranteil, der im Bruttobetrag des Eigenbelegs als Steuer enthalten ist, nicht als Vorsteuer in die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuerjahreserklärung einfließen.

Angaben und Bestandteile bei einem Eigenbeleg

Der selbst erstellte Ersatzbeleg sollte alle Angaben und Bestandteile enthalten, die auch auf Rechnungen oder Quittungen von Dritten aufgeführt sein müssen – mit Ausnahme der umsatzsteuerlichen Angaben. Dazu gehört:

  • Wann wurde gezahlt: Datum der Lieferung oder Leistung
  • An wen wurde gezahlt: Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Wofür wurde bezahlt: Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Wie viel wurde bezahlt: Rechnungsbetrag beziehungsweise die entstandenen Kosten, d. h. Gesamtbetrag mit enthaltener Umsatzsteuer

Da der Eigenbeleg keinen Vorsteuerabzug ermöglicht, muss der Rechnungsbetrag nicht in Nettobetrag, Bruttobetrag und Umsatzsteueranteil aufgesplittet werden.

Ergänzend sind drei weitere Angaben sinnvoll beziehungsweise erforderlich:

  • Angabe zum Grund dafür, dass Sie einen Eigenbeleg schreiben (z. B. „Verlust der Quittung“)
  • Eigenhändige Unterschrift
  • Laufende Belegnummer

Bis zu welcher Höhe Eigenbelege ansetzen?

Es gibt keine Betragsgrenze für Eigenbelege. Die Skepsis seitens des Finanzamts wird jedoch erfahrungsgemäß umso größer, je höher der selbst quittierte Betrag ist und je häufiger Eigenbelege ausgestellt werden.

Vorsicht ist geboten, wenn der Eigenbeleg die Höhe von Kleinbetragsrechnungen überschreitet: 250 Euro inklusive Umsatzsteuer. Dann wird es wahrscheinlicher, dass bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts der Eigenbeleg für die Steuer nicht anerkannt und die entsprechende Betriebsausgabe nicht akzeptiert wird.

Etwas vorteilhafter ist Ihre Position, wenn Sie unbar bezahlt haben. Dann können Sie selbst einen höheren Eigenbeleg mit den Auszügen Ihres PayPal-, Kreditkarten- oder Girokontos untermauern. Im Idealfall bestätigen diese Angaben das Datum, den Empfänger, den Betrag und vielleicht sogar den Zahlungszweck.

Eigenbeleg: Vorlagen nutzen

Um einen Eigenbeleg für die Buchhaltung zu erstellen, genügt ein Programm wie Microsoft Word. Fertigen Sie sich eine Vorlage an, die Sie bei Bedarf schnell ausfüllen können. Alternativ können Sie auf eine „Eigenbeleg für die Steuer“-Vorlage aus dem Internet zurückgreifen. Kostenlose Exemplare für ein Eigenbeleg-Muster oder eine Eigenbeleg-Vorlage lassen sich mit Google leicht finden, auch in Form von Online-Tools.

Eigenbeleg-Beispiele

Für diese Fälle eignen sich Ersatzbelege:

  • Sie haben unterwegs einige Kugelschreiber, Notizblöcke und Heftklammern fürs Büro besorgt. Als Sie den Kassenbon einscannen wollen, um die Ausgabe zu buchen, stellen Sie fest, dass Sie den Beleg verloren haben. Sie können einen Eigenbeleg schreiben, um das Büromaterial trotzdem als Betriebsausgabe zu erfassen.
  • Sie haben auf dem Flohmarkt gebrauchte Fachliteratur für Ihr Unternehmen gekauft. Der private Verkäufer konnte Ihnen keine Quittung ausstellen. Ein Eigenbeleg ist hier die Lösung, um den Kaufpreis als Betriebsausgabe geltend zu machen.
  • Sie waren auf Geschäftsreise und haben die Hotelrechnung per Smartphone bezahlt. Als Sie abreisen, lassen Sie als Dankeschön für den guten Service ein angemessenes Trinkgeld zurück. Dafür eine Quittung zu verlangen, wäre unpassend. Sie schreiben einen Eigenbeleg „für die Steuer“ – als Nachweis, um das Trinkgeld trotzdem als Betriebsausgabe zu verbuchen.
  • Sie haben Ihren Geschäftswagen in der Selbstwaschbox gereinigt. Der Automat gibt keinen Beleg aus. Sie erstellen einen Eigenbeleg, um die Kosten der Autowäsche damit zu buchen und steuerlich geltend zu machen.

Probleme und Risiken

Ein häufiges Ausstellen von Eigenbelegen kann zu Problemen führen und Misstrauen schüren. Das Finanzamt wird einer hohen Anzahl von Eigenbelegen mit Skepsis begegnen – und es ist nicht verpflichtet, einen Eigenbeleg bei der Steuererklärung als Buchungsbeleg anzuerkennen. Das Risiko der Nichtanerkennung wächst außerdem mit dem Betrag, über den Selbstständige sich einen Ersatzbeleg schreiben. 

Eigenbelege sind ein Notbehelf, kein Standardinstrument der Buchhaltung. Probleme können im Fall einer Betriebsprüfung drohen oder wenn das Finanzamt Nachfragen zur Steuererklärung hat und die dazugehörenden Belege anfordert. Wird der Eigenbeleg nicht anerkannt, bedeutet das eine höhere Steuerzahlung. Im schlimmsten Fall wird der Eigenbeleg sogar als vorsätzlicher Täuschungsversuch ausgelegt – das wäre dann als Steuerhinterziehung strafbar.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.