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Erfolgreicher Einstieg in die Selbstständigkeit: Freelancer-Profis verraten, worauf es ankommt

Tipps für angehende IT-/Engineering-Freiberufler

08.10.2013
GULP Redaktion
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Beim Start in die Selbstständigkeit in der IT sind die Hürden geringer als in anderen Bereichen, weil wenig Ausstattung angeschafft werden muss. Nichtsdestotrotz gibt es ein paar Dinge zu beachten. Was sind die wichtigsten? Das haben wir bei Profis aus dem GULP Kandidatenpool nachgefragt. Im Rahmen eines Gewinnspiels im GULP „Know-how & News Infoletter“ sollten Sie als erfolgreiche Freelancer Ihren persönlichen Tipp für Einsteiger nennen. Die verlosten Bücher mit dem Titel „IT-Freelancer – Ein Handbuch nicht nur für Einsteiger“ haben wir bereits an die glücklichen Gewinner versendet. GULP möchte sich herzlich für Ihre rege Teilnahme bedanken! Ihre wertvollen und hilfreichen Tipps möchten wir natürlich allen Freelancern zugänglich machen und haben eine Auswahl davon deshalb im folgenden Artikel zusammengefasst.

Einkommensteuer nicht vergessen

In diesen Themenblock fallen die meisten Tipps, die Sie uns geschickt haben. Das vom Kunden bzw. Vermittler überwiesene Geld gehört dem Freelancer natürlich nur zum Teil – auch der Staat hält die Hand auf. Angestellten wird die Vorauszahlung monatlich vom Lohn oder Gehalt abgezogen und sie können sich – vereinfacht gesagt – mit Hilfe der Steuererklärung das zu viel Bezahlte vom Staat wieder zurückholen.

Bei Selbstständigen läuft das etwas anders: Vierteljährlich werden Vorauszahlungen fällig, die Sie ans Finanzamt überweisen müssen. Die Höhe dieser Zahlungen legt das Amt auf Basis Ihres bisherigen und zu erwartenden Gewinns fest. Bei Freiberuflern, die nicht bilanzieren, wird zum Beispiel der in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EUR) ermittelte Gewinn herangezogen.

 

Knackpunkt: Gewinne nicht immer gleich hoch

Der Knackpunkt hierbei: Nicht in jedem Jahr sind Ihre Gewinne gleich hoch. Im Idealfall steigert sich der Gewinn, je länger Sie selbstständig sind. Ist Ihr Einkommen also zum Beispiel im zweiten Jahr Ihrer Selbstständigkeit höher als zunächst erwartet, müssen Sie im darauf folgenden Jahr mit Steuernachzahlungen rechnen. Parallel dazu erhöht sich der Betrag Ihrer monatlichen Vorauszahlungen. Das kann ein ganz schöner Batzen Geld sein, der da auf einmal fällig wird – Sie sollten diesen bis dahin unbedingt auf der hohen Kante haben.

 

Die Tipps der Profis dazu:

„Mein Tipp an angehende IT-Freelancer ist, dass sie immer mindestens 30 Prozent des Netto-Betrages jeder gestellten Rechnung für die Steuer zurücklegen. Ich habe viele gesehen, die nach einem Jahr wie Schlosshunde geheult haben, als das Finanzamt die Einkommenssteuer gefordert hat.“

„Zwei Geschäftskonten anlegen, z.B. ein Girokonto mit angeschlossenem Tagesgeldkonto. Das erste Konto verwenden Sie für die normalen Geldein- und Ausgänge. Vom monatlichen Umsatz ziehen Sie die Mehrwertsteuer ab und vom Restbetrag legen Sie jeden Monat etwa 40 Prozent auf das zweite Konto. So haben Sie immer ein Polster für die Einkommenssteuer und für kleinere Ausgaben wie zum Beispiel für den Steuerberater. Durch die Aufteilung in zwei Konten hat man immer im Blick, über welches Geld man frei verfügen kann und über welches nicht.“

Zahlungsziele überbrücken

Eine anderer Zwang zum Sparen ergibt sich aus den Zahlungszielen der Kunden: Vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit sollte bedacht werden, dass eine längere Durststrecke überstanden werden muss, bis das Geld aus dem ersten Projekt auf dem Konto landet. Darauf wiesen uns mehrere Selbstständige hin.

Die Rechnung ist einfach: Freelancer reichen ihren Leistungsnachweis in der Regel am Monatsende ein, für den Monat September zum Beispiel Ende September oder Anfang Oktober. Bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen vergeht ein Monat, bis der Selbstständige dann im November sein Geld bekommt. Je nach Projektstandort laufen eventuell auch Reise- und Übernachtungskosten auf.

