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Kleinunternehmerregelung bei Freiberuflern und Selbstständigen
Umsatzsteuerfrei dank Kleinunternehmerregelung: Freiberufler und Selbstständige dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen, solange ihr Umsatz unter bestimmten Umsatzgrenzen bleibt. Ob es sich lohnt, diese Option zu nutzen, hängt von der individuellen Geschäftstätigkeit ab.
Die Verwaltung der Finanzen ist für Freiberufler und Selbstständige eine zentrale Herausforderung. Gerade die Umsatzsteuerpflicht wird oft als besondere Hürde empfunden. Die Kleinunternehmerregelung stellt hier eine hilfreiche Option dar. Sie ermöglicht es Gründern und Selbstständigen mit überschaubarem Umsatz, Rechnungen ohne den Ausweis von Umsatzsteuer zu stellen. Dies vereinfacht die Buchhaltung erheblich und kann in bestimmten Kundensegmenten zu einem Preis- und Wettbewerbsvorteil führen.
Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht ist allerdings an klar definierte Voraussetzungen gebunden und nicht immer die wirtschaftlich beste Wahl. Der Wegfall der Umsatzsteuerpflicht bedeutet im Gegenzug den Verzicht auf den Vorsteuerabzug.
Auf dieser Seite erhalten Sie alle notwendigen Informationen zur Kleinunternehmerregelung: Von den aktuellen Umsatzgrenzen über die korrekte Rechnungsstellung bis hin zur Beantragung und einer neutralen Abwägung der Vor- und Nachteile. So bekommen Sie die Grundlage für eine fundierte Entscheidung zur Umsatzsteuerpflicht.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Es geht bei der Kleinunternehmerregelung um Steuern, genauer um die Umsatzsteuerpflicht. Solange bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden, zählen Selbstständige und Unternehmen als Kleinunternehmer. Umsatzsteuer müssen sie ihren Kunden nicht berechnen. Im Gegenzug können sie sich ihre Vorsteuer nicht vom Finanzamt erstatten lassen. Vorsteuer ist die von ihnen selbst an die eigenen Lieferanten und Dienstleister bezahlte Umsatzsteuer. Rechtsgrundlage der Kleinunternehmerregelung ist das Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG). Freiberufler und Kleinunternehmer in einem zu sein, schließt sich demnach nicht aus.
Lesetipp
Um die Kleinunternehmerregelung als Freiberufler zu verstehen, sollte man das System der Umsatzsteuer kennen. Erhalten Sie Informationen über das Prinzip der Umsatzbesteuerung und erfahren Sie, an was Freelancer dabei alles denken sollten.
Hinweis: Kleinunternehmer ist nicht gleich Kleingewerbetreibender
Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibender werden gern verwechselt. Sie scheinen das Gleiche zu bezeichnen, stehen jedoch für unterschiedliche Dinge.
- „Kleinunternehmer“ ist ein Begriff aus dem Steuerrecht. Kleinunternehmer sind umsatzsteuerbefreit.
- „Kleingewerbe“ ist dagegen ein Begriff aus dem Handelsrecht. Damit werden Gewerbetreibende bezeichnet, deren Unternehmen nicht als kaufmännischer Betrieb gilt und zum Beispiel nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss.
Somit können Freelancer Kleinunternehmer sein, ohne zugleich ein Kleingewerbe zu betreiben. Umgekehrt kann ein Kleingewerbetreibender umsatzsteuerpflichtig sein und fällt somit nicht unter die Kleinunternehmerregelung.
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung
Die wichtigste Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung ist die Einhaltung von Umsatzgrenzen für das laufende Jahr und das Vorjahr. Kleinunternehmer ist nur, wer mit seinem Umsatz diese Grenzen nicht überschreitet.
Seit 2025 sind diese Beträge ausschlaggebend:
- Im Vorjahr darf der Umsatz maximal 25.000 Euro betragen haben.
- Im laufenden Jahr kann die Kleinunternehmerregelung von Freiberuflern nur genutzt werden, solange der Umsatz maximal 100.000 Euro erreicht.
Dabei werden seit 2025 die Netto-Umsätze zusammengezählt, also ohne die Umsatzsteuer, die darauf entfallen wäre. Ein Großteil der umsatzsteuerfreien Umsätze bleibt ebenfalls außen vor, zum Beispiel umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen, Pflegeleistungen, Finanzdienstleistungen, Versicherungsvermittlungen oder Grundstücksgeschäfte. Nicht berücksichtigt werden zudem Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, also etwa der An- oder Verkauf von Maschinen, Büromöbeln oder Fahrzeugen, die zur Betriebsausstattung gehören. Die genauen Vorgaben ergeben sich aus § 19 Abs. 1 UStG und § 4 UStG.
