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Gewinn-Gestaltung: Privatgegenstände von der Steuer absetzen

Was bei Selbstständigen alles zu Betriebsausgaben zählt

15.09.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Dass Steuerpflichtige Gegenstände und Dienstleistungen, die sie für ihr Unternehmen angeschafft haben, gelegentlich auch privat nutzen, ist kein Geheimnis. Denken Sie nur an Geschäftswagen oder Telefonrechnungen. Entsprechend pingelig achtet der Fiskus darauf, die jeweiligen „privaten Nutzungsanteile“ festzustellen und darauf Umsatz- und Einkommensteuer zu erheben.

Der umgekehrte Fall kommt mindestens ebenso häufig vor: Bei der betrieblichen Nutzung privater Gegenstände wird das Finanzamt allerdings weitaus seltener hellhörig. Und auch die Steuerpflichtigen selbst haben hier ein erstaunlich geringes Problem- bzw. „Chancenbewusstsein“: Gerade zu Beginn ihrer Tätigkeit verschenken IT-Freelancer eine Menge Geld. Wie selbstverständlich setzen sie privat angeschaffte Gegenstände für Unternehmenszwecke ein – denken Sie nur an …

  • bereits vorhandene Büroelektronik (z. B. Telefone, Notebooks, Tablets, Smartphones, Drucker, Scanner oder Faxgeräte),
  • Mobiliar im geschäftlichen Büro oder im häuslichen Arbeitszimmer (z. B. Schränke, Regale, Schreibtische und Bürostühle),
  • Dekorationsartikel (z. B. Bilder, Vorhänge, Lampen und – besonders häufig vergessen: Teppiche) oder auch
  • Büromaterial und Kleinbedarf aller Art (Taschen, Trolleys, Schreibutensilien, Locher, Hefter etc.)

Auch der betrieblich genutzte Privat-Pkw gehört selbstverständlich in diese Kategorie: Bei der Fahrzeugnutzung schrillen allerdings bei den meisten Selbstständigen die Steuer-Alarmglocken. Hier ist zumindest die Abrechnung der kargen 30-Cent-Kilometerpauschale üblich.

Arbeitsmittel ohne Arbeitszimmer absetzen!

Selbst wenn Ihnen das Finanzamt kein häusliches Arbeitszimmer zugesteht, dürfen Sie die Aufwendungen für betrieblich genutzte „Arbeitsmittel“ als Betriebsausgaben geltend machen. Zu den Arbeitsmitteln gehören zum Beispiel Telekommunikationsgeräte, Computer-Hard- und Software, Büromöbel, Werkzeuge oder auch Fachbücher. Als Arbeitszimmer-Aufwendungen zählen nur die reinen Raumkosten (z. B. Miet- und Nebenkostenanteil) sowie die Ausgaben für die Raumdekoration (Teppiche, Vorhänge, Beleuchtung).

An alles gedacht?

Ganz gleich, wo Sie private Gegenstände für betriebliche Zwecke nutzen: Schauen Sie sich bei Gelegenheit einfach einmal aufmerksam in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer, in Ihrem Büro oder Ihrer Aktentasche um. Haben Sie wirklich alle geschäftlich genutzten Geräte, Möbel, Einrichtungsgegenstände und sonstigen Arbeitsmittel eigens für Ihren Betrieb eingekauft?

Falls nicht, dürfen Sie den Wert der privat angeschafften Wirtschaftsgüter im Rahmen der nächsten Gewinnermittlung berücksichtigen. Wie Sie dabei vorgehen, erläutern wir weiter unten. Zuvor jedoch noch zwei wichtige Hinweise:

  1. Die steuerliche Berücksichtigung ist nur dann zulässig, wenn Sie die betreffenden Geräte oder Einrichtungsgegenstände in der Vergangenheit noch nicht steuerlich geltend gemacht haben. Falls Sie beispielsweise die Ausgaben für ein Notebook oder einen Schreibtischstuhl in der Vergangenheit bereits in voller Höhe als „Werbungskosten“ im Rahmen Ihrer vorherigen Beschäftigung als Arbeitnehmer angesetzt haben, dürfen Sie die Anschaffungskosten nicht noch ein zweites Mal geltend machen.
  2. Nicht immer ist es sinnvoll, Privatgegenstände ins Betriebsvermögen einzulegen. Schließlich muss nach der Übernahme ins Betriebsvermögen unter Umständen ein privater Nutzungsanteil versteuert werden. Vor allem bei älteren Gebrauchtfahrzeugen, bei denen die Privatnutzung auf Basis der Ein-Prozent-Methode ermittelt werden soll, kann das teuer werden. Ausführlichere Informationen zu diesem Thema finden Sie in Teil 2 und Teil 3 unserer kleinen Geschäftswagen-Serie. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Zurück zur steuerlichen Behandlung des privaten „Kleinviehs“ aus dem Privatvermögen. Riesige Steuerermäßigungen lassen sich damit gewiss nicht erzielen: Für IT-Freiberufler lohnt es sich daher nicht, großen Erfassungs- und Bewertungsaufwand zu betreiben. Das ist zum Glück auch gar nicht nötig: Für die Übernahme von Gegenständen aus dem Privat- ins Betriebsvermögen gelten grundsätzlich die gleichen Abschreibungsvorschriften wie für die Anschaffung gebrauchter Güter von Dritten.

