Experten und Freelancer der Bereiche IT, Engineering und Life Science vermitteln wir ab sofort unter unserer Spezialisierung Randstad Professional.
Mehr Informationen
Liquiditätsplan erstellen als Freelancer: finanzielle Reserven aufbauen
Liquidität ist die Grundvoraussetzung für jede selbständige Tätigkeit. Wer unternehmerisch frei agieren möchte, muss zahlungsfähig sein – und es auch langfristig bleiben. Wie Sie als Freelancer einen Liquiditätsplan erstellen, Ihre Liquidität verbessern und ausreichende finanzielle Reserven aufbauen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Immer flüssig bleiben
Um als Freelancer langfristig Erfolg zu haben, sollten Sie zu jedem Zeitpunkt liquide sein. Denn Liquidität ist eine zentrale Grundvoraussetzung für jede Form von Selbstständigkeit. Aber was heißt eigentlich Liquidität? Bedeutung und Definition klingen zunächst einfach: Liquidität ist die Fähigkeit, jederzeit seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können – auch dann, wenn der Zahlungseingang einmal stockt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie als Freelancer über das Thema Liquidität und finanzielle Reserven wissen sollten, wie Sie Ihren persönlichen Liquiditätsplan erstellen und systematisch einen Notfallfonds aufbauen.
Was ist ein Liquiditätsplan? Definition und Aufbau
Ein Liquiditätsplan fungiert für Freelancer als eine Art finanzielles Frühwarnsystem, das weit über die reine Buchhaltung hinausgeht. Im Kern handelt es sich dabei um eine vorausschauende Gegenüberstellung aller erwarteten Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines festgelegten Zeitraums, meist auf Monatsbasis. Es zählt nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung, sondern der tatsächliche Moment des Geldeingangs auf dem Konto bzw. Geldabfluss.
Durch die chronologische Auflistung wird sichtbar, ob die verfügbaren Mittel zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausreichen, um laufende Kosten wie Miete, Versicherungen, Steuervorauszahlungen und den privaten Lebensunterhalt zu decken. Ein gut geführter Plan macht finanzielle Engpässe bereits Monate im Voraus sichtbar, etwa wenn teure Anschaffungen anstehen oder saisonale Durststrecken bevorstehen. Er dient somit als strategisches Steuerungsinstrument, das dem Freelancer die nötige Sicherheit gibt, um fundierte Entscheidungen über Investitionen oder die Annahme neuer Projekte zu treffen, ohne dabei die eigene Zahlungsfähigkeit zu riskieren.
Warum ist Liquidität als Freiberufler wichtig?
Anders als Angestellte können Freiberufler nicht mit einem sicheren und festen Monatsgehalt kalkulieren. Wenn Aufträge einmal ungeplant wegfallen oder Honorare nicht zum erwarteten Zeitpunkt überwiesen werden, kann es passieren, dass Freelancer für einen bestimmten Zeitraum von ihren Reserven leben müssen. Ist diese Liquiditätsreserve aufgebraucht, bevor neue Geldeingänge eintreffen, wird die eigene unternehmerische Handlungsfähigkeit eingeschränkt – zumindest vorübergehend. Im schlimmsten Fall kann dadurch sogar das gesamte Geschäftsmodell ins Wanken geraten.
Eine schwache Auftragslage, kurzfristige Verdienstausfälle, Zahlungsverzögerungen auf Seiten der Kunden oder ungeplante finanzielle Belastungen wie eine hohe Steuernachzahlung sind Risiken, auf die jeder Selbstständige also stets vorbereitet sein sollte – durch eine finanzielle Reserve, die alle Eventualitäten abdeckt.
Ab wann gelten die eigenen finanziellen Reserven als ausreichend?
Ein guter Richtwert ist die Relation von verfügbarem Guthaben und durchschnittlichen monatlichen Ausgaben. In anderen Worten: Der Zeitraum, den Sie mit Ihrem vorhandenen Geld auskommen können, ohne auf neue Einnahmen angewiesen zu sein. Idealerweise deckt diese Summe ein Zeitfenster von mindestens neun Monaten ab. Könnten Sie mit Ihren aktuellen Rücklagen hingegen weniger als drei Monate in Folge für Ihre Lebenshaltungskosten aufkommen, besteht akuter Handlungsbedarf. Aber auch wenn Ihr finanzielles Reservepolster für mehrere Quartale problemlos ausreicht, ist es sinnvoll, immer wieder Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Liquidität vorzunehmen.
