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Die elektronische Steuersignatur

17.11.2015
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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IT-Freiberufler und gewerbliche Freelancer müssen betriebliche und sogar private Steuerdaten elektronisch übermitteln. Dazu gehören insbesondere:

  • Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen,
  • Anträge auf Dauerfristverlängerung und Anmeldungen von Sondervorauszahlungen,
  • Lohnsteueranmeldungen und zusammenfassende Meldungen,
  • Einnahmenüberschussrechnungen (= "Anlage EÜR") und
  • die privaten Einkommensteuererklärungen.

 

Elektronische Datenübertragungen sind grundsätzlich mit jeder kommerziellen Buchführungs- oder Steuersoftware möglich, die die amtliche Elster-Schnittstelle unterstützt. Wer noch keine Software hat und kein Geld ausgeben möchte, kann zum Beispiel die kostenlose Windows-Software Elster-Formular oder auch ElsterOnline, das Onlineportal der Finanzverwaltung, nutzen.

Nur für Steuererklärungen im Do-it-yourself-Verfahren

Bitte beachten Sie:

Falls Sie Ihre Steuerpflichten einem Steuerberater übertragen, benötigen Sie die im Folgenden beschriebene persönliche elektronische Steuersignatur nicht!

Signaturpflicht: Sicher ist sicher!

Mit der elektronischen Datenübermittlung ist es aber längst nicht mehr getan: Um die Echtheit und Unversehrtheit der Steuerdaten sicherzustellen, müssen alle wichtigen Datenübermittlungen ans Finanzamt mit einer elektronischen Signatur „authentifiziert“ werden. Die Authentifizierung kann dabei auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Zulässig sind unter anderem:

Kostenloses Elster-Basiszertifikat genügt

Die gute Nachricht: Für die Steuerzwecke der meisten IT-Freiberufler und gewerblichen Freelancer genügt das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat voll und ganz. Der einzige Haken ist das etwas umständliche Antrags- und Freischaltverfahren: Von der Antragstellung bis zur ersten Nutzung können unter Umständen einige Wochen ins Land gehen.

Wenn Sie also demnächst Ihre erste Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung oder Einkommensteuererklärung übermitteln müssen, sollten Sie Ihre elektronische Steuersignatur möglichst bald bestellen. Ohne geeignete elektronische Signatur drohen Verspätungs- und Säumniszuschlägen. Zwar sehen einige Steuergesetze die Möglichkeit der Befreiung von der elektronischen Datenübertragung vor. Ausnahmen werden jedoch nur noch in seltenen Härtefällen gemacht. IT-Profis gehören normalerweise nicht dazu.

Genau genommen besteht die kostenlose ElsterBasis-Steuersignatur aus zwei verschiedenen Bestandteilen:

  • einer von der Finanzverwaltung ausgestellten Zertifikatsdatei auf Basis Ihrer persönlichen Steuer-Identifikationsnummer und
  • einer selbst festgelegten PIN.
  • Die Zertifikatsdatei hat die Dateiendung „*.PFX“: Sie laden das Dokument von der Elster-Website herunter und speichern es auf Ihrem Rechner. Zusammen mit der PIN bildet es Ihre persönliche Steuersignatur.

Bitte beachten Sie:

Seit August 2015 kann die Elster-Zertifikatsdatei mithilfe der ElsterSmart-App  (PDF, 2,7 MB) auch auf iPhones und und Android-Smartphones gespeichert werden. Das aber nur der Vollständigkeit halber: Begeisterungsstürme hat die ElsterSmart-App bei den ersten Anwendern noch nicht ausgelöst.

Steuersignatur registrieren und freischalten

Ganz gleich, ob Computer oder Smartphone: Die Registrierungs- und Freischaltprozedur des Elster-Zertifikats ist recht umständlich. Sie besteht aus folgenden zehn Schritten:

