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Checkliste: Das müssen Sie beachten, wenn Sie sich selbstständig machen
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“Hilfe, ich bin selbstständig” – Erste Schritte in der Selbstständigkeit

Mit dieser Checkliste starten Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender in die Selbstständigkeit

24.11.2021
Melchior Neumann
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Wenn Sie planen sich selbstständig zu machen, steht nicht nur die Frage im Raum, ob Sie dies als Freiberufler oder Gewerbetreibender tun, sondern auch, was es nach dem Start alles zu beachten gibt.

In diesem Artikel bekommen Sie einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine Ihrer Gründung.

1. Schritt: Geschäftsidee

Am Anfang steht die Frage im Raum, wie Sie als Selbstständiger Ihr Geld verdienen möchten. Vielleicht konnten Sie bereits als Angestellter Erfahrungen sammeln und wissen, welches Interessengebiet Ihnen als IT-Freelancer besonders liegt.

Der Schritt klingt vielleicht etwas trivial und zu offensichtlich. Aber bevor Sie keine konkrete Geschäftsidee haben und genau wissen, wie Sie Ihr Geld verdienen wollen, sollten Sie sich darüber erstmal klar werden, bevor Sie sich mit dem nächsten Schritt beschäftigen.

Wenn Sie eine Idee haben, stellt sich als nächstes die Frage, ob Sie sich als freiberuflich oder gewerbetreibend registrieren sollten. Nicht jede Selbstständigkeit erfordert eine Gewerbeanmeldung. Als freiberuflich gelten unter anderem sogenannte Katalogberufe, zum Beispiel Anwälte, Ärzte, Architekten und ähnliches.

Bei Selbstständigen im IT-Bereich sollte man sich genauer anschauen, was der Hauptfokus der Tätigkeit ist. Bei der Einschätzung kann Ihnen ein qualifizierter Steuerberater oder Ihr Finanzamt weiterhelfen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel "Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler?".

Weiterlesen:

2. Schritt: Gewerbeanmeldung (nur für Gewerbetreibende!)

Wie bereits erwähnt, erfordert nicht jede Selbstständigkeit eine Gewerbeanmeldung. Nur wenn das Finanzamt die zukünftigen Einnahmen als “Einkünfte aus Gewerbebetrieb” einordnet, muss ein Gewerbe angemeldet werden.

Freiberufliche Tätigkeiten unterliegen nicht der Gewerbeordnung und müssen somit nicht als Gewerbe angemeldet werden. Freiberufler müssen also weder ein Gewerbe anmelden, noch die spätere Gewerbesteuer zahlen.

Steht fest, dass Sie zukünftig ein Gewerbe betreiben, stellt sich die Frage, wann Ihr Gewerbe angemeldet werden sollte. Grundsätzlich würden mehrere Zeitpunkte infrage kommen, denn ein Unternehmen entsteht nicht über Nacht und es ist schwer, den einen ersten Tag festzustellen.

Sobald Sie aber als Selbständiger in Erscheinung treten, Verträge abschließen oder Investitionen tätigen, sind Sie bereits gewerblich tätig. Auch die Gewerbeordnung sieht hier eine eindeutige Regelung vor: Ein Gewerbe muss angemeldet werden, sobald eine gewerbliche Tätigkeit aufgenommen wird.

Eine spätere Anmeldung kann zu Bußgeldern und Nachzahlungen führen. Des Weiteren ist der Gewerbeschein in vielen Situationen notwendig, spätestens bei der Erstellung der ersten Rechnung wird jedem Selbstständigen auffallen, dass eine Steuernummer notwendig ist. Diese bekommen Gewerbetreibende aber erst, nachdem das Gewerbe angemeldet und die Anmeldung beim Finanzamt erfolgt ist.

Das Gewerbe muss immer vom Gewerbetreibenden selbst angemeldet werden. Welche Behörde zuständig ist, um Ihr Gewerbe anzumelden, ist vom Bundesland abhängig. Dies kann die Gemeinde sein, aber auch die Industrie- und Handelskammer bzw. auch Handwerkskammer übernehmen diese Aufgabe. Derzeit bietet nur Berlin die Gewerbeanmeldung online an. Für alle anderen Bundesländer empfiehlt es sich, das Formular zur Anmeldung bereits vorab auszufüllen, so sparen Sie sich Zeit beim Amt und können aufgekommene Fragen mit dem Sachbearbeiter im Gewerbeamt klären.

