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Freiberufler werden – Teil 1: Aller Anfang ist leicht

Die Anleitung für den haupt- und nebenberuflichen Start | Ihr Weg aus der Festanstellung

07.07.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Gleich vorweg: Lassen Sie sich von Zweiflern und Bedenkenträgern bloß nicht entmutigen. Der Start in die Selbstständigkeit ist keine „Existenzgründung“, die IT-Experten vor „existenzielle“ (!) Probleme stellt!

Sicher: Die eigene Arbeitskraft selbstständig zu vermarkten, ist vielseitiger und anspruchsvoller als dieselben Aufgaben im Schutz eines Angestelltenverhältnisses zu erledigen:

  • Um Auftragsakquise, Organisation, Kalkulation und Abrechnung müssen Sie sich weitgehend selbst kümmern.
  • Für andere Bereiche (z. B. Rechtsberatung, Steuern und Buchführung) brauchen Sie möglicherweise externe Unterstützung.

Dafür sind Sie aber auch viel selbstbestimmter und flexibler – und Sie bekommen meist ein deutlich größeres Stück vom Kuchen als der durchschnittliche Arbeitnehmer mit vergleichbaren Fähigkeiten!  

Dieser Artikel...

...wurde von Beiträgen in unserem Forum inspiriert. Dort wurden einem Interessierten viele Fragen zum Start in die Freiberuflichkeit beantwortet. Danke an die Freiberufler, die hier so ausführlich mit Rat beseitestanden!

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Nebenberuflicher Start

Sie müssen ja nicht gleich ins kalte Wasser springen: Viele IT-Spezialisten starten als „Feierabendunternehmer“. Manchmal beginnt die Karriere als Selbstständiger sogar rein zufällig: „Wir haben da ein Problem: Könnten Sie sich das mal anschauen? Darf auch gern etwas kosten…“

Grundsätzlich spricht nichts gegen die Übernahme selbstständiger Nebentätigkeiten auf eigene Rechnung. Ein einzelner Testballon ist schon gar kein Problem. Grenzen der Geschäftstätigkeit bilden letztlich nur Ihre Belastbarkeit und Ihr Zeitbudget.

  • Als größte Hürde kann sich auf Dauer der Arbeitgeber herausstellen. Zwar darf Ihr Chef Ihnen nicht einfach so jede Nebentätigkeit verbieten. Aber:
  • Er hat Anspruch darauf, dass Sie während der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit körperlich und geistig fit sind und nur für ihn arbeiten. Manche Arbeitsverträge enthalten daher die Klausel, dass der Arbeitgeber über Nebentätigkeiten informiert werden muss.
  • Manchmal ist auch ein ausdrückliches Wettbewerbsverbot vertraglich geregelt. Dass Sie Ihrem Arbeitgeber nicht Konkurrenz machen dürfen und bei anderen Auftraggebern keine Betriebsgeheimnisse ausplaudern dürfen, ergibt sich aber bereits aus Ihrer allgemeinen Arbeitnehmer-„Treuepflicht“. Projekte bei oder für Wettbewerber(n) darf Ihr Chef Ihnen sehr wohl verbieten!
  • Da in Deutschland Berufs- und Gewerbefreiheit herrscht, brauchen Sie bei Übernahme von IT-Projektaufträgen grundsätzlich keine amtliche Genehmigung.
  • Eine Gewerbeanmeldung (= „Gewerbeschein“) ist – wenn überhaupt – auch erst erforderlich, wenn Ihre selbstständige Tätigkeit auf Dauer angelegt ist. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt „Meldepflichten“.
  • Sie müssen noch nicht einmal den steuerlichen Erfassungsbogen des Finanzamts ausfüllen. Hauptsache, Sie geben Ihre Einnahmen (nach Abzug der dazugehörigen Ausgaben) bei der nächsten Steuererklärung als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit an.
  • Verzichten Sie in dem Fall aber unbedingt darauf, auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen! Solange Ihr Umsatz (= Einnahmen, nicht Gewinn) pro Jahr unter 17.500 Euro liegt, gelten Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer. Sie brauchen sich dann um die Umsatzsteuer nicht zu kümmern – Sie dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen.
  • Als Steuernummer geben Sie auf Ihren Rechnungen einfach Ihre persönliche Finanzamts-Steuernummer an (nicht die private Steuer-Identifikationsnummer). Falls bei Ihrem Kunden eine Betriebsprüfung stattfindet, kann Ihnen die Zahlung eindeutig zugeordnet werden.