Vorteile eines Liquiditätsplans
Damit Sie als Freelancer Ihre Finanzen im Griff behalten und ausreichend finanzielle Reserven aufbauen, um auch einmal einen Liquiditätsengpass überbrücken zu können, sollten Sie zunächst einen Liquiditätsplan erstellen.
Mit wachsendem Reservepolster lässt sich nicht nur ein Liquiditätsengpass vermeiden – Sie erweitern auch Ihren unternehmerischen Handlungsrahmen. Das bedeutet: Sie können schlecht bezahlte oder weniger interessante Aufträge in Zukunft ablehnen und sich auf Kunden und Projekte konzentrieren, die Sie inhaltlich und finanziell weiterbringen. Außerdem ermöglicht Ihnen eine erfolgreiche Liquiditätsplanung, Geld in den Besuch von Fortbildungen und Fachveranstaltungen oder in Ihre Onlinepräsenz zu investieren und somit Ihr Know-how und Ihre Reichweite zu steigern.
Schritt für Schritt einen Liquiditätsplan erstellen
Was gehört für Freelancer nun alles in einen Liquiditätsplan? Freiberufler haben im Vergleich zu Unternehmen in der Regel eine weniger komplexe Finanz- und Liquiditätsplanung. Beispiel: Kosten für Personal und Zulieferer bleiben zumeist gering oder fallen sogar vollständig weg.
Trotzdem sollten Sie Ihre Liquidität regelmäßig prüfen und Ihre Finanzplanung nicht auf die leichte Schulter nehmen. In diesem Liquiditätsplan-Beispiel zeigen wir Ihnen, was Sie beachten sollten.
1. Überblick verschaffen und Ist-Zustand feststellen
Verschaffen Sie sich anhand Ihrer Belege und Kontoauszüge einen genauen Überblick. Ermitteln Sie Ihre sofort verfügbaren Mittel, also das Guthaben auf Ihrem Geschäftskonto, Tagesgeldkonten und der Barbestand. Dieser Wert bildet die Basis für alle folgenden Berechnungen.
Werfen Sie auch schon einen Blick auf alle beruflichen Einnahmen und Ausgaben der vergangenen Monate und stellen Sie diese einander gegenüber. So entwickeln Sie ein Gespür dafür, mit welchen Zahlungsein- und -ausgängen Sie auch in Zukunft monatlich und quartalsweise rechnen können.
2. Erwartete Einnahmen erfassen
Halten Sie in der ersten Spalte einer Tabelle zunächst alle zu erwartenden Zahlungseingänge der nächsten Monate fest. Dazu gehören Honorare Ihrer Kunden, aber auch Fördergelder, Darlehen, Eigenkapitaleinlagen, Steuerrückzahlungen etc.
Listen Sie alle Geldeingänge auf, mit denen Sie sicher rechnen können. Wichtig ist hier das Prinzip der Zahlungswirksamkeit: Tragen Sie den Betrag nicht für den Monat ein, in dem Sie die Rechnung schreiben, sondern für den Monat, in dem das Geld voraussichtlich auf Ihrem Konto landet. Berücksichtigen Sie dabei auch die typische Zahlungsdauer Ihrer Kunden.
3. Fixkosten dokumentieren
Listen Sie nun in der zweiten Tabellenspalte Ihre zu erwartenden Ausgaben auf, ebenfalls so genau wie möglich mit Zahlungshöhe und -zeitpunkt. Stellen Sie dafür alle regelmäßigen Ausgaben zusammen, die unabhängig von Ihrer Auftragslage anfallen. Dazu gehören Miete für das Büro, Versicherungen (Krankenkasse, Berufshaftpflicht), Software-Abos, Telefonkosten und Kontoführungsgebühren. Vergessen Sie dabei nicht Ihren Privatentnahme-Bedarf für Ihre privaten Lebenshaltungskosten.
4. Variable Kosten und Sonderausgaben einplanen
Ergänzen Sie auf der Ausgaben-Seite projektbezogene Kosten wie Materialeinkäufe, Reisekosten oder die Beauftragung von Subunternehmern. Auch unregelmäßige Zahlungen wie die Einkommensteuer-Vorauszahlung, jährliche Versicherungsbeiträge oder geplante Investitionen (z. B. ein neuer Laptop) müssen hier zeitgenau zugeordnet werden.
5. Liquiditätsbilanz ziehen
Nun verrechnen Sie für jeden Monat den Anfangsbestand mit den Einnahmen und ziehen die Ausgaben ab. Das Ergebnis ist der Endbestand, der gleichzeitig der Anfangsbestand für den Folgemonat ist.