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3. Schritt: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Nach der Gewerbeanmeldung steht die Anmeldung beim Finanzamt an. Das geschieht durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Für Freiberufler ist dies der erste Schritt, um sich selbständig zu machen, da sie keinen Gewerbeschein benötigen.

Auch wenn das mehrseitige Dokument zunächst abschreckend aussehen mag – es ist halb so wild. Im Endeffekt müssen nur folgende Angaben gemacht werden:

  • Persönliche Daten
  • Gründungsform (Neugründung, Übernahme eines Betriebes etc.)
  • Eckdaten zur geplanten Selbstständigkeit (geplanter Gewinn, Umsatz usw.)
  • Bankverbindung
  • Der für Sie zuständige Steuerberater

Tipp aus der Praxis: Wenn Sie bei einigen Feldern unsicher sind, lassen Sie die Felder leer. Das Finanzamt fragt im Zweifel nach, wenn Informationen fehlen. Das ist aber sehr selten der Fall.

Einige Wochen nach der Anmeldung beim Finanzamt bekommen Sie Ihre Steuernummer per Brief. Diese geben Sie in Zukunft auf Ihren Rechnungen an. Außerdem sollten Sie die Steuernummer immer angeben, wenn Sie im Kontakt mit dem Finanzamt sind (per Brief, E-Mail, Telefon).

Das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung kann auch ein Steuerberater für Sie übernehmen, wie beispielsweise die Kontist Steuerberatung, die auf Solo-Selbständige spezialisiert und bei allen Gründungsfragen ein guter Ansprechpartner ist.

4. Schritt: Weitere Mitgliedschaften (für die Steuer nicht relevant)

Nach der Gewerbeanmeldung und dem Ausfüllen des Fragebogens, stehen weitere wichtige Anmeldungen an. 

Sobald ein Gewerbe angemeldet wurde, muss neben dem Finanzamt (Schritt 3) auch die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), Handwerkskammer (HWK) oder berufsspezifische Kammer darüber informiert werden, dass es ein neues Unternehmen gibt. Zusätzlich erhalten das Statistische Landesamt und die Gewerbeaufsicht (zumindest im Falle einer Gewerbeanmeldung) eine Benachrichtigung.

Für diese Anmeldungen muss nichts weiter getan werden. Die Behörden, die weitere Informationen benötigen, werden sich selbständig per Post melden.

Als Selbstständiger sollte Ihnen bewusst sein, dass es in Deutschland eine Zwangsmitgliedschaft in der jeweiligen Kammer gibt. Wenn Sie sich jedoch damit befassen, können Ihnen auch einige positive Aspekte an einer Mitgliedschaft auffallen. So veranstaltet die Industrie- und Handelskammer beispielsweise immer wieder Seminare für Existenzgründer und Networking-Veranstaltungen für Unternehmer, bei denen Sie als Selbstständiger kostenfrei teilnehmen können. Daneben gibt es oft ermäßigte Konditionen für Existenzgründer oder Kleinunternehmen.

Mit der Gewerbeanmeldung, der Anmeldung beim Finanzamt und der Mitgliedschaft bei der Kammer sind die wichtigsten Punkte zum Start in die Selbstständigkeit abgedeckt.

Allerdings werden Sie feststellen, dass hier dennoch nicht Schluss ist und sich weitere Institute, Verbände und Behörden bei Ihnen melden können, um Sie anzumelden oder Informationen von Ihnen zu erhalten. Hier sollte im Einzelfall immer geprüft werden, ob es tatsächlich eine gesetzliche Pflicht zur Anmeldung gibt und ob Sie daraus Vorteile für sich ziehen können.

