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Update: Wichtige Steuern für Freiberufler: Die Umsatzsteuer – Teil 1

06.04.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Sehr geehrter Leser,
dieser Titel kommt Ihnen bekannt vor? Stimmt. Wir haben jedoch den alten Artikel für Sie auf den neuesten Stand gesetzt. Damit entspricht er vollumfänglich der aktuellen Rechtslage. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Ihre GULP Redaktion

Mit den Grundzügen des Umsatzsteuerrechts sollten sich Selbstständige auch dann auskennen, wenn sich ein Steuerberater um ihre Steuerpflichten kümmert: Anderenfalls laufen sie Gefahr, bei Kalkulationen und Liquiditätsplanungen falsche Entscheidungen zu treffen. Abgesehen davon kann der Steuerberater einem zwar die Arbeit abnehmen – verantwortlich bleiben die Steuerpflichtigen aber weiterhin selbst.

Daher behandeln wir in diesem Teil unserer Artikelreihe zunächst einmal das Thema der Ist-Versteuerung und die Abgrenzung zur Einkommenssteuer. Im nächsten Teil geht es dann um klassische Fragen wie: Wer ist steuerpflichtig? Was wird besteuert?  Welcher Steuersatz gilt?

Normalfall: Nullsummenspiel

Eine echte finanzielle Belastung ist die Umsatzsteuer für Selbstständige und Unternehmer zum Glück nur in Ausnahmefällen. Denn getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Die Unternehmen fungieren „nur“ als Geldeintreiber des Fiskus. Das Umsatzsteuer-Prinzip sieht so aus:

  • In Ihren Ausgangsrechnungen schlagen Sie auf die Dienstleistungs-Honorare und Waren-Verkaufspreise den passenden Umsatzsteuersatz auf,
  • kassieren bei Ihren Kunden die Brutto-Rechnungsbeträge (inklusive Umsatzsteuer),
  • addieren am Ende des Monats sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen,
  • ziehen davon die im gleichen Zeitraum bei betrieblichen Einkäufen selbst gezahlten Umsatzsteueranteile ab (= „Vorsteuern“),
  • informieren das Finanzamt in einer „Umsatzsteuervoranmeldung“ über Ihre Umsatzsteuer-Einnahmen- und -Ausgaben und
  • überweisen den Differenzbetrag (= „Umsatzsteuer-Vorauszahlung“) unaufgefordert an die Staatskasse.
  • Falls Sie ausnahmsweise einmal mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuern eingenommen haben, bekommen Sie den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.
  • Außerdem ist einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung fällig: Von der ermittelten Jahres-„Zahllast“ ziehen Sie die Summe Ihrer Vorauszahlungen ab und überweisen eine eventuelle Abschlusszahlung wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.

 

Unterm Strich ergibt das im Normalfall – wenn alles mit rechten Dingen zugeht – ein Nullsummenspiel.

Ist-Versteuerung nutzen!

Zu einer finanziellen Belastung kann die Umsatzsteuer allerdings dann werden, wenn ein Selbstständiger bei der Anmeldung seiner Tätigkeit im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ im Abschnitt „Soll-/Ist-Versteuerung der Entgelte“ die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinbarten Entgelten“ (= Soll-Versteuerung) angekreuzt hat:

Bei der unvorteilhaften Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer nämlich bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung (!) fällig. Mit anderen Worten: Der Umsatzsteueranteil von Ausgangsrechnungen muss auch dann ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, wenn die Kunden noch gar nicht bezahlt haben! Für den Zeitraum zwischen Rechnungstellung und Bezahlung übernimmt der Selbstständige das Liquiditätsrisiko des Finanzamts. Stellt sich irgendwann heraus, dass der Kunde die Rechnung gar nicht bezahlt, wird der Umsatzsteueranteil zwar wieder erstattet: Bis dahin muss das Geld aber zwischenfinanziert werden!

Zum Glück lässt sich dieses Problem in den allermeisten Fällen leicht vermeiden:

  • Unternehmen, deren jährlicher Gesamtumsatz nicht mehr als 500.000 Euro beträgt, dürfen die Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“ (= Ist-Versteuerung) berechnen. In dem Fall kommt es von vornherein auf den Zeitpunkt der Bezahlung an.
  • Freiberufler sowie andere Selbstständige, die von der Buchführungspflicht befreit sind, dürfen die Ist-Versteuerung sogar unabhängig von der Umsatzhöhe in Anspruch nehmen.

Achten Sie also darauf, dass Sie sich bei der Anmeldung Ihrer Selbstständigkeit auf Seite 7 des Fragebogens die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung)“ ankreuzen. Falls Sie versehentlich für die Soll-Versteuerung optiert haben, können Sie auf Antrag aber zur Ist-Versteuerung übergehen: Anspruchsgrundlage ist § 20 UStG.

Abgrenzung zur Einkommensteuer

Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind zwei getrennte Steuerwelten, die in speziellen Gesetzen geregelt sind. In der Praxis gibt es aber einige Überschneidungen. Deshalb tun sich viele Selbstständige schwer, die beiden Steuerarten gedanklich auseinanderzuhalten.

Weiterführende Informationen zum Thema Einkommensteuer bietet der GULP-Grundlagenbeitrag „Wichtige Steuern für Freiberufler: Die Einkommensteuer“.

Dass die beiden Welten häufig vermischt werden, komt nicht überraschend. Schließlich werden die Besteuerungsgrundlagen in den meisten Steuer- und Buchführungsprogramme gleichzeitig erfasst. Außerdem stellen die Umsatzsteuer-Zahlungsvorgänge zugleich betriebliche Einnahmen und Ausgaben dar. Daher finden sich …

  • Umsatzsteuereinnahmen und
  • Vorsteuer-Erstattungen durch das Finanzamt

… bei den „Betriebseinnahmen“ der Einnahmenüberschussrechnung wieder, die für die Einkommensteuererklärung erstellt wird.

  • Eigene Vorsteuerausgaben sowie
  • Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt

… sind im Abschnitt „Betriebsausgaben“ der Einnahmenüberschussrechnung aufgeführt. Einfluss auf den einkommensteuerpflichtigen Gewinn ergeben sich daraus normalerweise aber nicht (Stichwort Nullsummenspiel, s.o.)

Die Jahresabrechnung sämtlicher Umsatzsteuer-Einnahmen und -Ausgaben erfolgt über eine separate Umsatzsteuererklärung, die unabhängig von der Einnahmenüberschussrechnung und der (privaten) Einkommensteuererklärung abzugeben ist.

So weit das Umsatzsteuer-Grundprinzip aus Sicht von IT-Freiberuflern: Die FAQ im zweiten Teil des Beitrags informiert über die wichtigsten Einzelvorschriften.

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