6. Analyse und Anpassung
Betrachten Sie das Ergebnis kritisch: Gibt es Monate, in denen der Kontostand ins Minus rutscht? Wenn ja, müssen Sie gegensteuern, indem Sie Ausgaben verschieben, Rücklagen nutzen oder die Akquise intensivieren. Ein Liquiditätsplan ist ein lebendes Dokument und sollte kontinuierlich mindestens einmal im Monat, besser noch öfter, aktualisiert werden.
Liquiditätsengpässe vermeiden oder überbrücken
Mit einem Liquiditätsplan lassen sich finanzielle Engpässe frühzeitig erkennen und dadurch gezielt umgehen oder zumindest abfedern. Zudem gibt es einige effektive Maßnahmen zur Vermeidung von Zahlungsschwierigkeiten und zum Umgang mit schwankenden Einnahmen:
- Fester Kundenstamm
Stabilisieren Sie Ihre Einnahmen durch den Aufbau eines festen Kundenstamms. Priorisieren Sie Kunden mit hohem bzw. regelmäßigem externen Unterstützungsbedarf sowie Projekte mit langer Laufzeit. Signalisieren Sie Ihren Kunden nach Abschluss jeden Projekts, dass Sie Kapazitäten für Folgeaufträge frei haben und an einer dauerhaften Zusammenarbeit interessiert sind. - Akquise
Nutzen Sie Phasen mit geringer Auftragslage aktiv zur Akquise neuer Kunden oder zur Aktivierung neuer Geschäftsfelder. So können Sie von einer vorübergehenden Flaute langfristig profitieren und Ihren Umsatz nachhaltig steigern. Beginnen Sie schon vor Beendigung der laufenden Projekte mit der Neuakquise von Folgeprojekten. - Darlehen statt Überziehungskredit
Falls Ihre Einnahmen einmal nicht ausreichen, um Ihre laufenden Kosten zu decken, nutzen Sie statt eines teuren Überziehungskredits ein Darlehen. So reduzieren Sie Ihre Zinslast und behalten Ihre Finanzen im Blick. - Reserven aufbauen
Bauen Sie in Zeiten mit stabiler oder guter Auftragslage eine Liquiditätsreserve auf, mit der Sie Zahlungslücken für mehrere Monate überbrücken können.
Liquiditätsreserven und Notfallfonds systematisch aufbauen
Um als Freelancer auch in unvorhersehbaren Zeiten gelassen zu bleiben, ist die laufende Finanzplanung nur die halbe Miete. Wahre finanzielle Resilienz entsteht erst durch den gezielten Aufbau von Puffern, die über das Tagesgeschäft hinausgehen und als Schutzschild gegen plötzliche Honorarausfälle oder private Notfälle fungieren.
Ein strategisches Vorgehen hilft dabei, überschüssiges Kapital sinnvoll zu parken und Schritt für Schritt ein Sicherheitspolster zu schaffen, das den Kopf für die kreative Arbeit freihält. Dabei geht es nicht nur um das reine Sparen, sondern um eine bewusste Strukturierung Ihrer Mittel, damit Sie im Ernstfall sofort handlungsfähig sind, ohne Ihre Existenz zu gefährden.
1. Trennen Sie Privat- und Geschäftskonto
Auch wenn Sie als Freiberufler nicht verpflichtet sind, ein offizielles Geschäftskonto zu führen, empfiehlt es sich dringend, private und berufliche Ausgaben strikt voneinander zu trennen. Richten Sie dafür ein separates Konto für Ihre unternehmerische Tätigkeit ein. So strukturieren Sie Ihren Zahlungsverkehr und bilden eine entscheidende Grundlage für Ihre Finanzplanung und Vermögensbildung.
Tipp:
Eröffnen Sie das Konto für Ihre unternehmerische Tätigkeit bei einer Bank, bei der Sie kein privates Konto führen. So sichern Sie sich und Ihre Familie zusätzlich gegen unerwartete Ereignisse wie externe Zugriffe oder Kontosperrungen finanziell ab.
2. Bilden Sie Rücklagen und zahlen Sie sich selbst ein Gehalt aus
Eine der wichtigsten Regeln für Selbstständige lautet: Verwechseln Sie niemals Umsatz und Gewinn und nicht Ihren Kontostand mit Ihrem persönlichen Einkommen. Nur weil sich eine bestimmte Summe auf Ihrem Konto befindet, bedeutet das nicht, dass Sie einfach frei darüber verfügen können. Um den Überblick darüber zu behalten, wie viel Geld Ihnen monatlich zur privaten Verfügung steht, sollten Sie sich selbst also ein festes Gehalt auszahlen.
