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Der Weg zum operativen Einkäufer

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Der operative Einkäufer in Unternehmen

Einerseits Materialkosten senken und andererseits die Materialqualität sichern. Bestell- und Transportkosten mindern und die Reibungsverluste zwischen eigener Entwicklung/Produktion und den bevorzugten Lieferanten minimieren. Vorausschauend planen und dabei stets die Kosten im Blick haben: Nicht nur (aber vor allem auch da) in der verarbeitenden Industrie nimmt die Einkaufsabteilung eine zentrale Stellung ein, wenn es um Kostenverbesserungen und damit den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit geht.

Im Einkauf gibt es in größeren Unternehmen sowohl Strategische als auch operative Einkäufer, wobei Letztere den ersten unterstellt sind. Manchmal aber sind die Grenzen fließend.

Während Strategische Einkäufer von der Marktuntersuchung bis zur Lieferantenbeurteilung und -auswahl die Prozesse der Beschaffung konzeptionell gestalten und steuern, sind operative Einkäufer für die Ausführung der Bestellung zuständig. 

Vorausschauende Unternehmen, die wichtige ökonomische und ökologische Gestaltungspotentiale nicht verschenken wollen, binden den Einkauf in die Produktentwicklung mit ein. Eine konstruktiv-kritische Zusammenarbeit sorgt dann u.a. dafür, dass später keine Lieferantenengpässe entstehen. 

"Bei GULP ist der Umgang extrem freundlich und es fühlt sich fast familiär an."

Christian Hauck

"Ohne GULP hätte ich den Job, den ich heute mache, nicht bekommen."

Verena Baier

"Ich finde die Vielfalt an Projekten toll, die GULP mir durch sein großes Kundennetzwerk bieten kann."

Rabih Sleiman

"Die Betreuung im Bewerbungsprozess war hervorragend."

Romy Berger

 

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Tätigkeitsfeld und Aufgaben eines operativen Einkäufers

Operative Einkäufer kümmern sich – kurz gesagt – um die Ausführung der Einkaufstätigkeiten. Ja nach Unternehmensgröße, Geschäftsfeld und Organisation des Einkaufs kann sich die Tätigkeit des Operativen Einkäufers auf die bloße Bestellung auf der Basis vorgegebener Daten, die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und die Kontrolle der Lieferungen beschränken. 

Sie kann aber auch gerade an den Schnittstellen zu Strategischem Einkauf einerseits und zu den Lieferanten andererseits noch eine Reihe weiterer Arbeiten umfassen, wie zum Beispiel:

  • Unterstützung des Strategischen Einkaufs bei der Bedarfs- und Terminplanung sowie bei der Lieferantenauswahl
  • Einholen von Lieferantenangeboten; Kosten- und Preisüberwachung
  • Lieferantengespräche u.a. zur Terminkoordinierung; Übergabe von Forecasts
  • Bearbeitung von Mängelrügen und Reparaturaufträgen; Sicherstellung des Mahnwesens
  • Lagerbestandsüberwachung

In der Industrie wird zuweilen zwischen Projekteinkäufer und Serieneinkäufer unterscheiden. Während die einen Güter beschaffen, die vor dem Serienlauf der Produktion nötig sind, beschaffen die anderen – nomen est omen – die Umfänge für die Serienproduktion. 

Operativer Einkäufer – Ausbildung und Skills 

Operative Einkäufer weisen meist eine Ausbildung als Groß- und Außenhandelskaufmann bzw. als Industriekaufmann vor. Immer häufiger fordern Unternehmen aber auch einen Hochschlussabschluss zum Beispiel in Betriebswirtschaftslehre oder verwandten Studienrichtungen. Schließlich findet man bei Operativen Einkäufern auch solche, die eine Fortbildung zum „Fachkaufmann für Einkauf und Logistik“ absolviert haben. Diese soll künftig durch die Qualifikation „geprüfter Einkäufer (IHK)“ abgelöst werden.

Zu den fachlichen Fähigkeiten, die ein Operativer Einkäufer besitzen sollte, gehören:

  • Versierte EDV-Kenntnisse, in größeren Unternehmen wird nicht selten der professionelle Umgang mit den entsprechenden Microsoft- und vor allem SAP-Systemen vorausgesetzt. 
  • Fremdsprachenkenntnisse: Verhandlungssicheres Englisch ist Pflicht, je nach Firma und deren Tätigkeitsfeld müssen Einkäufer auch Französisch, Spanisch oder gar Chinesisch beherrschen.
  • Fundierte Kenntnisse von Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling.

Unabdingbare Soft Skills sind darüber hinaus

  • Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen.
  • Kommunikationsstärke, schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität.
  • Teamfähigkeit und lösungsorientierte/analytische Vorgehensweise.

Und: Beim Einkauf von technischen Produkten sind es in zum Beispiel in größeren Elektronik- und Multimediaunternehmen häufig Techniker und Ingenieure, die im Einkauf tätig sind. 

 

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