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Freiberufler werden – Teil 3: Steuern, Buchführung & Rechnungswesen

Die Anleitung für den haupt- und nebenberuflichen Start | Von Steuerpflichten bis Mahnungen

20.07.2016
Robert Chromow – Freiberuflicher Autor
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Steuerpflichten

Falls Sie bislang als Arbeitnehmer gearbeitet haben, ändert sich steuerlich weniger als Sie wahrscheinlich befürchten.

  • Die private Einkommensteuererklärung bleibt grundsätzlich gleich – nur die Einkunftsart ändert sich: Statt der „Anlage N“ (für Einkünfte aus Nichtselbstständigen Tätigkeiten) geben freiberufliche IT-Selbstständige die „Anlage S“ ab (für Einkünfte aus Selbstständigen Tätigkeiten). Gewerbliche IT-Freelancer reichen die „Anlage G“ ein (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb). Nebenberufliche IT-Selbstständige geben zusätzlich weiterhin die Arbeitnehmer-„Anlage N“ ab. Ausführliche Informationen bietet der „Einkommensteuer-Grundlagenbeitrag“.
  • Die Gewinnermittlung von Selbstständigen unterscheidet sich ebenfalls nicht gravierend von der Arbeitnehmerpraxis: Über ihre Einnahmen bekommen Angestellte eine (Lohnsteuer-)Bescheinigung ihres Arbeitgebers. Davon dürfen sie alle Ausgaben abziehen, die ihnen bei der Erzielung und zur Sicherung der Einkünfte entstanden sind (= „Werbungskosten“). Statt Werbungskosten dürfen Selbstständige „Betriebsausgaben“ geltend machen. Mangels Arbeitgeber-Bescheinigung erfolgt die Ermittlung des steuerpflichtigen Betrags bei den meisten IT-Selbstständigen in Form einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben). Dafür gibt es ein spezielles Steuerformular – die „Anlage EÜR“ (Link in der aktualisierten Version ab dem Veranlagungszeitraum 2017). Der errechnete Gewinn wird in die „Anlage S“ oder „Anlage G“ eingetragen.
  • Der Hauptunterschied zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer). Die stellt für Geschäftsleute zwar keine finanzielle Belastung dar: Getragen wird die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) letztlich von den Endverbrauchern. Selbstständige und Unternehmen fungieren „nur“ als Geldeintreiber des Finanzamts. Das Umsatzsteuer-Inkasso funktioniert so:
  • Auf Ihre Honorare schlagen Sie 19 Prozent Umsatzsteuer auf. Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt nur in Ausnahmefällen. Bei IT-Selbstständigen kommt der ermäßigte Steuersatz zum Beispiel bei der Publikation von Fachartikeln und anderen Urheberrechts-Verwertungen zur Anwendung.
  • Sie kassieren bei Ihren Kunden die Brutto-Rechnungsbeträge (inklusive Umsatzsteuer), addieren am Ende des Monats sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen, ziehen davon die im gleichen Zeitraum bei betrieblichen Einkäufen selbst gezahlten Umsatzsteueranteile ab (= Vorsteuern).
  • Den ermittelten Differenzbetrag (Zahllast) teilen Sie dem Finanzamt im Rahmen einer monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung mit. Die Zahllast müssen Sie gleichzeitig unaufgefordert an die Staatskasse überweisen. Falls Sie ausnahmsweise einmal mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuern eingenommen haben, bekommen Sie den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.
