Executive Assistant – Berufsbild und Jobs
Was macht ein Executive Assistant?
In der Politik kennt man bereits seit langem die Position des "Persönlichen Referenten" – und auch in Unternehmen vertrauen die Geschäftsführung bzw. der CEO zunehmend auf einen Executive Assistant (andere Bezeichnungen: Personal Assistant und Assistenz der Geschäftsführung) als "rechte Hand", die ihn gerade bei der Organisation seiner Arbeit und Termine unterstützt.
Dabei beschränkt sich die Tätigkeit eines Executive Assistant nicht auf Terminverwaltung und Sekretariatsarbeiten, sondern übernimmt er als Vertrauter alle Aufgaben, die seinem bzw. seinen Vorgesetzten den Rücken freihalten.
Executive Assistant und Personal Assistant sind in dem meisten größeren Unternehmen in beinahe allen Branchen zu finden, ihnen allen gemein ist die enge Zusammenarbeit mit und das Vertrauen der Führungsebene.
Aufgaben und Tätigkeiten eines Executive Assistants
Es kommt darauf an – und zwar nicht nur, wie die konkrete Tätigkeitsbeschreibung lautet, sondern auch, wie hoch das Vertrauen des Vorgesetzen in seinen Personal Assistant ist. Dessen Aufgaben (und auch sein Wissen in die Unternehmensinterna) können deshalb von "eingegrenzt" bis "sehr weit" reichen und in der Organisation des Geschäftsleitungs-Alltags umfassen:
- Koordinations- und Organisationsarbeiten u.a. Aufgabenmanagement und E-Mail-Organisation
- Verwaltung des Terminkalenders
- Vorbereitung von Meetings (plus Protokollführung) und Events
- Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten, Fakten und Referenzen für die Entscheidungsfindung
- Erstellung von Präsentationen
- Unterstützung bei Analysen und Marktbeobachtung
- Organisation der Geschäftsreisen
- Unterstützung bei der Korrespondenz und der internen Kommunikation
- Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern
- Projektarbeit, u. a. Entwicklung von Marketingmaßnahmen
- Vertretung der Geschäftsführung im Kompetenzbereich
- proaktiver Sparringspartner der Geschäftsleitung
Die Betreuung im Bewerbungsprozess war hervorragend.
Romy Berger
Konfigurationsmanagerin
Ausbildung und Studium eines Executive Assistants
Es gibt nicht den EINEN Weg zum Executive Assistant, vielmehr findet man in dieser Position Menschen mit den unterschiedlichsten beruflichen Laufbahnen. Vorausgesetzt wird aber mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, immer häufiger suchen Unternehmen einen Executive Assistant, der einen betriebswirtschaftlichen Studiengang, idealerweise mit Schwerpunkt Organisation, Personal oder Führung, absolviert hat. Was für diese Position kennzeichnend ist: Executive Assistant bzw. Personal Assistant wird man meist nur mit einschlägiger Berufserfahrung z. B. als Teamassistentin bzw. Teamassistent.
Soft Skills und Fähigkeiten eines Executive Assistants
- gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse
- sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Share Point
- Kenntnisse im Umgang mit neuen (auch sozialen) Medien
Ein Executive Assistant sollte außerdem besitzen
- eigenverantwortliche, proaktive, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
- Anpassungsfähigkeit, Engagement und zeitliche Flexibilität
- Dienstleistungs- und Kundenorientierung
- gute Kommunikationsfähigkeiten
- professionelles, freundliches und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
- Diskretion und Verschwiegenheit
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
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