  1. Auf der Registrierungsseite klicken Sie unter „ElsterBasis“ auf „Infos und Registrierung“,
  2. lassen Sie die „Systemvoraussetzungen“ überprüfen,
  3. wählen Sie unter „Art des Zertifkats“ das „Persönliche Zertifikat“ und dort wiederum
  4. die „Registrierung mit Identifikationsnummer“. Tipp: Ihre Identifikationsnummer finden Sie zum Beispiel auf Ihrem letzten Steuerbescheid: Gefragt ist dabei die persönliche Steuer-Identifikationsnummer – also weder die klassische Finanzamts-Steuernummer noch die Umsatzsteueridentifikationsnummer!
  5. Auf der folgenden Elster-Seite „Persönliche Daten und Sicherheitsabfrage“ geben Sie Ihrem Elster-Konto einen „Kurznamen“, tragen Ihre E-Mailadresse und Ihr Geburtsdatum sowie die bereits erwähnte Identifikationsnummer ein. Außerdem vereinbaren Sie eine „Sicherheitsabfrage“, die nur beim Widerrufen des Signaturzertifikats oder beim Löschen des Elster-Kontos zum Einsatz kommt.
  6. Nachdem Sie Ihre Registrierungsdaten übermittelt haben, bekommen Sie von ElsterOnline eine E-Mail: Darin befindet sich ein Bestätigungslink.
  7. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine „Sendebestätigung der Aktivierungsdaten“ sowie eine zweite E-Mail mit einer „Aktivierungs-ID“ für Ihr ElsterBasis-Zertifikat.
  8. Nun warten Sie ein paar Tage (manchmal auch Wochen) auf einen Brief vom Finanzamt: Der enthält einen „Aktivierungs-Code“.
  9. Nun rufen Sie den zweiten Registrierungsschritt („Eingabe der Aktivierungsdaten und Speichern des ELSTER-Zertifikats“) auf und tragen dort die „Aktivierungs-ID“ (aus der E-Mail) und den „Aktivierungs-Code“ (aus dem Brief) ein.
  10. Zum guten Schluss legen Sie eine 6- bis 20-stellige alphanumerische PIN fest, woraus Elster auf Basis Ihrer Steuer-Identifikationsnummer ein Signatur-„Schlüsselpaar zur Authentisierung“ erzeugt. Die fertige ElsterBasis-Zertifikatsdatei mit der Dateiendung „*.PFX“ können Sie schließlich auf Ihrem Rechner speichern.

Bitte beachten Sie:

ElsterBasis-Zertifikate sind nur drei Jahre lang gültig. Rechtzeitig vor Ablauf werden Sie aufgefordert, das Zertifikat zu verlängern. Das ist mit wenigen Mausklicks im ElsterOnline-Portal erledigt. Wenn Sie es versäumen, Ihr Steuerzertifikat zu verlängern, verliert es seine Gültigkeit und alle dazugehörigen Daten werden gelöscht. Sie müssen dann die komplette Registrierungs- und Freischaltprozedur noch einmal durchlaufen. Das ist ärgerlich – immerhin: Kosten entstehen nicht.

Steuersignatur verwenden

Nachdem Sie Ihr ElsterBasis-Zertifikat freigeschaltet und auf Ihrem Rechner gespeichert haben, ist der eigentliche Authentifizierungsprozess von Steuerdaten-Übermittlungen im Handumdrehen erledigt:

  • In den meisten Steuer- und Buchführungsprogrammen wird der Pfad zur Zertifikatsdatei einmalig hinterlegt.
  • Nachdem Sie die aktuell fällige Steuervoranmeldung oder Steuererklärung erstellt und abgeschickt haben, greift die Software automatisch auf Ihre Zertifikatsdatei zu und fordert Sie auf, die dazugehörige PIN einzutragen.
  • Passt die PIN zum Elster-Zertifikat, übermittelt das Programm die Steuerdaten in elektronisch signierter Form ans Finanzamt.

 

Anschließend erhalten Sie in der Regel eine Bestätigung der erfolgreichen Übermittlung sowie ein Übermittlungsprotokoll.

Externe Linktipps:

  • Registrierung und Freischaltung Ihres ElsterBasis-Zertifikats erledigen Sie im ElsterOnline-Portal.
  • Informationen zur kostenlosen Elster-Hotline finden Sie auf der Elster-Website.
  • Gesetzliche Grundlage für die elektronische Datenübermittlung via Elster ist die Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV).
  • Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen ergibt sich aus § 18 UStG.
  • Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Einnahmenüberschussrechnungen und Einkommensteuererklärungen von Freiberuflern und Unternehmern ergibt sich aus § 60 Abs. 4 EStDV und  § 25 Abs. 4 EStG.
  • Eine Gesamtübersicht aller gesetzlichen Verpflichtungen zur elektronisch signierten Übermittlung von Steuerdaten findet sich auf der Elster-Website (PDF, 100 KB).

GULP-Steuertipps:

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