Wie hoch dieser Unternehmerlohn ausfallen kann, hängt natürlich von Ihren Einkünften ab. Als Orientierung sollte jedoch ein für Ihre Position und Erfahrung branchenübliches Angestelltengehalt dienen. Aber Vorsicht: Um als Freiberufler erfolgreich zu sein, sollten Sie stets – zumindest etwas – mehr verdienen, als wären Sie in einer vergleichbaren Position festangestellt. Schließlich müssen Sie im Gegensatz zu Arbeitnehmern eine Risikoabdeckung in Ihr Honorar mit einplanen.
Trennen Sie strikt zwischen Umsatz, Steuerrücklagen und Privatentnahme:
Ihr Kontostand ist nicht Ihr persönliches Einkommen. Bevor Sie über Ihr „Gehalt“ verfügen können, müssen Sie die Anteile für das Finanzamt (Umsatzsteuer und Einkommensteuer-Vorauszahlung) sowie betriebliche Rücklagen sichern.
So gehen Sie systematisch vor:
- Steuerpuffer bilden
Reservieren Sie von jedem Zahlungseingang sofort den Umsatzsteueranteil (in der Regel 19 Prozent) sowie einen festen Prozentsatz für Ihre Einkommensteuer (orientiert an Ihrem persönlichen Steuersatz) auf einem separaten Tagesgeldkonto. Dieses Geld ist für Sie tabu, da es lediglich einen durchlaufenden Posten zum Finanzamt darstellt. - Den Unternehmerlohn kalkulieren
Ermitteln Sie basierend auf Ihrem Netto-Gewinn (Umsatzerlöse abzüglich Betriebsausgaben und Steuern), welchen Betrag Sie sich monatlich als Privatentnahme auszahlen können. Als Orientierung dient ein branchenübliches Angestelltengehalt für Ihre Position, ergänzt um einen Risikoaufschlag für Ihre private Vorsorge (Rente, Ausfallschutz). - Fixe Auszahlung etablieren
Überweisen Sie sich diesen festgelegten Betrag monatlich per Dauerauftrag auf Ihr Privatkonto. Damit decken Sie Ihre privaten Lebenshaltungskosten wie Miete, Krankenversicherung und Lebensmittel.
Durch diese Methode gewinnen Sie privat die gleiche Planungssicherheit wie Angestellte. Gleichzeitig verbleibt auf dem Geschäftskonto ein Puffer für betriebliche Investitionen und unvorhergesehene Ausgaben, ohne dass Sie Gefahr laufen, bei der nächsten Steuernachzahlung zahlungsunfähig zu werden.
3. Erweitern Sie Ihren finanziellen Spielraum
Mit der Trennung Ihrer Konten und der Auszahlung Ihres Unternehmerlohns haben Sie bereits die wichtigsten Vorbereitungen getroffen, um eine finanzielle Reserve aufzubauen, mit der Sie auch in Krisenzeiten handlungsfähig bleiben. Erstellen Sie nun im nächsten Schritt anhand Ihrer privaten Kontoauszüge eine Liste mit Ihren persönlichen monatlichen Fixkosten und ermitteln Sie, welche Mindestsumme Ihre Familie und Sie monatlich benötigen, um den gewohnten Lebensstandard zu halten. Idealerweise sollte Ihre Liquiditätsreserve das Neunfache dieser Summe betragen, sodass Sie neun Monate ohne Einkünfte aus Ihrer unternehmerischen Tätigkeit leben können, ohne sich einzuschränken.
Beginnen Sie nun, diese Summe aufzubauen, indem Sie 10 Prozent Ihres monatlichen Unternehmerlohns auf ein Anlagekonto überweisen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie dieses Konto bei einer Direktbank eröffnen, die Ihnen eine angemessene Verzinsung, niedrige Kontogebühren und uneingeschränkten Zugriff auf Ihr Guthaben gewährt.
Tipp:
Es kann sinnvoll sein, einen kleinen Teil Ihrer privaten Rücklagen als Notreserve in bar vorzuhalten (z. B. in einem sicheren Tresor oder Bankschließfach). Dies dient jedoch weniger dem täglichen Zahlungsverkehr, sondern als Absicherung für seltene Extremszenarien, wie etwa temporäre Störungen im digitalen Zahlungsverkehr. Der Großteil Ihrer Liquidität sollte jedoch auf täglich verfügbaren, verzinsten Konten verbleiben, um die betriebliche Zahlungsfähigkeit sicherzustellen. Zudem sollten Sie über mindestens eine private Kreditkarte verfügen. So bleiben Sie finanziell beweglich, auch wenn Sie einmal keinen Zugriff auf Ihr Konto haben.
