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Wissenswertes & Hintergrundinformationen zur Projektassistenz

Aktuell offene Jobs in Festanstellung

Erfolgreiche Projekte nur mit Unterstützung durch die Projektassistenz oder durch ein PMO

Dafür zu sorgen, dass sich die Kolleginnen und Kollegen, sich die Vorgesetzten und Projektmanager auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können – nirgendwo sonst trifft dieser Anspruch so zu wie bei der Projektassistenz (PO). Im hektischen Alltag von Projekten, wo sich enge Terminvorgaben, häufig knappe Ressourcen, eine Vielzahl von administrativen Aufgaben. Meetings, Briefings und nicht zuletzt anspruchsvolle Auftraggeber die Hand geben, ist die erfahrene Projektassistentin und der umsichtige Projektassistent der Fels in der Brandung, der den Überblick behält und für den Projektmanager/-leiter die organisatorischen Aufgaben übernimmt. 

Ab einer bestimmten Projektgröße oder bei mehreren Projekten, die parallel abgearbeitet werden müssen, wird der organisatorische Druck/Aufgabenbereich in Unternehmen mit moderner und professioneller Projektkultur meist in ein Projekt Management Office (PMO) mit mehreren Projektassistenten verlagert. 

Im Multiprojektmanagement fungiert das Project Management Office als die Schnittstelle zwischen den Projekten eines Unternehmens. Hier erfolgt die Steuerung der verschiedenen Projekte, in der Regel ist ein PMO dauerhaft in die Struktur eines Unternehmens integriert – mit nachweisbaren positiven Folgen. Von der Unterstützung der Projektleitung und die Entlastung des Projektteams über die Verbesserung der internen Projektkommunikation und der Vereinheitlichung der Projektmethoden bis hin zur Nutzung von passenden Projektmanagement-Tools und Wissenstransfer (Best Practice): Ein PMO sorgt für die Professionalisierung des Projektgeschäft und die Effizienz von Projekten. 

"Bei GULP ist der Umgang extrem freundlich und es fühlt sich fast familiär an."

Christian Hauck

"Ohne GULP hätte ich den Job, den ich heute mache, nicht bekommen."

Verena Baier

"Ich finde die Vielfalt an Projekten toll, die GULP mir durch sein großes Kundennetzwerk bieten kann."

Rabih Sleiman

"Die Betreuung im Bewerbungsprozess war hervorragend."

Romy Berger


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Tätigkeitsfeld und Aufgaben einer Projektassistenz und eines PMO 

Laut Definition der DIN 69905 ist die Projektassistentin bzw. der Projektassistent ein „Mitarbeiter, der nach Weisung der Projektleitung Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements übernimmt, wobei die sachliche Verantwortung bei der Projektleitung liegt“.

Unabhängig von Branche und Wirtschaftszweig (wo sie fast überall zu finden sind): Von der einfachen Projektassistenz bis zum unternehmensweit agierenden Project Management Office, entsprechend skalierbar sind die Tätigkeiten. Im Kern geht es dabei immer um die Unterstützung und Entlastung des Projektleiters bzw. Projektmanagers. Zu den vielfältigen Aufgaben gehören:

  • Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz und Projektablage
  • Erstellung und Verteilung von Projektunterlagen (Vorlagen für das Budget, Meilensteinplanung, To-do-Listen und Protokolle) und Vorbereitung von Präsentationen
  • Beschaffung und Management von Projektausstattungen und externen Dienstleistern
  • Projektkommunikation und Betreuung der eingesetzten Tools; Projektmarketing über Intranet, Newsletter etc.
  • Dokumentation
  • Überwachung der Personalressourcen und Mitarbeiterverfügbarkeit
  • Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Workshops
  • Organisation von Schulungen und Dienstreisen
  • Unterstützung beim Aufbau und der Durchführung des operativen Projektmanagements: Beteiligung bei der Teamzusammensetzung und Struktur-Festlegungen; Hilfe bei Kostenplanung
  • Statusreports und Projektcontrolling
  • Konzernübergreifende Schnittstellenfunktion zur Informationsbeschaffung
  • Vertretung der Projektleitung bei Abwesenheit sowie Unterstützung bei der Personalführung; „Sparringspartner des Projektleiters“ 

Zu den erweiterten Aufgaben eines PMO können zählen Projektportfoliomanagement (Bewertung der Projekte nach ihrem Nutzen für das Unternehmen), Multiprojektmanagement, Entwicklung und Implementierung von Methoden und Prozessen, Etablierung und Durchführung eines Ressourcenmanagements und Anforderungsmanagement.

Ausbildung und Skills der Projektassistenz

Je komplexer ein Projekt, je größer Kosten- und Zeitdruck und je „gemischter“ die Zusammensetzung in einem Projekt sind, desto wichtiger sind eine strukturierte Arbeitsweise und das Durchsetzungsvermögen der Projektassistentin bzw. eines Projektassistenten. Je nach Branche und Anforderungsprofil findet man in der Position der Projektassistenz sowohl erfahrene Fachkräfte, bevorzugt mit einer kaufmännischen Ausbildung, als auch studierte Betriebswirte, Wirtschaftsinformatiker etc. So oder so gehört die Fortbildung in Projektmanagement (u.a. Planung, Controlling) zur Grundlage der Tätigkeit.

Neben den sogenannten Soft Skills „Selbstsicheres Auftreten, Kommunikationsstärke, Selbstorganisation, strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung, schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Organisationstalent“ zeichnet sich eine erfolgreiche Projektassistentin bzw. ein Projektassistent aus durch:

  • Kenntnisse in den gängigen MS Office- und Projektmanagement-Programmen
  • Kenntnisse in CRM-Software
  • in internationalen Projekten sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
  • häufig Bereitschaft zu Reisen 
  • idealerweise bereits Erfahrung in der Mitarbeit eines PMO


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