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Spesenabrechnung und Auslagenersatz – Teil 2: Der richtige Umsatzsteuersatz

14.10.2015
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Welcher Umsatzsteuersatz gilt bei Spesenabrechnungen und Auslagenersatz? Die Antwort lautet wie so oft: Das kommt darauf an. Nicht entscheidend ist jedenfalls die von Ihnen selbst tatsächlich bezahlte Vorsteuer.

Spesen werden als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung gestellt

Das Finanzamt unterscheidet grundsätzlich zwischen Hauptleistungen und Nebenleistungen. Reisekosten oder Spesen, wie z.B. Fahrt- und Übernachtungskosten werden in der Regel als Nebenleistungen getrennt von der Hauptleistung in Rechnung gestellt.

Faustregel: Die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung.

Ein Beispiel:

  • Ein IT-Selbstständiger, der zu einem zweitägigen Projektmeeting anreist, schlägt auf den Reisekosten- und Spesenanteil seiner Rechnung 19 Prozent Umsatzsteuer auf.
  • Wenn derselbe (!) IT-Selbstständige hingegen als Fachautor zur Redaktionskonferenz einer Zeitschrift fährt, unterliegt auch der Reisekosten- und Spesenanteil seiner Rechnung dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent!

 

Für umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden spielt die Umsatzsteuer-Differenz preislich keine Rolle: Sie können diesen Anteil des Rechnungsbetrages ja als Vorsteuer von den eigenen Umsatzsteuereinnahmen abziehen.

Bitte beachten Sie: Ganz gleich, auf welche Weise Sie Ihre Spesen abrechnen: Am besten sprechen Sie vorab mit Ihrem Steuerberater darüber. Er wird Ihnen sagen, welches der drei Verfahren für Sie am sinnvollsten und günstigsten ist.

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