Achtung Krankenkasse: Als Selbstständiger sind Sie nicht mehr Pflichtmitglied in der gesetzlichen Krankenkasse. Auch wenn dieser Punkt nicht direkt mit der Unternehmensgründung zu tun hat, sollten Sie sich Gedanken darüber machen,  ob Sie sich von der gesetzlichen Krankenkasse befreien und sich privat versichern lassen.

Da die Beiträge zur privaten Krankenversicherung nicht anhand des Einkommens bemessen werden, könnte sich der Wechsel zur privaten Krankenversicherung finanziell lohnen.

Freelancer baut sich eine Altersvorsorge auf

Achtung: Rentenversicherung

Die gesetzliche Rentenversicherung ist auch für Selbstständige ein Thema. Manche sind aufgrund ihres Berufs auch in der Selbstständigkeit rentenversicherungspflichtig. Andere zahlen freiwillig Rentenversicherungsbeiträge, um Rentenansprüche sicherzustellen. Diese Übersicht erläutert, welche Vorschriften, Möglichkeiten, Vorteile und Nachteile für Selbstständige mit der Rentenversicherung verbunden sind.

5. Schritt: Ihre erste Rechnung schreiben

Nach dem erfolgreichen Start in die Selbstständigkeit, warten eine ganze Reihe neuer Aufgaben, die es zu meistern gilt. Dazu gehört hoffentlich auch bald Ihre erste Rechnung, denn als  Selbstständiger sind Sie dazu verpflichtet, für alle erbrachten Leistungen eine Rechnung zu stellen. Diese muss bestimmte Pflichtangaben beinhalten, sonst ist sie nicht rechtsgültig und Sie riskieren, dass Ihre Kunden bei einer fehlerhaften Rechnung das Geld nicht zahlen oder sich die Zahlung verzögert.

Es lohnt, sich die Zeit dafür zu nehmen und am besten zu Beginn der Selbständigkeit eine entsprechende Rechnungsvorlage zu erstellen und/oder ein professionelles Rechnungstool zu verwenden. So stellen Sie sicher jedes mal die notwendigen Angaben zu machen.

Folgende Informationen muss eine Rechnung enthalten:

  • Name und Anschrift beider Vertragspartner
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum, an dem die Rechnung ausgestellt ist
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
  • Der Zeitpunkt der Lieferung und der Zahlung
  • Steuersatz, Steuerbetrag und Entgelt
  • Entgeltminderungen, die im Voraus vereinbart sind

6. Schritt: Laufende Buchhaltung angehen

Selbstständige in Deutschland sind zur Buchführung verpflichtet. Je nach Status zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das können Sie selbst machen oder Sie beauftragen einen Steuerberater.

So müssen Sie In der Regel monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und eine regelmäßige zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.

Wenn das Jahr vorüber ist, muss neben der Einkommensteuererklärung, die auch jeder Angestellte machen sollte, eine Umsatzsteuererklärung gemacht werden. Gewerbetreibende müssen zusätzlich noch eine Gewerbesteuererklärung erstellen.

Melchior Neumann ist Kanzleimanager der Kontist Steuerberatung und Co-Founder des Kontist Steuerservices

 

Melchior Neumann ist Kanzleimanager der Kontist Steuerberatung und Co-Founder des Kontist Steuerservices. Die Kontist Steuerberatung ist ein spezialisierter Online-Steuerberater für Freiberufler und Selbständige, die ihre gesamten steuerlichen Aufgaben online in einer App organisieren wollen. Weitere Informationen zum Angebot finden Sie hier.

Lesermeinungen zum Artikel

0 von 5 Sternen | Insgesamt 0 Bewertungen und 1 Kommentar

  • Rentenversicherung

    G. H. am 26.11.2021 um 08.11 Uhr

    Guter Artikel, nur sollte das Thema Rentenversicherung bzw. Statusfeststellungsverfahren gleich von Anfang an mit berücksichtigt werden. Spätere Überraschungen können so vermieden werden. Vielleicht können Sie das auch noch mit aufnehmen!

    Antwort von der GULP Redaktion

    Vielen Dank für das Feedback! Wir haben einen entsprechenden Hinweis mit Link auf einen weiterführenden Artikel mit aufgenommen.
    Ihre GULP Redaktion

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