Rechnung schreiben als Freiberufler

Dieser Beitrag liefert Ihnen das notwendige Wissen für rechtskonforme Rechnungen: von den zwingend erforderlichen Pflichtangaben bis hin zu Sonderregelungen. Der Leitfaden für eine fehlerfreie Rechnungsstellung hilft Freelancern, Fehler zu vermeiden und den eigenen Cash Flow zu sichern!

Vom Auftrag zum Geldeingang: Rechnungen richtig stellen

Der erste Auftrag ist erledigt, jetzt noch schnell eine Rechnung schreiben und das Geld fließt auf das Konto! Doch wie schreibt man als Freiberufler eine Rechnung?

Zum Glück ist es kein Hexenwerk, eine korrekte Rechnung zu stellen. Die Hauptsache: Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein. Außerdem sollten Gewerbetreibende und Freiberufler in der Rechnung die Umsatzsteuer korrekt ausweisen, sofern sie nicht die Kleinunternehmerregelung anwenden, einen Heilberuf ausüben oder aus einem anderen Grund umsatzsteuerfreie Dienstleistungen erbringen.

Korrekte Rechnungen ernst nehmen

Als Freiberufler eine korrekte Rechnung zu schreiben, ist nicht schwer. Gleichzeitig sollten Selbstständige diese Aufgabe nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es gibt mehrere Gründe, warum dabei keine Fehler unterlaufen dürfen:

Vorsteuerabzug und Anerkennung der Rechnung beim Kunden

Eine korrekte Rechnung auszustellen, hat vor allem handfeste gesetzliche Gründe. Nur wenn Freiberufler eine Rechnung mit Umsatzsteuer und den anderen vorgeschriebenen Angaben ausstellen, kann ihr Kunde den Umsatzsteueranteil als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Berechnen Freiberufler die Umsatzsteuer in der Rechnung falsch oder vergessen sie vorgeschriebene Rechnungsangaben, kann das den Kunden später viel Geld kosten. Entdeckt das Finanzamt diese Fehler, macht es den Vorsteuerabzug rückgängig.

GoBD-Anforderungen und Steuerprüfungen

Korrekte, nachvollziehbare Rechnungen gehören zu den Anforderungen der GoBD – den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Verwaltungsanweisung des Finanzamts wird beispielsweise bei einer Betriebsprüfung wichtig. Bei Beachtung der Vorschriften vermeidet man, dass das Finanzamt aufgrund mangelhafter Belege die eigene Steuerlast oder die des Kunden schätzt.

Image

Selbstständige sollten auch mit ihren Rechnungen eine gute Arbeit leisten. Es gehört zur Professionalität eines Freiberuflers, eine korrekte und ordentliche Rechnung zu schreiben. Mit einer Rechnung präsentieren Freiberufler sich und ihr Qualitätsbewusstsein genauso wie mit ihrer Arbeit, ihrer Website oder ihrem persönlichen Auftreten. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungsdokumente schaden dem Image.

Wer im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit eine Rechnung stellen möchte und dabei Fehler macht, kann damit bei sich selbst und beim Kunden Steuernachzahlungen auslösen. Bei Fragen helfen Steuerberater. Sie wissen zum Beispiel, ob Freiberufler eine Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer stellen müssen.

Pflichtangaben Rechnung

  • Welche Angaben eine Rechnung enthalten soll, gibt das Umsatzsteuergesetz vor (§ 14 Abs. 4 UStG). Die folgende Liste gilt für Rechnungen ab einem Bruttobetrag von 250 Euro. Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist nur ein Teil der folgenden Rechnungsangaben erforderlich.
  • Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
  • Namen und/oder Firmennamen sowie Anschrift des Rechnungsadressaten (Kunde)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers (auch die Angabe einer Wirtschafts-Identifikationsnummer sollte genügen, obwohl sie im Gesetz nicht ausdrücklich genannt wird)
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
    (Jede Rechnung von Selbstständigen benötigt eine eigene, eindeutige Rechnungsnummer, Freiberufler eingeschlossen)
  • Liefer- oder Leistungsdatum/-zeitraum
  • Art und Menge oder Anzahl der gelieferten Produkte oder der Dienstleistung (handelsübliche Bezeichnung)
  • Gegebenenfalls vorab eingeräumte Rabatte oder Preisnachlässe
  • Netto-Gesamtpreis ohne Umsatzsteuer, die anfallenden Umsatzsteuersätze (0 Prozent, ermäßigt 7 Prozent oder regulär 19 Prozent) und der Bruttopreis

