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Brauchen IT-Freiberufler einen Steuerberater? Teil 2: Richtig beauftragen

04.11.2015
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Dass manche Selbstständige über hohe Steuerberater-Honorare klagen, hängt manchmal mit undifferenzierten Pauschalaufträgen zusammen. Steuerberater sind zwar auch Berater in steuerlichen und kaufmännischen Angelegenheiten. Insbesondere bei der Steueroptimierung, der Finanzierung, der Kostenrechnung oder der Interpretation betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWAs) und anderer Kennzahlen.

Steuerberater (und vor allem deren Gehilfen) übernehmen darüber hinaus jedoch viele vergleichsweise einfache Verwaltungsaufgaben:

  • Sie sortieren, kontieren und buchen Belege,
  • kümmern sich um die laufende Finanz- und Lohnbuchhaltung,
  • sorgen für pünktliche Umsatzsteuervoranmeldungen,
  • erstellen die Einnahmenüberschussrechnung oder
  • füllen betriebliche und private Steuerformulare aus.

All-inclusive Dienste – Sorgenfrei ist teuer

Wer seinem Steuerberater einen unsortierten Schuhkarton voller Rechnungen, Quittungen und Notizen auf den Schreibtisch stellt und sich nicht weiter darum kümmert, darf sich über gesalzene Honorarrechnungen nicht wundern. All-inclusive-Pakete haben nun einmal ihren Preis – vor allem dann, wenn Sie von hoch bezahlten Experten angeboten werden.

Nichts gegen Dienstleistungs-Flatrates: Wer seine Ruhe haben will, einen wirklich kompetenten und zuverlässigen Steuerberater hat und es sich leisten kann, ist mit Komplettpauschalen gut bedient.

Bitte beachten Sie: Von Ihrer Verantwortung befreien Sie sich damit nicht. Wenn ein Steuerberater Termine versäumt oder Fehler macht, müssen Sie dafür gegenüber dem Finanzamt geradestehen. Lässt sich der Fehler oder das Versäumnis hinterher beweisen, können Sie sich den erlittenen Schaden allenfalls von Ihrem Steuerberater ersetzen lassen. Aus diesem Grund sind Berater verpflichtet, spezielle Haftpflichtversicherungen abzuschließen.

Gezielte Beratungsaufträge vergeben

Niemand verlangt von Ihnen, sämtliche Steuer- und Buchführungsaufgaben an Ihren Steuerberater zu delegieren. Anstelle einer Jahrespauschale können Berater auch Wert- und Zeitgebühren in Rechnung stellen. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) unterscheidet vier verschiedene Tätigkeitsfelder:

  • „Gebühren für die Beratung und für die Hilfeleistung bei der Erfüllung allgemeiner Steuerpflichten“ (beispielsweise Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Prüfung von Steuerbescheiden, Teilnahme an Steuerprüfungen),
  • „Gebühren für die Vertretung in gerichtlichen und anderen Verfahren“,
  •  „Gebühren für die Hilfeleistung bei der Erfüllung steuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten“ (Einrichten der Finanz- und Lohnbuchführung, Kontierung, vorbereitende Abschlussarbeiten) sowie
  •  „Ersatz von Auslagen“ (zum Beispiel Porto- und Telefongebühren oder auch Reisekosten).

Steuermandate lassen sich also gezielt auf bestimmte Beratungsaufgaben beschränken. Auch Pauschalen für bestimmte Teilleistungen sind möglich. Den Rest erledigen Sie einfach selbst. Sie können aber auch eine Hilfskraft oder einen externen Buchführungshelfer damit beauftragen.

Bitte beachten Sie: Die meisten Steuerberater bevorzugen die Dienstleistung aus einer Hand. Das liegt nicht nur daran, dass sie ihre eigenen Mitarbeiter auslasten wollen: Je mehr Personen an den Vorarbeiten beteiligt sind, desto wahrscheinlicher werden Fehler und Missverständnisse. Das kann dazu führen, dass der Abstimmungsaufwand steigt und Arbeiten unter Umständen mehrfach gemacht werden müssen. Umso wichtiger ist in solchen Fällen Klarheit über die Arbeitsweise und die Definition von Schnittstellen.

Das gilt auch für technische Schnittstellen: Viele Steuer- und Buchführungsprogramme verfügen heutzutage über DATEV- und andere Schnittstellen für die Datenübergabe an den Steuerberater. Wer hier rechtzeitig für Klarheit sorgt, kann die Verwaltungskosten spürbar senken!

Steuerberater und Buchhalter finden

Die Auswahl geeigneter Berater und Buchführungshelfer ist genauso schwierig wie der passende Auftragsumfang.

  • Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben, hören Sie sich am besten einmal im Kollegen- und Bekanntenkreis um.
  • Sie können aber auch den Steuerberater-Suchservice des Deutschen Steuerberaterverbands nutzen. Dort haben Sie unter anderem die Möglichkeit, den passenden Experten nach Standort, Branche oder Fachkompetenz auszuwählen.
  • Buchführungshelfer für die vorbereitenden Tätigkeiten finden Sie zum Beispiel auf der Website des Bundesverbands selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (b.b.h.). Tipp: Was Buchführungshelfer und Buchhalter dürfen (und was nicht), können Sie zum Beispiel in diesem IHK-Merkblatt nachlesen.

 

Ganz gleich, an wen Sie steuerliche Pflichten delegieren: Bevor Sie Ihren Auftrag erteilen, verschaffen Sie sich bei einem kostenlosen Erstgespräch erst einmal einen Eindruck vom Dienstleister.

Den passenden Dienstleister auswählen

Lassen Sie sich dabei bloß nicht bluffen: Mindestens ebenso wichtig wie die fachliche Kompetenz sind Kommunikationsfähigkeit und Erreichbarkeit. Was nützt Ihnen der beste Experte, wenn er selten und immer nur ganz kurz Zeit für Sie hat? Was helfen Ihnen Informationen, die Sie einfach nicht verstehen!?

Fragen Sie sich nach dem Gespräch:

  • Kennt der Dienstleister das Berufsfeld eines IT-Freiberuflers?
  • Hat er sich nach Ihren Tätigkeiten, Ihren Erwartungen und Vorkenntnissen erkundigt?
  • Kann er Ihnen Steuerangelegenheiten verständlich machen?
  • Hat er Ihnen erläutert, welche Tätigkeiten er selbst erledigt und welche Aufgaben Mitarbeiter übernehmen?
  • Hat er erklärt, welche Daten und Dokumente wann und auf welchem Weg ausgetauscht werden?
  • Ist er bereit, Sie bei der Organisation Ihrer Buchführung und der Schnittstellen zu unterstützen?
  • Kann er Ihnen Informationen und Abrechnungshilfen für wiederkehrende Vorgänge zur Verfügung stellen (zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, Bewirtungen, Privatnutzung des Firmenwagens etc.)?
  • Passen Umfang und Preis des Angebots zu Ihren Vorstellungen?

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