 

Die Tipps der Profis dazu:

„Zu Beginn sparen, sparen, sparen – bis so viel Geld auf dem Konto ist, dass man mindestens sechs Monate davon leben kann. Mit einem solchen Polster lebt es sich als Freelancer dann sehr viel ruhiger.“

„Treten Sie vor Antritt eines neuen Projekts nicht zu sehr in Vorleistung. Derzeit wird Freelancern oft in ersten Besprechungen ein Projekt mündlich zugesagt, dabei geht es den Auftraggebern nur darum, möglichst viel “Start-Know-how“ in Form von unentgeltlichen Projektentwürfen abzufischen.“ Finden Sie also einen Mittelweg zwischen „Ihr Know-how präsentieren“ und „unbezahlt arbeiten“.

Welche Zahlungsziele „noch normal“ sind, haben wir im Artikel „ In der Kürze liegt die Würze“ analysiert.

Planung Teil 1: Finanzen und Controlling

Überraschend viele Tipps haben Sie uns zum Thema „Planung“ geschickt. Ob Sie nun ein Freund von Business-Plänen sind oder nicht – die Profis bei uns in der GULP Datenbank raten auf jeden Fall dazu, sich einerseits über das Finanzielle und andererseits über das Geschäftsmodell Gedanken zu machen.

 

Die Tipps der Profis dazu:

„Unbedingt Businessplan aufstellen und sich mit der Einnahmen- und Ausgabenseite beschäftigen. Durch das strukturierte Vorgehen erlangt man auch Selbstsicherheit und weiß seinen Stundensatz besser zu kalkulieren.“

„Jede Aktivität im Rahmen von Akquise, Buchführung oder allgemeiner Verwaltung sollte mit einem bestimmten Betrag bewertet werden. Monetäre Größen sind für Freelancer viel plastischer greifbar.“

„Es ist kein vollendeter Businessplan erforderlich. Zumindest aber ein Invesitionsplan, ein Umsatzplan, ein Liquiditätsplan (Finanzamt nicht vergessen) und ein Entnahmeplan für die ersten drei Jahre. Damit steht ein gutes Controllinginstrument zur Verfügung. Das gibt Sicherheit für die laufenden Projekte und bei Verhandlungen für Neuprojekte.“

Falls Sie doch ein Freund von Plänen sind: Welche wesentlichen Bestandteile ein vollständiger Businessplan enthalten sollte und weitere Informationen zum Inhalt und zum Layout finden Sie auch in folgendem Artikel in der GULP Knowledge Base: Brauchen IT-Freiberufler einen Businessplan?

Planung Teil 2: Stärken-Schwächen-Analyse

Neben der finanziellen Seite müssen Sie sich als Einsteiger jedoch auch bewusst sein, wo Ihre Reise hingehen soll. Oder, mit den Worten eines Selbstständigen gesagt: „Eine Vision für den eigenen Weg, für die eigene ‚Karriere‘ als Freelancer entwickeln und diese Vision mit Mut und Nachhaltigkeit unablässig verfolgen.“

Sie sollten sich Ihrer Stärken bewusst werden und diese gezielt einsetzen, war mehrmals als Tipp zu lesen. „Die eigenen Leistungen möglichst objektiv einschätzen und sich nicht selbst etwas in die Tasche lügen“, geht ebenso in diese Richtung. Am Geschäftsmodell sollte aber, wenn es einmal gefunden ist, nicht starr festgehalten werden. Stellen Sie es kontinuierlich in Frage, empfiehlt ein Profi, „um rechtzeitig flexibel auf Trends und Entwicklungen reagieren zu können.“

 

Klares Profil zeigen

Geben Sie sich also ein klares Profil. Wer sich zu breit aufstellt, fällt bei den Suchen der Kunden durchs Raster. Auch kann ein Vertrauensverlust beim Recruiter damit einhergehen: „Einer, der alles kann, ist selten gut“, schrieb uns ein Selbstständiger. Wer in vielen Disziplinen bewandert ist, sollte dennoch seine eine, besondere Stärke hervorheben. Alles anzufangen und allen Hasen hinterherzujagen kostet einfach zu viel Zeit.

Auch dient eine Selbstreflexion über die eigenen Kenntnisse dabei, seine Honorarforderungen festzulegen. Ein wichtiger Tipp der uns erreicht hat, lautet deshalb: „Achten Sie darauf, dass Ihre Stundensatzforderungen diesen Kenntnissen entsprechen, aber dennoch marktfähig sind.“

Eine weitere Hilfe, um ein Gespür für die branchenüblichen Honorarforderungen zu bekommen, ist der GULP Stundensatz Kalkulator. Je nach angegebenem fachlichem Schwerpunkt und Position berechnet dieser das entsprechende branchenübliche Honorar. Auch der GULP Trend Analyzer hilft Freelancer am Anfang dabei ihren Stundensatz zu kalkulieren und zu erkennen wie gefragt sie mit ihren Kompetenzen am Markt sind.

Festlegen sollten Sie aber ebenso etwas anderes, so dieser Freelancer: „Planen Sie genügend Urlaub und Freizeit für sich ein – mindestens so viel, als wären Sie (Ihr) Angestellter.“ Vergessen Sie also bei aller Arbeit die Entspannung nicht!