Hinweise zur Umsatzsteuer

  • Umfasst eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen, müssen die ermäßigten und regulären Umsatzsteuerbeträge getrennt angegeben werden.
  • Wenn keine Umsatzsteuer anfällt, gilt beim Rechnung schreiben als Freiberufler ohne MwSt.: Vorgeschrieben ist ein Hinweis darauf, warum die Lieferung oder Leistung umsatzsteuerfrei erfolgt – zum Beispiel bei Kleinunternehmern „ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ oder bei Reverse-Charge-Rechnungen „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Lesetipp

Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuern, mit denen sich Selbstständige auseinandersetzen müssen. Erhalten Sie wichtiges Praxiswissen.

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Sinnvolle Zusatz-Angaben auf einer Freelancer-Rechnung

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben tragen formale Details und klare Zahlungskonditionen entscheidend dazu bei, dass Ihre Abrechnung reibungslos und zügig beglichen wird.

  • Titel
    Nicht verpflichtend ist, dass Freelancer ihre Rechnungen auch als „Rechnung“ betiteln. Dies ist jedoch üblich und sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden. In manchen Fällen stellt der Kunde das Rechnungsdokument aus, dann muss es explizit mit „Gutschrift“ überschrieben werden.
  • Zahlungsbedingungen
    Ein Zahlungsziel („zahlbar bis“) und Zahlungsbedingungen (z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“) sind ebenfalls sinnvoll und motivieren die Rechnungsempfänger zur raschen Zahlung.
  • Bankverbindung
    Vergessen Sie nicht, Ihre Bankverbindung mit Kontonummer (IBAN) anzugeben, ggf. auch andere Zahlungsmöglichkeiten wie z. B. ein PayPal-Konto.

Bis 250 Euro: Kleinbetrags-Rechnung schreiben als Freiberufler

Eine Ausnahme von den Pflichtangaben gilt für „Rechnungen über Kleinbeträge“ mit einem Brutto-Rechnungsbetrag von maximal 250 Euro. Dann beschränkt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Rechnungspflichtangaben (§ 33 UStDV) auf Folgendes:

  • Name und Anschrift des „leistenden Unternehmers“ (d. h. des Selbstständigen, Freiberuflers oder Freelancers, der die Rechnung ausstellt)
  • Rechnungsdatum
  • Art und Menge oder Anzahl der gelieferten Produkte oder der Dienstleistung
  • Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Bruttopreis
  • Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer anfällt

Diese Erleichterungen gelten nicht beim Fernverkauf, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren).

Fortlaufende Rechnungsnummer

Bei der Rechnungsstellung als Freiberufler ist jeweils eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben. Die Form der Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben. Eine einfache Nummer (Rechnung Nr. 17) ist ebenso möglich wie eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben, in der z. B. das Datum und eine Kundennummer enthalten sind (Rechnung Ber_2026_05_13_K3483X-17). 

Entscheidend ist nur, dass jede Rechnung eine eigene Nummer bekommt, die kein weiteres Mal vergeben wird. Außerdem müssen beim Vergeben von Rechnungsnummern auch Freiberufler darauf achten, dass eine später ausgestellte Rechnung eine höhere Nummer erhält. Die Reihenfolge der Rechnungserstellung sollte erkennbar sein, die Rechnung mit der Nummer 2026-0031 sollte vor der Rechnung 2026-0033 kommen. Eine lückenlose Rechnungsnummernfolge ist dagegen nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die einmalige Vergabe und die nachvollziehbare Zuordnung.