Bis Ende 2024 galten für die Kleinunternehmerregelung Grenzen, die niedriger lagen:
- Im Vorjahr konnte der Umsatz damals maximal 22.500 Euro ausmachen.
- Der Umsatz im laufenden Jahr durfte voraussichtlich 50.000 Euro erreichen.
Außerdem wurde nach der früheren Rechtslage der Umsatz für die Umsatzgrenzen brutto erfasst, einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer.
Ab 2025 wurden bei der Kleinunternehmerregelung neben der Grenze beim Umsatz auch andere Voraussetzungen geändert. Zuvor beruhte die Umsatzgrenze im laufenden Jahr auf einer Prognose-Regelung. Es genügte, dass eine Jahresumsatzerwartung bis maximal 50.000 Euro plausibel war. Wurde sie überschritten, bestand die Umsatzsteuerpflicht ab dem nächsten Jahr. Das hat sich geändert:
Die Überwachung der eigenen Umsatzentwicklung und anderer Geschäftszahlen ist nicht nur aus Sicht der Kleinunternehmerregelung entscheidend. Sie ist auch die Basis für tragfähige Stundensätze.
Kleinunternehmer oder nicht? Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Wer keine Umsatzsteuer auf seine Rechnungen aufschlagen muss, weist zunächst einmal einen niedrigeren Endpreis aus. Allerdings erhält er im Gegenzug die Umsatzsteuer, die ihm seine eigenen Lieferanten und Dienstleister berechnen (Vorsteuer), nicht vom Finanzamt erstattet. Ob die Kleinunternehmerregelung einen Vorteil oder einen Nachteil darstellt, hängt also von der individuellen Geschäftssituation ab.
Kundenstruktur
Wer viele Endverbraucher, viele umsatzsteuerbefreite Unternehmen etwa im Gesundheitssektor oder viele andere Kleinunternehmer als Kunden hat, kann diesen dank Kleinunternehmerregelung günstigere Preise anbieten. Das ist für diese Kunden wichtig, denn sie können sich die bezahlte Umsatzsteuer nicht zurückholen. Wer dagegen vor allem umsatzsteuerpflichtige Unternehmen beliefert, hat als Kleinunternehmer keinen Vorteil. Für diese Kunden ist nur der Nettopreis entscheidend. Die Umsatzsteuer ist für sie ein durchlaufender Posten. Den Umsatzsteueranteil holen sie sich vom Finanzamt zurück.
Einkaufs- und Investitionsvolumen
Wer wenig Material, Investitionsgüter oder Dienstleistungen einkaufen muss, kann sich die Kleinunternehmerregelung besser leisten. Dann fällt es nicht so sehr ins Gewicht, dass man die Umsatzsteuer in den Eingangsrechnungen selbst tragen muss. Hat man dagegen große Investitionen oder benötigt teure Waren oder Rohmaterialien, macht sich der fehlende Vorsteuerabzug schnell bemerkbar.
Lesetipp
Freiberufler und andere Selbstständige können ihre Betriebsausgaben in der Steuererklärung ansetzen und die Steuerlast senken.
Die Kleinunternehmerregelung beantragen
Gründer machen im steuerlichen Erfassungsbogen des Finanzamts Angaben zum erwarteten Umsatz. Dieser Fragebogen ist auf der Steuerplattform Elster abrufbar.
- Liegt die Umsatzerwartung für das laufende und das kommende Jahr unter den oben genannten Umsatzgrenzen, können Gründer von Beginn an die Kleinunternehmerregelung wählen. Damit sind sie von der Umsatzsteuer befreit.
- Sie haben aber auch die Möglichkeit, auf den Kleinunternehmer-Status zu verzichten. Daran sind sie dann mindestens fünf Jahre gebunden.
Wer bereits selbstständig ist, bisher umsatzsteuerpflichtig war und nun aufgrund niedrigerer Umsätze die Voraussetzungen als Kleinunternehmer erfüllt, kann zur Kleinunternehmerregelung wechseln. In diesem Fall muss man die Kleinunternehmerregelung nicht formell beantragen. Es genügt, das Finanzamt formlos darüber zu informieren, dass man ab dem nächsten Jahr als Kleinunternehmer besteuert werden möchte. Wie erwähnt: Für Gründer, die freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, ist dieser Schritt frühestens nach fünf Jahren möglich.
