Betriebsausgaben Freiberufler

Was sind Betriebsausgaben?

Unter den Begriff „Betriebsausgaben“ fallen alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind und der Erzielung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen dienen. Zu den Betriebsausgaben zählen die Kosten des neuen Arbeitslaptops und die Büromiete, geschäftlich veranlasste Fahrtkosten und Bewirtungskosten, die Gehälter von Mitarbeitern und vieles mehr. 

Betriebskosten dürfen Freelancer vom Gewinn abziehen. Wer sie in der Steuererklärung geltend macht, zahlt weniger Steuern.

Betriebsausgaben Selbstständige: betrieblich veranlasster Aufwand

Die Betriebsausgaben von Freelancern und Selbstständigen umfassen jene Aufwendungen, die sie tätigen müssen, um ihre Leistung zu erbringen und den eigentlichen Zweck ihres Geschäftsbetriebs zu erfüllen. Entscheidendes Merkmal ist die betriebliche Veranlassung. Dadurch werden sie von den Ausgaben abgegrenzt, die der privaten Lebensführung dienen. Beispiel: Die Kosten der Geschäftsreise gehören zu den Betriebskosten, die des privaten Urlaubs nicht.

Betriebsausgaben stehen in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) den Einnahmen gegenüber. Sie verringern grundsätzlich den Gewinn, der am Ende der EÜR ermittelt wird – und damit auch die Steuern, die auf die Höhe des Gewinns anfallen. Deshalb ist es wichtig, alle Betriebsausgaben zu erfassen, korrekt zu buchen und in der Einkommensteuererklärung anzusetzen.

Betriebsausgabenpauschale

Für einige selbstständige Berufe existiert die Möglichkeit zu pauschalen Betriebsausgaben: Freiberufler wie Journalisten und freie Dozenten können feste Beträge als betrieblichen Aufwand ansetzen. Grundlage ist das amtliche Einkommensteuer-Handbuch (H 18.2 EStR).

Andere Selbstständige wie zum Beispiel IT-Freelancer haben diese Möglichkeit nicht. Sie müssen ihre Kosten einzeln nachweisen.

Mix aus privaten und beruflich veranlassten Ausgaben

Ein besonderer Fall sind gemischte Aufwendungen: Ausgaben, die teils beruflich und teils privat veranlasst sind. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten eines privat und beruflich genutzten Wagens oder Reisen, die teilweise dienstlich veranlasst sind und teilweise zur Erholung dienen. Bei solchen gemischten Kosten achten die Finanzämter sehr genau darauf, dass keine privaten Ausgaben als Betriebsausgaben von Freiberuflern oder Selbstständigen angesetzt werden.

Arten von Betriebsausgaben: typische Beispiele

• Ausgaben für Maschinen, Büroeinrichtungen, Computer, Software-Lizenzen, Büromaterial und weiteres, das für die Einrichtung des Betriebs notwendig ist
• Aufwände für den laufenden Betrieb – wie Telefon- und Internetkosten, Mietkosten und Büromaterial
  Wenn Freiberufler Miete absetzen, ist die Gewerbemiete betrieblicher Aufwand. Das gleiche gilt, wenn Freiberufler häusliche Arbeitszimmer absetzen. Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer samt Reparatur- und Instandhaltungskosten stellen Betriebskosten dar – vorausgesetzt die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) wird nicht genutzt.
• Kosten eines Geschäftswagens, beruflich veranlasste Reise- und Fortbildungskosten, geschäftliche Fahrtkosten, die Bewirtung von Geschäftsfreunden
• Ausgaben für Marketing und Werbung
• Ausgaben für Fortbildung, Fachliteratur und Fachmagazine
• Personalkosten, falls es Beschäftigte gibt
• Kosten für Waren und Rohstoffe, die zur Produktion beschafft werden müssen
• Rechnungen von Dienstleistern – von der Paketlogistik über die Steuerberatung bis zur Unternehmensberatung

Buchführung und Aufzeichnungen

Betriebsausgaben dürfen in der Steuererklärung grundsätzlich nur dann angesetzt werden, wenn sie entsprechend gebucht wurden und ein angemessener Beleg existiert. Dieser kann zum Beispiel aus einer Quittung, einer Rechnung oder einem Kassenzettel bestehen. In Fällen, in denen der Beleg fehlt, kann ausnahmsweise ein selbst ausgestellter Eigenbeleg die Buchung als Betriebsausgabe rechtfertigen. Bei Dauerschuldverhältnissen wie einem Abo oder der Gewerbemiete kann auch der Vertrag als Beleg zu den regelmäßigen Buchungen dienen.