4. Steigern Sie Ihren Geldfluss (Cashflow)
Um langfristige Reserven aufzubauen, gilt es nicht nur hohe Einnahmen zu generieren. Viel entscheidender ist die Differenz zwischen Geldein- und -ausgängen. Denn diese Differenz, der sogenannte Geldfluss oder Cashflow, ist die Grundlage für Ihre finanzielle Freiheit und Unabhängigkeit.
So bauen Sie Ihren Geldfluss systematisch aus:
- Setzen Sie sich ein tägliches Umsatzziel und priorisieren Sie Projekte, die Sie sofort umsetzen und abrechnen können.
- Stellen Sie Ihre Rechnungen so schnell wie möglich und geben Sie immer das frühestmögliche Datum an.
- Begleichen Sie Eingangsrechnungen so spät es geht (außer bei Zahlungen mit 3 Prozent Skonto).
- Halten Sie Ihre Fixkosten so gering wie möglich und überprüfen Sie regelmäßig, an welchen Stellen Sie weitere Einsparungen vornehmen können.
- Vermeiden Sie Abonnements und Ratenzahlungen mit langen Laufzeiten.
- Prüfen Sie bei jeder auch noch so gering erscheinenden Ausgabe, ob sie notwendig ist, vor allem in den Bereichen Verwaltung, Mobilität, Bewirtung und Spesen, Werbung und Technik.
- Investieren Sie nach Möglichkeit in gebrauchte Arbeitsgeräte und Materialien – vom Dienstwagen über Büromöbel bis zu elektronischen Geräten.
- Sparen Sie nicht an den falschen Stellen: Gerade Investitionen in Vertrieb, Neugeschäft, Reputation, Kundenbindung und Kundenservice können sich langfristig finanziell positiv auswirken und einen echten Unterschied machen.
Nach der Finanzplanung ist vor der Finanzplanung: Halten Sie Ihren Liquiditätsplan aktuell!
Auch ein noch so gewissenhafter und realistischer Liquiditätsplan ist stets nur eine Vorhersage – und als solche mit Unsicherheiten verbunden. Vergleichen Sie Ihre Planzahlen daher regelmäßig mit Ihren Ist-Zahlen, um daraus Schlüsse für Ihre Finanzplanung und Ihr Liquiditätsmanagement abzuleiten und in Zukunft besser auf unangenehme Überraschungen vorbereitet zu sein. Berücksichtigen Sie dabei stets auch die aktuelle Situation in Ihrer Branche sowie Veränderungen im Geschäftsverlauf.
Liquitätsplan für Freelancer: Die wichtigsten Fragen und Antworten
Was versteht man unter Liquidität?
Liquidität ist die Fähigkeit, Zahlungsverpflichtungen stets und zeitnah erfüllen zu können, selbst wenn es vorübergehende Engpässe bei den Einnahmen gibt. Insbesondere für Freelancer:innen ist Liquidität essentiell, da sie nicht über ein konstantes Monatsgehalt verfügen und auf unerwartete Einkommensschwankungen vorbereitet sein müssen.
Was gehört zu einem Liquiditätsplan?
Ein umfassender Liquiditätsplan beinhaltet die genaue Aufstellung der erwarteten Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Dabei sollten sowohl berufliche Einkünfte wie Honorare von Kund:innen als auch private Kosten, etwa Miete und Lebenshaltungskosten, berücksichtigt werden. Auch variierende Faktoren wie saisonale Schwankungen oder Projekt-bedingte Einnahmen und Ausgaben sollten in den Plan einfließen.
Wie erstelle ich einen Liquiditätsplan?
Die Erstellung eines Liquiditätsplans beginnt mit der Ermittlung des aktuellen Ist-Zustands, indem alle sofort verfügbaren Mittel auf Konten und in bar zusammengetragen werden. Darauf aufbauend werden die erwarteten Einnahmen zeitgenau nach ihrem tatsächlichen Zufluss sowie sämtliche fixen und variablen Ausgaben – von der Büromiete bis zur privaten Lebenshaltung – gegenübergestellt. Durch die monatliche Verrechnung dieser Zahlungsströme entsteht eine fortlaufende Bilanz, die potenzielle Engpässe frühzeitig sichtbar macht. Dieser Plan muss regelmäßig aktualisiert und an die reale Geschäftsentwicklung angepasst werden, um als zuverlässiges Steuerungsinstrument für Investitionen und Rücklagen zu dienen.