Solange Sie die selbstständige Tätigkeit tatsächlich im Nebenberuf ausüben, fallen auf Ihre Zusatzeinkünfte keine Sozialversicherungsbeiträge an. Falls die zeitliche und wirtschaftliche Bedeutung der Selbstständigkeit im Laufe der Zeit weiter wächst, kann die Krankenkasse eine Hauptberuflichkeitsprüfung vornehmen: Überwiegt die Selbstständigkeit, entfällt Ihre gesetzliche Sozialversicherungspflicht. Das gilt auch für Ihren Anspruch auf den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung im Rahmen Ihrer Beschäftigung. Als hauptberuflich Selbstständiger müssen Sie sich komplett selbst um Ihre Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung kümmern. Mit dem Kriterienkatalog der Krankenkassen für haupt- und nebenberufliche Einkünfte befasst sich Teil 1 des Beitrags „Selbstständige und Krankenkassen“. In Teil 2 geht es um „Anhaltspunkte für den Mittelpunkt der Erwerbstätigkeit“.

Mit nebenberuflichen Projekten lässt sich die Eignung fürs Freiberufler- und Unternehmerleben risikolos ausprobieren. Spätestens wenn die Grenze zwischen Haupt- und Nebenberuf verschwimmt, sollten Sie sich jedoch grundlegende Gedanken über Ihre private und geschäftliche Zukunft machen.

Hauptberuflicher Start

Die Gründungshürden für IT-Freiberufler und -Gewerbetreibende sind nicht besonders hoch:

  • In der IT-Branche waren Sie bereits als Arbeitnehmer gewohnt, selbstständig zu arbeiten, Verantwortung für Projekte zu übernehmen, fachlich auf dem Laufenden zu bleiben und zum Selbst- und Zeitmanagement fähig zu sein. Was das betrifft, ändert sich wenig.
  • Da das persönliche Know-how und die berufliche Erfahrung ihr eigentliches Kapital sind, kommen IT-Selbstständige meistens ohne größere Sachinvestitionen aus. Ein klassischer Businessplan, wie er von Geldgebern als Voraussetzung für geschäftliche Darlehen verlangt wird, ist bei Einzelkämpfern in der IT-Branche daher meistens entbehrlich.
  • Ein förmlicher Gründungsplan ist allenfalls dann nötig, wenn Sie sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen und den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur beantragen wollen. In dem Fall müssen Sie ein Tragfähigkeitsguthaben einer fachkundigen Stelle vorlegen. Die Aussichten Ihres Vorhabens werden auf Grundlage einer „Aussagekräftigen Beschreibung des Existenzgründungsvorhabens zur Erläuterung der Geschäftsidee“ beurteilt. Dazu gehören:
  • ein Textteil mit Lebenslauf, Beschreibung des Gründungsvorhabens und Markteinschätzung und 
  • ein Rechenteil mit Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau.

Bei der Antragstellung lassen Sie sich am besten vor Ort von einem erfahrenen Gründungsberater unterstützen: Der wird Ihnen nicht nur sagen, was Sie im Detail bei den (vergleichsweise schlichten) kaufmännischen Planungsrechnungen beachten sollten. Vor allem weiß er, wie Ihre lokale Arbeitsagentur tickt: Bei der Bewilligung von Gründungszuschuss-Anträgen handelt es sich seit 2011 nämlich um eine Ermessensentscheidung. Es gibt keinen Rechtsanspruch mehr auf die Leistung. Ein guter Berater weiß jedoch, wie Sie die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Antrags erhöhen und gegen eine eventuelle Ablehnung vorgehen.