Die Rechnung als Kleinunternehmer korrekt ausstellen
Seit Beginn des Jahres 2025 gelten explizite Gesetzesvorschriften dafür, wie im Fall der Kleinunternehmerregelung die Rechnung auszusehen hat. Die Rechnungspflichtangaben für Kleinunternehmer stehen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 34a UStDV).
Kleinunternehmer und E-Rechnungen
Kleinunternehmer müssen wie alle Unternehmen und Selbstständigen eingehende E-Rechnungen akzeptieren. Für sie gilt jedoch eine Ausnahme beim Versenden. Sie dürfen ihre eigenen Rechnungen auch in Zukunft im PDF-Format oder auf Papier ausstellen. Bei Aufträgen für öffentliche Auftraggeber besteht allerdings in der Regel eine E-Rechnungspflicht aufgrund gesonderter Verordnungen.
Lesetipp
Erfahren Sie mehr über die allgemeinen Vorgaben für Rechnungen sowie die eingeschränkten Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen.
Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer
Bis zum Besteuerungsjahr 2023 mussten Freiberufler trotz Kleinunternehmerregelung eine Steuererklärung abgeben. Von ihnen wurde eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mit Null-Angaben erwartet. 2024 wurde diese allgemeine Pflicht abgeschafft. Die Finanzämter können im Einzelfall von Kleinunternehmern eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung einfordern, das ist aber die Ausnahme.
EU-weite Kleinunternehmerregelung
Seit Beginn des Jahres 2025 kann die Kleinunternehmerregelung von Freiberuflern auch über EU-Grenzen hinweg genutzt werden. Deutsche Selbstständige können auf diese Art umsatzsteuerfreie Geschäfte als Kleinunternehmer in Italien oder Frankreich machen, österreichische oder dänische Kleinunternehmer als Kleinunternehmer in Deutschland. Dafür gelten eigene Umsatzgrenzen. Sie liegen für das Verfahren insgesamt bei 100.000 Euro sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr. Außerdem muss man die jeweilige Kleinunternehmer-Umsatzgrenze des anderen EU-Landes einhalten. Die Mitgliedsstaaten haben diese Grenzen unterschiedlich festgelegt.
Für deutsche Kleinunternehmer hat das Bundeszentralamt für Steuern eine Plattform für das EU-KU-Verfahren eingerichtet. Sie können sich dort digital mit ihren Elster-Zugangsdaten registrieren und erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr., sie hat denselben Aufbau wie die USt-IdNr. für umsatzpflichtige Unternehmen). Anschließend melden sie ihre umsatzsteuerfreien Umsätze in anderen EU-Ländern online über diese Plattform. Diese Umsatzmeldungen müssen vier Mal im Jahr abgegeben werden, aufgeschlüsselt nach EU-Staaten. Dies gilt selbst dann, wenn im Zeitraum keine Umsätze im EU-Ausland erfolgt sind. Auch deshalb lohnt sich die Registrierung nur für Kleinunternehmer, die tatsächlich Kunden im EU-Ausland haben.
Kleinunternehmer und Umsatzsteuer – Fragen und Antworten
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Selbstständige und Unternehmen, deren Netto-Vorjahresumsatz maximal 25.000 Euro betragen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet, können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Kleinunternehmer können ihren Kunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Im Gegenzug dürfen sie jedoch die selbst an Lieferanten bezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen.
Was ist der Umsatz bei Kleinunternehmern?
Als Umsatz zählen seit 2025 die Netto-Umsätze ohne die Umsatzsteuer, die darauf entfallen würde. Auch Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens wie dem Verkauf einer Maschine werden für die Umsatzgrenze nicht berücksichtigt. Das Gleiche gilt für viele umsatzsteuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen oder Versicherungsvermittlung.
Ist ein Freiberufler ein Kleinunternehmer?
Die Begriffe sind nicht identisch. Selbstständige mit freiem Beruf werden von Gewerbetreibenden abgegrenzt. Allerdings können Freiberufler von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer sein, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen. Für Gewerbetreibende gilt dasselbe.
Muss ich als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?
Klare Antwort: Ja. Das Umsatzsteuergesetz verlangt eindeutig, dass Kleinunternehmer Rechnungen mit den vorgeschriebenen Angaben ausstellen, genau wie umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer auch. Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung.
Was muss auf einer Rechnung bei Kleinunternehmern stehen?
Für Kleinunternehmer gelten eigene Rechnungsvorschriften. Zu ihren Rechnungspflichtangaben gehören das Datum, der Name und die Adresse des Rechnungsadressaten und -ausstellers, eine Steuernummer, die Menge beziehungsweise der Umfang und die Art der Lieferung oder Dienstleistung sowie der Preis/Rechnungsbetrag. Hinzu kommt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.