  • Einmal im Jahr ist dann noch eine Umsatzsteuererklärung fällig: Von der Jahres-Zahllast ziehen Sie die bereits geleisteten Vorauszahlungen ab und überweisen ein verbliebenes Umsatzsteuerplus wiederum unaufgefordert ans Finanzamt. Ergibt sich nach Abzug der Vorauszahlungen ein Erstattungsanspruch, bekommen Sie eine Rückzahlung.
  • Anders als bei der Umsatzsteuer handelt es sich bei der Gewerbesteuer um eine echte Unternehmenssteuer. IT-Freiberufler brauchen sich um diese Steuerart nicht zu kümmern. Wie der Name schon sagt, muss diese Steuer nur von gewerblichen IT-Selbstständigen gezahlt werden:
  • Besteuert wird die „Ertragskraft“ des Gewerbebetriebs. Die Grundlage bildet der Gewerbeertrag. Das ist – vereinfacht gesagt – der um einige Sonderposten korrigierte Einnahmenüberschuss bzw. Gewinn.
  • Einzelunternehmen zahlen bis zu einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro gar keine Gewerbesteuer: Gewerbesteuer wird nur auf den über den Freibetrag hinausgehenden Gewerbeertrag fällig.
  • Bei gewerblichen IT-Selbstständigen wird die gezahlte Gewerbesteuer auf die persönliche Einkommensteuer angerechnet. Eine echte finanzielle Belastung stellt die Gewerbesteuer dadurch erst dar, wenn der „Hebesatz“ der Gemeinde über 380 Prozent liegt.
  • Ausführliche Informationen zur Berechnung und Anrechnung der Gewerbesteuern und den erforderlichen Steueranmeldungen und Erklärungen finden Sie im GULP Grundlagenbeitrag „Die Gewerbesteuer: So rechnet das Finanzamt“.
  • Wie Sie Zahlungsengpässe bei Steuerterminen vermeiden, schildert unser Zweiteiler „Drohende Nachzahlungen bei Steuerbescheid: Rücklagen bilden – aber richtig“.
  • Brauche ich für all das einen Steuerberater? Wer steuerliche Grundkenntnisse hat und sich zutraut, seine private Einkommensteuer ohne Expertenunterstützung zu erledigen, kann als IT-Selbstständiger auch seine betrieblichen Steuerangelegenheiten selbst in die Hand nehmen. Das Sammeln von Belegen oder die Aufzeichnungen bestimmter Anlässe (z. B. Reisekosten, Bewirtung von Geschäftspartnern, Privatnutzung des Geschäftswagens) kann Ihnen auch der beste Steuerberater nicht abnehmen. Und die Gesamtverantwortung für Ihre Steuerangelegenheiten behalten Sie ohnehin.
  • Andererseits: Wer als Profi für Profis arbeitet, kann sich auch professionelle Unterstützung im Bereich Steuern und Buchführung leisten. Ein guter Steuerberater bringt sein Honorar in Form von Steueroptimierungen zudem oft wieder ein. Mit der Preis-Leistungsfrage befasst sich Teil 1 unseres Beitrags „Brauchen IT-Selbstständige einen Steuerberater?“. Wie Sie einen passenden Steuerberater finden, gezielte Beratungsaufträge vergeben oder Rundum-sorglos-Pakete in Anspruch nehmen, erläutert der zweite Teil des Berater-Beitrags.
  • Freiberufler und kleine Gewerbebetriebe bekommen im Schnitt nur alle 25 bis 60 Jahre Besuch vom Finanzamt. Der Prüfer kann aber auch schon im zweiten oder dritten Geschäftsjahr auf der Matte stehen. Prüfanlässe können überraschende Umsatz- und Gewinnschwankungen, größere Abweichungen von Branchen-Kennzahlen oder auch Auffälligkeiten bei Steuerprüfungen von Geschäftspartnern sein. Oft haben Prüfungen aber auch keinen besonderen Anlass: Sie gehören dann zufällig zu einer Stichprobe. Wie eine solche zufällige Steuer-„Außenprüfung“ in der Praxis aussieht, schildert unser (positiver) Erfahrungsbericht: „Schreck lass nach, die Steuerprüfung?“.