Die Unterstützung eines Gründungs- oder Unternehmensberaters ist auch dann sinnvoll, wenn Sie aus Ihrer „Solo-Selbstständigkeit“ perspektivisch ein florierendes Unternehmen mit Mitarbeitern machen wollen. Dann brauchen Sie im eigenen Interesse einen richtigen Businessplan – ganz gleich, wie hoch Ihr Finanzierungsbedarf ist! Ohne klare Zielperspektive mit Meilensteinen für die Entwicklung in den nächsten Jahren werden Sie im wahrsten Sinne des Wortes „planlos“ durch raue Geschäftsmeere segeln.

Wichtig

Auch wenn Sie keinen Business- oder Gründungsplan für die Bank oder die Arbeitsagentur erstellen müssen: Ein paar inhaltliche Planungsüberlegungen zu Ihrer Selbstständigkeit sollten Sie sich auch als IT-Einzelkämpfer machen. Mehr dazu in Teil 2 dieses Leitfadens in den Abschnitten Selbstmarketing, Honoralkalkulation, Rechtsform und Verträge.

Meldepflichten

Zuvor jedoch noch ein paar Hinweise auf Meldepflichten: In Deutschland herrscht grundsätzlich Berufs- und Gewerbefreiheit. Behördliche Erlaubnisse, Genehmigungen, Zulassungen oder gar Eignungsprüfungen brauchen Gewerbetreibende in der IT-Branche normalerweise nicht. In den meisten Fällen genügt eine Anmeldung beim Finanz- oder Gewerbeamt:

  • Da Freiberufler keinen Gewerbeschein benötigen, wenden sich freiberufliche IT-Selbstständige direkt ans Finanzamt. Von dort bekommen Sie den achtseitigen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Außerdem teilt das Finanzamt Ihnen in vielen Fällen eine separate betriebliche Steuernummer zu. Solange Sie die noch nicht haben, dürfen Sie auf Ihren Rechnungen auch die private Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStIdNr.) angeben. Die gebührenfreie UStIdNr. ist eigentlich für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmern in der EU gedacht. Sie können Ihre UStIdNr. jederzeit gebührenfrei beim Bundeszentralamt für Steuern anfordern.
  • Gewerbliche IT-Selbstständige melden die Aufnahme ihres Gewerbes beim Gewerbe- oder Ordnungsamt ihrer Gemeinde an. Dort machen Sie auf dem einseitigen amtlichen Gewerbeanmeldungsformular Angaben zur Person und zur geplanten selbstständigen Tätigkeit. Im Mittelpunkt steht Zeile 15, in der Angaben zur „Art des angemeldeten Betriebes“ gemacht werden müssen. Am besten machen Sie dort möglichst allgemeine Angaben, damit alle geplanten Tätigkeitsbereiche abgedeckt sind (z. B. „IT-Beratungen und -Dienstleistungen“). Anderenfalls müssen Sie Ihren Gewerbeschein bei späteren Änderungen oder Erweiterungen Ihres Angebotsspektrums ändern lassen. Dafür ist dann eine gebührenpflichtige Gewerbe-Ummeldung erforderlich.
  • Übrigens: Wenn Sie ein Gewerbe anmelden, brauchen Sie sich um das Finanzamt nicht zu kümmern: Das Ordnungsamt informiert von sich aus alle anderen zuständigen Behörden und Kammern über den Beginn Ihrer Selbstständigkeit. Das Finanzamt schickt Ihnen daraufhin den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ und teilt Ihnen eine betriebliche Steuernummer zu. Auch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK) wird sich bei Ihnen melden und Mitgliedsbeiträge verlangen.
  • Falls Sie sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen, müssen Sie die Aufnahme Ihrer Tätigkeit auch der Arbeitsagentur mitteilen. Um sich den Gründungszuschuss zu sichern, werden Sie das schon in Ihrem eigenen Interesse tun.

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

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