Informationen zur E-Rechnung

Seit 2025 müssen auch Freiberufler und Selbstständige in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Aber was bedeutet das genau? Welche Formate sind erlaubt und welche nicht? Gibt es Ausnahmen für bestimmte Gruppen? Der folgende Artikel liefert Antworten auf diese Fragen und gibt wertvolle Tipps zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Erfahren Sie alles über die Fristen, Formate, Ausnahmen und hilfreichen Tools.

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Rechnungs-Vorlage oder Rechnungs-Software nutzen?

Genügt für die Rechnung eines Freiberuflers eine Vorlage im Word-, Excel- oder PDF-Format? Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kann im Moment noch eine solche Muster-Rechnung benutzen und jeweils von Hand anpassen. Für die PDF- oder Papier-Rechnung von Freiberuflern eine Vorlage zu finden, ist nicht weiter schwierig. Es gibt sie zahlreich im Internet, oft sogar kostenlos.

Allerdings schließt sich das Zeitfenster für solche einfachen Lösungen. Seit 2025 müssen Freelancer den Erhalt einer Rechnung im XML-Format akzeptieren. Außerdem sollte man spätestens ab 2028 in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung auch selbst zu erstellen (eine Ausnahme gilt für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer). Wer nicht gerade Programmierprofi ist, wird dazu auf eines der etablierten Rechnungsverwaltungs-Programme bzw. eine gängige Buchhaltungssoftware zurückgreifen müssen. Bei diesen Programmen ist die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu stellen, in der Regel implementiert. Natürlich können diese Anwendungen die XML-Rechnungsformate für Menschen lesbar darstellen.

Die Rechnungsvorlagen, die diese Programme enthalten, sind einerseits gut an den eigenen Bedarf oder an eigene Wünsche anpassbar. Auf der anderen Seite enthalten sie Felder für alle Pflichtbestandteile in der Rechnung oder füllen diese gleich selbst aus. Zum Beispiel hat man damit stets automatisch eine korrekte einmalige Rechnungsnummer.

Sonderfälle und besondere Vorschriften

Eine Rechnung erstellen als Freiberufler – diese Thematik ist leider eng mit steuerrechtlichen Fragen verknüpft. Deshalb gibt es eine ganze Reihe von Sonderfällen und Ausnahmen, die besondere Anforderungen an die Rechnungen von Freiberuflern mit sich bringen.

Rechnungen ins Ausland

Bei einer Rechnung in ein anderes EU-Land muss auch die USt-IdNr. des Empfängers angegeben werden. In vielen Fällen gilt dabei die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, so dass die Rechnung ohne Umsatzsteuer, aber mit einem entsprechenden Hinweis geschrieben werden muss. Entscheidend ist, ob der Rechnungsadressat Verbraucher ist und wo der Ort der Leistung liegt. Die Antwort auf diese Fragen kann im Einzelfall sehr kompliziert sein. Rechnungen in Länder außerhalb der EU werden grundsätzlich ohne Umsatzsteuer erstellt. 

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Wenn Sie einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft eine Rechnung stellen, auch als Freiberufler, müssen Sie bereits jetzt eine E-Rechnung verfassen. Das trifft auch zu, wenn Sie ansonsten grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Das liegt an speziellen Verordnungen für diesen Bereich.

Dauerrechnung

Wenn Sie fortlaufende Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, können Sie eine Dauerrechnung beziehungsweise eine wiederkehrende Rechnung erstellen. Typische Beispiele sind Vermietungen, Support oder Training. Dabei werden oft Leistungszeiträume statt eines Leistungsdatums angegeben. Als Leistungszeitraum ist die Angabe eines Monats als Rechnungsangabe akzeptabel.

Lesetipp

Zahlungsverzug kann für Freiberufler und Selbstständige schnell zum Problem werden. Erfahren Sie, wie Sie sich vor Zahlungsausfällen schützen und welche Schritte Sie bei Zahlungsverzug einleiten können.

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Bitte beachten Sie: Dieser Artikel dient lediglich einer ersten Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.