Rechnungen

Neben den Melde- und zusätzlichen Steuerpflichten stolpern viele IT-Freelancer beim Start in die Selbstständigkeit über die inhaltlichen Anforderungen an richtige Rechnungen. Zwar sind in den letzten Jahren immer mehr Pflichtinhalte hinzugekommen. Um eine Geheimwissenschaft handelt es sich bei der Rechnungsstellung zum Glück jedoch nicht:

  • In § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) finden Sie die komplette Checkliste des Gesetzgebers mit allen erforderlichen Angaben. Dazu gehören vor allem die folgenden Informationen:
  • Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
  • Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
  • eine (einmalig vergebene) Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  • Netto-Beträge der Lieferungen und Dienstleistungen
  • die dazugehörigen Steuersätze und Steuerbeträge
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Dienstleistung: Dabei genügen monatsgenaue Angaben oder auch der Hinweis, dass Rechnungsdatum und Liefer- / Leistungsdatum übereinstimmen.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
  • Da es sich um eine Bestimmung des Umsatzsteuergesetzes handelt, wirken sich fehlende oder falsche Angaben zunächst einmal auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus.
  • Eingangsrechnungen sollten Sie also im eigenen Interesse ganz genau auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin untersuchen. Das gilt vor allem bei sehr hohen Rechnungs- und damit Vorsteuerbeträgen sowie regelmäßig wiederkehrenden Zahlungsvorgängen.
  • Korrekte Ausgangsrechnungen sind wichtig, damit Ihre Kunden keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen.
  • Ein- und Ausgangsrechnungen sind zugleich jedoch wichtig im Rahmen der Gewinnermittlung bei der Einkommensteuer und bei der Gewerbesteuer. Im Unterschied zur Umsatzsteuer führen fehlende Rechnungspflichtbestandteile bei anderen Steuerarten nicht automatisch zu steuerlichen Nachteilen: Solange Sie die „betriebliche Veranlassung“ glaubhaft machen können, genügen notfalls auch unvollständige Belege. Ausnahmsweise werden sogar selbst angefertigte und unterschriebene Eigenbelege akzeptiert.
  • Wegen der Rechnungsform brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“  Rechnungen dürfen auch aus mehreren Dokumenten bestehen, sofern sie eindeutig aufeinander verweisen und alle erforderlichen Informationen widerspruchsfrei enthalten sind.
  • Sogar Rechnungen mit umgekehrtem Vorzeichen sind erlaubt: Bei Gutschriften übernimmt der Empfänger von Lieferungen und Leistungen (zum Beispiel der Auftraggeber eines IT-Projekts) die Abrechnung. Voraussetzung:
    • Beide Seiten sind mit dem Verfahren einverstanden.
    • Die Gutschrift enthält dieselben Angaben wie eine klassische Rechnung.
    • Der Gutschrift-Aussteller (= Auftraggeber) weist Umsatzsteuer nur dann aus, wenn der Empfänger (= Auftragnehmer) zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist.
    • Der Gutschrift-Empfänger führt die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab – genauso als hätte er selbst die Rechnung geschrieben.

Praxistipps:

Mahnungen

Als Mahnung bezeichnet man grundsätzlich die unmissverständliche Aufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner, eine versprochene, aber überfällige Leistung zu erbringen. Üblicherweise geht es dabei um eine Geldschuld – Sie können aber zum Beispiel auch ausstehende Lieferungen anmahnen.

Was viele Selbstständige nicht wissen: Zahlungserinnerungen oder Mahnungen sind vielfach gar nicht erforderlich. Mahnungen dienen rein rechtlich dazu, den Schuldner in Verzug zu setzen. Bei Geschäften zwischen Geschäftsleuten (etwa bei IT-Projekten) tritt der Zahlungsverzug jedoch in der Regel automatisch spätestens nach einem Monat ein. Denn in § 286 Abs. 3 BGB heißt es:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.“

  • Die Fälligkeit einer Geldforderung ist abhängig von der Art des zugrunde liegenden Vertrags:
  • Beim Dienstvertrag ist das Entgelt laut § 614 BGB nach Erbringen der Leistung fällig,
  • beim Werkvertrag laut § 641 BGB „bei Abnahme des Werks“ und
  • beim Kaufvertrag ist die Geldforderung laut § 433 Abs. 2 BGB bei Übergabe fällig.
  • Gegenüber Privatpersonen (Verbrauchern) tritt der automatische Zahlungsverzug nur dann ein, wenn der Zahlungspflichtige auf der Rechnung oder anderen Wegen ausdrücklich auf die Verzugsautomatik hingewiesen worden sind.
  • Andererseits: Da im Alltag nun einmal Fehler und Versäumnisse auftreten, gehören mehr oder weniger freundliche Mahnschreiben auch bei B2B-Geschäften zum guten Ton. Mahnungen müssen nicht unbedingt schriftlich verschickt werden: Telefonische Zahlungserinnerungen sind persönlicher und daher oft wirkungsvoller.
  • Ganz gleich, ob mit oder ohne ausdrückliche Mahnung: Befindet sich der Schuldner im Zahlungsverzug, dürfen Sie theoretisch sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Oft sorgt bereits die Ankündigung des Mahnverfahrens dafür, dass säumige Kunden endlich zahlen.

Ausführlichere Informationen zum Umgang mit offenen Forderungen finden Sie im Beitrag „Wie man zu seinem Geld kommt: Mahnen und Vollstrecken“.

 

 

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politikwissenschaftler. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als Berater, freiberuflicher Journalist und Autor im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Online-Medien geben bei ihm Fach- und Serviceartikel in Auftrag. Außerdem schreibt er Software-Handbücher, Webtexte und Newsletter für Unternehmen.

Dieser Artikel...

...wurde von Beiträgen in unserem Forum inspiriert. Dort wurden einem Interessierten viele Fragen zum Start in die Freiberuflichkeit beantwortet. Danke an die Freiberufler, die hier so ausführlich mit Rat beseitestanden!

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