Die richtigen Projekte finden

Viele Freelancer haben uns geschrieben, dass sich angehende Selbstständige nicht entmutigen lassen sollten, falls die Projekte etwas auf sich warten lassen. Geduld sei eine Eigenschaft, die Selbstständige mitbringen sollten. Ihrer Meinung nach muss der Freelancer außerdem vor allem anfangs beim Einsatzort flexibel sein. Ein Profi meinte auch, dass es sich lohne, lieber noch ein Jahr zu warten und darin die richtigen Zertifikate zu erwerben: „Qualifikation ist alles“, schrieb er.

Ebenso oftmals als Ratschlag genannt: Um keine unterschiedlichen Erwartungen sowohl beim Kunden als auch beim Freelancer zu erzeugen, müssen vor der Annahme eines Projekts die genauen Konditionen (z.B. Arbeitszeiten, Abrechnungsmodalitäten usw.) feststehen. Für Anfänger kann hier eine Checkliste hilfreich sein. Notieren Sie sich alle Punkte, die Sie vor Projektstart geklärt haben möchten: Arbeitszeiten, Arbeit vor Ort oder Zuhause, Abrechnungsmodalitäten, Projektdauer, Reisekosten und so weiter.

 

Die Tipps der Profis dazu:

„Ein Freelancer sollte dafür sorgen, dass sein Auftrag schriftlich, verständlich und zeitlich definiert ist. So vermeidet man im Falle eines Falles fiktive Abstimmungen.“

„Einer der wichtigsten Punkte, die ein Freiberufler unbedingt beachten sollte, ist der absolut ehrliche Umgang mit dem Kunden. Sagen Sie ihm, was Sie können und was Sie nicht können.“

„Wichtig ist, auch mal Nein zu sagen, wenn der angebotene Stundensatz nicht passt. Freelancer sollten sich nicht unter Wert verkaufen.“

Projekte für IT-/Engineering-Selbstständige finden Sie hier.

Netzwerke aufbauen und pflegen

Mehrmals erreichte uns der Tipp, dass es auch auf dem IT-Freelancer Markt enorm hilfreich ist, sich ein Netzwerk aus Kollegen aufzubauen und dieses regelmäßig zu pflegen. Dies sollte nicht nur virtuell durch Foren geschehen, sondern auch persönlich auf Veranstaltungen wie Stammtischen oder von Kunden und Vermittlern organisierten Treffen. So hat uns ein Freelancer darauf hingewiesen, dass oftmals andere Freelancer für einen selbst ein gutes Wort bei einem Kunden einlegen können, bei dem sie auch schon tätig waren. Und auch der Austausch über Stundensätze, Fortbildungen oder andere fachliche Themen sei seiner Meinung nach vor allem in der Anfangszeit der Selbstständigkeit Gold wert.

Zum Netzwerken gehört nach Ansicht einiger Profis auch, sein Profil auf Freelancer-Plattformen zu veröffentlichen und Kontakt zu Vermittlungsagenturen aufzunehmen. „Man sollte seine Stärken gut und öffentlichkeitswirksam präsentieren“, lautete ein Tipp. Ein anderer: „Vernetzt Euch! Ich habe sehr gute Erfahrungen gemacht, mit ehemaligen Kollegen in Kontakt zu bleiben. Diese wechseln den Arbeitgeber, wechseln den Arbeitsbereich und ich habe dadurch immer wieder sehr gute Aufträge erhalten. Auch das Thema Stundensatz ist zweitrangig, wenn man die Empfehlung eines Mitarbeiters einer Firma hat.“

Gegen Schadensersatzansprüche versichern

Freelancer sind dazu verpflichtet, selbst für einen Schaden, der einem Kunden oder Auftraggeber entstanden ist, aufzukommen. Eine Berufshaftpflichtversicherung übernimmt solche Schadenersatzforderungen von Dritten. Aus diesem Grund empfiehlt auch einer der Profis: „Mein persönlicher Tipp ist, dass man unbedingt eine IT-Haftpflicht-Versicherung abschließen sollte.“ Diese übernimmt dann die Haftung in Höhe der festgelegten Deckungssumme beispielsweise bei Lizenzrechtsverletzungen, Virenschäden oder Programmierfehlern.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie im Knowledge-Base-Artikel „ Die häufigsten Fragen zur IT-Berufshaftpflicht“. Welche weiteren Versicherungen Sie beim Start brauchen (und welche nicht), lesen Sie in diesem Artikel.

Zu guter Letzt rieten die Selbstständigen, die uns schrieben, jedoch auch, auf die eigene Work-Life-Balance zu achten und vor allem eines nicht zu vergessen: „Niemals den Spaß an der Arbeit verlieren, dann lässt der Erfolg sicherlich auch nicht lange auf sich warten!“

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