Einlagewert ermitteln und abschreiben

Während beim externen Einkauf von Gebrauchtgegenständen der Kaufpreis als Grundlage der Abschreibung gilt, wird bei Übernahme abnutzbarer Wirtschaftsgüter aus dem Privat- ins Betriebsvermögen der Teilwert angesetzt. Das ist in § 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG geregelt: „Einlagen sind mit dem Teilwert für den Zeitpunkt der Zuführung anzusetzen…“

In der Praxis bedeutet das:

  • Wurde ein Gegenstand innerhalb der letzten drei Jahre vor der Übernahme ins Betriebsvermögen angeschafft, gelten gemäß § 7 Abs. 1 Satz 5 die „fortgeführten Anschaffungskosten“ als Teilwert. Mit anderen Worten: Ursprüngliche Anschaffungskosten abzüglich der seit der Anschaffung fälligen Abschreibungen.

    Beispiel: Ein Schreibtisch im Wert von 1.200 Euro ist angesichts einer „betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer“ von 13 Jahren zwei Jahre nach seiner Anschaffung gemäß dieser Vorschrift noch …
    1.200 ./. (2 x 1.200 /13) = 877 Euro
    … wert. Dieser fiktive Restbuchwert wird anschließend über eine Restlaufzeit von 11 Jahren abgeschrieben.
  • Ist der Gegenstand älter als drei Jahre, setzen Sie einfach den „gemeinen Wert“ an. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern ist das der aktuelle Markt- oder Verkehrswert, den Sie für einen vergleichbaren Gegenstand bei Ankauf von einem fremden Dritten dafür bezahlen müssten.

Beispiel: Ein gut erhaltenes „MacBook Pro“ (mit 15“ Retina-Display, 16 GB Arbeitsspeicher und 1 TB Flashspeicher aus dem Jahr 2012) kostet Mitte 2016 bei Ebay immer noch zwischen 1.800 und 2.100 Euro. Ein durchschnittlicher Marktwert von 1.950 Euro wäre damit plausibel. Am besten drucken Sie die Vergleichsangebote aus, um den aktuellen Wert bei einer späteren Betriebsprüfung glaubhaft machen zu können.

Die so ermittelten Anschaffungskosten schreiben Sie anschließend über die für Computer übliche dreijährige Nutzungsdauer ab.

  • Falls der Marktwert eines gebrauchten Privatgegenstands zum Zeitpunkt der Einlage 410 Euro nicht übersteigt, dürfen Sie die Einlage im Jahr der Übernahme ins Betriebsvermögen sofort in voller Höhe als „Geringwertiges Wirtschaftsgut“ (GWG) abschreiben.

Umsatzsteuer berücksichtigen?

Grundsätzlich kann bei der Übernahme privater Wirtschaftsgüter ins Betriebsvermögen auch die (anteilige) Umsatzsteuer als Vorsteuer berücksichtigt werden. Da Betriebsprüfer bei der Umsatzsteuer jedoch erfahrungsgemäß besonders kleinlich sind, sollten Sie vor der Umsatzsteuervoranmeldung mit Ihrem Steuerberater sprechen.

Fazit

Wenn Sie privat angeschaffte Gegenstände regelmäßig für betriebliche Zwecke nutzen, sollten Sie prüfen, ob eine Übernahme ins Betriebsvermögen möglich ist. Nicht selten kommen hier zusätzliche Betriebsausgaben im Wert von mehreren Tausend Euro zusammen. Dabei handelt es sich zwar nur um einen einmaligen Steuereffekt – doch warum sollten Sie sich den entgehen lassen!? Ein Risiko ist damit nicht verbunden: Falls ein Finanzamtsprüfer die Abschreibungen auf ursprünglich privat angeschaffte Wirtschaftsgüter im Nachhinein ganz oder teilweise streicht, stehen Sie auch nicht schlechter da als zuvor.

Hinzu kommt, dass Ihre Kostenkalkulation dadurch realistischer wird: Schließlich müssen Sie die Ersatzbeschaffungen von ursprünglich privat angeschafften Wirtschaftsgütern aus betrieblichen Mitteln bestreiten.

 


Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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