Aus den Buchungen muss hervorgehen, wann die Ausgabe oder die Belastung angefallen ist – und wer die entsprechende Zahlung erhalten hat.

Tipps zur Optimierung von Betriebsausgaben

Mit den folgenden gezielten Maßnahmen analysieren, senken und optimieren Sie Ihre Betriebsausgaben langfristig.

Steuervorteile nutzen

Durch entsprechende Gestaltungen lässt sich der Gesamtbetrag an abzugsfähigen Betriebsausgaben maximieren. Beispiele:

• Investitionsabzugsbetrag (IAB)
  Dies ist ein Betrag, der zur Anschaffung abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter innerhalb der nächsten drei Wirtschaftsjahre gebildet wird, aber bereits im Jahr seiner Bildung als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden kann. So lassen sich Liquiditätsvorteile erzielen, denn ein Teil der Abschreibung wird gewissermaßen vorgezogen.
• Sonderabschreibung nach § 7g EStG
  Durch sie können bis zu 40 Prozent der Anschaffungskosten für bewegliches, zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutztes Anlagevermögen zusätzlich zur regulären linearen Abschreibung bereits im Jahr der Anschaffung (oder verteilt auf die ersten fünf Jahre) beansprucht werden.

Der IAB kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Gewinn im Jahr der Bildung 200.000 Euro nicht überschreitet. Bei der Sonderabschreibung darf der Gewinn im Vorjahr der Inanspruchnahme diese Grenze nicht überschritten haben. Beratung zur Nutzung solcher Gestaltungsspielräume bieten Steuerberater.

Privatgegenstände von der Steuer absetzen

Freiberufler, die bislang privat genutzte Dinge wie einen Schreibtisch oder ein Tablet nun beruflich nutzen, können den Zeitwert dieser Dinge als Betriebsausgabe ansetzen – ganz so, als hätten sie diese Sachen gebraucht gekauft. Im Zweifelsfall kann der Preis angesetzt werden, der dafür auf Plattformen wie kleinanzeigen.de verlangt wird. Auch privat bezahltes Büromaterial, das im Büro und damit geschäftlich verwendet wird, lässt sich als Betriebsausgabe verbuchen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben

Gründer können Vorlaufkosten ihrer Existenzgründung als Betriebskosten ansetzen, auch wenn sie zum Zeitpunkt der Ausgabe noch nicht selbstständig waren. Solche vorweggenommene Betriebsausgaben beinhalten zum Beispiel vor dem Gründungstermin beschaffte Büromöbel, kostenpflichtige Seminare, Fachbücher oder Ausgaben für Marktforschung. Auch nachträgliche Betriebsausgaben können anfallen und in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Beispiel: Aufwand durch Gewährleistung für ein vor Betriebsaufgabe verkauftes, fehlerhaftes Produkt.

Kostenkontrolle und Budgetierung

Den möglichen Rahmen an Betriebsausgaben auszunutzen ist sinnvoll, um die Steuerbelastung zu minimieren. Trotzdem handelt es sich um Aufwendungen beziehungsweise Ausgaben. Ausgabenkontrolle ist ein wichtiger Teil der Unternehmensführung. Deshalb sollten Sie die Betriebskosten nicht nur buchen, sondern auch laufend kontrollieren – und für verschiedene Posten wie zum Beispiel Marketingaufwendungen ein festes Budget vorgeben.

Reduzierung nicht notwendiger Ausgaben

Ziel der Ausgabenkontrolle ist es, nicht notwendige Ausgaben zu vermeiden und das verfügbare Budget zweck- und renditeoptimiert zu verwenden. Dies schafft die finanzielle Grundlage, um die Liquidität zu sichern und Mittel gezielt in zukunftsweisende Projekte oder notwendige Betriebsmittel zu investieren.